機(jī)關(guān)公文寫作基本要求 (1)

1、岳陽(yáng)市教育體育局辦公室關(guān)于印發(fā)岳陽(yáng)市教育體育局機(jī)關(guān)公文寫作基本要求的通知(岳教體辦通20169號(hào))編稿時(shí)間：2016-04-06來(lái)源：局辦公室作者：未知 瀏覽量：7次為進(jìn)一步規(guī)范機(jī)關(guān)文稿寫作，提高公文質(zhì)量和效率，根據(jù)黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例，結(jié)合教育體育系統(tǒng)實(shí)際，特輯錄機(jī)關(guān)公文寫作基本要求如下。一、幾種常用文稿的寫作要求（一）通知。通知的標(biāo)題一般由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種三部分組成。不能因?yàn)槲募骖^已印發(fā)文機(jī)關(guān)，而在標(biāo)題中省略了發(fā)文機(jī)關(guān)，直接寫發(fā)文事由和通知。通知的正文主要由擬發(fā)緣由、通知事項(xiàng)和通知要求三項(xiàng)內(nèi)容組成。根據(jù)通知種類的不同，寫法上有所區(qū)別。通知的種類包括：會(huì)議通知、發(fā)布性通知、部署

2、工作的通知、政策性通知、解釋性通知、任免聘用通知等。（二）請(qǐng)示。請(qǐng)示，是下級(jí)機(jī)關(guān)用來(lái)向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示，批準(zhǔn)事項(xiàng)的上行公文。根據(jù)請(qǐng)示的不同內(nèi)容與寫作意圖，可將其分為三類：政策性請(qǐng)示，一般因政策問(wèn)題而制發(fā)；核準(zhǔn)重大問(wèn)題的請(qǐng)示，多涉及人事、機(jī)構(gòu)等方面的問(wèn)題；事務(wù)性請(qǐng)示，大多涉及機(jī)關(guān)日常工作中一些具體事項(xiàng)，如請(qǐng)求上級(jí)機(jī)關(guān)增撥業(yè)務(wù)經(jīng)費(fèi)、基建投資、救助費(fèi)用、變更機(jī)構(gòu)名稱、新建改建辦公設(shè)施、以上級(jí)名義下發(fā)文件等。1.請(qǐng)示的寫法 。（1）標(biāo)題。一般由請(qǐng)示單位、請(qǐng)示事由、文種或請(qǐng)示事由和文種組成。（2）正文。正文一般由三個(gè)部分組成：請(qǐng)示緣由，提出請(qǐng)示的原因和理由。請(qǐng)示事項(xiàng)，就是提出有關(guān)問(wèn)題請(qǐng)求上級(jí)指示或批準(zhǔn)，

3、有的提出解決問(wèn)題的建議和意見，供上級(jí)機(jī)關(guān)參考。提出的請(qǐng)示，要符合有關(guān)方針、政策，切實(shí)可行，不可矛盾上交。請(qǐng)示要求，應(yīng)明確提出請(qǐng)求解決問(wèn)題的方法或途徑，常用“當(dāng)否，請(qǐng)批示”、“如無(wú)不妥，請(qǐng)批轉(zhuǎn)有關(guān)單位執(zhí)行”等等。2.撰寫請(qǐng)示注意的事項(xiàng)。（1）下級(jí)機(jī)關(guān)一般不得越級(jí)請(qǐng)示。報(bào)送省廳（局）、市委、市政府的公文，一般以市教育體育局名義，市直教育體育單位不得直接報(bào)送。因特殊情況（如重大災(zāi)害、重大案件、重大事故或者下級(jí)機(jī)關(guān)反映其直接上級(jí)機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)人的問(wèn)題等）必須越級(jí)請(qǐng)示時(shí)，應(yīng)當(dāng)抄送被越過(guò)的上級(jí)機(jī)關(guān)。（2）不能多頭請(qǐng)示。請(qǐng)示只能寫一個(gè)主送機(jī)關(guān)，如需同時(shí)送其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)用抄送形式。請(qǐng)示不得抄送下級(jí)機(jī)關(guān)。請(qǐng)示中的意

4、見在末被批準(zhǔn)之前并不生效，所請(qǐng)示的事項(xiàng)有時(shí)不被批準(zhǔn)，如果抄送下級(jí)機(jī)關(guān)，會(huì)使下級(jí)工作人員思想混亂，不利于工作。除領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項(xiàng)外，請(qǐng)示不得直接送領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人。報(bào)送省廳（局）、市委、市政府的請(qǐng)示件，分別報(bào)送至省廳（局）辦公室、市委辦、市政府辦文電科。（3）請(qǐng)示應(yīng)當(dāng)一文一事。不要在同一公文中請(qǐng)示兩個(gè)或幾個(gè)互不相關(guān)的問(wèn)題，以免拖延處理時(shí)間，貽誤工作。（4）請(qǐng)示與報(bào)告要嚴(yán)格分開，不得混用。報(bào)告中不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。在請(qǐng)示標(biāo)題中，也不許用兩個(gè)公文名稱。出現(xiàn)“請(qǐng)示”與“報(bào)告”混用的原因，是起草公文的同志沒(méi)有搞清楚“請(qǐng)示”與“報(bào)告”的不同之處：第一，“請(qǐng)示”是下級(jí)機(jī)關(guān)主動(dòng)請(qǐng)求上級(jí)機(jī)關(guān)給予批示或解答問(wèn)題；而“報(bào)

5、告”是下級(jí)機(jī)關(guān)根據(jù)上級(jí)機(jī)關(guān)要求和安排必須做出的書面匯報(bào)。第二，“請(qǐng)示”是事前行文；“報(bào)告”是事后或事情進(jìn)行中行文。第三，“請(qǐng)示”要求上級(jí)機(jī)關(guān)給予批復(fù)；“報(bào)告”上級(jí)不予批復(fù)。只有一些反映情況和問(wèn)題，并提出解決辦法和意見的報(bào)告，上級(jí)才予批轉(zhuǎn)。因此，不能把“請(qǐng)示”與“報(bào)告”兩個(gè)文種混用。不能搞約定俗成，習(xí)慣成自然。（5）在主要負(fù)責(zé)同志外出請(qǐng)示中，應(yīng)寫明外出事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人員、由誰(shuí)代為主持工作等情況，其中外出事由的陳述盡可能詳細(xì)。帶隊(duì)外出時(shí)，應(yīng)將參加人員名單附后；因參加會(huì)議、活動(dòng)等原因外出時(shí)，應(yīng)將會(huì)議通知、活動(dòng)邀請(qǐng)函的復(fù)印件附后。（6）報(bào)請(qǐng)市委市政府審批的事項(xiàng)，凡涉及其它單位職權(quán)的，必須充分協(xié)商，

6、并經(jīng)部門單位會(huì)簽后報(bào)市委市政府；部門單位發(fā)文或幾個(gè)部門單位聯(lián)合發(fā)文能夠解決的事項(xiàng)，不得要求以市委市政府或兩辦名義發(fā)文；提請(qǐng)市委市政府或兩辦名義發(fā)文的請(qǐng)示件，須附代擬稿、依據(jù)等。（7）印發(fā)請(qǐng)示件須用專門的文件函頭。（三）報(bào)告。報(bào)告，是向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況，提出建議時(shí)使用的上行文。報(bào)告的使用范圍相當(dāng)廣泛，頻率相當(dāng)高，它同“通知”一起成為黨政機(jī)關(guān)一上一下兩大基礎(chǔ)文種。工作報(bào)告。在某項(xiàng)工作進(jìn)行到一定階段，或工作已經(jīng)完成時(shí)，下級(jí)機(jī)關(guān)需要將工作情況、取得的成績(jī)、存在的問(wèn)題、經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)等項(xiàng)內(nèi)容，向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)時(shí)使用。如：關(guān)于試點(diǎn)工作的報(bào)告，可以寫成：基本情況、主要做法，取得的成效、存在的問(wèn)題、今后工

7、作意見等幾個(gè)部分。情況報(bào)告。是指下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)近期出現(xiàn)或發(fā)生的某種情況，某一問(wèn)題，或工作中某些方面的狀況。調(diào)研報(bào)告。是指工作中出現(xiàn)的許多新情況新問(wèn)題，經(jīng)過(guò)調(diào)查研究，提出意見建議，向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)時(shí)使用的一種。上級(jí)機(jī)關(guān)如果認(rèn)為這些建議比較好，有推廣參考價(jià)值，也可批轉(zhuǎn)所屬下級(jí)各機(jī)關(guān)參照?qǐng)?zhí)行。回復(fù)報(bào)告。對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)查詢、查辦、催辦的事項(xiàng)，作出專門回答時(shí)使用。報(bào)送報(bào)告。指下級(jí)機(jī)關(guān)經(jīng)常向上級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送各種材料，包括下級(jí)機(jī)關(guān)主動(dòng)呈送的，或者上級(jí)機(jī)關(guān)要求報(bào)送的。1.報(bào)告的基本格式。報(bào)告的正文一般包括三項(xiàng)內(nèi)容：概述情況、詳述情況和結(jié)束語(yǔ)。概述情況。用概括性語(yǔ)言簡(jiǎn)要介紹報(bào)告事項(xiàng)的整體情況。詳述情況。詳述情況一

8、般從五個(gè)方面入手：工作過(guò)程、工作做法、取得的成績(jī)、存在的問(wèn)題、今后打算（意見或建議）。結(jié)束語(yǔ)。報(bào)告一般要有結(jié)束語(yǔ)。報(bào)告結(jié)束語(yǔ)的位置是在正文之后，另起一行空兩格的位置。常用的結(jié)束語(yǔ)是：“特此報(bào)告”；“以上報(bào)告，請(qǐng)審閱”；“以上報(bào)告，請(qǐng)指正”“以上報(bào)告，如無(wú)不當(dāng)，請(qǐng)予批轉(zhuǎn)”。2.報(bào)告寫法要求。一是要堅(jiān)持實(shí)事求是。不能合理想象、任意撥高，以偏概全，也不能只報(bào)喜不報(bào)憂。二是要突出中心。根據(jù)報(bào)告主旨選擇材料，不要面面俱到，把報(bào)告寫成流水帳。三是要注意在報(bào)告中不要夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)報(bào)告一般是只閱不答復(fù)。（四）會(huì)議紀(jì)要。會(huì)議紀(jì)要通常由標(biāo)題、正文、主送、抄送單位構(gòu)成。1.標(biāo)題有兩種情況。一是會(huì)議名稱加紀(jì)

9、要，如全國(guó)農(nóng)村工作會(huì)議紀(jì)要。二是召開會(huì)議的機(jī)關(guān)加內(nèi)容加紀(jì)要，如岳陽(yáng)市教育體育局關(guān)于會(huì)議紀(jì)要。2.會(huì)議紀(jì)要正文寫法。一般由兩部分組成。會(huì)議概況，主要包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、名稱、主持人，與會(huì)人員，基本議程。會(huì)議的精神和議定事項(xiàng)。黨組會(huì)、局務(wù)會(huì)、日常工作例會(huì)的紀(jì)要，一般包括會(huì)議內(nèi)容、議定事項(xiàng)，有的還可概述議定事項(xiàng)的意義。工作會(huì)議、專業(yè)會(huì)議和座談會(huì)的紀(jì)要，往往還要寫出經(jīng)驗(yàn)、做法、今后工作的意見、措施和要求。根據(jù)會(huì)議性質(zhì)、規(guī)模、議題等不同，大致可以有以下幾種寫法：集中概述法。這種寫法是把會(huì)議的基本情況，討論研究的主要問(wèn)題，與會(huì)人員的認(rèn)識(shí)、議定的有關(guān)事項(xiàng)（包括解決問(wèn)題的措施、辦法和要求等），用概括敘述的方法

10、，進(jìn)行整體的闡述和說(shuō)明。這種寫法多用于召開小型會(huì)議，而且討論的問(wèn)題比較集中單一，意見比較統(tǒng)一，容易貫徹操作，寫的篇幅相對(duì)短小。如果會(huì)議的議題較多，可分條列述。分項(xiàng)敘述法。召開大中型會(huì)議或議題較多的會(huì)議，一般要采取分項(xiàng)敘述的辦法，即把會(huì)議的主要內(nèi)容分成幾個(gè)大的問(wèn)題，然后另上標(biāo)號(hào)或小標(biāo)題，分項(xiàng)來(lái)寫。這種寫法側(cè)重于橫向分析闡述，內(nèi)容相對(duì)全面，問(wèn)題也說(shuō)得比較細(xì)，常常包括對(duì)目的、意義、現(xiàn)狀的分析，以及目標(biāo)、任務(wù)、政策措施等的闡述。這種紀(jì)要一般用于需要基層全面領(lǐng)會(huì)、深入貫徹的會(huì)議。發(fā)言提要法。這種寫法是把會(huì)上具有典型性、代表性的發(fā)言加以整理，提煉出內(nèi)容要點(diǎn)和精神實(shí)質(zhì)，然后按照發(fā)言順序或不同內(nèi)容，分別加以闡

11、述說(shuō)明。這種寫法能比較如實(shí)地反映與會(huì)人員的意見。某些根據(jù)上級(jí)機(jī)關(guān)布置，需要了解與會(huì)人員不同意見的會(huì)議紀(jì)要，可采用這種寫法。3.會(huì)議紀(jì)要稱謂的特殊性。會(huì)議紀(jì)要一般采用第三人稱寫法。由于會(huì)議紀(jì)要反映的是與會(huì)人員的集體意志和意向，常以“會(huì)議”作為表述主體，如“會(huì)議認(rèn)為”“會(huì)議指出”“會(huì)議決定”“會(huì)議要求”“會(huì)議號(hào)召”等。4.會(huì)議紀(jì)要與會(huì)議記錄的區(qū)別。二者的主要區(qū)別是：第一，性質(zhì)不同：會(huì)議記錄是討論發(fā)言的實(shí)錄，屬事務(wù)文書。會(huì)議紀(jì)要只記要點(diǎn)，是法定行政公文。第二，功能不同：會(huì)議記錄一般不公開，無(wú)須傳達(dá)或傳閱，只作資料存檔；會(huì)議紀(jì)要通常要在一定范圍內(nèi)傳達(dá)或傳閱，要求貫徹執(zhí)行。（五）批復(fù)。批復(fù)是適用于答復(fù)下

12、級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示事項(xiàng)時(shí)使用的一種公文文種。當(dāng)下級(jí)機(jī)關(guān)在工作中遇到疑難問(wèn)題和不能自行決定的事項(xiàng)，向上級(jí)請(qǐng)求指示和批準(zhǔn)時(shí)，上級(jí)機(jī)關(guān)就應(yīng)當(dāng)通過(guò)批復(fù)對(duì)請(qǐng)示的事項(xiàng)給予明確的答復(fù)，使其明確行止。批復(fù)是一種下行公文。除了直接回答所請(qǐng)示的事項(xiàng)以外，無(wú)需涉及其他問(wèn)題。1.批復(fù)的格式。標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文和落款署時(shí)。（1）標(biāo)題批復(fù)的標(biāo)題有兩種寫法。一種是：同意+事由+文種。另一種是：事由+文種 。（2）正文正文是批復(fù)的主要部分，是針對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示事項(xiàng)所作的具體答復(fù)。一般由引語(yǔ)、主體和結(jié)尾三部分組成。引語(yǔ)。引語(yǔ)是批復(fù)的第一段或第一句話，這是批復(fù)的根據(jù)。其作用在于表示已經(jīng)知道下級(jí)請(qǐng)示的問(wèn)題，從而引出應(yīng)有的答復(fù)性的文字。一

13、般情況下，引語(yǔ)只要說(shuō)明下級(jí)機(jī)關(guān)有關(guān)請(qǐng)示已經(jīng)“收悉”，表明批復(fù)者的態(tài)度，如 “同意”或“根據(jù)意見，現(xiàn)函復(fù)如下：”。主體。這是批復(fù)的中心內(nèi)容。內(nèi)容簡(jiǎn)單的，一般只有一個(gè)段落，只表明同意或不同意、應(yīng)該不應(yīng)該；內(nèi)容復(fù)雜的，可以分段，逐條表明態(tài)度，或原則同意，或不擬批準(zhǔn)，或需要補(bǔ)充、修正的地方。結(jié)尾。批復(fù)結(jié)尾可寫上“此復(fù)”，或不寫。（3）最后蓋上機(jī)關(guān)印章，署明日期。2.寫作要求。內(nèi)容應(yīng)有針對(duì)性 ：批復(fù)的內(nèi)容應(yīng)針對(duì)來(lái)文請(qǐng)示的事項(xiàng)，不能答非所問(wèn)，也不應(yīng)說(shuō)題外的話。如果有其它意見要告訴請(qǐng)示單位，應(yīng)另外擬文，以通知行文，不能在批復(fù)中“搭單”。表達(dá)應(yīng)直接明確：批復(fù)的表達(dá)要干脆利落，態(tài)度要直率明確，是否同意

14、來(lái)文請(qǐng)示或同意采用哪種方案，都要直截了當(dāng)?shù)乇砻鲬B(tài)度，不能含糊其辭，讓人捉摸不定。依據(jù)要充足可行：批復(fù)對(duì)于請(qǐng)示事項(xiàng)的答復(fù)，必須以一定的方針政策為依據(jù)，接到下級(jí)機(jī)關(guān)來(lái)文后，如同意請(qǐng)示所提要求時(shí)，可以不說(shuō)明理由；如不同意來(lái)文請(qǐng)示事項(xiàng)時(shí)，必須說(shuō)明一定的理由依據(jù)，作必要的解釋，以理服人。行文要及時(shí)：請(qǐng)示的事項(xiàng)都是由于下級(jí)機(jī)關(guān)在工作中遇到疑難問(wèn)題或不能自行決定的事情，為及時(shí)、有效地解決工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，批復(fù)的行文要及時(shí)，如遷延時(shí)日，就會(huì)貽誤工作。（六）函。按性質(zhì)分，可以分為公函和便函兩種。公函用于機(jī)關(guān)單位正式的公務(wù)活動(dòng)往來(lái)；便函則用于日常事務(wù)性工作的處理。便函不屬于正式公文，沒(méi)有公文格式要求，甚至可以不要

15、標(biāo)題，不用發(fā)文字號(hào)，只需要在尾部署上機(jī)關(guān)單位名稱、成文時(shí)間并加蓋公章即可。按發(fā)文目的，函可以分為發(fā)函和復(fù)函兩種。發(fā)函即主動(dòng)提出了公事事項(xiàng)所發(fā)出的函。復(fù)函則是為回復(fù)對(duì)方所發(fā)出的函。另外，從內(nèi)容和用途上，還可以分為商洽事宜函，通知事宜函，催辦事宜函，邀請(qǐng)函、請(qǐng)示答復(fù)事宜函，轉(zhuǎn)辦函，催辦函，報(bào)送材料函等等。1.函的寫作。一般由開頭、主體、結(jié)尾、結(jié)語(yǔ)等部分組成。開頭。主要說(shuō)明發(fā)函的緣由，概括交代發(fā)函的目的、根據(jù)、原因等內(nèi)容，然后用“現(xiàn)將有關(guān)問(wèn)題說(shuō)明如下：”或“現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)函復(fù)如下：”等過(guò)渡語(yǔ)轉(zhuǎn)入下文。復(fù)函的緣由部分，一般首先引敘來(lái)文的標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)，然后再交代根據(jù)，以說(shuō)明發(fā)文的緣由。主體。主要說(shuō)明致函

16、事項(xiàng)，內(nèi)容單一，一函一事，直陳其事。要用簡(jiǎn)潔得體的語(yǔ)言把需要告訴對(duì)方的問(wèn)題、意見敘寫清楚。如果屬于復(fù)函，還要注意答復(fù)事項(xiàng)的針對(duì)性和明確性。結(jié)尾。一般用禮貌性語(yǔ)言向?qū)Ψ教岢鱿Ｍ??；蛘?qǐng)對(duì)方協(xié)助解決某一問(wèn)題，或請(qǐng)對(duì)方及時(shí)復(fù)函，或請(qǐng)對(duì)方提出意見或請(qǐng)主管部門批準(zhǔn)等。結(jié)語(yǔ)。通常應(yīng)根據(jù)函詢、函告、函商或函復(fù)的事項(xiàng)，選擇運(yùn)用不同的結(jié)束語(yǔ)。如“特此函詢（商）”“請(qǐng)即復(fù)函”“特此函告”、“特此函復(fù)”等。有的函也可以不用結(jié)束語(yǔ)，如屬便函，可以像普通信件一樣，使用“此致”、“敬禮”。結(jié)尾落款。一般包括署名和成文時(shí)間兩項(xiàng)內(nèi)容。2.撰寫函件應(yīng)注意的問(wèn)題。函的寫作，首先要注意行文簡(jiǎn)潔明確，用語(yǔ)把握分寸。無(wú)論是平行機(jī)關(guān)或者是

17、不相隸屬的行文，都要注意語(yǔ)氣平和有禮，不要倚勢(shì)壓人或強(qiáng)人所難，也不必逢迎恭維、曲意客套。至于復(fù)函，則要注意行文的針對(duì)性，答復(fù)的明確性。其次，函也有時(shí)效性的問(wèn)題，特別是復(fù)函更應(yīng)該迅速、及時(shí)。像對(duì)待其他公文一樣，及時(shí)處理函件，以保證公務(wù)等活動(dòng)的正常進(jìn)行。（七）建議提案答復(fù)件。建議提案答復(fù)件是一種特殊的公文形式，有其特定的規(guī)范要求，在內(nèi)容和格式上都有特殊的規(guī)定。第一，答復(fù)件的內(nèi)容要求：1.答復(fù)件內(nèi)容要符合國(guó)家法律法規(guī)和黨的方針政策及有關(guān)規(guī)定。辦理人員在辦理工作中，要全面了解代表和委員所提出的問(wèn)題和要求，國(guó)家有關(guān)的法律法規(guī)是如何規(guī)定的，黨在這方面的方針政策是什么，答復(fù)內(nèi)容不能出現(xiàn)與國(guó)家法律法規(guī)和黨的方

18、針政策相悖和不符的現(xiàn)象。2.實(shí)事求是，符合實(shí)際。代表或委員提出的問(wèn)題，能解決的，一定要千方百計(jì)想辦法解決，并盡快落實(shí)；列入規(guī)劃解決的，要實(shí)事求是地講清目前只能列入規(guī)劃解決的原因；暫時(shí)不能解決的，也要如實(shí)說(shuō)明原因，并講清楚不能解決的理由，不能為了求得代表委員的滿意，把目前不能解決的問(wèn)題說(shuō)成列入規(guī)劃解決。3.對(duì)建議提案所提問(wèn)題和建議，要有的放矢地逐條答復(fù)，不能避重就輕，答非所問(wèn)，切忌講空話、套話。建議提案中涉及問(wèn)題較多的，可以僅針對(duì)單位職責(zé)范圍內(nèi)的問(wèn)題予以答復(fù)。對(duì)幾個(gè)單位協(xié)同辦理的建議提案的答復(fù)，協(xié)辦單位需先就職責(zé)范圍內(nèi)的問(wèn)題和要求寫出本單位答復(fù)并送主辦單位，主辦單位綜合協(xié)辦單位的答復(fù)后寫出全面答

19、復(fù)。4.文字要簡(jiǎn)明、通順。答復(fù)對(duì)辦理過(guò)程只需簡(jiǎn)單介紹，要明確答復(fù)代表委員能辦還是不能辦。能辦的，什么時(shí)候開始辦或者現(xiàn)在已經(jīng)辦到什么程度，預(yù)計(jì)什么時(shí)候可以辦好；不能辦的，講明情況，說(shuō)明理由，有政策依據(jù)有要提供詳細(xì)的依據(jù)。5.答復(fù)的口氣要誠(chéng)懇、謙遜。一般公文行文對(duì)象是行政機(jī)關(guān)和單位，答復(fù)件的行文對(duì)象則是自然人。但這個(gè)“自然人”又不同于一般人，他是行使人民代表大會(huì)權(quán)力的人大代表和行使民主監(jiān)督權(quán)力的政協(xié)委員，辦理人員在答復(fù)件的語(yǔ)氣、用詞造句方面都要非常注意，要以誠(chéng)懇、謙遜的態(tài)度答復(fù)代表委員。第二，答復(fù)件的格式要求：1.關(guān)于發(fā)文字號(hào)。答復(fù)件要求標(biāo)明發(fā)文單位代號(hào)、發(fā)文類別、發(fā)文年號(hào)、發(fā)文序號(hào)及辦復(fù)結(jié)果類別

20、等5個(gè)方面的內(nèi)容。發(fā)文類別用“復(fù)”，發(fā)文字號(hào)中不提夾帶“字”、“第”等字樣。2.關(guān)于答復(fù)件類別。建議提案的辦復(fù)結(jié)果分為四類，分別為：“A”類：所提問(wèn)題已經(jīng)解決或者基本解決的；“B”類：所提問(wèn)題正在解決或列入規(guī)劃逐步解決的；“C”類：所提問(wèn)題因條件限制或其他原因目前不能解決，予以解釋說(shuō)明的；“D”類：所提問(wèn)題留作參考的。3.關(guān)于答復(fù)件的標(biāo)題。答復(fù)人大代表建議使用標(biāo)題：“岳陽(yáng)市教育體育局關(guān)于岳陽(yáng)市×屆人大×次會(huì)議第××號(hào)建議的答復(fù)”；答復(fù)政協(xié)委員提案使用標(biāo)題：“岳陽(yáng)市教育體育局關(guān)于政協(xié)岳陽(yáng)市×屆×次會(huì)議第××號(hào)提案的答

21、復(fù)”。4.關(guān)于答復(fù)件正文的抬頭稱呼。建議答復(fù)件使用“×××代表”，聯(lián)名的建議也只寫一個(gè)領(lǐng)銜人；提案答復(fù)函使用“×××委員”或“××單位”，聯(lián)名的提案只寫一個(gè)領(lǐng)銜人。5.關(guān)于答復(fù)件的開頭語(yǔ)。建議答復(fù)件，開頭語(yǔ)采用“您（等×位代表）在××會(huì)議上提出××（的建議）收悉?，F(xiàn)答復(fù)如下：”，若標(biāo)題結(jié)尾有“建議”字樣，則標(biāo)題引用后不再重復(fù)文字“的建議”；提案答復(fù)件，開頭語(yǔ)采用“您（等×位委員）在××會(huì)議上提出××（的提案）收悉?，F(xiàn)

22、答復(fù)如下：”，若標(biāo)題結(jié)尾有“建議”或“提案”字樣，則標(biāo)題引用后不再重復(fù)文字“的提案”。提倡把辦理過(guò)程簡(jiǎn)要寫進(jìn)第一自然段，如領(lǐng)導(dǎo)如何重視，何時(shí)召開有關(guān)會(huì)議研究，何時(shí)深入實(shí)地調(diào)研等，讓代表委員了解政府辦理此建議（提案），具體做了哪些工作。6.關(guān)于落款。落款必須在成文日期上加蓋市教育體育局公章，二級(jí)機(jī)構(gòu)不能行文答復(fù)代表委員。7.關(guān)于附注及抄送等。附注要求注明聯(lián)系人和聯(lián)系電話。聯(lián)系人可以是本單位辦公室主任或承辦建議提案的具體經(jīng)辦人。建議（提案）答復(fù)函除答復(fù)代表（委員）外，還要抄送市政府督查室、市人大聯(lián)工委（市政協(xié)提案委）。（八）領(lǐng)導(dǎo)批示件回復(fù)。以市委書記批示件為例：1.標(biāo)題。關(guān)于某某事情的書記批示件辦

23、理情況匯報(bào)。2.簽發(fā)。承辦責(zé)任人（單位主要負(fù)責(zé)人）親筆簽發(fā)（簽字位置：與標(biāo)題平行右側(cè)方）。3.稱呼。一份稱呼為：榮華書記；一份稱呼為：市委督查室。4.正文。報(bào)書記的回復(fù)件起始句為：“收到您關(guān)于某某事情的批示（編號(hào)：  ）”;送市委督查室的備案件起始句為：“收到市委主要領(lǐng)導(dǎo)批示件辦理情況督查通知書（岳批查2016  號(hào)）后”；上述回復(fù)件要有調(diào)查經(jīng)過(guò)、有來(lái)件人對(duì)辦理工作的意見、結(jié)論清晰、文字凝練。二、公文的專用語(yǔ)（一） 常用的專用語(yǔ)。開頭詞：根據(jù)、據(jù)、近查、最近、自、自從、為、為了、由于、關(guān)于、按照、遵照、隨著、現(xiàn)將、當(dāng)前、目前；引敘詞：前接、近接、現(xiàn)接、當(dāng)經(jīng)、前經(jīng)、

24、現(xiàn)經(jīng)、并經(jīng)、悉、敬悉、驚悉、近悉、喜悉、欣悉、特（現(xiàn)）通知（通報(bào)、批示、批復(fù)、報(bào)告）如下；稱謂詞：本（我）辦、貴（你）處、該單位；表態(tài)詞：應(yīng)、應(yīng)當(dāng)、似應(yīng)、責(zé)成、同意、擬同意、擬不同意、準(zhǔn)予備案、請(qǐng)即試行、遵照?qǐng)?zhí)行、即將下達(dá)、現(xiàn)予公布；詢問(wèn)詞：妥否、是否妥當(dāng)、是否可行、如無(wú)不當(dāng)、如無(wú)不妥；綜合詞：為此、據(jù)此、綜上所述、鑒此、總之、總而言之；表達(dá)目的詞：批示、批復(fù)、示復(fù)、函復(fù)、函告、告知、周知、批轉(zhuǎn)、下達(dá)、遵照辦理、參照?qǐng)?zhí)行；結(jié)尾詞：特此報(bào)告、現(xiàn)予公布、為荷、為要、為盼、是荷、貫徹執(zhí)行、將報(bào)告給我們。（二）正確使用專用名稱。公文常用的稱謂詞：第一人稱：我（本）局（部、所、院、校、委、站）；第二人稱

25、：你（貴）局（館、委、處、辦）；第三人稱：該單位（部門、系、院、所、局）、他、他們；特指人稱：收文單位直書其名，使用全稱（與公章一致）；發(fā)文單位在公文標(biāo)題中出現(xiàn)時(shí)，使用全稱。為使公文在表述上比較簡(jiǎn)練，在不致引起歧義的情況下，公文的稱謂可以使用規(guī)范化簡(jiǎn)稱。如教育部、國(guó)家體育總局、省教育廳、省體育局、市委、市人大、市政府、市政協(xié)（市政協(xié)的全稱為“政協(xié)岳陽(yáng)市委員會(huì)”）、市委宣傳部、市發(fā)改委、團(tuán)市委（注意“團(tuán)”字在前面）、市特校、岳陽(yáng)中學(xué)（一般不稱為“市岳陽(yáng)中學(xué)”）、岳陽(yáng)電大（不能稱為“岳陽(yáng)市電大”）、岳陽(yáng)電視臺(tái)（不能稱為“岳陽(yáng)市電視臺(tái)”）、市一職專、局基教科等等。同一公文中，對(duì)同一單位的稱謂應(yīng)保持上

26、下文一致。關(guān)于岳陽(yáng)經(jīng)濟(jì)技術(shù)開發(fā)區(qū)、南湖新區(qū)、屈原管理區(qū)，目前還沒(méi)有約定俗成的規(guī)范化簡(jiǎn)稱，所以在公文中一般應(yīng)寫全稱，不能分別簡(jiǎn)稱為“經(jīng)開區(qū)”“新區(qū)”“屈原區(qū)”。關(guān)于鄉(xiāng)鎮(zhèn)學(xué)校，一般不能用簡(jiǎn)稱，如汨羅市屈子祠鎮(zhèn)中心小學(xué)，不能簡(jiǎn)稱為“汨羅屈子祠中心?！钡?。（三）規(guī)范受文單位名稱。1.全市教育體育系統(tǒng)：各縣市區(qū)教育局、體育（文體）局，岳陽(yáng)經(jīng)濟(jì)技術(shù)開發(fā)區(qū)、南湖新區(qū)教文局，屈原管理區(qū)教體局，市直各教育體育單位（學(xué)校、幼兒園），相關(guān)民辦學(xué)校，機(jī)關(guān)各科室。2.全市教育系統(tǒng)：各縣市區(qū)教育局，岳陽(yáng)經(jīng)濟(jì)技術(shù)開發(fā)區(qū)、南湖新區(qū)教文局，屈原管理區(qū)教體局，市直各教育單位（學(xué)校、幼兒園），相關(guān)民辦學(xué)校，機(jī)關(guān)各科室。3.全市體育

27、系統(tǒng)：各縣市區(qū)體育（文體）局，岳陽(yáng)經(jīng)濟(jì)技術(shù)開發(fā)區(qū)、南湖新區(qū)教文局，屈原管理區(qū)教體局，市直各體育單位，機(jī)關(guān)各科室。制定表格或者公文表述中，需羅列各單位名稱的，除有特殊要求或規(guī)定的，一般要按電話簿中的排序進(jìn)行排列。三、序號(hào)、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)、字體例析(一)序號(hào)、標(biāo)點(diǎn)的正確使用1.“第一、”、“第二、”或“首先、”、“其次、”等用頓號(hào)不規(guī)范，應(yīng)該用逗號(hào)，即“第一，”、“第二，”、“首先，”、“其次，”等。2 .“一，”、“二，”、“三，”等用逗號(hào)不規(guī)范，而應(yīng)該用頓號(hào)，即“一、”、“二、”、“三、”。3.“1、”、“2、”、“3、”和“A、”、“B、”、“C、”等用頓號(hào)不規(guī)范，而應(yīng)該使用齊線墨點(diǎn)（實(shí)心小圓點(diǎn)）

28、，即“1.”、“2.”、“3.”或“A.”、“B.”、“C.”。4 .序號(hào)如加括號(hào)，如（1）（2）等不再加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。5用“一是”、“二是”、“三是”表示順序時(shí)，可在“一是”、“二是”、“三是”之后分別用逗號(hào)。例如：“一是，”、“二是，”、“三是，”。也可以不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，直接連接下文。6用“甲”、“乙”、“丙”、“丁”表示順序時(shí)，在“甲”、“乙”、“丙”、“丁”之后分別用頓號(hào)。例如：“甲、”，“乙、”，“丙、”，“丁、”。7在“一方面”、“另一方面”之后，可以分別用逗號(hào)，也可以不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，直接連接下文。8.文中小標(biāo)題層次序號(hào)依次可用“一、”、“（一）”、“1.”、“”標(biāo)注；第一層一般用黑體字，第二層一般用楷體字，第三層和第四層一般用仿宋體字標(biāo)注。結(jié)構(gòu)層次序號(hào)不能越級(jí)使用或錯(cuò)用。如“（一）”、“”、“”、“1.”。(二)年份中“零”的正確使用年份如用中文形式表示，如“二五年十月”，則中間的“”不能寫成阿拉伯?dāng)?shù)字的長(zhǎng)“0”或英語(yǔ)全角字符“O”，而應(yīng)該用圓“”（一般在電腦“插入”欄里“特殊符號(hào)”或“幾何圖形符”中選擇）；年份如用阿拉伯?dāng)?shù)字形式表示，則中間應(yīng)該用長(zhǎng)“0”表示，如“2005年10月”。(三)公文的年份中“括號(hào)”的正確使用印發(fā)公文時(shí)，年份外的括號(hào)應(yīng)該用六角符號(hào)“”，而不用小括號(hào)“（）”或中括號(hào)“【】”“