企業(yè)會計檔案管理制度條則

1、企業(yè)會計檔案管理制度條則會計檔案管理是會計工作的重要組成部分，必須強化會計檔案管理制度，有效杜絕管理漏洞 和違法行為，規(guī)范會計材料的立檔與保管。下面愛匯整理的企業(yè)會計檔案管理制度，供你參考。企業(yè)會計檔案管理制度范文、 凡公司各個基層單位、部門在工作活動中形成的，具 有查考利用價值的文件材料，必須按規(guī)定向本單位檔案管理部門移交，集中管理，任何單位和 個人不得將檔案據(jù)為已有。二、 各基層單位、部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視各自單位文件資料的管理和檔案立卷工作，配備專職或兼職人員負責此項工作。三、 各基層單位、部門的檔案管理工作由行政管理部負責監(jiān)督和指導(dǎo)。四、 歸檔內(nèi)容 1、凡是反映本單位、本部門工作活動、具有查考

2、利用價值的原始文件材 料（文字、圖表、聲像等）均屬歸檔范圍。2、 各基層單位、部門應(yīng)歸檔的文件材料。3、 黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人及上級單位有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)視察、 檢查本單位工作時有特殊保存價值的重要 指示、講話、題詞、照片和錄音、錄像等聲像材料及登載相關(guān)內(nèi)容的報刊。4、 股東會、董事會、年度工作會議、總裁辦公會、項目論證會、業(yè)務(wù)專題會議等重要會 議的會議紀要、記錄的成套文件材料以及會議形成的聲像材料等。5、 頒發(fā)的各種正式文件的簽發(fā)稿、印本、重要文件的修改稿。6、 請示與批復(fù)文件。7、 年度工作計劃、總結(jié)、參考價值的考察報告，重要工作匯報材料等。&領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)活動形成的重要文件、電報、電話記錄，來自外單位

3、的與公司有關(guān)的文件材 料。9、 員工花名冊、員工個人信息檔案、入離公司記錄、勞動合同（協(xié)、議）、薪酬制度，以及 職務(wù)任免、職級評定、績效考核、培訓(xùn)等人力資源管理工作中形成的文件材料。每年 4 月做歸檔封存。10、 財務(wù)預(yù)決算、財務(wù)憑證、財務(wù)賬簿、相關(guān)財務(wù)往來協(xié)議、合同等。以上資料以 3 至 5 年為期限視情況做存檔。11、組織機構(gòu)、人員編制，各基層單位、部門批準執(zhí)行的規(guī)章制度。12、企業(yè)歷史沿革，包括企業(yè)簡介、大事記、反映企業(yè)重要活動、事件的剪報、榮譽獎 勵證書、有紀念意義和憑證性的實物宣傳冊及展覽照片、錄音、錄像等文件材料。13、月度（或季度）的工作綜述、項目動態(tài)等文件材料的定稿，編印的企業(yè)

4、要聞、簡報等 刊物的定稿和印本，編輯出版物（企業(yè)報、企業(yè)雜志等）的定稿、樣本。14、 解決法律糾紛問題形成的文件材料。15、 企業(yè)所有對外簽訂的各種合同、協(xié)議書。16、 固定資產(chǎn)登記，財產(chǎn)，物資、檔案等移交憑證。17、 在購置大型辦公設(shè)備中形成的憑證、協(xié)議合同、圖紙、使用說明書等設(shè)備資料。18、 審計、考核及接受上級單位檢查等活動中形成的重要文件。19、 外單位與本企業(yè)的工作來往文件等。五、 歸檔要求 1、 公司各基層單位、部門應(yīng)在每年三月底以前將上年度已辦理完畢、需 歸檔的文件材料整理、鑒定、立卷，定期向檔案管理部門移交。2、 公司各基層單位、 部門必須嚴格遵守歸檔制度， 在接收相關(guān)文件后的

5、 3 個工作日內(nèi)做 好文件資料原件的歸檔工作，不得無故延期或不移交應(yīng)歸檔的文件材料。不能及時歸檔的，或無法原件存檔的，要做出相應(yīng)說明。如因工作需要還需使用相關(guān)文件，應(yīng)按先立卷歸檔后再辦理借閱手續(xù)。六、檔案的鑒定與銷毀 1、 行政管理部對所保存的檔案定期進行鑒定，對于保存期限已 滿的檔案材料，提出存毀意見，經(jīng)企業(yè)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準后，按規(guī)定進行銷毀。2 、 任何組織或個人非經(jīng)允許無權(quán)隨意銷毀公司檔案材料。 若按規(guī)定需要銷毀時，要由二人以上并在指定地點進行監(jiān)銷，檔案管理人員要認真填寫、 編制銷毀清單，經(jīng)報總裁批準后方可銷毀。七、 檔案的借閱 1、 公司各部門因工作需要，員工借閱本部門的業(yè)務(wù)檔案需到行政管

6、理 部填寫檔案借閱單，經(jīng)直接上級批準后方可借閱。2、 公司各部門借閱非本部門的業(yè)務(wù)檔案須經(jīng)檔案所屬部門主管同意或公司領(lǐng)導(dǎo)批準。3 、 機密檔案的借閱需經(jīng)總裁 （或分管副總裁 ）批準。4、借閱檔案必須嚴格履行登記手續(xù)， 檔案管理人員要及時對歸還的檔案進行檢查和清點， 并在登記薄上注銷借用記錄。5、 借閱的檔案不得泄密、涂改、勾畫、轉(zhuǎn)借復(fù)印和攜帶檔案外出，如有特殊情況需要轉(zhuǎn) 借或攜帶檔案外出時，須經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準。6、 借閱的檔案用完后，應(yīng)及時歸還，借用時間一般不得超過十天。7、 借閱人對檔案要妥善保管，不得遺失，如有遺失，將由行政管理部視情況給予經(jīng)濟處 罰。8、 凡借閱的檔案、文件一律不得私自復(fù)印

7、，如工作需要，應(yīng)報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準，且按公司 有關(guān)保密規(guī)定辦理。9、 公司人員崗位調(diào)動時，必須將借閱的檔案及時歸還。 否則，人事專員有權(quán)拒絕辦理調(diào)崗手續(xù)。企業(yè)會計檔案管理制度范文二一、建立會計檔案管理制度的目的：為了加強檔案管理， 統(tǒng) 一會計檔案管理制度，根據(jù)中華人民共和國會計法和中華人民共和國檔案法的規(guī)定， 結(jié)合本公司實際及內(nèi)部管理需要，制定本辦法。二、會計檔案指會計憑證、 會計帳簿和會計報表、會計資料備份軟盤等會計核算專業(yè)材料。三、公司每年形成的會計檔案。應(yīng)由財務(wù)部按歸檔的要求，負責整理、立卷或裝訂成冊，當年會計檔案，在會計年度終了 后，可暫由財務(wù)保管，任何人不得自行封包工保存。四、財務(wù)部指專

8、人以會計檔案進行妥善保管，存放有序，查找方便，同時，嚴格執(zhí)行安全 和保密制度，不得隨意堆放，嚴防毀損、散失和泄密。五、保存的會計檔案，應(yīng)為本單位的財會人員提供利用，非財會人員不得借閱和查看。 向外單位提供利用時， 須經(jīng)本單位主管領(lǐng)導(dǎo)及財務(wù)總監(jiān)簽字批準， 會計檔案原則上不得借 出。六、撤消、合并時，會計檔案應(yīng)隨同單位的全部檔案本并移交指定的單位，并按規(guī)定辦理 交接手續(xù)。七、各種會計檔案的保管基礎(chǔ)，根據(jù)其特點，分階段永久，定期二類。八、會計檔案保管期滿，需要銷毀時，由財務(wù)部門提出銷毀意見。 嚴格審查鑒定，編造會計檔案銷毀清冊，并報公司董事會審查，經(jīng)批準后銷毀。九、本辦法自公布之日起執(zhí)行。企業(yè)會計檔

9、案管理制度范文三一、目的：為了加強公司財務(wù)檔案的科學管理，建立、健全 會計檔案的管理制度，完善財務(wù)檔案管理工作，使其規(guī)范化、系統(tǒng)化，特制定本制度。二、適用范圍本制度用于財務(wù)部檔案的管理。三、檔案管理職責財務(wù)部負責檔案的整理、 編號、調(diào)閱、借閱等，對財務(wù)會計檔案的安全、 完整、保密負責，對于應(yīng)當入庫保管的資料應(yīng)及時入庫納入管理。四、財務(wù)檔案定義會計檔案是指會計憑證、 會計賬簿和會計報表以及其他會計核算的資料， 它是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要歷史資料和證據(jù)。五、會計檔案范圍包含會計憑證、 會計賬簿、會計報表以及其他會計核算資料等四個部分。（一）會計憑證會計憑證是記錄經(jīng)濟業(yè)務(wù)，明確經(jīng)濟責任的書面證明。

10、 它包括自制原始憑證、外來原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證、記賬憑證匯總表、銀 行存款 （借款）對賬單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表等。（二）會計賬簿、會計賬簿是一定格式、相互聯(lián)結(jié)的賬頁組成，以會計憑證為依據(jù)，全面、 連續(xù)、系統(tǒng)地記錄各項經(jīng)濟業(yè)務(wù)的簿籍。它包括按會計科目設(shè)置的總分類賬、各類明細分類賬、現(xiàn)金日記賬、 銀行存款日記賬以及 輔助記備查簿等。（三）會計報表會計報表是反映企業(yè)財務(wù)狀況和經(jīng)營成果的總結(jié)性書面文件，有主要財務(wù)反 映指標快報，月、季度會計報表、中期會計報表、年度會計報表。包括資產(chǎn)負債表、損益表、現(xiàn)金流量表、會計報表附表、附注、財務(wù)情況說明書等。（四） 其他會計核算資料其他會計核算資料屬

11、于經(jīng)濟業(yè)務(wù)范疇，與會計核算、會計監(jiān)督緊密 相關(guān)的，由財務(wù)部門負責辦理的有關(guān)數(shù)據(jù)資料。如：經(jīng)濟合同、財務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計資料、財務(wù)清查匯總資料、核定資金定額的數(shù)據(jù)資料、會計 檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等。會計電算化存貯在磁盤上的會計數(shù)據(jù)、程序文件及其他會計資料均應(yīng)視同會計檔案管理。六、會計檔案的裝訂和保管會計檔案的裝訂： 會計檔案的裝訂主要包括會計憑證、 會計賬 簿、會計報表及其他文字資料的裝訂。會計憑證的裝訂，一般每月裝訂一次。 裝訂好的憑證按年分月妥善保管。（一 ）會計憑證裝訂前的準備工作：（1）分類整理，按順序排列，檢查日數(shù)、 編號是否齊全 ;（2） 摘除憑證內(nèi)的金屬物 (如

12、訂書釘、大頭針、回形針 )，對大的張頁或附件要折疊成同記賬憑證大小，且要避開裝訂線， 以便翻閱保持數(shù)字完整 ;(3)整理檢查憑證順序號， 如有顛倒要重新排列， 發(fā)現(xiàn)缺號要查明原因。再檢查附件有否漏缺，領(lǐng)料單、入庫單、工資、獎金發(fā)放單是否隨附齊全;(二 )會計憑證裝訂時的要求： (1)裝訂盡可能縮小所占部位， 使記賬憑證及其附件保持盡可能大的顯露面， 以便 于事后查閱。(2)憑證外面要加封面，封面紙用尚好的牛皮紙印制，封面規(guī)格略大于所附記賬憑證;(3)裝訂憑證厚度一般為 3 厘米，裝訂牢固，美觀大方。(三 )會計憑證裝訂后的注意事項： (1)每本封面上填寫好憑證種類、起止號碼、憑證張數(shù)。(2)在

13、封面上編好卷號，會計憑證裝訂成冊后，裝入會計憑證檔案盒以便妥善保護。 按編號順序入柜，并要在顯露處標明憑證種類編號，以便于調(diào)閱。(四)會計檔案的保管要求。 (1)會計檔案室應(yīng)選擇在干燥防水的地方，并遠離易燃品堆放地，周圍應(yīng)備有防火器材。(2)會計檔案應(yīng)放在專用的鐵皮檔案柜里，按順序碼放整齊，以便查找。(3) 會計檔案室內(nèi)應(yīng)經(jīng)常保持清潔衛(wèi)生，以防蟲蛀、防鼠咬。(4)會計檔案室保持通風透光， 并有適當?shù)目臻g、 通道和查閱的地方，以利查閱，并防止潮 濕 ;(5)設(shè)置歸檔登記簿、檔案目錄登記簿、檔案借閱記簿，嚴防毀壞損失、散失和泄密;(6) 會計電算化檔案保管要注意防盜、防磁等安全措施。(五)檔案保管

14、期限 (1)原始憑證、記賬憑證、匯總憑證 15 年(2)銀行存款余額調(diào)節(jié)表和銀行 對賬單 5 年(3)日記賬 15 年。其中：現(xiàn)金和銀行存款日記賬 25 年(4)明細賬、總賬、輔助賬 15 年(5)固定資產(chǎn)報廢清理 后固定資產(chǎn)卡片及清單保管 5 年(6)主要財務(wù)指標報表 (包括文字分析 ) 3 年(7)月、季度會計報表 (包括文字分析 ) 5 年(8)年度會計報表 (包括文字分析 ) 永久 (9)會計檔案保管清冊及銷毀清冊永 久(10)主要財務(wù)會計文件、 合同、協(xié)議 永久七、會計檔案的借閱 (一)會計檔案為本單位所利用， 原則上不得借出，有特殊需要須經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)負責人員批準。(二)外部借閱

15、會計檔案時，應(yīng)持有單位正式介紹信， 經(jīng)會計主管人員或單位領(lǐng)導(dǎo)人批準后， 方可辦理借閱手續(xù) ;單位內(nèi)部人員借閱手續(xù)。借閱人應(yīng)認真填寫檔案借閱登記簿，將借閱人姓名、日期、數(shù)量、內(nèi)容、歸期等情況登記 清楚。(三)本單位人員需要檔案資料，在登記報批后由檔案管理人員陪同翻閱或者復(fù)印。(四)借閱會計檔案人員不得在案卷中亂畫、標記、拆散原卷冊，也不得涂改抽換、攜帶外 出或復(fù)制原件 (如有特殊情況，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準后方能攜帶外出或復(fù)制原件 )。八、會計檔案的銷毀 (1)會計檔案保管期滿， 需要銷毀時由檔案部門提出銷毀意見， 會同財 務(wù)部門共同鑒定、編造會計檔案銷毀清冊，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審查，報請上級主管單位批準后方可予 以銷毀。(2)會計檔案保管期滿， 但其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨抽出，另行立卷， 由 檔案部門保管到結(jié)