公司規(guī)范化辦公程序的若干管理規(guī)定

1、公司規(guī)范化辦公程序的若干管理規(guī)定規(guī)范化辦公程序的若干管理規(guī)定一、      文書處理程序：目    的：為進一步加強和健全企業(yè)綜合檔案管理工作，規(guī)范文件的收集、整理、立卷、歸檔程序，以保持企業(yè)的檔案材料完整齊全，能更好的維護企業(yè)利益，反映企業(yè)的歷史面貌，記錄企業(yè)的業(yè)績文秘資源網(wǎng)，為企業(yè)開拓經(jīng)營提供服務(wù)。參考文件：總公司檔案管理辦法、經(jīng)濟檔案管理辦法（××字XX第111號）附    件：檔案庫房管理制度檔案補充修改制度檔案借閱及檔案材料復(fù)印制度檔案鑒定與銷毀制度檔案的

2、統(tǒng)計制度綜合檔案歸檔范圍及保管期限工程經(jīng)濟檔案內(nèi)容及責(zé)任分工（一）      收文：1、上級機關(guān)下發(fā)的文件資料，應(yīng)由綜合辦及時分類、簽收、登記、編號。各部室直接收到和帶回的文件，應(yīng)及時送到綜合辦統(tǒng)一登記處理，各部室和個人不得自拆、自收、自辦，綜合辦及時督促催收。2、綜合辦收到文件后，應(yīng)按照iso14001及ohsas18001的有關(guān)程序及時辦理收文手續(xù)和文件承辦單，確保做到平件不隔日，急件立即辦，不得積壓。3、文件由公司領(lǐng)導(dǎo)批辦后，按有關(guān)批示及時轉(zhuǎn)交承辦部門簽收辦理，并將承辦結(jié)果及時反饋到綜合辦，通過綜合辦反饋到有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。綜合辦做好督辦事項的登

3、記。4、文件傳閱要嚴格登記手續(xù)，加速公文運轉(zhuǎn)，每份文件在傳閱者手中一般不超過一天。閱文者應(yīng)在文件承辦單上簽字，并及時送還綜合辦。5、涉及幾個部門合辦（合閱）的文件，要按公司領(lǐng)導(dǎo)的批示意見交由主辦部門組織辦理，并負責(zé)在辦完后立卷歸檔。6、嚴格保密制度，按照文件的密級加強管理，按照文件規(guī)定的范圍傳閱，任何部門和個人不得丟失文件和外傳泄密，若丟失文件發(fā)生，應(yīng)立即逐級上報，嚴肅處理。（二）      發(fā)文：1、鋼結(jié)構(gòu)工程分公司公文文號主要有“××字”、“××黨字” 、“××工字” 、“

4、5;×團字”。2、行文辦理程序包括擬稿、會簽、核稿、簽發(fā)、編印、校核、用印、登記、分發(fā)等，均要有相應(yīng)人員簽字。3、凡以公司名義上報的各項請示報告文件以及對外發(fā)出的正式文件，均按業(yè)務(wù)性質(zhì)歸口，由主管部室的主辦人員起草擬稿，經(jīng)本部室負責(zé)人核稿報呈公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。如需其他部室會簽的文件，由主管部室會同相關(guān)部室會簽，會簽后再報公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。4、擬稿需按照公司統(tǒng)一要求的格式，使用統(tǒng)一規(guī)定的發(fā)文稿紙，書寫清楚，并連同手稿、附件，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，由主管部室送綜合辦編發(fā)公文文號并打印分發(fā)。5、文件、資料、報表的打印，要嚴格按有關(guān)規(guī)定辦理，主管部室負責(zé)校對，公文應(yīng)在最后打印打字員、校對員的姓名。6、發(fā)

5、文后，原稿連同附件交還主管部室，由專人負責(zé)保存、催辦、立卷和歸檔。（三）      歸檔：1、  公司設(shè)立檔案室，配備專職檔案管理員，其它各部室設(shè)立兼職檔案人員（各部室資料員、內(nèi)業(yè)），檔案室歸口綜合辦。2、  歸檔程序包括收集、整理、鑒定、排列、裝訂、編號、編目等程序，專、兼職檔案員均應(yīng)按以下步驟歸檔。（1）  收集：對經(jīng)核對已齊全的收發(fā)文件由檔案室協(xié)助立卷部門確定立卷范圍，刪除不需歸檔文件。（2）  整理：遵循文件材料自然形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系。檔案室協(xié)助各部室對應(yīng)歸檔文件進行分類，公司全部檔

6、案共分為十一類，即：綜合類、黨群工作類、行政管理類、財務(wù)管理類、審計類、生產(chǎn)經(jīng)營類、建筑工程類、設(shè)備儀器類、科學(xué)技術(shù)類、建筑設(shè)計類、人事檔案類。（3）  檔案價值鑒定：對各部室分類后的文件，根據(jù)檔案保管期限規(guī)定及其各類文件內(nèi)容的重要程度進行鑒定，確定其保存價值，分為永（y）、長（c）、短（d）三種歸檔文件。（4）  排列：部室同一保管期限、同一類文件按發(fā)文時間順序排列。歸檔文件以“件”為單位，請示與批復(fù)可為一件。排列順序為：批復(fù)在前，請示在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前原件在后；正文在前附件在后；文字材料在前，圖紙、照片在后。專題會議、案件處理等材料分別集中排列。（5）  裝訂：

7、文件按“件”裝訂，永久、長期保存的文件要去掉金屬物，用檔案局指定的裝訂材料裝訂，不得壓字。（6）  編號：歸檔文件按文件編號，在文件首頁上端空白處加蓋歸檔章，填寫年度、室編件號、機構(gòu)、保管期限等，以固定文件位置。（7）  編目：歸檔文件以同一部室同一保管期限同一類文件按室編件號順序裝盒，并逐件編制歸檔文件目錄和盒內(nèi)備考表，經(jīng)部門經(jīng)理審核簽字后，檔案室檢查驗收，辦理檔案移交手續(xù)。3、  歸檔范圍內(nèi)的公文材料（詳見附件綜合檔案歸檔范圍及保管期限）應(yīng)保證其全面性、有序性和保密性，且文件材料必須準確地反映出公文的形成過程和公司在經(jīng)營管理等各項活動中的真實內(nèi)容和歷史過程。4

8、、  由綜合辦負責(zé)對公司日常經(jīng)濟管理工作中形成、辦理完畢并具有查考保存價值的公文、材料、領(lǐng)導(dǎo)批示（包括各種圖、文、影像資料）等整理（立卷）、歸檔并負責(zé)妥善保管證件及文件。5、  重要會議形成的公文，包括錄音帶、錄像帶、照片等有關(guān)材料，由綜合辦負責(zé)收集并整理、歸檔。6、  公司在各經(jīng)營管理工作中形成的重要文件資料由各職能部門按其業(yè)務(wù)范圍（責(zé)任分工詳見附件工程經(jīng)濟檔案內(nèi)容及責(zé)任分工），由各部室兼職檔案人員按有關(guān)規(guī)定負責(zé)收集、整理、核對,并于每年度3月底前將上年度內(nèi)形成的應(yīng)歸檔的文件材料分類立卷，由部門經(jīng)理審核簽字后向檔案室移交，歸檔備查。7、  當(dāng)年形成的會

9、計檔案，在會計年度終了后，可暫由財務(wù)部保管一年。保管期滿后，由財務(wù)部編織會計檔案移交清冊，經(jīng)部門經(jīng)理審核簽字后，歸檔備查。8、  工程項目檔案應(yīng)與竣工驗收同步完成立卷，由技質(zhì)部負責(zé)組織鑒定歸檔工作。9、  設(shè)備儀器檔案在開箱驗收后,由主管部室審定,隨即歸檔。10、       人事檔案中工資審定、職稱評審、入黨入團等材料須經(jīng)上級批復(fù)后，1020天內(nèi)由有關(guān)部室編制人事檔案零散材料移交單后，隨時歸檔。11、       凡可利用現(xiàn)代化辦公手段進行計算機

10、存檔的文件（如：工程設(shè)計圖紙、財務(wù)軟件數(shù)據(jù)備份、會議資料影音文件等），各部室應(yīng)按季度上報綜合辦，由綜合辦統(tǒng)一刻錄光盤備份存檔。12、       涉及多部室聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦部室整理歸檔，其他部室保存復(fù)印件或其他形式的公文副本。（四）            利用：歸檔后的文件應(yīng)編制檔案總目錄和檔案分類目錄等其他檢索工具，以備借閱（有關(guān)規(guī)定詳見附件檔案借閱及檔案材料復(fù)印制度）。（五）   &

11、#160;        統(tǒng)計：詳見附件檔案的統(tǒng)計制度。（六）            保管：做好“七防”工作和檔案材料的保密工作。（七）            銷毀：詳見附件檔案鑒定與銷毀制度。二、      印信管理程序：1、  分公司印鑒、介紹信

12、及營業(yè)執(zhí)照由綜合辦保管和使用，一切用印、開具介紹信、使用營業(yè)執(zhí)照原件及復(fù)印件都要通過綜合辦。2、  綜合辦要確保印信工作的正常開展，防止濫用和出現(xiàn)漏洞，加強對印鑒、介紹信及營業(yè)執(zhí)照的管理。3、  印信工作要根據(jù)情況、內(nèi)容、范圍并且經(jīng)過相應(yīng)的批準手續(xù)及用印登記，方能辦理。4、  分公司法人章由財務(wù)部保管，除與財務(wù)工作有關(guān)的用印外，其他用印需到綜合辦辦理有關(guān)用印手續(xù)。5、  需使用營業(yè)執(zhí)照原件或復(fù)印件的部室，應(yīng)向綜合辦辦理有關(guān)審批及登記手續(xù)。營業(yè)執(zhí)照原件借出原則上不得復(fù)印，并應(yīng)及時歸還。復(fù)印件應(yīng)加蓋公司公章并注明“僅限于使用”字樣。6、  介紹信開

13、出，內(nèi)容要明確具體，要填寫有效期限、介紹信編號及持有人姓名，介紹信正文與存根應(yīng)一致，如介紹信開出后未用，應(yīng)交回綜合辦，附于存根備查。7、  介紹信持有人將介紹信遺失應(yīng)及時報告，涉及重要事項，還應(yīng)通知前往辦事的單位，以防事故。8、  須嚴格遵守紀律不得開假證明和空白介紹信，如確因特殊情況需持空白介紹信外出辦事，須經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準。9、  各部室印鑒（包括合同專用章、財務(wù)專用章、采購專用章等），應(yīng)由各部室專人保管，部門經(jīng)理監(jiān)督，加蓋印章亦應(yīng)履行相應(yīng)審批及登記手續(xù)。10、    如工作業(yè)務(wù)需要加蓋總承包公司印鑒時，需由部門經(jīng)理填寫用印審批

14、表，報公司主管領(lǐng)導(dǎo)簽字后，方可到總承包公司辦公室辦理有關(guān)用印手續(xù)。11、    印鑒不準出室，不得借給他人使用，各印鑒保管部室要及時清洗保養(yǎng)，以確保蓋印清晰。12、    公司印鑒、介紹信及各部室印鑒均要牢固加鎖，不能隨意放置。如因管理不善，造成事故，要視情況追究責(zé)任。三、      公函郵寄程序：1、公司公函（包括財務(wù)匯票、工程檔案、合同文本等）需使用ems（郵政特快專遞）郵寄的，由綜合辦統(tǒng)一辦理。2、一般公函（對時間及安全系數(shù)要求不高的），本著降低成本減少辦公費用的原則，由各部室按

15、平信自行郵寄。3、公函辦理ems郵寄時，經(jīng)手人要嚴格登記手續(xù)，綜合辦應(yīng)及時處理，保證當(dāng)日遞送，不得拖延。4、公函郵寄只限各部室因工作需要而對外發(fā)出的各種信函，因私郵寄不予辦理。四、      辦公設(shè)備及用品使用程序：范    圍：公司的辦公設(shè)備是指辦公使用的計算機及其外設(shè)、復(fù)印機、傳真機、掃描儀等為固定資產(chǎn)管理的設(shè)備。辦公用品是指辦公用復(fù)印紙、水筆、筆記本、信箋等低值易耗品。目    的：為了節(jié)約開支杜絕浪費，確保公司辦公設(shè)備及辦公用品的合理使用。參考文件：總公司行政辦公設(shè)備管理規(guī)定（

16、××字XX第125號）1、  辦公設(shè)備由綜合辦根據(jù)需要，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準后統(tǒng)一購置。2、  辦公設(shè)備由綜合辦會同采購部統(tǒng)一編號、建帳管理，各使用部門負責(zé)日常維護和保養(yǎng)。3、  辦公設(shè)備損壞由綜合辦查明原因，聯(lián)系維修，并建立相應(yīng)的維修臺帳。4、  辦公設(shè)備報廢需由綜合辦會同財務(wù)部共同確認，殘體由綜合辦處置。5、  辦公設(shè)備使用要嚴格按照操作規(guī)程嚴禁自行拆卸部件。6、  辦公用品由綜合辦統(tǒng)一購置管理。7、  辦公用品要根據(jù)實際工作需要，于每周的周二上午按照部門所需，由專人一次性集中辦理領(lǐng)用手續(xù)。8、 

17、 特殊需要的辦公用品要提前在綜合辦登記，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準后統(tǒng)一購置。9、  綜合辦根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)審批后的采購清單進行辦公用品的購置，并將采購物品分類進帳。五、      圖書購置、借閱程序：1、  圖書資料由各部室經(jīng)理編制購書計劃，報公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準，由各部室自行購置。2、  購置圖書后，購置人應(yīng)持圖書及發(fā)票到綜合辦辦理圖書入庫及借閱手續(xù)，由綜合辦在發(fā)票聯(lián)簽字后方可到財務(wù)部辦理有關(guān)報銷手續(xù)。3、  圖書資料應(yīng)由綜合辦加蓋公司公章、編寫圖書書號及進行圖書資料的登記。4、  綜合辦應(yīng)按照iso14001及ohsas18001的有關(guān)程序，在相關(guān)圖書資料上加蓋“有效版本”章。5、  借閱人員應(yīng)愛護圖書，因個人原因損壞、丟失圖書資料的要照價賠償。六、      信息傳遞程序：1、  公司上下級、各部室之間的情況交流，信息溝通，在企業(yè)經(jīng)濟運行中