EXCEL基礎(chǔ)操作培訓(xùn)ppt課件

1、;.1EXCEL培訓(xùn)教程Loading;.2Excel是什么？電子表格計(jì)算器自動化制圖器;.3真實(shí)的Excel數(shù)據(jù)多種功能集合宏與VBA圖表與圖形公式與函數(shù)數(shù)據(jù)分析報告自動化數(shù)據(jù)操作與處理;.4內(nèi)容提要EXCEL基本操作保存與打印數(shù)據(jù)處理圖表應(yīng)用EXCEL基本操作;.6編輯欄列號名稱框行號當(dāng)前單元格工作表標(biāo)簽工作表標(biāo)題欄菜單欄工具欄EXCEL主界面認(rèn)識;.7基本操作工作表文檔窗口顯示的是一個工作表工作表的標(biāo)簽為Sheet1、Sheet2等，標(biāo)簽可設(shè)置顏色工作表的有關(guān)操作插入 刪除 重命名移動或復(fù)制 保護(hù)工作表(1)隱藏工作表u 移動工作表和復(fù)制工作表的區(qū)別在于復(fù)制工作表時需要選擇“建立副本”。

2、u 移動和復(fù)制工作表可以在同一個工作簿內(nèi)也可以在不同工作簿內(nèi)。;.8基本操作單元格 指定單元格：字母和數(shù)字的交叉點(diǎn)。如A2、D16 單元格區(qū)域：起始位至結(jié)束位。如A2:D12、A2:D12、E2:N12絕對引用、相對引用和混合引用u 如果公式所在單元格的位置改變，絕對引用的單元格始終保持不變。u 如果公式所在單元格的位置改變，引用也隨之改變。如果多行或多列地復(fù)制公式，引用會自動調(diào)整。u 默認(rèn)情況下，新公式使用相對引用。 絕對引用：$F$6 相對引用： F6 混合引用：F$6單元格表示選擇單元格 選擇多個相鄰的單元格：shift 選擇多個不相鄰的單元格：ctrl;.9基本操作單元格在創(chuàng)建表格時為

3、使表格看起來更美觀，會對表格進(jìn)行單元格格式設(shè)置。在Excel中可通過選擇【開始】【格式】【設(shè)置單元格格式】菜單項(xiàng)，即可打開【設(shè)置單元格格式】對話框，在其中對字體、邊框、對齊方式等格式進(jìn)行設(shè)置。設(shè)置行高和列寬;.10基本操作數(shù)據(jù)輸入選擇字體調(diào)節(jié)字體大小將文本加粗將文本變?yōu)樾斌w為文本加下劃線調(diào)整文本上下對齊方式調(diào)整文本左右對齊方式選擇數(shù)據(jù)格式增減小數(shù)點(diǎn)注：數(shù)值型數(shù)據(jù)有效位為15位，超過15位的有效數(shù)據(jù)將被去掉。輸入時應(yīng)輸入為文本型數(shù)據(jù)才能完整地保留。身份證號碼為文本格式;.11基本操作數(shù)據(jù)輸入單元格內(nèi)強(qiáng)制換行在單元格A1輸入內(nèi)容“1”之后，選中A1單元格，點(diǎn)擊起右下角的“+”并向下拖動，松開鼠標(biāo)后

4、，會出現(xiàn)按鈕，點(diǎn)擊向下小三角，并選擇“填充序列”即可完成填充。也可直接復(fù)制單元格完成填充。填充單元格將A1、A2單元格分別設(shè)置為3和6，則可完成自增步長為3的序列。也可按年、月、日、天數(shù)填充時間序列合并單元格內(nèi)容自動換行按alt+回車鍵換行;.12基本操作查找與替換將鼠標(biāo)放入要操作的數(shù)據(jù)內(nèi)點(diǎn)擊查找輸入要查找的內(nèi)容替換內(nèi)容數(shù)據(jù)處理;.14排序排序是對數(shù)據(jù)進(jìn)行重新組織安排的一種方式 ，排序有助于直觀地顯示、組織和查找所需數(shù)據(jù)。 按一列排序：光標(biāo)放于某列中，單擊“升序”/“降序”按鈕，可升序/降序排序； 按多字段排序：光標(biāo)放于表中任意單元格，單擊“排序”按鈕，可按多字段排序。姓名姓名性別性別年齡年齡

5、工資工資輔助張三男2534561李四男2332152王五女22 8903u 排序內(nèi)容是否包含標(biāo)題欄的選定；u 選擇某列排序時的“排序提醒”；u 當(dāng)有復(fù)雜表頭時的選擇區(qū)域再排序；u 自定義序列排序。;.15篩選篩選就是只把滿足條件的數(shù)據(jù)行顯示出來，而把不關(guān)注的數(shù)據(jù)隱藏。篩選有自動篩選和高級篩選兩種。自動篩選易于使用，高級篩選條件可以更復(fù)雜。 欲選擇某列中一個項(xiàng)止，先取消本列中的“全選”復(fù)選框，然后再單選 ； 注意狀態(tài)欄提示（篩選出的個數(shù)）、列標(biāo)右側(cè)的圖標(biāo)顯示； 篩選是累加的，后一次篩選在前一次基礎(chǔ)上進(jìn)行； 解除一列篩選：按“全選”；全部解除：按“篩選”按鈕。自動篩選 可實(shí)現(xiàn)多字段間的“或”條件篩

6、選，并能將結(jié)果復(fù)制到其他區(qū)域； 注意篩選時條件的寫法； 取消高級篩選單擊“清除”。高級篩選;.16排序和篩選將鼠標(biāo)放入要操作的數(shù)據(jù)內(nèi)適合數(shù)據(jù)序列較少適合數(shù)據(jù)序列較多選擇排序關(guān)鍵詞，比如本例中的年齡，可按年齡大小排列點(diǎn)擊篩選在每列數(shù)據(jù)的最上面就會出現(xiàn)一個圖標(biāo)選擇篩選條件，對數(shù)據(jù)進(jìn)行篩選;.17條件格式條件格式可以在很大程度上改進(jìn)電子表格 的設(shè)計(jì)和可讀性，允許指定多個條件來確定單元格的行為，根據(jù)單元格的內(nèi)容自動地應(yīng)用單元格的格式。;.18條件格式 突出顯示單元格規(guī)則：對選定區(qū)域內(nèi)滿足條件的單元格突出顯示，默認(rèn)的規(guī)則是用某種色彩填充單元格背景。條件包括：大于、小于、等于、文本包含等。 項(xiàng)目選取規(guī)則：

7、對選定區(qū)域內(nèi)小于或大于某個閾值的單元格實(shí)施條件格式。 條件包括：值最大的10項(xiàng)、高于平均值等。 數(shù)據(jù)條：以色彩條形圖直觀地表示單元格數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)條長度代表數(shù)值的大小 。 色階：用顏色的深淺表示數(shù)據(jù)的分布和變化，包括雙色階和三色階。雙色階使用兩種顏色的深淺程度比較某個區(qū)域的單元格，顏色的深淺表示值的高低。如在綠色和紅色的雙色刻度中，可指定越高越綠，越低越紅。三色階用三種顏色的深淺表示值的高、中、低。 圖標(biāo)集：按閾值把數(shù)據(jù)分成3-5個類別 ，每個圖標(biāo)代表一個值的范圍，根據(jù)數(shù)據(jù)的大小比例設(shè)置圖標(biāo)的形狀或顏色。當(dāng)單元格中的數(shù)據(jù)滿足某種條件時就設(shè)置某種格式，否則不予設(shè)置。利用此功能，可將單元格中的滿足條件

8、的數(shù)據(jù)進(jìn)行特殊標(biāo)記，以便直觀地查看。;.19分類匯總分類匯總能夠?qū)ぷ鞅頂?shù)據(jù)按不同的類別進(jìn)行匯總，并通過分級顯示方式展現(xiàn)數(shù)據(jù)。客戶名稱客戶名稱數(shù)量數(shù)量銷售額銷售額總成本總成本毛利毛利毛利排名毛利排名如在上表中，按“系列”統(tǒng)計(jì)銷售額、總成本、毛利等數(shù)據(jù)分類之和 先按分類字段“系列”排序; 數(shù)據(jù)|分級顯示|分類匯總(分類字段、匯總方式、匯總項(xiàng))； 刪除分類匯總：分類匯總|全部刪除。;.20EXCEL中的公式Excel中的公式是一種對工作表中的數(shù)值進(jìn)行計(jì)算的等式，它可以幫助用戶快速的完成各種復(fù)雜的運(yùn)算。公式以“=”開始，其后是公式的表達(dá)式，如“=A1+A2”。而且所有公式中的字符均應(yīng)該用半角方式輸入

9、，否則，全角字符將被視為一個字符串。單元格引用單元格引用=(A2+67)/SUM(B2:F2)除法運(yùn)算符除法運(yùn)算符函數(shù)函數(shù)加法運(yùn)算符加法運(yùn)算符常量常量單元格區(qū)域引用單元格區(qū)域引用例如:公式“=(A2+67)/SUM(B2:F2)”;.21EXCEL中的公式 優(yōu)先等級逐步降低優(yōu)先等級逐步降低- （負(fù)號）% （百分號） （指數(shù)符號）* （乘號） / （除號）+ （加號） - （減號）& (連接兩串字符）= = 有括號先做括號里相同級別按自左向右不同級別按自上而下運(yùn)算符及其優(yōu)先級;.22EXCEL中的函數(shù)Excel中所提的函數(shù)其實(shí)是一些預(yù)定義的公式，它們使用一些稱為參數(shù)的特定數(shù)值按特定的順序

10、或結(jié)構(gòu)進(jìn)行計(jì)算。用戶可以直接用它們對某個區(qū)域內(nèi)的數(shù)值進(jìn)行一系列運(yùn)算，如分析和處理日期值和時間值、確定貸款的支付額、確定單元格中的數(shù)據(jù)類型、計(jì)算平均值、排序顯示和運(yùn)算文本數(shù)據(jù)等等。u 函數(shù)的格式 函數(shù)名(參數(shù)1,參數(shù)2,-)u 函數(shù)的種類Excel函數(shù)一共有11類，分別是數(shù)據(jù)庫函數(shù)、日期與時間函數(shù)、工程函數(shù)、財(cái)務(wù)函數(shù)、信息函數(shù)、 邏輯函數(shù)、查詢和引用函數(shù)、數(shù)學(xué)和三角函數(shù)、統(tǒng)計(jì)函數(shù)、文本函數(shù)以及用戶自定義函數(shù)。u 函數(shù)可以嵌套調(diào)用。如：=if( average(A2:A5)50, sum(B2:B5), 0 ) =if(a2=10,“科技處”,if(a2=20,“財(cái)務(wù)處”,“人事處”) ;.23求

11、和選擇需要求和的單元格E2，在開始菜單中找到“自動求和”也可選中E2，在編輯欄中鍵入“=”，輸入公式SUM,選中B2：D2，按Enter鍵;.24求平均數(shù)同理，在開始菜單“自動求和”下拉選項(xiàng)中也可求出平均值;.25常用函數(shù)平均值函數(shù)（AVERAGE） 最大值函數(shù)（MAX）最小值函數(shù)（MIN）你會求了嗎？格式：AVERAGE（number1，number2，）格式：MAX(number1，number2， )格式：MIN(number1，number2， );.26常用函數(shù)IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)Logical_test 表示計(jì)算

12、結(jié)果為 TRUE 或 FALSE 的任意值或表達(dá)式。AB1實(shí)際費(fèi)用預(yù)算費(fèi)用2150090035009004500925公式說明（結(jié)果）=IF(A2B2,“超出,OK)判斷第1行是否超出預(yù)算(超出)=IF(A3B3,超出,OK)判斷第2行是否超出預(yù)算(OK);.27常用函數(shù)A1成績245390478公式說明（結(jié)果）=IF(A289,A,IF(A279,B,IF(A269,C,IF(A259,D,F)為第一個成績指定一個字母等級(F)=IF(A389,A,IF(A379,B,IF(A369,C,IF(A359,D,F)為第二個成績指定一個字母等級(A)=IF(A489,A,IF(A479,B,IF

13、(A469,C,IF(A459,D,F)為第三個成績指定一個字母等級(C)如果成績是則返回大于89A80到89B70到79C60到69D小于60F;.28常用函數(shù)COUNTIF(range,criteria)COUNTIF(range,criteria)Range 為需要計(jì)算其中滿足條件的單元格數(shù)目的單元格區(qū)域，即（范圍）。Criteria 為確定哪些單元格將被計(jì)算在內(nèi)的條件，其形式可以為數(shù)字、表達(dá)式或文本，即（條件）。如：=COUNTIF（DATA，0）返回包含負(fù)值的單元格數(shù)量;.29常用函數(shù)VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,ran

14、ge_lookup)參數(shù)簡單說明輸入數(shù)據(jù)類型lookup_value要查找的值數(shù)值、引用或文本字符串table_array要查找的區(qū)域數(shù)據(jù)表區(qū)域col_index_num返回?cái)?shù)據(jù)在區(qū)域的第幾列數(shù)正整數(shù)range_lookup精確匹配TRUE（或不填） /FALSE;.30公式返回的錯誤值及其產(chǎn)生的原因返回的錯誤值產(chǎn)生的原因#! 公式計(jì)算的結(jié)果太長，單元格列寬不夠；或者單元格中存在無效的日期和時間#DIV/0！公式或函數(shù)中的除數(shù)為零，或?yàn)榭瞻讍卧?N/A 公式中無可用的數(shù)值或缺少函數(shù)參數(shù)#NAME?刪除了公式中使用的名稱，或使用了不存在的名稱，以及包含不可識別的文本#NULL！使用了不正確的區(qū)

15、域運(yùn)算，或者引用單元格之間的交集為空格#NUM！在需要數(shù)字參數(shù)的函數(shù)中使用了無效的數(shù)值，或者公式計(jì)算結(jié)果的數(shù)字太大或太小，Excel無法表示#REF！單元格引用無效，刪除或覆蓋了由其他公式引用的單元格，或?qū)⒁苿訂卧裾迟N到其他公式引用的單元格中#VALUE!使用的參數(shù)或者運(yùn)算對象的類型不正確，例如當(dāng)公式中需要輸入數(shù)字或邏輯值時輸入了文本圖表應(yīng)用;.32圖表應(yīng)用 創(chuàng)建數(shù)據(jù)圖表有助于進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，看清數(shù)據(jù)間彼此的關(guān)聯(lián)及差異，有助于預(yù)測和決策。 建立數(shù)據(jù)圖表時關(guān)鍵在于選擇好源數(shù)據(jù)和圖表類型。;.33認(rèn)識EXCEL圖表繪圖區(qū) 數(shù)據(jù)系列 圖表標(biāo)題圖表區(qū)圖例坐標(biāo)軸X坐標(biāo)軸Y 一般情況下圖表有兩個坐標(biāo)軸：X

16、軸（刻度類型為時間軸、分類軸或數(shù)值軸）和Y軸（刻度類型為數(shù)值軸）。 三維圖表有第3個軸：Z軸（刻度類型為系列軸）。 餅圖或圓環(huán)圖沒有坐標(biāo)軸。 雷達(dá)圖只有數(shù)值軸，沒有分類軸。;.34圖表應(yīng)用柱狀圖柱形圖用于顯示一段時間內(nèi)的數(shù)據(jù)變化或顯示各項(xiàng)之間的比較情況。 在柱形圖中，通常沿水平軸組織類別，而沿垂直軸組織數(shù)值。;.35圖表應(yīng)用餅圖餅圖顯示一個數(shù)據(jù)系列 （數(shù)據(jù)系列：在圖表中繪制的相關(guān)數(shù)據(jù)點(diǎn)，這些數(shù)據(jù)源自數(shù)據(jù)表的行或列。圖表中的每個數(shù)據(jù)系列具有唯一的顏色或圖案并且在圖表的圖例中表示?？梢栽趫D表中繪制一個或多個數(shù)據(jù)系列。餅圖只有一個數(shù)據(jù)系列。）中各項(xiàng)的大小與各項(xiàng)總和的比例。 ;.36圖表應(yīng)用折線圖銷售

17、額第1季度5第2季度8第3季度11第4季度16折線圖可以顯示隨時間（根據(jù)常用比例設(shè)置）而變化的連續(xù)數(shù)據(jù)，因此非常適用于顯示在相等時間間隔下數(shù)據(jù)的趨勢。在折線圖中，類別數(shù)據(jù)沿水平軸均勻分布，所有值數(shù)據(jù)沿垂直軸均勻分布。;.37圖表應(yīng)用條形圖類似于柱形圖，強(qiáng)調(diào)各個數(shù)據(jù)項(xiàng)之間的差別情況?？v軸為分類項(xiàng)，橫軸為數(shù)值項(xiàng)，這樣可以突出數(shù)值的比較。銷售額銷售額第第1 1季度季度5第第2 2季度季度8第第3 3季度季度11第第4 4季度季度16;.38設(shè)置圖表格式選中圖表，右鍵，選擇設(shè)置圖表區(qū)域格式。保存與打印;.40工作簿的保護(hù)在Excel中，可以設(shè)置工作簿的保護(hù)功能來限制修改。;.41頁面設(shè)置可以對工作表的頁面進(jìn)行設(shè)置，調(diào)整頁邊距、頁眉、頁腳等。;.42頁面設(shè)置還可以對EXCEL的打印區(qū)域進(jìn)行設(shè)置;.43部分快捷鍵的使用插入、刪除和復(fù)制選中區(qū)域 復(fù)制選定區(qū)域 CTRL+C 粘貼選定區(qū)域 CTRL+V 剪切選定區(qū)域 CTRL+X 清除選定區(qū)域的內(nèi)容