高速公路檔案編制辦法

1、目 錄1竣工文件編制總體要求11.1總則11.2組織機(jī)構(gòu)及職責(zé)21.2.1組織機(jī)構(gòu)21.2.2各單位職責(zé)21.3竣工文件管理控制措施41.3.1總體控制措施41.3.2過(guò)程控制措施42竣工文件構(gòu)成與整理92.1竣工文件組成92.2竣工文件的歸檔范圍與責(zé)編單位92.2.1建設(shè)單位92.2.2設(shè)計(jì)單位102.2.3施工單位102.2.4監(jiān)理單位102.2.5 科研單位112.3竣工文件的整理方法122.3.1工程檔案的形成與整理123竣工文件編制及質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)要求183.1竣工文件編制要求183.2聲像檔案編制要求193.2.1工程聲像檔案質(zhì)量要求203.2.2公路工程聲像檔案歸檔范圍214竣工圖編制

2、214.1竣工圖編制的一般規(guī)定214.1.1竣工圖基本概念214.1.2竣工圖的編制范圍224.1.3竣工圖編制方法224.1.4竣工圖繪制要求244.1.5竣工圖的匯總254.2單項(xiàng)工程竣工圖編制規(guī)定264.2.1定線數(shù)據(jù)竣工圖264.2.2路線平面、縱面竣工圖264.2.3路基工程竣工圖274.2.4路面工程竣工圖284.2.5大、中橋梁工程竣工圖294.2.6小橋、涵洞、通道竣工圖304.2.7互通式立交工程竣工圖304.2.8收費(fèi)設(shè)施工程竣工圖314.2.9交通安全設(shè)施工程竣工圖324.2.10監(jiān)控和通信工程竣工圖324.2.11供電照明系統(tǒng)竣工圖334.2.12服務(wù)區(qū)土建工程竣工圖3

3、44.3竣工圖編制流程344.3.1前期基礎(chǔ)資料準(zhǔn)備364.3.2竣工草圖繪制364.3.3竣工草圖繪制檢查364.3.4竣工草圖報(bào)送364.3.5監(jiān)理單位審核374.3.6管理處抽查374.3.7竣工圖定稿375竣工文件組卷及整裝要求375.1竣工文件組卷要求375.2案卷內(nèi)科技文件材料的排列395.3案卷的構(gòu)成及編目415.4案卷裝訂要求446竣工文件電子化管理456.1電子化基礎(chǔ)工作456.1.1試驗(yàn)檢測(cè)數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)456.1.2圖文資料與竣工檔案管理系統(tǒng)466.2電子文件管理辦法466.3電子文件形成476.4電子文件掃描質(zhì)量要求486.5電子文件的歸檔496.6電子文件的移交和接收5

4、07竣工文件審查518竣工文件驗(yàn)收和移交529工程交（竣）工檔案專項(xiàng)驗(yàn)收5310附則54附件54附件1合同段單位、分部、分項(xiàng)工程劃分原則表54附件3分項(xiàng)工程質(zhì)檢用表目錄54附件5文件材料歸檔范圍、保管期限及責(zé)編單位一覽表54附件6監(jiān)理、施工單位綜合文件分類大綱54附件7 建設(shè)、監(jiān)理、施工單位文件案卷題名案例54附件8檔案盒格式54附件9卷內(nèi)目錄填寫案例54附件10 檔案移交書54 16 1 竣工文件編制總體要求1.1 總則（1）為規(guī)范廣東省龍懷高速龍川到連平龍連段項(xiàng)目竣工文件材料立卷歸檔工作，保證建設(shè)項(xiàng)目檔案質(zhì)量，使其能夠完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，根據(jù)中華人民共和國(guó)檔案法和中華人民共和國(guó)檔案

5、法實(shí)施辦法、重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法（檔發(fā)20062號(hào)）、廣東省檔案局廣東省發(fā)展改革委員會(huì)轉(zhuǎn)發(fā)國(guó)家檔案局國(guó)家發(fā)展和改革委員會(huì)關(guān)于印發(fā)<重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法>的通知檔發(fā)200632號(hào)、交通建設(shè)項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收辦法交辦發(fā)2007436號(hào)、關(guān)于印發(fā)公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料立卷歸檔管理辦法的通知(交辦發(fā)2010382號(hào))、公路工程竣(交)工驗(yàn)收辦法交公路發(fā)201065號(hào)、關(guān)于印發(fā)廣東省交通運(yùn)輸廳關(guān)于公路建設(shè)工程項(xiàng)目檔案的管理辦法粵交辦2012406號(hào)、中華人民共和國(guó)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)cjj/t117-2007建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范、gb/t11822-2008科技技術(shù)檔案案卷構(gòu)成一般要求、照

6、片檔案整理規(guī)范及國(guó)家有關(guān)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，結(jié)合本項(xiàng)目的具體情況，特制定本暫行辦法。若有新的制度或規(guī)定,將另行發(fā)文，兩者有沖突的話，以管理處新發(fā)文件為準(zhǔn)。（2）本辦法所稱竣工文件是指廣東省龍懷高速龍川到連平龍連段項(xiàng)目在提出、立項(xiàng)、審批、勘察設(shè)計(jì)、施工、竣工等全過(guò)程中形成的具有保存、查考利用價(jià)值的文字材料、圖紙、圖表、計(jì)算、聲像等各種形式和載體的文件材料。（3）竣工文件是工程建設(shè)的原始記錄，是對(duì)工程建設(shè)整個(gè)過(guò)程的真實(shí)記載，又是檢驗(yàn)工程質(zhì)量、結(jié)算工程建設(shè)投資、交付使用、建立固定資產(chǎn)的重要依據(jù)，它還是新建工程投入運(yùn)營(yíng)、使用、管理、維修、養(yǎng)護(hù)、確保生產(chǎn)能力的參考依據(jù)。在工程改建、擴(kuò)建時(shí)，也將是不可缺少的

7、重要基礎(chǔ)及依據(jù)性資料。（4）竣工文件的形成、整理、編制和歸檔工作應(yīng)當(dāng)與廣東省龍懷高速龍川到連平龍連段項(xiàng)目建設(shè)、竣（交）工驗(yàn)收同步進(jìn)行。（5）廣東省龍懷高速龍川到連平龍連段項(xiàng)目各參建單位在進(jìn)行竣工文件編制工作時(shí)，均應(yīng)遵守本辦法。（6）凡建設(shè)期間國(guó)家、省、市等上級(jí)主管部門頒發(fā)新規(guī)定時(shí)，項(xiàng)目各參建單位均應(yīng)按要求執(zhí)行新規(guī)定，涉及向不同部門移交檔案時(shí)，應(yīng)按接收部門要求或相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。1.2 組織機(jī)構(gòu)及職責(zé)1.2.1 組織機(jī)構(gòu)為保證各參建單位能在各自職責(zé)范圍內(nèi)做好與本項(xiàng)目有關(guān)文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作，管理處明確了檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)并建立項(xiàng)目檔案管理架構(gòu)（見(jiàn)圖1），各參建單位應(yīng)根據(jù)管理處要求層層建

8、立檔案管理崗位責(zé)任制。連平段項(xiàng)目管理處第一總監(jiān)辦第二總監(jiān)辦第三總監(jiān)辦第五合同段路基橋涵（收費(fèi)站1座）第二合同段路基橋涵第一合同段路基、橋梁第三合同段路基橋涵第四合同段第六合同段第七合同段第八合同段第九合同段路基、隧道第十合同段土建工程第十一合同段第十二合同段第十三合同段第十四合同段土建工程第十五合同段第十六合同段圖1 項(xiàng)目檔案管理架構(gòu)1.2.2 各單位職責(zé)管理處就參加本項(xiàng)目建設(shè)和管理的監(jiān)理、施工單位檔案管理職責(zé)規(guī)定如下：1.2.2.1 建設(shè)單位廣東省龍懷高速龍川到連平龍連段管理處對(duì)項(xiàng)目檔案工作實(shí)行統(tǒng)一管理，對(duì)本單位各部門和設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、科研等參建單位進(jìn)行有效的監(jiān)督、指導(dǎo)，確保項(xiàng)目檔案工作與

9、項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行。項(xiàng)目檔案業(yè)務(wù)上受省交通廳及省、市檔案主管部門的指導(dǎo)與監(jiān)督。在工程開(kāi)工前編制該項(xiàng)目的竣工文件編制辦法并組織各參建單位進(jìn)行學(xué)習(xí)。管理處將根據(jù)工程進(jìn)度填寫國(guó)家、省重點(diǎn)項(xiàng)目檔案管理登記表并報(bào)送省檔案局、省交通廳等行業(yè)管理和上級(jí)部門。1.2.2.2 監(jiān)理單位（或試驗(yàn)檢測(cè)中心）（1）監(jiān)理單位必須成立與項(xiàng)目檔案管理相適應(yīng)的管理機(jī)構(gòu)和人員，明確分管工程檔案的領(lǐng)導(dǎo)，在管理全過(guò)程中不允許隨意更換項(xiàng)目檔案管理人員（管理處要求更換除外）。（2）按時(shí)完成與工程監(jiān)理有關(guān)的檔案收集、整理、保管和移交工作。（3）各監(jiān)理單位應(yīng)將竣工文件的編制和檔案整理工作作為工程質(zhì)量監(jiān)理工作的內(nèi)容之一，對(duì)承包人進(jìn)行監(jiān)督管理。

10、（4）及時(shí)全面審查施工單位上報(bào)的工程檔案，監(jiān)理必須慎重行使個(gè)人簽字權(quán)，對(duì)已簽認(rèn)文件的準(zhǔn)確性、真實(shí)性和完整性負(fù)責(zé)。（5）督促和協(xié)助施工單位技術(shù)負(fù)責(zé)人審查竣工文件編制是否完整、準(zhǔn)確，并簽字確認(rèn)，切實(shí)保證竣工文件的內(nèi)在質(zhì)量。（6）協(xié)助管理處對(duì)各參建單位的原始記錄情況、資料整理情況、電子文件的編制情況進(jìn)行檢查并形成相應(yīng)的記錄文件，并責(zé)令各參建單位限期整改在檢查中被發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題。（7）監(jiān)理單位要參與項(xiàng)目檔案預(yù)驗(yàn)收和正式驗(yàn)收，并在項(xiàng)目檔案驗(yàn)收會(huì)議上匯報(bào)項(xiàng)目檔案質(zhì)量的審核情況，并配合及協(xié)助項(xiàng)目檔案驗(yàn)收組的檔案驗(yàn)收工作。1.2.2.3 施工單位（1）施工單位必須成立與項(xiàng)目檔案管理相適應(yīng)的管理機(jī)構(gòu)和人員，明確分管

11、工程檔案的領(lǐng)導(dǎo)，在管理全過(guò)程中不允許隨意更換項(xiàng)目檔案管理人員（管理處要求更換除外）。（2）負(fù)責(zé)施工單位職責(zé)范圍內(nèi)竣工資料的形成、收集、積累和整理。（3）按時(shí)完成與工程施工有關(guān)的檔案收集、整理、保管工作；按項(xiàng)目檔案的規(guī)范要求進(jìn)行自檢，提供需要計(jì)量的工程的相應(yīng)檔案資料、工程圖紙等。（4）負(fù)責(zé)竣工圖的編制。（5）對(duì)上報(bào)的項(xiàng)目檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性負(fù)全責(zé)，即使得到監(jiān)理、檔案管理組和業(yè)主的簽認(rèn)，施工單位仍不能免除在該方面的責(zé)任。（6）按管理處要求上報(bào)檔案資料及電子資料的整理情況。（7）施工單位應(yīng)參與項(xiàng)目檔案預(yù)驗(yàn)收和正式驗(yàn)收會(huì)。1.3 竣工文件管理控制措施1.3.1 總體控制措施（1）工程檔案管理工

12、作應(yīng)與高速公路建設(shè)同步進(jìn)行，即從項(xiàng)目立項(xiàng)開(kāi)始就著手進(jìn)行文件材料的收集、積累和整理工作。在工程實(shí)施階段，檢查工程進(jìn)度與施工質(zhì)量時(shí)，要同時(shí)檢查工程檔案的收集、整理情況。進(jìn)行單位、分部、分項(xiàng)工程質(zhì)量等級(jí)評(píng)定和單項(xiàng)工程驗(yàn)收時(shí)，要同時(shí)驗(yàn)收應(yīng)歸檔文件材料的完整程度與整理質(zhì)量，并在驗(yàn)收后，及時(shí)整理歸檔，基本做到工程完工，資料整理基本完成。全過(guò)程對(duì)竣工文件的質(zhì)量控制，實(shí)現(xiàn)竣工文件的形成、整理、歸檔要按“三個(gè)同步”來(lái)進(jìn)行，即：工程立項(xiàng)開(kāi)工與工程資料收集同步、工程施工過(guò)程與工程資料形成同步、工程完（竣）工驗(yàn)收與合同交（竣）工資料驗(yàn)收同步。（2）本項(xiàng)目將建立“四納入”和“三參加”制度對(duì)檔案工作實(shí)施管理?！八募{入”即

13、將建設(shè)工程文件材料的形成、積累、整理、歸檔工作納入工程計(jì)劃管理工作；納入施工管理及考核范圍；納入有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和工程技術(shù)人員的崗位職責(zé)中；納入經(jīng)濟(jì)責(zé)任制。“三參加”即建設(shè)項(xiàng)目專職檔案員要參加工作例會(huì)和工程質(zhì)量評(píng)定會(huì)；參加設(shè)備開(kāi)箱驗(yàn)收；參加工程合同段驗(yàn)收和項(xiàng)目交工和竣工驗(yàn)收。（3）項(xiàng)目檔案管理工作質(zhì)量的高低是衡量高速公路建設(shè)質(zhì)量的一個(gè)重要方面。對(duì)于未能按要求完成竣工文件編制和檔案整理工作的，管理處將通過(guò)扣發(fā)工程質(zhì)量保證金等措施督促相關(guān)單位做好檔案管理工作。1.3.2 過(guò)程控制措施本項(xiàng)目以檔案管理系統(tǒng)為載體，制定全方位的檔案管理方案；全程跟蹤、監(jiān)督檔案管理進(jìn)度，有效保障項(xiàng)目檔案管理工作及時(shí)、真實(shí)、準(zhǔn)確、

14、完整、系統(tǒng)。1.3.2.1 建立健全檔案資料管理體系 為有效開(kāi)展檔案管理工作，項(xiàng)目管理處、監(jiān)理單位、施工單位共同成立項(xiàng)目檔案管理小組。在日常檔案培訓(xùn)、檢查、電子化、竣工圖編制、檔案驗(yàn)收工作中，以小組為單位開(kāi)展工作。檔案管理小組要求監(jiān)理單位及各施工單位成立竣工文件編制小組，形成檔案由專人負(fù)責(zé)編制，專人進(jìn)行管理。1.3.2.2 明確編制標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行專業(yè)人員培訓(xùn)本項(xiàng)目以“建設(shè)一流項(xiàng)目，創(chuàng)建一流工程檔案”為竣工文件編制的基本宗旨，以認(rèn)真貫徹國(guó)家有關(guān)規(guī)定為竣工文件編制的基本法則，以竣工文件的形成、整理、編制和歸檔工作與項(xiàng)目建設(shè)和竣(交) 工驗(yàn)收同步進(jìn)行為竣工文件編制的基本要求。在此準(zhǔn)則下，結(jié)合項(xiàng)目特點(diǎn)并根

15、據(jù)項(xiàng)目實(shí)際情況，按照交通部門對(duì)公路工程檔案的有關(guān)規(guī)定，借鑒其它高速公路的寶貴經(jīng)驗(yàn)，管理處、編制廣東省龍懷高速龍川到連平龍連段項(xiàng)目竣工文件編制辦法，下發(fā)給各施工單位及監(jiān)理單位，統(tǒng)一模式，使資料收集工作有章可循，有據(jù)可依。開(kāi)工后，檔案管理小組舉辦檔案資料管理培訓(xùn)，同時(shí)，為達(dá)到檔案移交進(jìn)館的要求，邀請(qǐng)上級(jí)檔案主管部門專業(yè)人員進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)授課指導(dǎo)。為提高全線檔案資料員的專業(yè)素質(zhì)，要求全線所有的檔案員都參加檔案編制學(xué)習(xí)，符合資格后才能參與本項(xiàng)目的竣工檔案資料編制工作。1.3.2.3 統(tǒng)一單位、分部、分項(xiàng)工程劃分原則工程開(kāi)工之前應(yīng)按公路工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)（jtg f80/1-2004）及廣東省龍懷高速龍川到

16、連平龍連段項(xiàng)目合同段單位、分部、分項(xiàng)劃分原則表中的要求進(jìn)行單位、分部、分項(xiàng)工程的劃分，為竣工文件的編制做好準(zhǔn)備工作。管理處依據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)結(jié)合項(xiàng)目實(shí)際情況，統(tǒng)一了本項(xiàng)目單位、分部、分項(xiàng)工程劃分原則（附件1）。由施工單位依據(jù)工程劃分原則，完成本項(xiàng)目單位、分部、分項(xiàng)工程劃分工作并由監(jiān)理單位審核通過(guò)后，報(bào)備管理處。施工過(guò)程中，若由于工程變更等原因，導(dǎo)致工程劃分變動(dòng)的，由施工單位依據(jù)劃分原則調(diào)整工程劃分報(bào)監(jiān)理審查通過(guò)后，報(bào)備管理處。1.3.2.4 統(tǒng)一工程單元編碼原則本項(xiàng)目引進(jìn)了檔案管理系統(tǒng)。為方便系統(tǒng)各軟件間共享、關(guān)聯(lián)及網(wǎng)絡(luò)查詢，管理處要求各施工單位在公路工程質(zhì)量評(píng)定檢驗(yàn)系統(tǒng)啟動(dòng)后，完成系統(tǒng)中分項(xiàng)工程所

17、含工程內(nèi)容的細(xì)化工作（細(xì)化為單個(gè)構(gòu)件）的同時(shí)對(duì)細(xì)化工程單元進(jìn)行工程編碼。為統(tǒng)一本項(xiàng)目各合同段工程單元編碼，管理處明確了檔案系統(tǒng)中分項(xiàng)工程細(xì)化內(nèi)容編碼原則（附件2）。1.3.2.5 統(tǒng)一工程用表項(xiàng)目施工技術(shù)資料需用到的各類評(píng)定表、質(zhì)量檢查表、施工檢查表、試驗(yàn)記錄表，監(jiān)理組織施工單位根據(jù)工程實(shí)際情況并結(jié)合廣東省質(zhì)量監(jiān)督檢查站的公路工程管理用表，統(tǒng)一了廣東省龍懷高速龍川到連平龍連段項(xiàng)目工程用表，同時(shí)明確“分項(xiàng)工程質(zhì)檢用表目錄”（附件3）。各施工、監(jiān)理單位根據(jù)各合同段的實(shí)際情況選填相關(guān)分項(xiàng)表格。若施工過(guò)程中，因施工工藝變化，在“分項(xiàng)工程質(zhì)檢用表目錄”沒(méi)有相關(guān)用表時(shí)，施工單位應(yīng)向監(jiān)理單位或業(yè)主單位提出，

18、由監(jiān)理單位草擬相關(guān)用表，報(bào)業(yè)主批示后增加使用。監(jiān)理單位指導(dǎo)各施工單位建立統(tǒng)一的施工文件整理臺(tái)帳，以避免施工過(guò)程中因工程實(shí)體的變化和表格的變化，而導(dǎo)致竣工資料的不必要返工。1.3.2.6 依據(jù)工程劃分，統(tǒng)一工程質(zhì)量評(píng)分程序依據(jù)單位、分部、分項(xiàng)工程劃分，為避免因理解方式不同導(dǎo)致出現(xiàn)不同的評(píng)分方式，各監(jiān)理及施工單位均遵照公路工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)（jtg f80/1-2004）有關(guān)規(guī)定進(jìn)行評(píng)定。1.3.2.7 推行資料首件制為保證各參建單位同種工序質(zhì)檢資料用表統(tǒng)一和填寫規(guī)范，本項(xiàng)目要求各監(jiān)理單位對(duì)質(zhì)檢資料管理實(shí)行“首件制”。具體實(shí)施要求如下：（1）每個(gè)不同類型的分項(xiàng)工程開(kāi)工時(shí)，監(jiān)理單位應(yīng)組織施工單位和

19、駐地辦編制工序資料樣板和工序用表目錄。（2）在各單位編制的資料樣板和工序用表目錄的基礎(chǔ)上，監(jiān)理單位根據(jù)管理處印發(fā)的分項(xiàng)工程質(zhì)檢用表目錄和施工現(xiàn)場(chǎng)情況，結(jié)合所管轄各施工單位不同施工工藝，審核工序用表后，印發(fā)分項(xiàng)工序用表目錄和填寫要求，并同時(shí)報(bào)備管理處。（3）在監(jiān)理單位印發(fā)分項(xiàng)工序用表后，各施工單位應(yīng)組織各工區(qū)資料員進(jìn)行培訓(xùn)，培訓(xùn)應(yīng)有記錄，避免因個(gè)人理解差異造成資料用表和填寫形式不統(tǒng)一。（4）當(dāng)涉及2個(gè)監(jiān)理單位同類型分項(xiàng)工程同種施工方法的工序用表不一致時(shí)，由管理處召集相關(guān)人員討論并統(tǒng)一。（5）若涉及因施工內(nèi)容、方法和工藝等發(fā)生變化，出現(xiàn)管理處印發(fā)的施工用表不適用的情況時(shí)，由監(jiān)理單位組織施工單位按表

20、格變更程序辦理增加或修改用表，并同時(shí)報(bào)備管理處。1.3.2.8 利用檔案系統(tǒng)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)竣工資料電子化管理，提高竣工資料的利用價(jià)值項(xiàng)目從立項(xiàng)到竣工驗(yàn)收整個(gè)過(guò)程會(huì)形成大量的竣工資料，竣工資料的形成、保管、檢索利用變得困難，采用先進(jìn)的管理手段對(duì)竣工資料進(jìn)行管理將會(huì)提高竣工資料的利用價(jià)值。（1）項(xiàng)目開(kāi)工后，利用竣工文檔系統(tǒng)對(duì)各種管理性文件進(jìn)行電子化管理，減少資料查詢和檢索利用的工作量。（2）從項(xiàng)目開(kāi)工就電子化管理設(shè)計(jì)圖紙，并采用竣工文件管理系統(tǒng)進(jìn)行管理便于查詢和檢索，以提高其在施工過(guò)程中的利用。（3）施工、監(jiān)理單位在完成紙質(zhì)的基礎(chǔ)上通過(guò)掃描實(shí)現(xiàn)電子化，運(yùn)用檔案管理系統(tǒng)完成檔案文件的整理組卷及歸檔工作，同

21、時(shí)為計(jì)量支付提供可靠的依據(jù)。（4）施工過(guò)程中根據(jù)設(shè)計(jì)圖紙、變更圖紙、變更工程數(shù)量表及變更令形成電子版竣工圖，并采用檔案系統(tǒng)進(jìn)行管理，為工程計(jì)量支付、結(jié)算、決算及審計(jì)提供可靠的依據(jù)。1.3.2.9 開(kāi)展監(jiān)督檢查及指導(dǎo)工作（1）在工程實(shí)施期間，檔案管理小組通過(guò)定期檢查和不定期抽查，要求各施工單位及監(jiān)理單位隨時(shí)保證資料的及時(shí)性、真實(shí)性及完整性。對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)下發(fā)整改通報(bào)要求承包人整改落實(shí)。（2）項(xiàng)目檔案管理謹(jǐn)遵“提前策劃、前緊后松”的原則，在項(xiàng)目檔案管理工作完全規(guī)范之前，檔案管理小組每月定期開(kāi)展檔案檢查，并將檢查結(jié)果形成檢查通報(bào)予以印發(fā)。檢查結(jié)果提交給管理處相關(guān)的部門，并針對(duì)檢查情況進(jìn)行評(píng)比，以此

22、來(lái)鼓勵(lì)與鞭策各施工單位。（3）檔案管理小組將會(huì)同管理處相關(guān)部門開(kāi)展月度及季度大檢查，并在檢查通報(bào)中體現(xiàn)檔案檢查情況。1.3.2.10 通過(guò)計(jì)量支付手段，確保工程檔案資料與工程同步進(jìn)行為做到檔案資料與工程同步，施工單位計(jì)量支付文件報(bào)管理處工程部預(yù)審時(shí)，對(duì)計(jì)量文件相對(duì)應(yīng)資料進(jìn)行審查，所申報(bào)計(jì)量的分項(xiàng)工程，如果資料不完善的不予以計(jì)量。1.3.2.11 嚴(yán)格審查分項(xiàng)完工資料，有效控制竣工文件過(guò)程整理進(jìn)度通過(guò)竣工文件整理階段性工作的控制，為合同段交工驗(yàn)收時(shí)，工程檔案能與工程實(shí)體同步收口奠定基礎(chǔ)。管理處在通過(guò)開(kāi)展檔案檢查和計(jì)量支付方式控制日常檔案資料進(jìn)度的基礎(chǔ)上，結(jié)合以分項(xiàng)工程為控制單元，控制工程技術(shù)資料

23、的階段整理工作進(jìn)度，將竣工文件的整理工作過(guò)程化。分項(xiàng)工程施工技術(shù)資料達(dá)到整理要求后，由監(jiān)理單位簽發(fā)分項(xiàng)工程完工證書，憑分項(xiàng)完工證書進(jìn)行分項(xiàng)完工計(jì)量。1.3.2.12 嚴(yán)把檔案資料審查與入庫(kù)關(guān)各施工單位竣工資料編制完成后，交監(jiān)理處預(yù)審合格，如果不合格，各單位應(yīng)該按要求進(jìn)行整改。2 竣工文件構(gòu)成與整理2.1 竣工文件組成（1）項(xiàng)目檔案資料總共由十部分構(gòu)成。序號(hào)項(xiàng) 目序號(hào)項(xiàng) 目1立項(xiàng)審批文件5施工文件2設(shè)計(jì)基礎(chǔ)文件6監(jiān)理文件3設(shè)計(jì)文件7竣工文件4工程管理文件8科研項(xiàng)目文件表1 檔案資料分類（2）管理處結(jié)合項(xiàng)目管理模式、管理處機(jī)構(gòu)設(shè)置及部門職能劃分原則，對(duì)本項(xiàng)目檔案資料歸檔范圍、主要流向、保管期限及責(zé)

24、任編制單位進(jìn)行了劃分（附件5）。2.2 竣工文件的歸檔范圍與責(zé)編單位管理處負(fù)責(zé)組織協(xié)調(diào)本項(xiàng)目整個(gè)竣工文件的編制工作。施工、設(shè)計(jì)、監(jiān)理單位在完成各自竣工資料的編制工作后，應(yīng)分別向業(yè)主及有關(guān)檔案管理部門移交。依據(jù)本項(xiàng)目“項(xiàng)目文件材料歸檔范圍、主要流向、保管期限及責(zé)編單位一覽表”，特就各責(zé)編單位職責(zé)范圍內(nèi)的資料收集和整理作如下說(shuō)明：2.2.1 建設(shè)單位建設(shè)單位完成責(zé)編單位為建設(shè)單位的所有資料的收集、整理和歸檔。其中，可行性研究、交（竣）工驗(yàn)收階段所形成的文件材料由管理處會(huì)同相關(guān)主管部門負(fù)責(zé)整理立卷。管理處的綜合管理性文件材料可按問(wèn)題、時(shí)間或重要程度整理、組卷。項(xiàng)目征地拆遷文件、招投標(biāo)及合同文件、工程

25、造價(jià)文件、工程決算及審計(jì)報(bào)告等有關(guān)文件材料分別由管理處相關(guān)部門根據(jù)文件材料形成的階段、性質(zhì)、內(nèi)容分類整理、組卷。2.2.2 設(shè)計(jì)單位本項(xiàng)目的設(shè)計(jì)資料由管理處相關(guān)部門會(huì)同設(shè)計(jì)單位完成收集和整理。工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)文件材料包括設(shè)計(jì)基礎(chǔ)材料和設(shè)計(jì)文件。地質(zhì)勘察資料、初步設(shè)計(jì)、總體規(guī)劃設(shè)計(jì)、工程概預(yù)算、施工圖設(shè)計(jì)、專項(xiàng)工程勘察設(shè)計(jì)文件、設(shè)計(jì)計(jì)算書等，由管理處會(huì)同設(shè)計(jì)單位按項(xiàng)目、分不同階段及專業(yè)分別整理、組卷。2.2.3 施工單位負(fù)責(zé)各自施工階段形成的文件材料的收集、整理和組卷。（1）工程項(xiàng)目施工階段形成的文件材料，包括施工過(guò)程中產(chǎn)生的一切施工技術(shù)資料及原始記錄、統(tǒng)計(jì)資料、綜合文件等，原則上一律以合同段為單位

26、分別編制，各合同段的起終點(diǎn)樁號(hào)以施工圖設(shè)計(jì)為準(zhǔn)。（2）當(dāng)一個(gè)承包人同時(shí)承建同一項(xiàng)目的若干單位工程時(shí)，工程施工綜合文件可以合并組織，工程施工技術(shù)文件則應(yīng)按單位工程組織。當(dāng)一個(gè)單位工程由若干承包人承建，各承包人應(yīng)各自組織整理所承建工程的工程施工文件材料，然后由管理處或指定的承包人進(jìn)行匯總。（3）竣工圖（紙質(zhì)竣工圖和竣工圖磁盤數(shù)據(jù)文件）是建筑工程在施工中所繪制的一種“定型”圖樣。它是建筑物、構(gòu)筑物工程施工結(jié)果在圖紙（或圖形數(shù)據(jù)）上的反映，是最真實(shí)的記錄，是竣工檔案的核心?？⒐D由承包人負(fù)責(zé)編制，因重大（特大）設(shè)計(jì)變更需要重新繪制竣工圖，要分清原因，由責(zé)任方負(fù)責(zé)。 2.2.4 監(jiān)理單位建立單位完成工程

27、項(xiàng)目監(jiān)理文件材料的收集和整理。 工程項(xiàng)目監(jiān)理文件材料，包括監(jiān)理綜合文件材料、監(jiān)理指令、停（復(fù)）工令、備忘錄、有關(guān)會(huì)議紀(jì)要、施工質(zhì)量及進(jìn)度、合同等的管理文件，工程計(jì)量與支付（含監(jiān)理單位及所管轄合同段）、與合同各方的往來(lái)文件、監(jiān)理抽檢資料等均由監(jiān)理單位按合同段、階段、問(wèn)題分類等進(jìn)行整理、組卷。2.2.5 ，科研單位科研項(xiàng)目文件材料由科研單位按課題從準(zhǔn)備立項(xiàng)階段、研究實(shí)驗(yàn)階段、總結(jié)鑒定階段、成果申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)和推廣應(yīng)用等階段收集整理相關(guān)資料。2.3 竣工文件的整理方法項(xiàng)目檔案主要包括項(xiàng)目行政檔案和項(xiàng)目工程檔案，項(xiàng)目行政檔案部分在（質(zhì)量管理辦法匯總）中已有詳細(xì)的介紹，在明確各參建單位檔案資料歸檔范圍的基礎(chǔ)上

28、，針對(duì)項(xiàng)目工程檔案資料的整理方法作如下說(shuō)明：2.3.1 工程檔案的形成與整理項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，針對(duì)各參建單位形成的項(xiàng)目工程檔案，有關(guān)整理要求分述如下：2.3.1.1 建設(shè)單位2.3.1.1.1 可行性研究在項(xiàng)目可行性階段，按基建程序流程規(guī)定的先后順序，遵循請(qǐng)示與批復(fù)配套，批復(fù)在前請(qǐng)示在后的排列順序整理、組卷。2.3.1.1.2 項(xiàng)目開(kāi)工手續(xù)類文件項(xiàng)目開(kāi)工手續(xù)類文件包括開(kāi)工申請(qǐng)及批復(fù)，施工許可證等文件，按程序?qū)徟群箜樞蚺帕薪M卷。2.3.1.1.3 征地拆遷資料征地拆遷資料分綜合部分、征地拆遷合同及相關(guān)文件、征拆往來(lái)文件三大部分整理。（1） 綜合部分資料主要按用地手續(xù)、征拆共用資料、征拆統(tǒng)計(jì)資料三

29、類按時(shí)間先后順序整理、組卷。其中用地手續(xù)含項(xiàng)目規(guī)劃選址意見(jiàn)書、用地預(yù)審、規(guī)劃許可及相關(guān)征地批文等，按行政辦理程序的先后順序整理。征拆共用資料含共用的測(cè)繪、評(píng)估合同以及征拆方面共用的其他資料，按時(shí)間先后順序整理。（2） 征地拆遷合同（協(xié)議書）及相關(guān)文件整理時(shí)以合同為主線，將與征拆合同事項(xiàng)有關(guān)的合同（協(xié)議書）簽署過(guò)程中有關(guān)請(qǐng)示、合同談判會(huì)議紀(jì)要及相關(guān)備忘錄、合同（協(xié)議書）的費(fèi)用支持、支付文件，合同（協(xié)議書）范圍內(nèi)的測(cè)繪、評(píng)估報(bào)告等資料形成的先后順序整理、組卷。（3） 征拆往來(lái)文件主要包括征地拆遷的請(qǐng)示報(bào)告及相關(guān)批復(fù)文件和征拆協(xié)調(diào)類來(lái)往文件。征拆往來(lái)文件按問(wèn)題、類別、時(shí)間進(jìn)行整理。整理過(guò)程中，不論請(qǐng)

30、示或函件，凡協(xié)調(diào)同一問(wèn)題的文件均一起歸檔。若文件無(wú)法按問(wèn)題分類整理時(shí)，應(yīng)采用類別（上行文和平行文）分類整理。其中來(lái)往文件歸檔須遵循請(qǐng)示與批復(fù)（來(lái)函與復(fù)函）配套整理。2.3.1.1.4 項(xiàng)目招、投標(biāo)文件（1）招投標(biāo)文件材料的組成，如下表所示：招投標(biāo)文件材料的組成招、投標(biāo)前期準(zhǔn)備階段文件招標(biāo)機(jī)構(gòu)成立有關(guān)文件標(biāo)底編制有關(guān)文件：確定標(biāo)底編制單位過(guò)程文件及標(biāo)底文件工程合同段劃分有關(guān)文件招、投標(biāo)實(shí)施階段文件招標(biāo)公告資格預(yù)審文件含資格預(yù)審過(guò)程中有關(guān)請(qǐng)示、報(bào)告、審查表、核準(zhǔn)表、資格預(yù)審文件的購(gòu)買登記等有關(guān)文件招標(biāo)文件（含招標(biāo)須知、合同一般條款、合同專用條款、合同量清單及其它附件、補(bǔ)遺書、招標(biāo)文件的購(gòu)買登記等有

31、關(guān)文件）投標(biāo)文件（投標(biāo)單位確定過(guò)程文件（如抽簽通知及抽簽表等）、投標(biāo)邀請(qǐng)書、邀請(qǐng)投標(biāo)單位資格預(yù)審文件、投標(biāo)文件等）評(píng)標(biāo)、開(kāi)標(biāo)、定標(biāo)階段文件評(píng)標(biāo)文件（包括評(píng)標(biāo)委員會(huì)的成立、評(píng)標(biāo)專家等的確定文件、技術(shù)標(biāo)書符合性及報(bào)價(jià)符合性審查等文件）開(kāi)標(biāo)文件（包括標(biāo)前會(huì)、開(kāi)標(biāo)會(huì)簽到表、會(huì)議議程、會(huì)議記錄等有關(guān)文件）定標(biāo)文件（包括定標(biāo)原則等有關(guān)文件）中標(biāo)文件包括發(fā)包申請(qǐng)、簽發(fā)中標(biāo)通知書申請(qǐng)等有關(guān)文件、中標(biāo)通知書等。（2）招、投標(biāo)文件的歸檔整理一般情況下，建設(shè)項(xiàng)目招、投標(biāo)文件的歸檔過(guò)程在區(qū)別招投標(biāo)內(nèi)容的基礎(chǔ)上，應(yīng)基本遵循招、投標(biāo)過(guò)程的幾大階段及基本程序，在招、投標(biāo)階段工作結(jié)束后三個(gè)月內(nèi)完成歸檔工作。招、投標(biāo)文件所有歸

32、檔文件均要求為原件（正本），歸檔目錄嚴(yán)格遵循科技檔案卷內(nèi)目錄格式。2.3.1.1.5 項(xiàng)目合同文件的管理（1）合同分類：一般情況下，公路建設(shè)項(xiàng)目合同大致可分為以下七大類，其中d類合同列入征地拆遷資料中歸檔，其他合同按類別歸檔，如下表所示：合 同 分 類 類別名 稱類別名 稱a類建筑安裝工程合同e類工程勘察、設(shè)計(jì)類合同b類設(shè)備及工具、器具采購(gòu)合同f類工程監(jiān)理類合同c類工程材料采購(gòu)合同g類其他類合同d類征地、拆遷合同（2）合同歸檔：合同歸檔可在合同分類的基礎(chǔ)上進(jìn)行。合同管理過(guò)程中，應(yīng)按公司要求建立合同管理臺(tái)帳明細(xì)表。2.3.1.1.6 工程造價(jià)管理文件工程造價(jià)類文件主要包含工程變更、延期索賠、計(jì)量

33、支付三大塊，每塊整理時(shí)均以合同段為單位進(jìn)行整理歸檔。（1）工程變更文件包括工程變更令、工程變更單、變更工程預(yù)算審批單、變更工程預(yù)算審查意見(jiàn)書、變更工程預(yù)算申請(qǐng)書等。每一份變更文件都有相應(yīng)的一個(gè)編號(hào)。整理時(shí)就按編號(hào)順序整理，每份變更文件應(yīng)按上述變更文件包括內(nèi)容順序排列配套整理。（2）延期（索賠）文件包括：延期（索賠）審批單、延期（索賠）審查意見(jiàn)書、延期（索賠）申請(qǐng)書。延期（索賠）文件整理思路同工程變更文件一樣。按延期索賠編號(hào)順序整理，且每份延期（索賠）文件按延期（索賠）審批單、延期（索賠）審查意見(jiàn)書、延期（索賠）申請(qǐng)書順序配套排列。（3）計(jì)量支付按期中計(jì)量支付和交工計(jì)量支付分類整理。計(jì)量支付包括

34、計(jì)量申請(qǐng)與支付，整理時(shí)應(yīng)配套整理。2.3.1.1.7 其他項(xiàng)目管理文件這部分文件主要為管理處內(nèi)部文件和各單位間的來(lái)往文件。管理處內(nèi)部文件按文件類別整理組卷存檔。來(lái)往文件根據(jù)行政檔案部分的“分類大綱”進(jìn)行整理。2.3.1.2 施工單位按“公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料歸檔范圍、保管期限及責(zé)編單位一覽表”劃分，施工文件分為施工綜合文件、施工技術(shù)文件材料、施工聲像材料、其它原始資料四部分。2.3.1.2.1 施工綜合文件根據(jù)“公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料歸檔范圍、保管期限及責(zé)編單位一覽表”表中所列的綜合文件材料除合同段交工驗(yàn)收資料和施工、技術(shù)總結(jié)組專卷外，其他綜合文件材料按文件形成的先后順序整理、組卷。合同段交工驗(yàn)收

35、是施工單位參與的一項(xiàng)重要工作?，F(xiàn)特將合同段工程交工驗(yàn)收相關(guān)資料的形成和整理作如下說(shuō)明：合同段交工驗(yàn)收是施工單位根據(jù)公路工程竣（交）工驗(yàn)收辦法（2004年第3號(hào)）自檢滿足交工驗(yàn)收條件的基礎(chǔ)上向監(jiān)理單位提出申請(qǐng)，待監(jiān)理單位初驗(yàn)合格后，由施工單位向項(xiàng)目法人提出申請(qǐng)，項(xiàng)目法人在收到申請(qǐng)后組織驗(yàn)收的一系列活動(dòng)。在交工驗(yàn)收過(guò)程中形成的一系列資料稱為交工驗(yàn)收資料，主要包括交工驗(yàn)收申請(qǐng)及批復(fù)文件、交工驗(yàn)收檢測(cè)報(bào)告、交工驗(yàn)收證書和工程項(xiàng)目質(zhì)量評(píng)定審核。合同段項(xiàng)目工程通過(guò)交工驗(yàn)收后，項(xiàng)目法人應(yīng)及時(shí)簽發(fā)合同段交工驗(yàn)收證書。2.3.1.2.2 施工技術(shù)文件施工技術(shù)文件材料中，合同段標(biāo)準(zhǔn)試驗(yàn)及原材料出廠三證、質(zhì)保書、質(zhì)

36、量檢驗(yàn)報(bào)告，外購(gòu)件成品的合格證及成品制造過(guò)程的檢驗(yàn)資料等均要求施工單位按單位或合同段以時(shí)間順序分類別組通用卷。合同段單位、分部工程質(zhì)量評(píng)定資料組專卷。其他技術(shù)資料應(yīng)在遵照單位、分部、分項(xiàng)工程劃分的基礎(chǔ)上，以分項(xiàng)工程為單位依次整理立卷。下面就分項(xiàng)工程完工資料的整理要點(diǎn)問(wèn)題說(shuō)明如下：分項(xiàng)工程完工證書資料由承包人負(fù)責(zé)完成，其基本應(yīng)包含下述內(nèi)容：（1）中間交工證書；（2）分項(xiàng)工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定表；（3）分項(xiàng)工程開(kāi)工申請(qǐng)單、開(kāi)工令；（確認(rèn)是否以分項(xiàng)工程上報(bào)開(kāi)工申請(qǐng)）（4）分項(xiàng)工程施工方案，技術(shù)方案，質(zhì)量、安全保證措施；（5）質(zhì)量檢測(cè)資料（含測(cè)量資料，各種原材料檢驗(yàn)及試驗(yàn)資料，工序質(zhì)量檢驗(yàn)資料、原始記錄等，

37、其中工序質(zhì)量檢驗(yàn)資料應(yīng)與工序質(zhì)量檢驗(yàn)單配套整理）；（6）其它（如會(huì)議紀(jì)要、質(zhì)量事故報(bào)告單及質(zhì)量事故處理文件）。若有試驗(yàn)段，則試驗(yàn)段資料組卷時(shí)應(yīng)排列在所有同類分項(xiàng)工程完工證書資料前。分項(xiàng)工程完工證書資料中第（5）項(xiàng)所包含內(nèi)容因分項(xiàng)工程類型不同而發(fā)生變化。（其中分項(xiàng)工程中所涉及到的原材料及標(biāo)準(zhǔn)試驗(yàn)報(bào)告等均為復(fù)印件，供審查、簽發(fā)分項(xiàng)工程完工證書所用，竣工資料組卷時(shí)一律抽出）。2.3.1.2.3 聲像資料施工照片和錄像是施工現(xiàn)場(chǎng)最生動(dòng)、形象的原始記錄。因涉及聲像資料歸檔的除施工單位外還有建設(shè)單位和監(jiān)理單位。因此，管理處將有關(guān)聲像資料要求歸檔的內(nèi)容和質(zhì)量要求專設(shè)章節(jié)進(jìn)行說(shuō)明。請(qǐng)各參建單位參見(jiàn)本辦法3.2

38、“聲像檔案編制要求”的相關(guān)要求進(jìn)行收集、整理和歸檔。2.3.1.2.4 其他原始資料其他原始資料包括施工日志、天氣、溫度及自然災(zāi)害等記錄。施工日志是現(xiàn)場(chǎng)施工管理人員對(duì)現(xiàn)場(chǎng)管理的形成的第一手原始記錄材料。整理時(shí)可根據(jù)管理人員負(fù)責(zé)范圍時(shí)間順序整理、歸檔。2.3.1.3 監(jiān)理單位依據(jù)“項(xiàng)目文件材料歸檔范圍、主要流向、保管期限及責(zé)編單位一覽表”，監(jiān)理單位歸檔資料大致分為綜合文件、專項(xiàng)資料和來(lái)往文件三大類。2.3.1.3.1 綜合文件綜合文件按監(jiān)理單位歸檔資料分類大綱列明的文件依據(jù)其形成時(shí)間的先后順序進(jìn)行整理。2.3.1.3.2 專項(xiàng)資料專項(xiàng)資料應(yīng)根據(jù)專項(xiàng)內(nèi)容按合同段進(jìn)行整理，若專項(xiàng)文件有規(guī)定編號(hào)的應(yīng)按

39、編號(hào)的先后順序進(jìn)行排列，各分項(xiàng)文件應(yīng)配套整理并遵循先總后分或先批復(fù)后請(qǐng)示的順序進(jìn)行排列?，F(xiàn)就工程變更文件示例如下：如：廣東省龍懷高速龍川到連平龍連段項(xiàng)目第一合同段工程變更文件，盒內(nèi)文件排列順序?yàn)閘l01變令-001到ll01變令-010（設(shè)為已有的最大號(hào)）；每份變更組成文件的排列順序?yàn)椋汗こ套兏?、工程變更單、變更工程預(yù)算審批單、變更工程預(yù)算審查意見(jiàn)書、變更工程預(yù)算申請(qǐng)書。其他類似專項(xiàng)文件的按同樣方法進(jìn)行整理。施工質(zhì)量抽檢、檢驗(yàn)資料的收集及整理方法類似施工單位施工技術(shù)文件材料的整理。但已進(jìn)入施工單位分項(xiàng)工程完工證書資料的內(nèi)容，監(jiān)理單位不再重復(fù)組卷，如開(kāi)工手續(xù)等。監(jiān)理單位在整理施工質(zhì)量抽檢、檢驗(yàn)

40、資料時(shí)應(yīng)根據(jù)不同合同段分別整理。監(jiān)理聲像資料的整理請(qǐng)參見(jiàn)本辦法3.2“聲像檔案編制要求”的相關(guān)要求進(jìn)行。2.3.1.3.3 來(lái)往文件來(lái)往文件在不同類型的基礎(chǔ)上（如：工程管理部、安全管理部、計(jì)劃合同部、綜合事務(wù)部等）區(qū)分來(lái)文單位進(jìn)行整理。2.3.1.4 科研單位科研單位根據(jù)不同的科研項(xiàng)目分別整理、組卷。每個(gè)科研項(xiàng)目根據(jù)“公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料歸檔范圍、保管期限及責(zé)編單位一覽表”列明的“立項(xiàng)準(zhǔn)備階段、研究實(shí)驗(yàn)階段和總結(jié)鑒定階段”的三階段進(jìn)行收集、整理和歸檔。3 竣工文件編制及質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)要求3.1 竣工文件編制要求（1）工程檔案各部分文件材料內(nèi)容必須依照有關(guān)技術(shù)規(guī)范及時(shí)和真實(shí)地填寫，做到原始資料齊全、準(zhǔn)

41、確、系統(tǒng)。分項(xiàng)工程每完工一項(xiàng)要收集整理一項(xiàng)，確保各種原始資料收集及時(shí)性，為分部及單位工程完工整理、匯編裝訂成冊(cè)做準(zhǔn)備。 （2）監(jiān)理單位是竣工文件編制工作的監(jiān)督者，也是竣工文件編制的直接參加者，不但要完成責(zé)任范圍內(nèi)的監(jiān)理文件材料編制工作，而且要監(jiān)督指導(dǎo)監(jiān)理所管轄合同段承包人竣工文件材料的編制工作，要切實(shí)保證竣工文件檔案的收集和編制質(zhì)量。（3）各種施工原始記錄必須在施工現(xiàn)場(chǎng)和工序完成時(shí)同步進(jìn)行，不得事后補(bǔ)填原始記錄。（4）中間交工證書是工程交工驗(yàn)收的重要依據(jù)，每個(gè)分項(xiàng)工程完工資料必須在分項(xiàng)工程完工后15天內(nèi)報(bào)送駐地監(jiān)理單位審核。若涉及砂漿、砼等強(qiáng)度資料，則要求在30天內(nèi)報(bào)送駐地監(jiān)理單位。（5）對(duì)于

42、承包人上報(bào)的分項(xiàng)工程完工資料，各駐地監(jiān)理單位應(yīng)在7天內(nèi)審查完畢并簽署意見(jiàn)。簽署合格意見(jiàn)后，監(jiān)理單位應(yīng)及時(shí)將上述資料退還承包人，為竣工資料組卷做準(zhǔn)備。與此同時(shí)，監(jiān)理單位應(yīng)完成分項(xiàng)工程監(jiān)理抽檢資料的整理并做好評(píng)定工作。對(duì)于審查不合格的資料，監(jiān)理單位應(yīng)及時(shí)退還承包人要求其完善修正。（6）工程部應(yīng)將工程檔案管理工作納入到正常的工程管理過(guò)程中，應(yīng)在工程管理過(guò)程中，有計(jì)劃、分階段地對(duì)各監(jiān)理單位及承包人分項(xiàng)工程完工資料的收集及歸檔情況進(jìn)行督促檢查。為便于管理處及時(shí)掌握資料管理是否與現(xiàn)場(chǎng)工程同步進(jìn)行，各施工、監(jiān)理單位應(yīng)按質(zhì)量管理辦法匯總要求，填報(bào)“分部分項(xiàng)工程進(jìn)展情況表”。（7）合同段工程交工驗(yàn)收前，所有單位

43、工程、分部工程的評(píng)定資料及分項(xiàng)工程完工證書資料，監(jiān)理抽檢、評(píng)定資料必須全部完成并通過(guò)項(xiàng)目管理處的審查；合同段工程交工驗(yàn)收后，要求監(jiān)理單位及承包人按照科技檔案整裝組卷要求，在三個(gè)月內(nèi)完成竣工檔案的編制工作，依次向檔案主管部門及管理處辦理移交。（8）各參建單位向檔案主管部門及南粵交通工程檔案室移交工程項(xiàng)目檔案時(shí)，必須是按國(guó)家、廣東省和檔案接收部門有關(guān)檔案整理相關(guān)要求，完成檔案資料的整理。（9）工程檔案文件材料要求歸檔件為原始件，復(fù)印件應(yīng)說(shuō)明理由并加蓋責(zé)任單位章后歸檔。案卷內(nèi)文件要求字跡清楚、端正，圖樣清晰，圖表整潔。破損褶皺的資料要進(jìn)行修補(bǔ)整平，材料中的金屬物應(yīng)去掉。（10）竣工文件、圖表、試驗(yàn)、

44、檢測(cè)、自檢等各種原始資料，要求文件材質(zhì)優(yōu)良，書寫材料耐久，要求一律用碳素墨水填寫或以電腦打字處理，嚴(yán)禁圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)墨水、紅墨水、復(fù)寫紙等易褪色的書寫材料。不得用涂改液涂改，必要時(shí)可杠改。委托外單位做的試驗(yàn)資料，個(gè)別用退色筆、圓珠筆和雙面復(fù)寫紙?zhí)顚懙馁Y料，歸檔時(shí)應(yīng)襯墊白紙或保存經(jīng)確認(rèn)后的復(fù)印件，確保檔案材料的安全。（11）所有文件材料均應(yīng)注明編制日期，第一簽名人或以后簽名人均應(yīng)寫出簽字日期。簽名部分原則上要求由相關(guān)責(zé)任人直接手寫，不允許非責(zé)任人代簽或打印、復(fù)印，由應(yīng)用系統(tǒng)生成的報(bào)表需要打印后手工填寫意見(jiàn)和簽名。有關(guān)質(zhì)量、計(jì)量、設(shè)計(jì)變更等文件審核、審批，簽名人應(yīng)寫出明確意見(jiàn)（例如：同意、不同

45、意、合格、不合格等等）。3.2 聲像檔案編制要求聲像檔案是指在整個(gè)工程建設(shè)過(guò)程中產(chǎn)生的錄音、錄像、照片。它是項(xiàng)目建設(shè)檔案資料的重要內(nèi)容，是直觀、生動(dòng)反映公路建設(shè)過(guò)程的特殊載體檔案。由于載體的特殊性，在立卷中應(yīng)單獨(dú)整理。對(duì)于工程項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中的聲像檔案的制作、歸檔移交等規(guī)定如下：（1）在報(bào)送竣工檔案的同時(shí)，必須按規(guī)定的內(nèi)容攝制、移交系統(tǒng)的工程照片及錄像檔案。條件不具備的單位，可提前委托其他單位或檔案管理部門進(jìn)行聲像檔案的跟蹤攝制和制作。（2）聲像檔案是工程竣工檔案驗(yàn)收的內(nèi)容之一，凡不具備完整、符合質(zhì)量要求的聲像檔案工程，不發(fā)放工程竣工驗(yàn)收證明書。（3）參建各單位向建設(shè)單位移交照片檔案時(shí)應(yīng)根據(jù)分說(shuō)

46、明寫出照片檔案的總說(shuō)明?？傉f(shuō)明中應(yīng)該介紹整個(gè)項(xiàng)目或單項(xiàng)工程施工、竣工、管理情況，如果照片檔案中有施工工藝的改進(jìn)，質(zhì)量問(wèn)題的處理，還就重點(diǎn)介紹相關(guān)內(nèi)容。（4）照片檔案有專門的照片檔案案裝具，移交廣東省檔案館的聲像資料必須采用其規(guī)定的裝具。3.2.1 工程聲像檔案質(zhì)量要求3.2.1.1 照片要求（1）由于攝影技術(shù)的改進(jìn)，本項(xiàng)目采用數(shù)碼攝影器材，要求將照片打印或沖曬出來(lái)，并將源文件制作成光盤歸檔。光盤中應(yīng)保存與照片相符的jpg或tif格式電子文件。（2）照片圖解要清晰、畫面完整、不得磨損、劃傷、有污漬。（3）我們通常將內(nèi)容相關(guān)、相近的照片編為一組，按組為單位編文字說(shuō)明（即“分組說(shuō)明”）。例：一些初步

47、設(shè)計(jì)審查會(huì)的照片，我們可以把這些照片歸為一組，寫一個(gè)分組說(shuō)明。說(shuō)明這一組照片的內(nèi)容，開(kāi)會(huì)的時(shí)間、地點(diǎn)的人員情況（主要部門）、會(huì)議議題、結(jié)論及拍攝人等。照片只需注明該照片的背景或人物即可。這些照片只撰寫一條題名，將分說(shuō)明放在該組照片之前（空出一張照片的位置）的位置上即可。（4）如果某一活動(dòng)只收集了單張照片，則要以單張照片為單位撰寫文字說(shuō)明和填寫有關(guān)各項(xiàng)內(nèi)容，文字說(shuō)明：不超過(guò)200字，用必要和簡(jiǎn)潔的語(yǔ)言在以下六個(gè)方面進(jìn)行文字說(shuō)明，即事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景及攝影者。分述如下：a、事由：照片所反映的事件、事物的情由（內(nèi)容寫不下時(shí)，可寫在說(shuō)明卡片的背面）；b、時(shí)間：事件、事物發(fā)生、變化的時(shí)間和拍攝

48、時(shí)間；c、地點(diǎn)：所拍攝照片的具體地點(diǎn)；d、人物：照片上主要人物的姓名、身份；e、背景：對(duì)揭示照片影像主題具有一定作用的背景；f、攝影者：照片的拍攝單位和拍攝人。文字說(shuō)明的編寫要求：一般應(yīng)以照片的自然張為單元編寫說(shuō)明，一組（若干張）聯(lián)系密切的照片應(yīng)加以總說(shuō)明。加總說(shuō)明的照片分別編寫簡(jiǎn)要的分說(shuō)明。3.2.1.2 錄像的要求（1）錄像檔案資料應(yīng)當(dāng)使用dv攝像機(jī)或比dv攝像機(jī)拍攝效果更好的機(jī)器拍攝；（1）錄像檔案資料應(yīng)當(dāng)主題明確，圖像穩(wěn)定、畫面清晰，色彩真實(shí)；（2）錄像帶應(yīng)當(dāng)材質(zhì)完好，沒(méi)有變形、斷裂、發(fā)霉及磁粉脫落現(xiàn)象； （3）錄像檔案資料片長(zhǎng)一般不少于30分鐘，并配有相應(yīng)的文字說(shuō)明； （4）專題錄像

49、片應(yīng)當(dāng)結(jié)構(gòu)完整，片長(zhǎng)一般為5-10分鐘，并附有解說(shuō)詞稿。（5）有必要的文字說(shuō)明概括出錄像帶所反映的內(nèi)容，包括時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、人物、背景及拍攝者。3.2.1.3 錄音檔案資料歸檔要求 （1）錄音檔案資料應(yīng)當(dāng)內(nèi)容完整，聲音清楚，材質(zhì)完好； （2）每盒錄音帶應(yīng)當(dāng)配有錄音文字整理材料，注明內(nèi)容、時(shí)間、地點(diǎn)、人物。3.2.2 公路工程聲像檔案歸檔范圍（1）在籌建、施工、竣工過(guò)程中產(chǎn)生的具有憑證和參考價(jià)值的照片。（2）項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)的照片，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)視察本項(xiàng)目的照片。（）本項(xiàng)目向有關(guān)單位提出內(nèi)容和要求、組織拍攝或征集的照片。（）本項(xiàng)目在工作中選用的外單位的照片。4 竣工圖編制4.1 竣工圖編制的一般規(guī)定4.

50、1.1 竣工圖基本概念竣工圖（紙質(zhì)竣工圖和竣工圖磁盤數(shù)據(jù)文件）是建筑工程在施工中所繪制的一種“定型”圖樣。它是建筑物、構(gòu)筑物工程施工結(jié)果在圖紙（或圖形數(shù)據(jù)）上的反映，是最真實(shí)的記錄，是竣工檔案的核心。4.1.2 竣工圖的編制范圍（1）各新建項(xiàng)目都要編制竣工圖，特別是基礎(chǔ)、地下建筑結(jié)構(gòu)、橋梁隧道、設(shè)備安裝等工程的隱蔽部分必須繪制竣工圖。（2）原設(shè)計(jì)圖（表）涉及的內(nèi)容，竣工圖（表）均應(yīng)反映，不得遺漏，有變更的部分也應(yīng)全部在竣工圖中反映。（3）竣工圖反映綜合施工圖和設(shè)計(jì)變更文件的內(nèi)容。施工圖是編制竣工圖的基礎(chǔ)，每一張施工圖就應(yīng)編制一張相應(yīng)的竣工圖（施工圖取消的除外）。設(shè)計(jì)變更文件是編制竣工圖的依據(jù)，

51、它是所有引起原設(shè)計(jì)施工圖變更的圖紙、文件、有關(guān)資料總稱。其中，設(shè)計(jì)單位提供的設(shè)計(jì)變更文件有：設(shè)計(jì)變更單、補(bǔ)充設(shè)計(jì)圖、修改設(shè)計(jì)圖、技術(shù)交底圖紙會(huì)審會(huì)議紀(jì)要，各種技術(shù)會(huì)議記錄，其他涉及設(shè)計(jì)變更的文件等；施工單位提供的設(shè)計(jì)變更文件有：隱蔽工程驗(yàn)收單、技術(shù)核定單、材料代用單、工作聯(lián)系單、其他涉及設(shè)計(jì)變更文件等。4.1.3 竣工圖編制方法在各分項(xiàng)（或相對(duì)獨(dú)立的單項(xiàng)）工程完工后，應(yīng)及時(shí)編制工程竣工圖。即竣工圖編制是在施工過(guò)程中分階段進(jìn)行，而非所有工程竣工以后才進(jìn)行。所有分項(xiàng)工程完工后，合同段竣工圖紙應(yīng)在各分項(xiàng)工程竣工圖的基礎(chǔ)上，遵照原設(shè)計(jì)圖卷冊(cè)組合原則，按照原設(shè)計(jì)圖基本順序整理合同段工程竣工圖?？⒐D編制

52、辦法如下：（1）編制竣工圖時(shí)，竣工圖必須逐張加蓋“竣工圖章”?！翱⒐D章”按廣東省或深圳市檔案局統(tǒng)一要求規(guī)格尺寸刻制，施工單位和監(jiān)理單位欄可以刻制在竣工圖章上，編制人、審核人、技術(shù)負(fù)責(zé)人、編制日期、總監(jiān)、現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理欄必須手工簽字，如圖1所示，“竣工圖章”蓋在圖紙右下腳圖標(biāo)上方空白處。要求使用不褪色紅印泥。圖1 工程竣工圖章結(jié)構(gòu)（2）凡按原施工圖進(jìn)行施工而沒(méi)有變更的工程，由承包人負(fù)責(zé)在原設(shè)計(jì)施工圖上修改并逐張簽字或加蓋項(xiàng)目章確認(rèn)，即作為竣工圖草圖。（3）凡在施工中有一般性變更，能夠在原設(shè)計(jì)施工圖上加以修改補(bǔ)充的，可不重新繪制竣工草圖，由承包人負(fù)責(zé)在原施工圖（必須是新圖）在修改部位上杠改，并在修改部

53、位附近空白處引線指示，注明修改的部分，并附注變更依據(jù)（如變更令、變更通知單或會(huì)議紀(jì)要等），然后簽字或加蓋項(xiàng)目部公章確認(rèn)，即作為竣工圖草圖。當(dāng)頁(yè)修改的竣工圖，圖標(biāo)中圖號(hào)除應(yīng)在原圖號(hào)前加“修”字，以“修xxx”形式表示外，原設(shè)計(jì)單位名信息保留。（4）凡因下列因素，則需作較大幅度的改變：a、項(xiàng)目改變、結(jié)構(gòu)改變、工藝改變、平面布置改變以及發(fā)生其它重大改變而不宜在原施工設(shè)計(jì)圖上進(jìn)行修改補(bǔ)充的；b、圖面變更面積超過(guò)10的；c、因圖面修改較大，在原圖上杠改后可能出現(xiàn)圖面不清、辨認(rèn)困難等。由于以上任何原因，則須將修改部位框出在本張圖的空白處局部或增頁(yè)重新繪制竣工圖。增頁(yè)重繪圖應(yīng)在重繪圖適當(dāng)部位注明重繪依據(jù)，是

54、關(guān)于某某圖號(hào)、某某頁(yè)碼以及某某部位的修改等文字說(shuō)明。圖號(hào)可在原圖號(hào)“xxx”的基礎(chǔ)上編制，如可編制為“修xxx”或“xxx修增01（02、）”等形式表示，圖表中原設(shè)計(jì)單位信息保留。（5）若因工程實(shí)際需要，因施工內(nèi)容增加而導(dǎo)致圖紙整頁(yè)增加且有完整變更手續(xù)，則此部分圖紙圖號(hào)編制采用“新增xxyy”形式編寫，“xx”表示合同段編號(hào)，“yy”表示新增圖紙流水號(hào)，從“01”開(kāi)始。新增工程內(nèi)容應(yīng)在竣工說(shuō)明中重點(diǎn)說(shuō)明。（6）在施工過(guò)程中，在變更手續(xù)齊備的情況下，經(jīng)批準(zhǔn)后，以設(shè)計(jì)院或其他單位名義下發(fā)的工程變更圖，施工單位簽字或加蓋項(xiàng)目部公章確認(rèn)，可作為竣工圖草圖。（7）竣工圖要如實(shí)反映工程竣工后的實(shí)況，如同一

55、結(jié)構(gòu)部位經(jīng)多次變更，且每次變更均涉及到計(jì)量支付，則變更過(guò)程中的所有圖紙均應(yīng)作為原設(shè)計(jì)圖紙依次保留?！翱⒐D章”只在最終的竣工圖紙上加蓋。（8）凡圖形、標(biāo)高等沒(méi)有變化，但竣工工程數(shù)量與原設(shè)計(jì)工程數(shù)量有出入時(shí)，需重新繪列竣工工程數(shù)量，原設(shè)計(jì)工程數(shù)量表仍應(yīng)保留。（9）重復(fù)的標(biāo)準(zhǔn)圖、通用圖可不編入竣工圖中，但必須在目錄中列出圖號(hào)，指明該圖所在位置并在編制說(shuō)明中注明。（10）路基工程若未涉及工程變更，則橫斷面圖只繪制標(biāo)準(zhǔn)橫斷面及一般橫斷面（典型橫斷面）圖，涉及變更或由于聯(lián)測(cè)與原地面標(biāo)高有出入，導(dǎo)致斷面變化，則此部分?jǐn)嗝婢笕坷L制橫斷面竣工圖。（11）施工草圖經(jīng)監(jiān)理審核后，由施工單位自行出圖。（12）

56、所有竣工圖完成后，每?jī)?cè)應(yīng)編制竣工說(shuō)明（具體要求詳見(jiàn)后續(xù)各單項(xiàng)工程竣工圖編制要求）、設(shè)計(jì)變更與竣工圖修改對(duì)照一覽表（見(jiàn)下表）及竣工圖目錄。設(shè)計(jì)變更與竣工圖修改對(duì)照一覽表 序號(hào)圖紙名稱原圖號(hào)竣工圖號(hào)變更修改內(nèi)容變更編號(hào)頁(yè)次備注4.1.4 竣工圖繪制要求（1）時(shí)間要求。為確?？⒐D編制的質(zhì)量和驗(yàn)收時(shí)間，竣工圖編制的時(shí)間要求做到竣工圖的編制與工程進(jìn)度同步，以保證竣工圖的準(zhǔn)確性。（2）內(nèi)在質(zhì)量要求：竣工圖必須符合實(shí)際，反映工程竣工的最終狀況。包括：新增加了施工內(nèi)容應(yīng)適當(dāng)補(bǔ)充新的施工圖；沒(méi)有施工圖，但實(shí)際進(jìn)行施工且已竣工的工程，必須繪制竣工圖；對(duì)施工質(zhì)量事故處理及設(shè)計(jì)文件的更改，包括文字、數(shù)字、圖形的改變，必須在竣工圖上有所反映。被取消的施工圖，不應(yīng)編制竣工圖