中國IT場年會會議流程管理手冊

1、2005 年 中 國 IT 市 場 年 會會議流程管理手冊目錄分組職責任務31、領導小組成員32、專項小組職責3、分期落實計劃81、會務組82、招商組103、秘書組114、綜合組13、現場流程管理151、現場工作管理15一、分組職責任務1、領導小組成員：組長：副組長：組員：2、專項小組職責：(1)會務組職 責：負責會議現場正常進行的一切會務保障工作。任 務：1 |選看場地| 2 |確定地點| 31交付訂金| 41說明要求飯店提供配合的 叵 5恰署協、議| 6帆討布展方案71確定布展方案| 8 -督布展設計| 91布展施工監(jiān)督| 101制定當日流程實施表| 11 |確定現場人員分工121現場布置

2、調配| 131燈光音像控制| 141邀請攝影攝像| 151提出攝 制要求| 161驗收拍攝成果T| 171制作成冊181內部彩排設備安裝| 191現場彩排| 201宣傳片制作| 21 |筆記本內容裝載| 221資料運輸| 231物品運輸241桌簽擺放| 251用餐安排|261引導牌設置|27 |嘉賓上場引10281同傳設備安排I 29 I工作證301車輛及運輸人員安排來賓停車場預定31 |安排兄弟單位到場布展及彩排|32 |與參展兄弟單位的聯系33 |與7家參展媒體的聯系|34慟地布線人 員：（括號為該人員負責任務）分管領導：組 長：王曉東（1、2、3、4、5、6、7、8、9、11、12、14

3、、15、16、17、19、20、23、24、26、31）副組長：組 員：張金海林琳田苑、魯衛(wèi)（2）招商組職責：負責整個會議正常進行的一切經費保障工作任 務：1招商方案制作2明商合同制作3 |明確對廠商的4 |邀請及確認 贊助商發(fā)言人| 5 |邀請廠商參會人6帙待廠商貴賓17 |引領貴賓簽到及進入會場| 8 |收集及確認廠商演講文 稿或PPT 9收集及確認廠商展板展品10收集及確認廠商會刊資料和廣告| 11收集及確認廠商LOG。12邈 及確認廠商現場發(fā)放資料131會后廠商宣傳跟回14實合同收款人 員：（括號為該人員負責任務）分管領導：組 長：組 員：（3）秘書組職責：負責整個會議正常進行一切資料

4、保障工作。任 務：1 |新聞總稿| 2 |分類深度報道| 3-料內容撰寫（會刊、摘要、簡介、邀請函）| 4 畫內容收集確認5 |資料內容設計6 |資料印刷 7 |部領導、院領導、公司領導講話稿8主持人串詞| 9 |公司報告 PPT制作| 101其它PPT制作（演講人名錄、圖片）| 11 |演講人 購 12 .持人演練|13件會綜合總2報廠| 14陟供獲獎廠商名廠人 員：（括號為該人員負責任務）分管領導：組 長：組 員：（4）綜合組職 責：負責整個會議正常進行的一切人員邀請接待保障工作。任 務：1、院領導邀引2 |公司領導參會國3悚體記者邀請| 4 |用戶代表 至6版到表設計制作19 |部院領導

5、及廠商貴賓接待| 10 |普通廠商代 表接待111悚體記者接待| 12 |外賓接待| 13 |胸花購買| 14 |胸花佩戴 15修會胸卡發(fā)放"16檢到本筆購賣17 |名片收集| 18料裝袋、發(fā)放119 |大門迎賓| 20 簽到處迎賓| 21 |會場迎賓| 22一賓室迎賓231會場秩序維持| 24 |提供桌簽名單| 25 |桌簽名單擺放次用26 |會前廣告 因27公后媒體宣傳28 |獎牌的制作人 員：（括號為該人員負責任務）分管領導：組 長：副組長：工作人員：1、貴賓邀請：2、參會代表邀請：3、媒體工作：4、海外媒體及來賓邀請:5、會議禮品及用品購置:分期落實計劃（當日安排見第三章）（

6、1）、會務組:時間段時 間工作內容責任人備注前期準備(10.14-11.11 )第一周1.10-1.16布展方案設計王曉東1.11-1.12再次與酒店確認各項事宜，完成申報手 續(xù)王曉東1.17布展方案比稿第二周1.20-1.23布展方案研修改、確認*總定稿1.20-1.23確定參展兄弟單位、明確要求1.20-1.23聯系參展兄弟單位、解決問題（媒體7家，其余4家）1.22落實其它組情況，提交會議預算。第三周1.20-1.24確定攝影攝像公司配 合1.20-1.24確定禮儀服務人員1.10-2.1廠商LOGO落實，提交布展廠商2.19-2.20再次確定會議當日現場流程馬總提 供2.19-2.21

7、制作工作證2.19-2.21收集桌簽名錄，傳真至酒店；來賓停車位 預定。2.20向其它組收集 PPT,裝入筆記本，確定筆記本及控制人員。相關人 員提供內 部 彩 排2.20開會確定本組彩排人員2.20公司內部彩排，布置場地，調試設備， 安排順序2.20兄弟單位彩排現 場 彩 排2.22再次向招商組落實廠商布展資料2.23 晚資料運輸至會場2.23 晚布展2.24上午確認桌簽，引領牌等事宜，禮儀小姐培 訓2.23 晚設備調試、彩排2.23 晚進行現場彩排導演、協助其它組熟悉場 地。協助兄弟單位彩排熟悉場地2.24上午各組就位后期服務(11.19-12.6)2.25-3.5結清第三方費用，相關資料

8、留底備用(2)、招商組時間段時 間工作內容責任人備注前期準備(10.14-11.11 )第一至三周1.4-1.30招商材料發(fā)放客戶經 理招商令同制作客戶經 理公司領導 支持明確對1商的要求客戶經 理領導審核邀請及確認贊助商發(fā)言人客戶經 理領導審核邀請廠商參會人員客戶經 理第四周2.19-2.23收集及確認廠商演講稿或PPT客戶經 理收集及確認廠商會刊資料和廣告，提交 秘書組制作2.19-2.23收集及確認廠商展板展品收集及確認廠商現場發(fā)放資料2.19收集及確認廠商 LOGO客戶經 理內2.20安排本組彩排工作部 彩 排審核客戶ppt及其它相關資料客戶經 理現 場 彩 排2.23 晚轉入綜合組協

9、助彩排接待工作客戶經 理2.24上午熟悉現場環(huán)境，審核客戶布展情況，進 行來賓接待模擬審核客戶ppt,模擬客戶演講審核1商桌簽、相關人員就位客戶經理后期服務(11.19-12.6)2.243.4會后廠商宣傳跟蹤落實合同收款客戶經 理黃總審核 監(jiān)督（3）、秘書組（名單黃總確認）時間段時間工作內容責任 人備注前期準備(1.6 1.24)前三周1.10 1.30資料內容撰寫（會刊、報告摘 要、公司簡介）1.13 1.31資料內容收集確認向*總確認袋裝資料內容， 并負責 收集1.13 1.27資料內容設計負責所有資料的設計1.10 1.17邀請函內容確定及制作向馬總確認邀請函內容1.131.26部領導

10、、院領導、公司領導講 話稿各部門總經理給予相應配合新聞總稿、新聞通稿、分類深 度報道撰寫各部門總經理給出相關新聞稿1.24 1.27公司報告PPT制作與相關演講人協調制作 PPT內容1.28將PPT提交于黃總第四周2.192.22部領導、院領導、公司領導講 話稿定稿其它PPT制作（演講人名錄、 圖片等）由招商組與客戶確認后提供給*資料印刷完成（會刊）與招商組確認廠商資料后，報 * 總最終確認會刊內容后，交 * 印刷主持人串詞2.21演講人彩排演練內部彩排2.192.20確定本組彩排分工將ppt裝入筆記本，彩排時完善ppt將*總確認后的PPT交張金海現場演講人演練、主持人演練后期服務(2.243

11、.5)跟蹤媒體報道年會綜合總結報告（4）、綜合組（請徐總確認相關人員）時間段時間工作內容前期準備第一至一 周1.10-1.21部領導初步邀請院領導初步邀請第一輪媒體預熱、會前廣告投放大量發(fā)放邀請函（含電子郵件）、請柬，邀請各類參會人員第三周1.21 -1.25用戶代表初步確認相關回執(zhí)確認參會貴賓（部、院領導等）初步確認第二輪媒體宣傳中期落實彩 排 準 備2.19-2.22用戶參會人員再次確認參會貴賓（部、院領導等）再次確認媒體記者邀請外賓邀請?zhí)峁┳篮灻麊?.23 晚資料裝袋胸花購買桌簽名單擺放次序簽到表設計制作、簽到用品（本、筆）購買公司領導參會通知2.23全體組員入場熟悉各自崗位，模擬接待工

12、作現2.24上午各人員就位場桌簽擺放次序上報領導小組彩排后期服務2.24-3.5征集參會人員反饋意見、致參會人員感謝信。(2.182.28)如05年IT市場年會現場分工及時間安排2005年2月23日晚I、布展組負責人：場內布展組：場外布展組：布展協調：彩排組：公司演講人場內布展組相關工作人員，23日中午1點進入會場布展。田苑負責場內搭建、設備調試。場外布展組相關工作人員，24日凌晨1點進入外場布展。林琳負責場外廠商展示區(qū)、兄弟單位展示區(qū)、報告墻、各個簽到處布展，魯衛(wèi)負責與酒店協調。2005年2月24日上午7 9點ii、會議服務組負責人：廠商接待小組：兄弟單位接待小組：資料運輸組：資料裝袋組：現

13、場協調組：桌簽擺放負責人：以上各小組相關工作人員，24日上午7點進入會場熟悉場地。廠商接待小組成員協助廠商展示區(qū)工作人員清點廠商資料，進行布置工作。24日上午7點全體到崗，有關負責人安排桌簽位置。魯衛(wèi)負責與酒店協調、與各組組長協調，廠商接待組工作人員主要負責廠商展板、宣傳品的接受、擺放、排序，資 料運輸組主要負責資料的運輸及搬運至指定地點，協助裝袋組裝袋。現場協調組負責協調公司內部各部 門之間的工作及工作人員的后勤保障。2005年2月24日上午9-11點布展組進行初步設備調試，信號走臺。場外布展組與廠商接待小組合作核實廠商及兄弟單位展板、宣傳材料收集情況，及時與廠商與兄弟單位聯系。資料裝袋組應

14、于11 點前資料分裝完畢，并擺放到位。2005年2月 24日上午11 12 點布展組布展組進行最后彩排、調試設備、清場做最后準備。會議服務組在負責人的帶領下再次熟悉場地、各組工作人員對工作做最后檢查。會議現場分工：I 、政府貴賓負責人：簽到處：接待：部級領導接待：信息產業(yè)部領導接待：其它部委領導接待：車位引領司機接待：II 、廠商貴賓負責人：簽到處：總接待：接待小組：軟件：主機：外設：行業(yè)信息化：集成電路：2005 年 2 月 24 日下午 1 點至 5 點以上兩組相關工作人員，24 日上午 7 點進入會場熟悉場地。廠商接待小組成員協助廠商展示區(qū)工作人員清點廠商資料，進行布置工作。有關負責人安

15、排桌簽位置，接待人員熟悉各自接待貴賓的位置，進行接待模擬。下午一點接待工作正式開始，在政府及廠商主要貴賓來齊后，1 點 50 分左右，由唐杰、劉獻軍及黃涌組織貴賓到報告墻前合影留念后進入會場。2005 年 2 月 24 日下午 5 點至 8 點以上兩組相關工作人員，24 日下午5 點半到崗，接待工作正式開始。2005 年 2 月 25 日上午 7 點至下午5 點以上兩組相關工作人員，25 日上午7 點到崗，做好準備工作，上午8 點接待工作正式開始。下午 1點相關工作人員到崗，1 點 15 分接待工作正式開始。25 日上、下午在簽到處準備好多余的會議資料，以備發(fā)放。III 、普通來賓負責人簽到處

16、：2005 年 2 月 24 日下午 1 點至 5 點以上工作人員24 日上午 7 點進入會場熟悉場地，清點會議資料，組織裝袋放入會場。布置接待（簽到冊、抽獎箱、獎品、資料等）。下午一點接待工作正式開始。會議結束后，由郭晴負責收集（禮儀小姐提供）獲獎名單，核實領獎者身份后發(fā)獎。2005 年 2 月 25 日上午 7 點至下午5 點以上工作人員25 日上午 7 點全體到崗，布置接待（簽到冊、抽獎箱、獎品、資料等），上午8 點接待工作正式開始。下午1 點相關工作人員到崗，1 點 15 分接待工作正式開始。下午會議結束后，由郭晴25 日上、下午在簽到處準備好多余的會負責收集（禮儀小姐提供）獲獎名單，

17、核實領獎者身份后發(fā)獎。 議資料，以備發(fā)放IV 、新聞中心負責人：國內簽到處： 海外簽到處： 海外嘉賓引領： 同傳設備發(fā)放回收： 接待： 直播設備：2005 年 2 月 24 日下午 1 點至 5 點24 日上午 7 點全體到崗，布置接待（簽到冊、車馬費、資料等），設備負責人安裝調試電腦，網絡，打印機、同傳設備（除外賓外收取押金）等。下午一點接待工作正式開始，按計劃進行直播，組織相關 記者在貴賓室專訪。2005 年 2 月 24 日下午 5 點至 8 點以上工作人員24 日下午 5 點半全體到崗，清點會議資料，組織裝袋放在記者簽到處，設備負責人檢查電腦，網絡，打印機、同傳設備等。布置接待（簽到冊

18、、車馬費、資料等）。下午6 點接待工作正式開始。2005 年 2 月 25 日上午 7 點至下午5 點以上工作人員25 日上午 7 點全體到崗，清點會議資料，組織裝袋放在記者簽到處，設備負責人檢查電腦，網絡，打印機、同傳設備等。布置接待（簽到冊、車馬費、資料等）。上午8 點接待工作正式開始，按計劃進行直播，組織相關記者在貴賓室專訪，下午1 點相關工作人員到崗，1 點 15 分接待工作正式開始。25 日上、下午在簽到處準備好多余的會議資料，以備發(fā)放。V、院內單位展區(qū)負責人：2005 年 2 月 24 日下午 1 點至 5 點以上工作人員24 日上午 7 點進入會場熟悉場地，擺放各單位會議資料，設

19、備負責人安裝調試電腦，演講員彩排。24 日上午 9 點 （根據布展情況）全體到崗，演講員再次彩排。下午一點接待工作正式開始，1 點 40 分開始演講兩遍。2005 年 2 月 25 日上午 7 點至下午5 點以上工作人員25 日上午 7 點半全體到崗，上午 8 點接待工作正式開始。下午 1 點相關工作人員到崗，1 點 15 分接待工作正式開始。VI 、廠商展示區(qū)負責人：2005 年 2 月 24 日下午 1 點至 5 點以上工作人員24 日上午 7 點進入會場，熟悉場地，清點廠商布置、宣傳資料及展板。下午一點接待工作正式開始，協助廠商進行資料發(fā)放和現場秩序維護。2005 年 2 月 25 日上

20、午 7 點至下午5 點以上工作人員25 日上午 7 點全體到崗，布置資料等。上午 8 點接待工作正式開始，協助廠商進行資料發(fā)放和現場秩序維護。VII 、會場服務負責人：與酒店協調、發(fā)放餐票等VIII 、現場控制負責人：流程導演：田苑 現場總控：王曉東PPT播放：張金海（組長）、呂天文、張曦、李燕風、鄧道正司儀：馬翚 司儀助理：陸渝、文方 演講人：趙樹峰等23 日 下午張金海收集齊所有機器編號入庫（12 臺筆記本，一臺打印機）。24 日上午9 11 點設備調試完畢進行正式彩排。24 日 11 12 點再次彩排，12 點清場進行最后設備檢查。2005 年 2 月 24 日下午 5 點至 8 點現場控制組24 日晚 5 點到崗，對AV 設備進行檢查，對當天晚上串場PPT 進行核對，并進行晚宴及頒獎彩排，下