全國十強(qiáng)地產(chǎn)發(fā)展有限公司會議管理辦法

1、地產(chǎn)發(fā)展有限公司會議管理辦法1、總則1.1 制定目的為了減少不必要的會議，壓縮會議時間，控制會議規(guī)模，提高會議質(zhì)量，特制定本辦法。1.2 使用范圍凡本公司會議之管理，均按照本辦法1.3 權(quán)責(zé)單位人力資源行政部負(fù)責(zé)本辦法的制定、修改、廢止之起草工作。2、會議分類2.1 業(yè)務(wù)會議：包括技術(shù)經(jīng)濟(jì)分析，項(xiàng)目論證、圖紙會審、方案討論、樣稿評審、外來顧問參與討論等。2.2 行政例會：主要包括各部門部務(wù)會、晨會、月度總結(jié)會、公司行政辦公會、項(xiàng)目協(xié)調(diào)會等。2.3 管理會：主要研究公司管理方面的問題。如：公司的組織架構(gòu)、部門分工、人力資源、工作原則、 工作流程、案例分析等。2.4 公司會議：包括公司董事會、股東

2、會、半年總結(jié)會、年度總結(jié)會、年度工作計(jì)劃會、全體員工大會等。2.5 培訓(xùn)會議包括員工入職培訓(xùn)、 上崗培訓(xùn)、員工座談、房地產(chǎn)基礎(chǔ)知識和法律知識培訓(xùn)、專題業(yè)務(wù)研修等。2.6 其他會議：指涉及多個部門負(fù)責(zé)人（或相關(guān)人員）參加的各種會議和臨時會議。3、會議管理3.1會議通知會議召集單位應(yīng)通知：1）會議需至少提前一天通知參會人員，培訓(xùn)需提前三個工作日通知相關(guān)參訓(xùn)人員2）在OA中提起會議通知，提起會議時請?jiān)跁h安排中查詢參會人員的日程安排，避免重復(fù)安排會議3）會議日期、開會時間、地點(diǎn)及參加人員4）會議的主題及解決的問題5）議題的進(jìn)行順序及時間分配6）會議記錄人員7）與會人員應(yīng)準(zhǔn)備資料8）會議室的布置及應(yīng)具

3、備的設(shè)備3.2 與會相關(guān)人員的界定1）與該項(xiàng)會議有切身關(guān)系的人員2）對該項(xiàng)會議確實(shí)掌握資料、學(xué)術(shù)專精并有經(jīng)驗(yàn)者。3）該會議的結(jié)論將會對其影響者。4）執(zhí)行會議結(jié)論之人員。5）參會人員的時間確定。為避免沖突、提高效率，參會人員在當(dāng)前會議開始前后45分鐘內(nèi)不得安排其他會議3.3 提高會議成效的要領(lǐng)1）嚴(yán)格遵守會議的開會時間。2）會議開始時主持人（召集部門）就會議議題作簡要說明。3）發(fā)言內(nèi)容不要偏離會議主題。4）發(fā)言內(nèi)容要朝結(jié)論推進(jìn)5）不要隨意延長會議時間6）會議結(jié)束時要有結(jié)論3.4 會議中需注意的事項(xiàng)1）發(fā)言者應(yīng)控制時間。2）積極發(fā)表自己的見解。3）不可隨意打斷他人的發(fā)言。4）不可中途離席5）盡量關(guān)

4、閉通訊工具，以免打擾他人。3.5 會議的組織3.5.1 業(yè)務(wù)會議：由主管部門組織實(shí)施，此種會議可根據(jù)需要隨時召開。主要解決技術(shù)難點(diǎn)方面的問題。3.5.2 月度總結(jié)會：由部門經(jīng)理或副經(jīng)理主持，部門全體人員參加。每月的最后一周召開，主要議題是總結(jié) 本月工作，溝通協(xié)調(diào)內(nèi)部事務(wù)，解決存在問題，以及案例分析，并以鼓舞士氣為目的。3.5.3 公司行政辦公會議：由總經(jīng)理主持，各部門副經(jīng)理以上人員參加，每周一上午11:00召開（特殊情況除外），主要是檢查上周辦公會議決議執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決本周有關(guān)問題，探討和改進(jìn)管理方法。3.5.4 項(xiàng)目負(fù)責(zé)人會：由總經(jīng)理主持，各項(xiàng)目負(fù)責(zé)人參加，每周一上午9:00召開（特殊情況

5、除外），匯報本周內(nèi)項(xiàng)目進(jìn)度和相關(guān)問題，并協(xié)商解決。3.5.5 董事會、股東會 ：按公司章程規(guī)定，由人力資源行政部、計(jì)財部籌備、董事長（或授權(quán)人）組織實(shí)施。3.5.6 項(xiàng)目協(xié)調(diào)會：由主管部門根據(jù)需要確定參會人員組織召開，主要是協(xié)調(diào)解決項(xiàng)目方面的重點(diǎn)難度問題。3.5.7 公司半年總結(jié)會合年度總結(jié)會：由人力資源行政部組織實(shí)施，每年七月和翌年一月召開，公司全體員工參加。主要是總 結(jié)工作成績、明確戰(zhàn)略目標(biāo)、鼓舞員工士氣。3.5.8 年度工作計(jì)劃會：由計(jì)財部籌備，總經(jīng)理組織召開，部門經(jīng)理（或相關(guān)人員）以上人員參加。主要是研究確定本年度公司戰(zhàn)略目標(biāo)和應(yīng)對措施。3.5.9 管理會議：公司級由總經(jīng)理 （或指定副

6、總經(jīng)理） 組織召開；部門級由經(jīng)理或副經(jīng)理組織召開。主要解決管理工作方面的難度問題。3.5.10 員工培訓(xùn)會議：由人力資源組織實(shí)施，根據(jù)員工隊(duì)伍素質(zhì)確定培訓(xùn)內(nèi)容，每季度不少于一次；各部門可根據(jù)業(yè)務(wù)需要自行組織，主要解決員工的素質(zhì)和能力問題。3.6 會議控制3.6.1 會議協(xié)調(diào)人力資源行政部負(fù)責(zé)公司各類會議的協(xié)調(diào)和網(wǎng)上發(fā)布。3.6.2 會前準(zhǔn)備召開業(yè)務(wù)會議、組織實(shí)施部門至少要有兩個方案供參會者討論。召開其他會議，所有主持人和組織實(shí)施部門、與會人員都應(yīng)分別做好與會會議有關(guān)的準(zhǔn)備工作。會議室需至少提前一天申請，避免沖突。3.6.3 突出主題每次會議主題要鮮明，最多不能超過三個議題，否則，可分次召開。會議過程中主持人 要注意引導(dǎo)參會者圍繞主題展開討論，會議結(jié)束時要?dú)w納總結(jié)，形成結(jié)論，防止議而不決。3.6.4 控制規(guī)模會議組織實(shí)施部門要根據(jù)會議內(nèi)容確定參會人員，不能隨意擴(kuò)大參會范圍，亦小則小。3.6.5 壓縮時間會議支持人全程控制會議時間，防止偏離主題的漫無邊際的討論，浪費(fèi)時間和資源。4、會議的跟蹤與評審4.1 會議結(jié)束形成紀(jì)要，經(jīng)參會人員確認(rèn)（或會議支持人審簽）后，發(fā)相關(guān)人員。組織實(shí)施部門應(yīng)及時跟蹤會議決議的執(zhí)行情況。4.2 部門每季度、公司每半年對召開的會議進(jìn)行一次回顧、評審，重點(diǎn)對會議記錄、效果、參會人員和會議成果進(jìn)行評審。并書面報告公司。4.3 人力資源行政部全年分別對各部門召