高效會(huì)議管理技巧講義(PPT 72頁(yè))

1、高效會(huì)議管理技巧高效會(huì)議管理技巧課程課程目錄目錄1.會(huì)議的目的、種類(lèi)會(huì)議的目的、種類(lèi)2.會(huì)議效率不高的原因及對(duì)策會(huì)議效率不高的原因及對(duì)策3.有效會(huì)議的準(zhǔn)備要領(lǐng)有效會(huì)議的準(zhǔn)備要領(lǐng)4.會(huì)議中的溝通和反饋技巧會(huì)議中的溝通和反饋技巧5.會(huì)議主持人的會(huì)議管理技巧會(huì)議主持人的會(huì)議管理技巧6.提高會(huì)議效率和質(zhì)量的技巧提高會(huì)議效率和質(zhì)量的技巧 會(huì)議需要管理嗎？會(huì)議管理還需要技巧嗎？ 整個(gè)世界在某種程度上說(shuō)是一個(gè)時(shí)時(shí)處處充滿會(huì)議的世界。會(huì)議的正面作用是解決問(wèn)題，反面作用則是帶來(lái)難題，因此，會(huì)議既需要管理，更不能缺少技巧！第一講第一講 當(dāng)今會(huì)議面面觀當(dāng)今會(huì)議面面觀v會(huì)議的意義會(huì)議的意義v會(huì)議的目的會(huì)議的目的v會(huì)議

2、的種類(lèi)會(huì)議的種類(lèi)v會(huì)議的頻率會(huì)議的頻率v會(huì)議成本的計(jì)算會(huì)議成本的計(jì)算集思廣益圖集思廣益圖會(huì)議想法想法想法好創(chuàng)意好點(diǎn)子甲乙丙會(huì)議的意義會(huì)議的意義v會(huì)議是一個(gè)集思廣益的渠道會(huì)議是一個(gè)集思廣益的渠道v會(huì)議顯示一個(gè)組織或一個(gè)部門(mén)的存在會(huì)議顯示一個(gè)組織或一個(gè)部門(mén)的存在v會(huì)議是一種群體溝通的方式會(huì)議是一種群體溝通的方式會(huì)議的目的會(huì)議的目的v開(kāi)展有效的溝通開(kāi)展有效的溝通v傳達(dá)資訊傳達(dá)資訊v監(jiān)督員工、協(xié)調(diào)矛盾監(jiān)督員工、協(xié)調(diào)矛盾v達(dá)成協(xié)議與解決問(wèn)題達(dá)成協(xié)議與解決問(wèn)題v資源共享資源共享v開(kāi)發(fā)創(chuàng)意開(kāi)發(fā)創(chuàng)意v激勵(lì)士氣激勵(lì)士氣v鞏固主管地位鞏固主管地位達(dá)成協(xié)議與解決問(wèn)題達(dá)成協(xié)議與解決問(wèn)題點(diǎn)明困難所在發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并尋找解決方

3、法衡量問(wèn)題的輕重緩急想出新點(diǎn)子評(píng)議新點(diǎn)子確定行動(dòng)綱領(lǐng)會(huì)議的種類(lèi)會(huì)議的種類(lèi) 按人數(shù)分類(lèi)按人數(shù)分類(lèi) 按開(kāi)會(huì)方式分類(lèi)按開(kāi)會(huì)方式分類(lèi) 按開(kāi)會(huì)目的分類(lèi)按開(kāi)會(huì)目的分類(lèi)1.團(tuán)隊(duì)會(huì)議團(tuán)隊(duì)會(huì)議2.一對(duì)一會(huì)一對(duì)一會(huì)議議1.面對(duì)面會(huì)議面對(duì)面會(huì)議2.電話會(huì)議電話會(huì)議3.視頻會(huì)議視頻會(huì)議1.宣布人事安排、講解政策宣布人事安排、講解政策的會(huì)議的會(huì)議2.當(dāng)眾表?yè)P(yáng)或批評(píng)別人的當(dāng)眾表?yè)P(yáng)或批評(píng)別人的4.會(huì)議會(huì)議3.臨時(shí)處理突發(fā)事件的會(huì)議臨時(shí)處理突發(fā)事件的會(huì)議4.固定的團(tuán)隊(duì)會(huì)議固定的團(tuán)隊(duì)會(huì)議5.集思廣益的會(huì)議集思廣益的會(huì)議會(huì)議的頻率會(huì)議的頻率固定的部門(mén)會(huì)議：固定的部門(mén)會(huì)議：建議頻率：至少每月一次注意事項(xiàng)：不能多與每周一次，否則容易

4、形成拖沓的不良習(xí)慣；將會(huì)議時(shí)間記錄在筆記本上，以防因一時(shí)疏忽造成工作上的被動(dòng)。建議頻率：至少每?jī)稍乱淮谓ㄗh頻率：至少每?jī)稍乱淮巫⒁馐马?xiàng)：利用全體大會(huì)通報(bào)注意事項(xiàng)：利用全體大會(huì)通報(bào)政策，但不能頻繁，否則回給政策，但不能頻繁，否則回給公司造成沉重的負(fù)擔(dān)。公司造成沉重的負(fù)擔(dān)。全體會(huì)議全體會(huì)議建議頻率：隨時(shí)建議頻率：隨時(shí)注意事項(xiàng)：切忌太頻繁，否則注意事項(xiàng)：切忌太頻繁，否則會(huì)使員工感覺(jué)日日有危機(jī)，會(huì)會(huì)使員工感覺(jué)日日有危機(jī)，會(huì)讓公司陷入工作無(wú)序的可怕境讓公司陷入工作無(wú)序的可怕境地。地。處理突發(fā)事件的會(huì)議處理突發(fā)事件的會(huì)議建議頻率：按需要建議頻率：按需要注意事項(xiàng)：可以按需要天天發(fā)注意事項(xiàng)：可以按需要天天發(fā)生

5、，但是會(huì)議長(zhǎng)度最好不要超生，但是會(huì)議長(zhǎng)度最好不要超過(guò)過(guò)1小時(shí)。小時(shí)。一對(duì)一會(huì)議一對(duì)一會(huì)議會(huì)議成本的計(jì)算會(huì)議成本的計(jì)算v會(huì)議的時(shí)間成本會(huì)議的時(shí)間成本v直接的會(huì)議成本直接的會(huì)議成本v效率損失成本效率損失成本第二講第二講 會(huì)議效率不高的原因及解決方案會(huì)議效率不高的原因及解決方案v高效會(huì)議的八大特征高效會(huì)議的八大特征v會(huì)議規(guī)范會(huì)議規(guī)范高效會(huì)議的八大特征高效會(huì)議的八大特征v只有必要時(shí)才召集只有必要時(shí)才召集v好好籌劃過(guò)好好籌劃過(guò)v擬訂和分發(fā)了議程表擬訂和分發(fā)了議程表v遵守時(shí)間遵守時(shí)間v一切按部就班一切按部就班v請(qǐng)了最有經(jīng)驗(yàn)的和有才能的人出席請(qǐng)了最有經(jīng)驗(yàn)的和有才能的人出席v作出了評(píng)論和歸納作出了評(píng)論和歸納v

6、記錄所有決定、建議和負(fù)責(zé)人記錄所有決定、建議和負(fù)責(zé)人會(huì)議規(guī)范種類(lèi)會(huì)議規(guī)范種類(lèi)v時(shí)間安排方面的規(guī)范時(shí)間安排方面的規(guī)范v固定的會(huì)議流程規(guī)范固定的會(huì)議流程規(guī)范v會(huì)議本身要遵守的規(guī)則會(huì)議本身要遵守的規(guī)則固定的會(huì)議流程規(guī)范固定的會(huì)議流程規(guī)范開(kāi)始?xì)g迎會(huì)議目的議程具體時(shí)間安排規(guī)章制度3議程1分享話題和目標(biāo)交換信息產(chǎn)生生意/做決定/確認(rèn)行動(dòng)總結(jié)2結(jié)束會(huì)議總結(jié)安排下次會(huì)議跟蹤備忘錄跟蹤計(jì)劃會(huì)議本身要遵守的規(guī)則（一）會(huì)議本身要遵守的規(guī)則（一）1.參會(huì)者要將工作安排交給會(huì)議主席參會(huì)者要將工作安排交給會(huì)議主席2.超過(guò)超過(guò)1小時(shí)的會(huì)議要有書(shū)面的通知小時(shí)的會(huì)議要有書(shū)面的通知3.所有參會(huì)者都要有準(zhǔn)備發(fā)言的心態(tài)所有參會(huì)者都要

7、有準(zhǔn)備發(fā)言的心態(tài)4.會(huì)議要能準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始、準(zhǔn)時(shí)結(jié)束會(huì)議要能準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始、準(zhǔn)時(shí)結(jié)束5.負(fù)責(zé)人對(duì)決議能否達(dá)成負(fù)主要責(zé)任負(fù)責(zé)人對(duì)決議能否達(dá)成負(fù)主要責(zé)任6.在會(huì)上要維護(hù)別人的尊嚴(yán)在會(huì)上要維護(hù)別人的尊嚴(yán)7.要有人提出不同的意見(jiàn)要有人提出不同的意見(jiàn)8.會(huì)后要能拿到書(shū)面的記錄會(huì)后要能拿到書(shū)面的記錄9.參會(huì)者要履行反饋職責(zé)參會(huì)者要履行反饋職責(zé)10.要請(qǐng)第三方監(jiān)控會(huì)議質(zhì)要請(qǐng)第三方監(jiān)控會(huì)議質(zhì)量量第三講第三講 開(kāi)會(huì)前的準(zhǔn)備工作開(kāi)會(huì)前的準(zhǔn)備工作v是否要開(kāi)會(huì)是否要開(kāi)會(huì)v準(zhǔn)備工作的作用準(zhǔn)備工作的作用v5W1Hv準(zhǔn)備工作核對(duì)單準(zhǔn)備工作核對(duì)單v主持人的準(zhǔn)備工作主持人的準(zhǔn)備工作如果已經(jīng)按慣例每周聚會(huì)會(huì)議成本太大還有比開(kāi)會(huì)更好的方法沒(méi)什

8、么特別的事情要討論你是唯一做決策并且知道該怎么做的人（開(kāi)會(huì)讓他人參與只能把問(wèn)題弄糟）無(wú)需開(kāi)會(huì)的五個(gè)如果無(wú)需開(kāi)會(huì)的五個(gè)如果如果必須把信息同 時(shí)傳達(dá)給很多人 有些事情需要當(dāng)眾表?yè)P(yáng)或批評(píng) 要讓別人參與決策以集思廣益聽(tīng)取部門(mén)匯報(bào)工作給小組委派任務(wù)必須開(kāi)會(huì)的五個(gè)如果必須開(kāi)會(huì)的五個(gè)如果準(zhǔn)備工作的作用準(zhǔn)備工作的作用1.使參會(huì)者能對(duì)討論有清楚的方向可循使參會(huì)者能對(duì)討論有清楚的方向可循2.清楚的告知參會(huì)者應(yīng)有何種行為表現(xiàn)清楚的告知參會(huì)者應(yīng)有何種行為表現(xiàn)3.節(jié)省時(shí)間與減少?zèng)_突節(jié)省時(shí)間與減少?zèng)_突會(huì)議準(zhǔn)備的會(huì)議準(zhǔn)備的5W1H法法WhyWhatWhenWhoWhereHow 會(huì)議準(zhǔn)備工作核對(duì)單會(huì)議準(zhǔn)備工作核對(duì)單1.了解

9、會(huì)議的目的3.確定會(huì)議的形式5.決定會(huì)議的時(shí)間7.決定會(huì)議的地點(diǎn)9.確定出席人數(shù)11.是否準(zhǔn)備會(huì)議名簽13.是否安排與會(huì)者住宿15.確定視聽(tīng)教材17.準(zhǔn)備會(huì)場(chǎng)周邊位置圖19.確定自己人的相關(guān)資料2.是否一定要開(kāi)會(huì)4.安排會(huì)議的議程6.確定會(huì)議的主持人8.研究會(huì)場(chǎng)如何布置10.安排出席者座位12.是否安排交通工具14.是否發(fā)出了會(huì)議通知16.確定輔助教材18.是否要求與會(huì)者準(zhǔn)備資料20.是否安排會(huì)后娛樂(lè)項(xiàng)目并做好事先通知主持人的主持人的4個(gè)準(zhǔn)備個(gè)準(zhǔn)備 設(shè)定溝通目標(biāo)設(shè)定溝通目標(biāo) 制訂行動(dòng)計(jì)劃制訂行動(dòng)計(jì)劃 預(yù)備可能的爭(zhēng)執(zhí)預(yù)備可能的爭(zhēng)執(zhí) 進(jìn)行進(jìn)行SWOT分析分析SWOT分析分析Strength優(yōu)勢(shì)優(yōu)勢(shì)

10、Weakness劣勢(shì)劣勢(shì)Opportunity機(jī)會(huì)機(jī)會(huì)Threat威脅威脅 自身環(huán)境第四講第四講 成功會(huì)議的五種策略成功會(huì)議的五種策略如何做開(kāi)場(chǎng)白如何做開(kāi)場(chǎng)白如何分配發(fā)言時(shí)間如何分配發(fā)言時(shí)間如何掌握議事進(jìn)度如何掌握議事進(jìn)度如何達(dá)成決議如何達(dá)成決議決策方式?jīng)Q策方式如何圓滿結(jié)束會(huì)議如何圓滿結(jié)束會(huì)議如何做開(kāi)場(chǎng)白如何做開(kāi)場(chǎng)白v定義：定義：35分鐘的談話，系統(tǒng)、簡(jiǎn)潔及有明確分鐘的談話，系統(tǒng)、簡(jiǎn)潔及有明確宗旨。宗旨。v內(nèi)容：開(kāi)會(huì)目的，時(shí)間安排，議事方式，紀(jì)律內(nèi)容：開(kāi)會(huì)目的，時(shí)間安排，議事方式，紀(jì)律規(guī)則等。規(guī)則等。v程序：程序：v概觀會(huì)議進(jìn)行程序；概觀會(huì)議進(jìn)行程序；v提供與會(huì)議有關(guān)的資訊；提供與會(huì)議有關(guān)的資

11、訊；v規(guī)范議程；規(guī)范議程；v指定會(huì)議記錄者；指定會(huì)議記錄者；v征求對(duì)議程設(shè)計(jì)的意見(jiàn)。征求對(duì)議程設(shè)計(jì)的意見(jiàn)。如何分配發(fā)言時(shí)間如何分配發(fā)言時(shí)間v主持人的發(fā)言時(shí)間應(yīng)掌握在主持人的發(fā)言時(shí)間應(yīng)掌握在20%要盡量保證每個(gè)人發(fā)言機(jī)要盡量保證每個(gè)人發(fā)言機(jī)會(huì)均等；盡量開(kāi)成一種互動(dòng)的會(huì)會(huì)均等；盡量開(kāi)成一種互動(dòng)的會(huì)議氛圍。議氛圍。v主持人發(fā)言最多的原因主持人發(fā)言最多的原因?qū)?huì)議的議題特別熟對(duì)會(huì)議的議題特別熟 2.地位最高而且聲音較大地位最高而且聲音較大 3.負(fù)擔(dān)較多的行政責(zé)任負(fù)擔(dān)較多的行政責(zé)任如何掌握議事進(jìn)度如何掌握議事進(jìn)度v語(yǔ)言方式語(yǔ)言方式v非語(yǔ)言方式非語(yǔ)言方式如何達(dá)成決議如何達(dá)成決議決策方式?jīng)Q策方式 1.用足夠

12、多的時(shí)間檢視困難所在，并用足夠多的時(shí)間檢視困難所在，并與與參參會(huì)者達(dá)成共識(shí)會(huì)者達(dá)成共識(shí)2.列舉或圖示各提案并開(kāi)始討論列舉或圖示各提案并開(kāi)始討論3.客觀比較各提案的優(yōu)劣，避免意氣之爭(zhēng)客觀比較各提案的優(yōu)劣，避免意氣之爭(zhēng)4.估計(jì)各提案之獲益律估計(jì)各提案之獲益律5.估計(jì)有無(wú)采集更多參考資料的需要估計(jì)有無(wú)采集更多參考資料的需要6征求反對(duì)意見(jiàn)7以中立角度檢視正反意見(jiàn)8尋求與會(huì)者對(duì)各題案之認(rèn)同9.對(duì)提案做適當(dāng)?shù)男菡c妥協(xié)10.確認(rèn)議事結(jié)果11.組成或指定議案執(zhí)行的監(jiān)督單位。4種群體決策種群體決策權(quán)威決策少數(shù)服從多數(shù)決策共識(shí)決策無(wú)異議決策第五講第五講 會(huì)議中的溝通與反饋技巧會(huì)議中的溝通與反饋技巧會(huì)議中的溝通會(huì)

13、議中的反饋技巧溝通的漏斗溝通的漏斗別人行動(dòng)的 20%別人聽(tīng)懂的40%別人聽(tīng)到的60%你嘴上說(shuō)的 80%你心理想的 100%溝通漏斗溝通的定義溝通的定義 為了設(shè)定的目標(biāo)把信息、思想、情感在個(gè)體或者群體之間傳遞并且達(dá)成協(xié)議的過(guò)程溝通金三角溝通金三角自己對(duì)方設(shè)身處地溝通的冰山模式溝通的冰山模式 環(huán) 境話題話題5%20%工作層面工作層面80%95%關(guān)系層面關(guān)系層面有效溝通原則有效溝通原則有明確的溝通目標(biāo)有明確的時(shí)間約束重視每一個(gè)細(xì)節(jié)積極傾聽(tīng)努力達(dá)成目標(biāo)造成溝通困難的因素造成溝通困難的因素缺乏自信，主要因?yàn)橹R(shí)和信息掌握不夠重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)不足或條理不清不能積極聆聽(tīng)，有偏見(jiàn)，先入為主，判斷錯(cuò)誤按自己的思路思考，

14、忽略他人的需求失去耐心，造成爭(zhēng)執(zhí)準(zhǔn)備不充分，沒(méi)有慎重思考就發(fā)表意見(jiàn)時(shí)間不充分情緒不好如何建立信任如何建立信任 v找共同點(diǎn)找共同點(diǎn)v適當(dāng)展示自己的能力和水平適當(dāng)展示自己的能力和水平v適當(dāng)暴露自己脆弱的地方適當(dāng)暴露自己脆弱的地方v不必說(shuō)出所有的真相不必說(shuō)出所有的真相會(huì)議中的反饋技巧會(huì)議中的反饋技巧反饋的兩種類(lèi)型正面指導(dǎo)反饋建設(shè)性反饋批評(píng)三部曲批評(píng)三部曲1.首先表?yè)P(yáng)特定的成就2.指出做的不好的地方3.以肯定和支持結(jié)束第六講第六講 主持人的會(huì)議管理技巧主持人的會(huì)議管理技巧傾聽(tīng)的技巧實(shí)際的說(shuō)話技巧 傾聽(tīng)傾聽(tīng) 是暫時(shí)忘掉自我的思想、期待、成見(jiàn)和愿望。全神貫注的理解談話者的內(nèi)容，與他一起去體驗(yàn)，感受整個(gè)過(guò)程

15、。這是一種管理技巧，可以通過(guò)學(xué)習(xí)和鍛煉得到提高。傾聽(tīng)的禮節(jié)傾聽(tīng)的禮節(jié)聽(tīng)聽(tīng)別人的故事聽(tīng)聽(tīng)別人完整的故事先聽(tīng)聽(tīng)別人完整的故事傾聽(tīng)的技巧傾聽(tīng)的技巧點(diǎn)頭且微笑眼神的接觸發(fā)出傾聽(tīng)的聲音身體向前傾重復(fù)和總結(jié)必要時(shí)做記錄別人說(shuō)話時(shí)你在想你自己的事邊聽(tīng)邊與自己的不同觀點(diǎn)比較經(jīng)常打斷別人的談話為演講者結(jié)束他的演講忽略過(guò)程只要結(jié)果僅聽(tīng)自己想聽(tīng)或愿聽(tīng)的東西精力不集中，易被其他東西干擾傾聽(tīng)的誤區(qū)傾聽(tīng)的誤區(qū) 我也有過(guò)相同的經(jīng)歷我也有過(guò)相同的經(jīng)歷 如果我是你，我跟你感覺(jué)一樣如果我是你，我跟你感覺(jué)一樣表達(dá)感受的兩句話表達(dá)感受的兩句話第七講第七講 如何對(duì)待會(huì)議中的意外情況如何對(duì)待會(huì)議中的意外情況與“蟬”相遇與“鯊魚(yú)”相遇與“

16、驢”相遇遭遇“兔子般追蹤”與螃蟹（跑題者）相遇與與“蟬蟬”相遇相遇講故事（和討論的主題無(wú)關(guān)）講了很長(zhǎng)才進(jìn)入主題講的太模糊，沒(méi)有具體事例拒絕傾聽(tīng)別人的主要觀點(diǎn)對(duì)于對(duì)于“蟬蟬”的解決的解決v可用話語(yǔ)或非語(yǔ)言的暗示可用話語(yǔ)或非語(yǔ)言的暗示v事先提醒關(guān)于會(huì)議的程序和時(shí)間限制事先提醒關(guān)于會(huì)議的程序和時(shí)間限制v用總結(jié)的方式結(jié)束用總結(jié)的方式結(jié)束與與“鯊魚(yú)鯊魚(yú)”相遇相遇有攻擊別人的傾向總是給予消極的、否定的意見(jiàn)對(duì)付對(duì)付“鯊魚(yú)鯊魚(yú)”型發(fā)言者的辦法型發(fā)言者的辦法v 非語(yǔ)言性打斷非語(yǔ)言性打斷v 重申會(huì)議規(guī)范重申會(huì)議規(guī)范v 反問(wèn)法反問(wèn)法與與“驢驢”相遇相遇過(guò)于敏感防衛(wèi)性很強(qiáng)，心中有面墻不能站在別人的立場(chǎng)看問(wèn)題對(duì)付對(duì)付“

17、驢驢”型發(fā)言者的辦法型發(fā)言者的辦法v點(diǎn)名發(fā)言點(diǎn)名發(fā)言v重復(fù)問(wèn)題重復(fù)問(wèn)題v突出他的貢獻(xiàn)突出他的貢獻(xiàn)遭遇遭遇“兔子般追蹤兔子般追蹤”v質(zhì)疑正在使用的程序質(zhì)疑正在使用的程序v總是提議不同的程序或建議總是提議不同的程序或建議v解決的方法：解決的方法： 1.肯定他的貢獻(xiàn)肯定他的貢獻(xiàn) 2.重申可以試用現(xiàn)在的程序重申可以試用現(xiàn)在的程序與與“螃蟹（跑題者）螃蟹（跑題者）”相遇相遇開(kāi)會(huì)的同時(shí)一并做別的工作私自進(jìn)入小團(tuán)體討論時(shí)常接電話瞌睡其他：以筆敲桌，背對(duì)發(fā)言者，故意看別處等對(duì)對(duì)“螃蟹螃蟹”型發(fā)言者的辦法型發(fā)言者的辦法v 強(qiáng)調(diào)時(shí)間壓力強(qiáng)調(diào)時(shí)間壓力v 重申會(huì)議規(guī)范重申會(huì)議規(guī)范v 帶入別人帶入別人v 短暫沉默短暫沉默第八講第八講 會(huì)議記錄會(huì)議記錄會(huì)議記錄者的功能誰(shuí)能勝任會(huì)議記錄者對(duì)會(huì)議記錄的10大建議會(huì)議記錄者的功能會(huì)議記錄者的功能僅次于主持人記錄及維持議程所設(shè)計(jì)的 順序協(xié)助主持人總結(jié)與歸納反應(yīng)快寫(xiě)字快知識(shí)面廣記憶力特別強(qiáng)組織能力強(qiáng)傾聽(tīng)能力強(qiáng)總結(jié)能力強(qiáng)會(huì)議記錄者的才能會(huì)議記錄者的才能會(huì)議記錄的會(huì)議記錄的10大建議大建議v會(huì)議記錄內(nèi)容全面而準(zhǔn)確v會(huì)議結(jié)束后整理會(huì)議內(nèi)容v會(huì)議記錄應(yīng)有組織的整理v與主席共同修正錯(cuò)誤部分v將會(huì)議記錄發(fā)送給與會(huì)者重要的會(huì)議應(yīng)該進(jìn)行錄音定期召開(kāi)的會(huì)議不用錄音多數(shù)會(huì)議指定記錄者記錄者的筆記流暢不失真會(huì)議記錄者的責(zé)任更全面第九講