論“電子政務(wù)”環(huán)境下區(qū)級檔案信息中心的建設(shè)與發(fā)展

1、論“電子政務(wù)”環(huán)境下區(qū)級檔案信息中心的建設(shè)與發(fā)展內(nèi)容提要 全國各地政府正在大力開展電子政務(wù)建設(shè)，檔案信息中心也在建設(shè)之中，本文就如何結(jié)合電子政務(wù)開展檔案信息化建設(shè)進(jìn)行了一定的探討，結(jié)合長寧區(qū)電子政務(wù)工作實(shí)際對區(qū)級檔案信息中心的功能設(shè)定，實(shí)現(xiàn)方式，組織形式等方面進(jìn)行了初步的探討，并對檔案信息中心的發(fā)展作了展望。 關(guān)鍵詞：電子政務(wù) 檔案信息中心 建設(shè) 當(dāng)今時代，科技發(fā)展日新月異，信息化建設(shè)方興未艾。順應(yīng)形勢, 國家檔案局提出檔案館作為永久保管檔案基地、愛國主義教育基地、檔案信息中心、已公開的現(xiàn)行文件利用中心的四位一體功能建設(shè)的目標(biāo)。檔案信息中心的建設(shè)又與目前各地政府大力開展的電子政務(wù)建設(shè)息息相關(guān)，

2、為此，在“電子政務(wù)”環(huán)境下討論建設(shè)檔案信息信息中心具有很強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)意義。一、電子政務(wù)簡介“電子政務(wù)”簡而言之，就是借助計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)為主要手段，建成一個覆蓋黨政機(jī)構(gòu)各部門和相關(guān)企業(yè)的應(yīng)用系統(tǒng)。它為領(lǐng)導(dǎo)決策和機(jī)關(guān)辦公提供服務(wù)，實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)辦公現(xiàn)代化、信息資源化、傳輸網(wǎng)絡(luò)化和決策科學(xué)化，提高辦公效率，提高管理水平?！半娮诱?wù)”主要組成部分有三個：一是黨政機(jī)關(guān)內(nèi)部的電子化和網(wǎng)絡(luò)化；二是黨政機(jī)關(guān)部門之間通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)而進(jìn)行的信息共享和實(shí)時通信；三是黨政機(jī)關(guān)部門通過網(wǎng)絡(luò)與民眾之間進(jìn)行的雙向信息交流。由于“電子政務(wù)”系統(tǒng)是一種利用網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)技術(shù)來支撐的輔助辦公的先進(jìn)系統(tǒng)，因此它具有四大功能：事務(wù)處理功能，信息

3、管理功能、輔助決策功能、共享信息功能。二、檔案信息中心的理解首先對于檔案信息的理解，筆者認(rèn)為可以理解為描述檔案的信息（如檔案的案卷目錄、文件級目錄信息）和檔案內(nèi)容的信息（檔案內(nèi)容所反映的知識、消息、數(shù)據(jù)、等信息）。檔案信息中心指的是集中了檔案信息的信息資源中心。集中了檔案目錄信息的檔案目錄中心可以稱為檔案信息中心，在本文中所討論的檔案信息中心指的是包含了檔案描述信息和檔案內(nèi)容信息的檔案信息資源中心。三、區(qū)級檔案信息中心功能分析檔案信息中心的功能就是收集電子化的檔案信息為電子政務(wù)提供信息資源、智力支持。筆者根據(jù)上海市長寧區(qū)政府已經(jīng)實(shí)施的“電子政務(wù)”和電子檔案一體化系統(tǒng)設(shè)計(jì)了區(qū)級檔案信息中心功能模

4、型，如下圖所示。機(jī)關(guān)檔案室檔案信息目錄數(shù)據(jù)庫全文數(shù)據(jù)庫檔案信息平臺區(qū) 級 檔 案 館檔案信息機(jī)關(guān)檔案室檔案信息機(jī)關(guān)檔案室檔案信息檔案信息利用系統(tǒng)檔案信息收集檔案信息收集1檔案信息數(shù)據(jù)庫檔案信息中心的數(shù)據(jù)庫按照功能劃分為目錄數(shù)據(jù)庫（描述檔案的檔案信息即元數(shù)據(jù)）存貯館藏檔案的目錄信息，專題信息，電子檔案的元數(shù)據(jù)等和全文數(shù)據(jù)庫（保存電子檔案，包括電子文本文件，電子圖片文件、電子影音文件等）2檔案信息收集網(wǎng)絡(luò)a.館藏檔案的檔案信息收集檔案館的檔案信息來自館藏檔案的數(shù)字化，主要有三種類型：檔案目錄信息：主要是指文書檔案的案卷目錄、文件級目錄信息，聲像檔案、會計(jì)檔案等的目錄信息。專題檔案信息：主要是指描述

5、特定內(nèi)容檔案的信息，如知青檔案信息，它包括了知青姓名、插隊(duì)時間、地點(diǎn)等諸多元數(shù)據(jù)，雖然它包含在文書檔案中，如果光用文件級目錄信息來表述的話，內(nèi)容少而且不利于電腦檢索，不能滿足實(shí)際需要。全文檔案信息：它就是反映檔案內(nèi)容的電子文件，包括文書檔案、照片檔案等經(jīng)掃描后生成的電子文件和錄象帶等數(shù)字化后生成的影象電子文件及文書檔案的電子文本版本。b.各機(jī)關(guān)檔案部門的檔案信息收集從各機(jī)關(guān)檔案部門收集的檔案信息主要包括電子檔案的元數(shù)據(jù)信息及各種類型電子檔案文件。3.檔案信息平臺來源于檔案館和機(jī)關(guān)單位的檔案信息集中存儲于數(shù)據(jù)庫中,這樣就構(gòu)成了一個信息平臺，可以進(jìn)一步根據(jù)需求進(jìn)行信息的開發(fā)，利用。主要包括以下幾個

6、系統(tǒng)數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)系統(tǒng)，將檔案目錄信息與電子檔案文件相聯(lián)結(jié)。在實(shí)際操作中，只要查到目錄信息就可以找到與之對應(yīng)的電子檔案文件。檢索系統(tǒng)，進(jìn)行檔案目錄信息或者電子文本信息的查詢。權(quán)限系統(tǒng)，明確職責(zé)，保護(hù)檔案信息交互系統(tǒng)：主要是指外部數(shù)據(jù)查詢接口相連，如可以和公務(wù)網(wǎng)平臺相連信息管理：對檔案信息進(jìn)行維護(hù)、管理等數(shù)據(jù)維護(hù)系統(tǒng)：對數(shù)據(jù)及時進(jìn)行備份。4檔案利用系統(tǒng)主要就是根據(jù)實(shí)際需要對檔案信息平臺中的檔案信息進(jìn)行數(shù)據(jù)查詢，標(biāo)注使用等利用系統(tǒng)的開發(fā)。如可以在檔案信息平臺上建立滿三十年的檔案開放系統(tǒng)，使用數(shù)據(jù)庫檢索列出符合條件的檔案信息，然后經(jīng)過電子審核進(jìn)行開放，一方面將這些檔案信息在公共網(wǎng)絡(luò)上發(fā)布，一方面可以建立紙

7、質(zhì)的開放檔案目錄或者光盤供人查閱，整個開放的操作都通過網(wǎng)絡(luò)完成，由特制的網(wǎng)絡(luò)軟件實(shí)現(xiàn)。這就是檔案利用系統(tǒng)的一種。另外還可以建立集中相關(guān)文件進(jìn)行編研的檔案編研利用系統(tǒng)，為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)的檔案信息參考系統(tǒng)等。四、檔案信息中心的實(shí)現(xiàn)在電子政務(wù)的實(shí)施過程中，檔案部門要積極爭取將檔案信息中心建設(shè)納入電子政務(wù)建設(shè)中。這樣，檔案信息中心所需要的軟、硬件條件都容易具備，檔案信息中心才能更好的發(fā)揮作用。覆蓋機(jī)關(guān)的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，計(jì)算機(jī)的普及使用為檔案信息中心建設(shè)掃清了障礙，網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器由信息中心等部門負(fù)責(zé)維護(hù)，檔案部門制定標(biāo)準(zhǔn)，使用需求，實(shí)施框架，相應(yīng)的檔案管理軟件由專業(yè)的軟件公司協(xié)助開發(fā)建設(shè)，在立卷改革推廣，檔案網(wǎng)絡(luò)構(gòu)

8、建的過程中又可以得到政府各級部門的重視和支持。同時，檔案信息中心的建設(shè)也為電子政務(wù)理順了信息流程，提供了方便的檔案信息資源，達(dá)到了“雙贏”。1檔案信息中心具體功能模塊的實(shí)現(xiàn)表述如下：A檔案信息收集網(wǎng)絡(luò)a.館藏檔案的檔案信息收集檔案館藏檔案的檔案信息主要是紙質(zhì)文書檔案的目錄、專題信息和全文信息。因?yàn)轲^藏檔案數(shù)量很大，所以任務(wù)比較艱巨，實(shí)際操作中可以按照檔案利用率、重要性來分批進(jìn)行數(shù)字化。另外檔案部門以前形成的檔案信息數(shù)據(jù)庫多采用單機(jī)數(shù)據(jù)庫，新的檔案信息數(shù)據(jù)庫采用的是網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫，這就要做好新舊數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換工作。b.各機(jī)關(guān)檔案部門的檔案信息收集目前由于計(jì)算機(jī)技術(shù)自身存在各種缺陷，文件的管理和利用

9、仍然實(shí)現(xiàn)“雙軌制”，即文件數(shù)據(jù)與文件實(shí)體同時并存，并且，在現(xiàn)階段，紙質(zhì)文件仍作為主體，數(shù)字化文件不能取代紙質(zhì)文件。在這種情況下進(jìn)行的檔案建設(shè)也是“雙軌制”。所以當(dāng)前檔案部門最適合的信息化模式就是機(jī)關(guān)檔案室實(shí)行文書檔案立卷改革，檔案以“件”為單位和建立文檔一體化系統(tǒng)。文檔一體化系統(tǒng)就是指把文件管理工作同檔案管理工作融為一體進(jìn)行全面管理的系統(tǒng)，電子文件（公文）在網(wǎng)絡(luò)文件流程中辦理完畢后經(jīng)電子歸檔成為電子檔案，電子檔案保存的數(shù)據(jù)庫其實(shí)就是檔案信息中心的數(shù)據(jù)庫，這其實(shí)就完成了檔案信息的采集工作。具體文檔一體化系統(tǒng)的理論研究，可以參閱有關(guān)文檔，如長寧區(qū)檔案局編寫的電子政務(wù)環(huán)境下電子文件歸檔和電子檔案管理

10、系統(tǒng)研究另外，對于目前檔案部門形成的照片，影象等聲像檔案（有實(shí)體），可以將檔案目錄（描述檔案的信息）或者和對它們進(jìn)行數(shù)字化后形成符合標(biāo)準(zhǔn)的電子照片或影象文件，一起存入檔案信息中心數(shù)據(jù)庫，完成檔案信息的采集。B.檔案信息平臺信息平臺的建設(shè)主要就是數(shù)據(jù)庫的實(shí)現(xiàn)，數(shù)據(jù)庫要具有存儲容量大，多媒體存儲，目錄信息索引與電子文件相連等特點(diǎn)，具體設(shè)計(jì)、建設(shè)時可以通過軟件公司構(gòu)建。C檔案信息利用系統(tǒng)檔案利用系統(tǒng)的開發(fā)是對檔案信息的開發(fā)，是檔案信息中心的價值所在，檔案部門要及時把握政務(wù)需求，及時開發(fā)新的檔案信息利用系統(tǒng)，再由軟件公司幫助實(shí)現(xiàn)。2檔案信息中心組織結(jié)構(gòu)電子檔案作為一個新生事物，其與傳統(tǒng)實(shí)物載體的檔案在

11、管理、保存等方面有著顯著的差異，以往的檔案館設(shè)施，管理體系很難滿足需要，必須進(jìn)行改革。至此，專門管理電子檔案的電子檔案中心浮出水面。電子檔案中心主要負(fù)責(zé)收集、管理、保存各機(jī)關(guān)檔案部門傳送的電子檔案和相應(yīng)的實(shí)體檔案。主要有以下幾種功能：a電子檔案信息收集系統(tǒng)維護(hù)，在收集檔案信息過程中，及時解決出現(xiàn)的問題，對檔案室電子檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)。b.電子檔案保存主要是保存電子檔案對應(yīng)的紙質(zhì)檔案，方便統(tǒng)一管理，利用。對于電子檔案的保存可以自己保存存有檔案信息的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器，也可以由信息中心進(jìn)行保存和維護(hù)。另外還可以建立數(shù)據(jù)備份中心，通過將檔案信息刻錄光盤備份或作為數(shù)據(jù)傳遞的手段。c.檔案信息利用窗口主要針對機(jī)關(guān)

12、內(nèi)部進(jìn)行網(wǎng)上的利用查詢或者調(diào)閱與之對應(yīng)的實(shí)體檔案。以上只是簡單描述了電子檔案中心的功能，它其實(shí)是一個為了讓電子檔案更好發(fā)展而專門整合而成的專責(zé)電子檔案管理的部門，依照現(xiàn)實(shí)情況也可以有多種建立方式，還有待進(jìn)一步完善。3檔案信息中心的實(shí)現(xiàn)步驟對于現(xiàn)階段電子信息中心的實(shí)現(xiàn)步驟如下：a在各機(jī)關(guān)檔案部門推廣文書立卷改革，檔案以“件”為單位，為檔案信息化作好準(zhǔn)備。b積極參與電子政務(wù)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)文檔一體化系統(tǒng)，初步建立檔案信息數(shù)據(jù)庫構(gòu)建檔案信息平臺。c館藏檔案信息的錄入與數(shù)據(jù)庫轉(zhuǎn)換，檔案信息不斷充實(shí)檔案數(shù)據(jù)庫。d組織機(jī)構(gòu)調(diào)整，依據(jù)實(shí)際情況調(diào)整檔案館組織機(jī)構(gòu)，可以適時建立電子檔案中心。e功能拓展、完善。不斷完善

13、檔案信息中心系統(tǒng)，依據(jù)工作需要建立多種檔案利用系統(tǒng)，充分利用檔案信息化優(yōu)勢。以上的實(shí)現(xiàn)步驟不一定按時間次序依次實(shí)現(xiàn)，而可以幾項(xiàng)工作同時進(jìn)行，在實(shí)際的操作中不是按步就搬，要視實(shí)際情況而定。五、檔案信息中心展望現(xiàn)在有一種趨勢是將政府的整個文件、檔案、信息完全置于檔案館的管理之下。這種趨勢有其存在的根源：在現(xiàn)實(shí)中，由于計(jì)算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的相互結(jié)合，造就了“電子政務(wù)”的產(chǎn)生，在“電子政務(wù)”環(huán)境下，電子文件大量產(chǎn)生，檔案館中紙質(zhì)檔案的數(shù)字化速度也將加快，導(dǎo)致了檔案實(shí)體與其所包含的信息內(nèi)容分離速度的加快，文件與檔案的界限變得模糊起來，文件、檔案實(shí)體與信息同時并存于檔案館中，檔案館將承擔(dān)起文件、

14、檔案實(shí)體管理及其信息管理的重任。檔案館自身借助各種信息技術(shù)使新的功能不斷增加，檔案館的任務(wù)將發(fā)生根本性的變化，檔案館通過網(wǎng)絡(luò)向利用者傳遞信息將逐步成為其重要的工作。那么，這些功能的擴(kuò)展，使檔案館不再是純粹的檔案物質(zhì)載體的保管基地，更加突出的將是信息管理機(jī)構(gòu)及數(shù)據(jù)的傳輸樞紐，隨之而來的是檔案館將獲得更大的發(fā)展空間。 如果依照這種趨勢，檔案信息中心將集中更多的政府信息資源，承擔(dān)更多的政府信息工作，如現(xiàn)行文件的開放，政府信息的公開等工作，開發(fā)更多的政務(wù)信息利用系統(tǒng)，成為電子政務(wù)系統(tǒng)中的政府信息中心。發(fā)揮更大的作用?，F(xiàn)在，全國各地檔案信息中心的建設(shè)才剛剛起步，還沒有一個固定的模式，本文只是初步探討研究

15、了電子政務(wù)環(huán)境下區(qū)級檔案信息中心的一種建設(shè)模式，希望能夠?yàn)闄n案信息中心的建設(shè)研究起到拋磚引玉的作用。several group number, then with b ± a, =c,c is is methyl b two vertical box between of accurate size. Per-23 measurement, such as proceeds of c values are equal and equal to the design value, then the vertical installation accurate. For example a, b, and c valueswhile on horizontal ver