商務(wù)會議流程

1、商務(wù)會議流程一、溝通準(zhǔn)備：就主辦單位的總體構(gòu)思和細(xì)節(jié)要求 進(jìn)行認(rèn)真溝通，全方位考慮，按時做出2 種以上合適的方案供選擇。二、會議策劃：根據(jù)主辦單位的會議要求，提供會 議所選酒店情況、用餐地點(diǎn)、會場布置、 交通工具、會務(wù)接待、設(shè)備租賃、考察 線路等詳細(xì)描述。并對方案進(jìn)一步溝通， 進(jìn)行可行性分析，力求達(dá)到主辦單位的 預(yù)期效果。三、實地考察：根據(jù)需要安排主辦單位相關(guān)人員進(jìn) 行實地考察，對會議酒店、會議場地、 接待流程、其他事項等進(jìn)行考察商榷， 對方案中的不完善部分進(jìn)行補(bǔ)充和調(diào) 整，確認(rèn)彼此的分工。四、合作確認(rèn)：雙方對方案和流程彼此都無疑義， 按照約定簽訂合作協(xié)議，以書面的形式 確認(rèn)雙方的責(zé)任、權(quán)利和

2、義務(wù)。五、協(xié)議執(zhí)行：協(xié)議簽訂后雙方嚴(yán)格按照約定執(zhí) 行，保證會議各項工作的順利進(jìn)行。在 協(xié)議簽訂后，如果主辦單位需要增加協(xié) 議之外的服務(wù)視為協(xié)議的補(bǔ)充，需要再 補(bǔ)簽協(xié)議，補(bǔ)簽協(xié)議是對原協(xié)議的擴(kuò)展, 都是有效協(xié)議，補(bǔ)充協(xié)議也是有效的結(jié) 算憑據(jù)。六、會議結(jié)算：會議結(jié)束后，承辦方財務(wù)將會議的 相關(guān)單據(jù)分類、自審，做出明細(xì)賬目交 主辦單位的負(fù)責(zé)人及財務(wù)審核確認(rèn)，按 照協(xié)議約定結(jié)清款項。商務(wù)會議策劃一、會場預(yù)約我們將根據(jù)你的需要，為您具體分 析各種情況作出最完美的策劃；我們將根 據(jù)會議的級別,為您選擇會議舉辦地；我 們將根據(jù)會議對周邊環(huán)境的要求，為您 確定具體舉辦地點(diǎn)；我們將根據(jù)會議的具 體情況，確定是否

3、將會議劃分為幾個分 會場，選擇分會場的地點(diǎn)，并提前為您 預(yù)約。二、負(fù)責(zé)會場的布局，設(shè)備安裝調(diào) 試我們將根據(jù)會議的具體情況，為您 設(shè)計并安排會場的布局，細(xì)致周到地設(shè) 計好所有的細(xì)節(jié)；我們將根據(jù)您的需要， 為您提供會議所需要的所有設(shè)備，并提 前安放在指定位置；我們將根據(jù)您的需 要，提前為您調(diào)試好設(shè)備，并進(jìn)行演練， 確保會議的順利進(jìn)行。三、印刷材料的設(shè)計制作我們將為您的會議提供宣傳冊等印 刷品設(shè)計、生產(chǎn)一條龍服務(wù)；我們將根據(jù) 會議的具體需求，設(shè)計印刷品的樣式、 內(nèi)容、選擇圖案；我們將會為您的印刷品 指定專門的廠家生產(chǎn)以及印刷；我們將根 據(jù)您的需要，提前把印刷品送到會場或 指定位置。四、參會者的接送我

4、們將根據(jù)參加會議者的具體情況 以及人數(shù)多少安排相應(yīng)的車輛；我們的專 車將會提前在指定位置等待參會人員， 把參會人員迅速、安全地送到會場或下 榻酒店。五、參會者的餐飲我們將根據(jù)參會人員的喜好，為您 預(yù)定各種形式的餐會：西餐、中餐、自 助餐、宴會等等；我們將根據(jù)參會人員的 具體情況以及會場和下榻酒店的地點(diǎn)， 為您推薦不同的用餐地點(diǎn)。六、參會者業(yè)余時間的安排我們將根據(jù)參會人員的喜好，為您 設(shè)計不同的休閑方式；我們可以為您設(shè)計 專門的旅游線路，方便您的岀行；我們將 為您介紹下榻酒店附近的娛樂設(shè)施，供 你選擇。商務(wù)會議方案根據(jù)參加會議的人數(shù)不同、會議接 待的準(zhǔn)備工作的內(nèi)容不同以及會議接待 的方式不同，對

5、會議的組織方法，禮儀 要求也不同。首先是會議的籌備工作。艮據(jù)會議規(guī)模，確定接待規(guī)格 發(fā)放會議通知和會議日程會議通知必須寫明召集人的姓名或 組織、單位名稱，會議的時間、地點(diǎn)、 會議主題以及會議參加者、會務(wù)費(fèi)、應(yīng) 帶的材料、聯(lián)系方式等內(nèi)容。通知后面 要注意附回執(zhí)，這樣可以確定受邀請的 人是否參加會議，準(zhǔn)備參加會議的是否 有其他要求等。對于外地的會議參加者 還要附上到達(dá)會議地點(diǎn)和住宿賓館的路 線圖。這個路線圖避免了外地人問路的 許多麻煩。會議日程是會議活動在會期以內(nèi)每 一天的具體安排，它是人們了解會議情 況的重要依據(jù)。它的形式既可以是文字 的也可以是表格的。它可以隨會議通知 一起發(fā)放。選擇會場選擇會

6、場，要根據(jù)參加會議的人數(shù) 和會議的內(nèi)容來綜合考慮。最好是達(dá)到 一下標(biāo)準(zhǔn)：第一：大小要適中。會場太大，人 數(shù)太少，空下的座位太多，松松散散， 給與會者一種不景氣的感覺；會場太小， 人數(shù)過多，擠在一起，像鄉(xiāng)下人趕集， 不僅顯得小氣，而且也根本無法把會開 好。所以，英國的首相丘吉爾曾說： 絕 對不用太大的房間，而只要一個大小正 好的房間?！钡诙旱攸c(diǎn)要合理。歷史召集的會 議，一兩個小時就散的，可以把會場定 在與會人員較集中的地方。超過一天的 會議，應(yīng)盡量把地點(diǎn)定的離與會者住所 較近一些，免得與會者來回奔波。第三：附屬設(shè)施要齊全。會務(wù)人員 一定要對會場的照明、通風(fēng)、衛(wèi)生、服 務(wù)、電話、擴(kuò)音、錄音等進(jìn)行

7、檢查，不 能夠因為上次會議是從這里開的，沒出 什么問題，”就草率地認(rèn)為 這回也會同樣 順利”。否則，可能會造成損失。第四：要有停車場?，F(xiàn)代社會召集 會議，一雙草鞋一把傘”趕來開會的人已 經(jīng)不多了。轎車、摩托車都要有停放處， 會才能開得成。輕場的布置會場的布置包括會場四周的裝飾和 坐席的配置。一般大型的會議，根據(jù)會議內(nèi)容， 在場內(nèi)懸掛橫幅。門口張貼歡迎和慶祝 標(biāo)語?？稍跁鰞?nèi)擺放適當(dāng)?shù)妮p松盆景、 盆花；為使會場更加莊嚴(yán)，主席臺上可懸掛國旗、黨旗或懸掛國徽、會徽。桌 面上如需擺放茶杯、飲料，應(yīng)擦洗干凈， 擺放美觀、統(tǒng)一。坐席的配置要是和會議的風(fēng)格和氣 氛，講究禮賓次序，主要有以下幾種配 置方法：

8、圓桌型。如果是使用圓桌或橢圓 形桌子。這種布置使與會者同領(lǐng)導(dǎo)一起 圍桌而坐，從而消除不平等的感覺。另 外，與會者能清楚地看到其他人的面容， 因而有利于互相交換意見。這種形式適 于1020人左右的會議。座次安排應(yīng)注 意來賓或上級領(lǐng)導(dǎo)與企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及陪同面 對面做，來賓的最高領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)坐在朝南或 朝門的正中位置，企業(yè)最高領(lǐng)導(dǎo)與上級 領(lǐng)導(dǎo)相對而坐。同級別的對角線相對而 坐。 口字型。如果使用長形方桌。這 種形式比圓桌型更適用于較多人數(shù)的會 議。 教室型。這是采用得最多的一種 形式，它適用于以傳達(dá)情況、指示為目 的的會議，這時與會者人數(shù)比較多、而 且與會者之間不需要討論、交流意見。 這種形式主席臺與聽眾席相對

9、而坐。主 席臺的座次按人員的職務(wù)、社會的地位 排列。主席的座位以第一排正中間的席 位為上，其余按左為下右為上的原則依 次排列。準(zhǔn)備會議資料會務(wù)組應(yīng)該準(zhǔn)備有關(guān)會議議題的必 要資料，這些資料在整理后放在文件夾 中發(fā)放給與會者，方便于與會者的閱讀 和做好發(fā)言準(zhǔn)備。會議前的接待禮儀。輕前檢查這是對在準(zhǔn)備工作階段考慮不周或 不落實的地方進(jìn)行的補(bǔ)救。比如檢查音 像、文件、錦旗等是否準(zhǔn)備齊全。提前進(jìn)入接待崗位。接待人員應(yīng)該在與會者到來之前提 前進(jìn)入各自的崗位、并進(jìn)入工作狀態(tài)。 一般的接待工作分以下幾個崗位。 簽到。設(shè)一張簽字臺，配上1-2 名工作人員，如果是要求接待檔次比較 高，可以派禮儀小姐承擔(dān)。簽字臺北

10、有 毛筆、鋼筆和簽到本。向客人遞鋼筆時， 應(yīng)脫下筆套，筆尖對自己，將筆雙手遞 上。如果是毛筆，則應(yīng)蘸好墨汁后再遞 上。簽到本應(yīng)精致些，以便保存。如需 要發(fā)放資料，應(yīng)禮貌地雙手遞上。接待 人員應(yīng)經(jīng)常向會議組織者匯報到會人 數(shù)。 引座。簽到后。會議接待人員應(yīng) 有禮貌地將與會者引入會場就座。對重 要領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)先引入休息室，由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)親 自作陪，會議開始前幾分鐘再到主席臺 就座。 接待。與會者坐下后，接待人員 應(yīng)遞茶，或遞上毛巾、水果，熱情向與 會者解答各種問題，滿足各種要求，提 供盡可能周到的服務(wù)。會議中的服務(wù)禮儀會議進(jìn)行中的服務(wù)要做到穩(wěn)重、大 方、敏捷、及時。到茶服務(wù)人員注意觀察每一位與 會者，以便及

11、時為期天茶水。到誰是動 作輕盈、快捷、規(guī)范。杯蓋的內(nèi)口不能 接觸桌面，手指不能因在北口上，不能 發(fā)生杯蓋碰撞的聲首。一般是左手拿開 背蓋，右手吃水戶，將熱開水準(zhǔn)確倒入 杯里，不能讓茶水見到桌面上或與會者 身上。杯子放在與會者桌上的右上面。 如果操作不慎，出了差錯，應(yīng)不動聲色 地盡快處理，不能驚動其他人，不能慌 慌張張，來回奔跑，將與會者的注意力 引到自己身上，否則，這將是極大的工 作失誤。其他服務(wù)會議按擬定的程序進(jìn)行， 應(yīng)緊湊，不要出現(xiàn)冷場的局面。這就要 求各個工作人員 嚴(yán)陣以待”，做好各項準(zhǔn) 備工作。如，會議進(jìn)行第一項：全體起 立、奏國歌。這是音響應(yīng)立即播放出國 歌。又如，大會宣布辦法榮譽(yù)證

12、書，組 織人員應(yīng)迅速將受獎人員排好隊，禮儀 小姐把領(lǐng)導(dǎo)從主席坐席上引岀來，另有 禮儀小姐將證書遞上，由領(lǐng)導(dǎo)頒發(fā) 給受獎?wù)?。為使會場上的活動有條不紊，必要時應(yīng)將有關(guān)人員組織起來進(jìn)行模擬 訓(xùn)練，避免會場上岀現(xiàn)混亂。如果與會者有電話或有人要相告特 別重要的事，服務(wù)人員應(yīng)走到他身邊， 輕聲轉(zhuǎn)告他。如果要通知主席臺上的領(lǐng) 導(dǎo)，最好用字條傳遞通知，避免無關(guān)人 員在臺上頻繁走動和耳語，分散與會者 注意力。故好會后服務(wù)的準(zhǔn)備。會議進(jìn)行之 中，就應(yīng)為會后服務(wù)做好準(zhǔn)備。如，會 后要照相，就應(yīng)提前將場地、椅子等布 置好，攝影師做好攝影的準(zhǔn)備。另外， 會后的用車也應(yīng)在會議結(jié)束前妥善安 排。會后服務(wù)會議結(jié)束后，全部接待人員應(yīng)分工 明確地做好善后處理工作。組織活動會議結(jié)束后，有時還會安 排一些活動。如聯(lián)歡會、會餐、參觀、 照相等，這些工作很繁瑣，應(yīng)有一位