招標(biāo)前期準(zhǔn)備工作及流程

1、一、招標(biāo)準(zhǔn)備工作招標(biāo)是最能體現(xiàn)公平競爭的一種采購方式。 完整的招標(biāo)采購， 應(yīng)包括招標(biāo)、投標(biāo)、開標(biāo)、評標(biāo)和定標(biāo)五個(gè)階段，其中開標(biāo)是招標(biāo)采購過程中的一個(gè)重要階段，承接著招標(biāo)、投標(biāo)與評標(biāo)、定標(biāo)，在招標(biāo)、投標(biāo)之后，就要組織開標(biāo)，開標(biāo)之后，就要組織評標(biāo)、定標(biāo)，開標(biāo)是否順利，直接影響到招標(biāo)、投標(biāo)的繼續(xù)進(jìn)行，也直接決定著評標(biāo)、定標(biāo)的順利完成。 而開標(biāo)能否順利進(jìn)行， 起決定作用的就是開標(biāo)前的準(zhǔn)備工作。準(zhǔn)備工作充分、細(xì)致，開標(biāo)才能順利進(jìn)行；否則，開標(biāo)將會(huì)受到影響，進(jìn)而會(huì)影響到后面的評標(biāo)和定標(biāo)， 以至于整個(gè)招標(biāo)采購活動(dòng)都要受到影響。從這個(gè)意義上來說，開標(biāo)的前期準(zhǔn)備工作相當(dāng)重要。在開標(biāo)前，應(yīng)準(zhǔn)備一系列文件材料，以備

2、開標(biāo)時(shí)之用。這些文件材料主要包括在招標(biāo)階段、投標(biāo)階段所形成的文件材料和開標(biāo)階段、評標(biāo)階段以及定標(biāo)階段需要使用的文件材料。 由于招標(biāo)采購過程是以法定方式和程序進(jìn)行的， 其中各個(gè)階段所使用的文件材料都應(yīng)該便于查閱和使用，因而所有的文件資料都必須以書面形式準(zhǔn)備并提供。 根據(jù)開標(biāo)需要，應(yīng)準(zhǔn)備以下幾類文件資料：（一）招標(biāo)階段所形成的文件材料。 在招標(biāo)階段，由于要編制、發(fā)售招標(biāo)文件等， 在這些項(xiàng)工作進(jìn)行過程中， 會(huì)形成與招標(biāo)采購有關(guān)的一系列文件、材料等書面資料，而這些資料在開標(biāo)、評標(biāo)過程中將要被用到，因此在開標(biāo)前有必要對這些文件、材料進(jìn)行整理、歸集，形成招標(biāo)文件資料。一般來說，根據(jù)招標(biāo)階段的幾個(gè)工作環(huán)節(jié)，

3、招標(biāo)文件材料主要有：招標(biāo)文件編制過程中所形成的資料和招標(biāo)文件發(fā)售'.過程中所形成的文件材料。 其中，招標(biāo)文件編制過程中所形成的文件材料主要包括采購人委托項(xiàng)目時(shí)所提交的與項(xiàng)目有關(guān)的資料， 招標(biāo)采購機(jī)構(gòu)在組織項(xiàng)目實(shí)施前所編制的采購方案和所歸集的項(xiàng)目資料， 在編制招標(biāo)文件時(shí)對項(xiàng)目的分析論證資料， 招標(biāo)文件底稿以及正式的招標(biāo)文件。招標(biāo)文件發(fā)售過程中所形成的文件資料， 主要包括招標(biāo)公告信息發(fā)布資料， 響應(yīng)招標(biāo)項(xiàng)目的供應(yīng)商信息， 供應(yīng)商提交的資格證明文件材料，對供應(yīng)商進(jìn)行資格審查時(shí)的書面記錄及其相關(guān)資料， 經(jīng)審查資格合格的供應(yīng)商名單和資格不合格供應(yīng)商名單及其理由說明和文件證明材料，資格審查工作底稿

4、，招標(biāo)文件發(fā)售記錄，組織供應(yīng)商進(jìn)行現(xiàn)場勘察及對項(xiàng)目解釋答疑記錄， 供應(yīng)商對招標(biāo)文件有關(guān)內(nèi)容提出的書面詢問，招標(biāo)組織機(jī)構(gòu)因?qū)φ袠?biāo)文件進(jìn)行修改、澄清、補(bǔ)正所形成的補(bǔ)充招標(biāo)文件等。值得注意的是，有關(guān)招標(biāo)文件的發(fā)售記錄，尤其是購買了招標(biāo)文件的供應(yīng)商名單要在一定范圍內(nèi)和一定時(shí)期內(nèi)相對保密，以防有可能參與投標(biāo)的供應(yīng)商信息泄露。（二）投標(biāo)階段所形成的文件材料。招標(biāo)階段之后，所要進(jìn)行的是投標(biāo)，即投標(biāo)供應(yīng)商編制投標(biāo)文件并向招標(biāo)組織機(jī)構(gòu)遞交投標(biāo)文件。在這個(gè)過程中， 由于投標(biāo)供應(yīng)商對招標(biāo)文件的有關(guān)內(nèi)容有疑問而需要向招標(biāo)組織機(jī)構(gòu)提出書面詢問，招標(biāo)組織機(jī)構(gòu)要對詢問的有關(guān)內(nèi)容作出書面答復(fù)； 投標(biāo)供應(yīng)商要向招標(biāo)組織機(jī)構(gòu)遞交

5、投標(biāo)文件、交納投標(biāo)保證金，招標(biāo)組織機(jī)構(gòu)要接收投標(biāo)文件并向投標(biāo)供應(yīng)商出具簽收證明等，這些工作，都需要有書面的文字記載，而這些書面的文字記載集中起來，就形成了投標(biāo)階段的文件材料。 招標(biāo)組織機(jī)構(gòu)在開標(biāo)前，'.必須注意收集這些文件材料，并進(jìn)行歸集整理，以備開標(biāo)時(shí)之用。在這些文件材料中，最重要的就是投標(biāo)供應(yīng)商遞交投標(biāo)文件時(shí)的記錄，供應(yīng)商遞交投標(biāo)文件時(shí)的簽名， 招標(biāo)組織機(jī)構(gòu)在接收投標(biāo)文件時(shí)的書面記錄、向投標(biāo)供應(yīng)商出具的簽收投標(biāo)文件的證明、 收取投標(biāo)保證金的收據(jù)等。值得注意的是， 在投標(biāo)階段，有關(guān)投標(biāo)供應(yīng)商遞交投標(biāo)文件的資料、記錄等信息，應(yīng)在一定范圍內(nèi)和一定時(shí)期內(nèi)相對保密，尤其是要對供應(yīng)商提交的投標(biāo)

6、文件要妥為保管， 以防投標(biāo)文件遺失或者投標(biāo)信息泄露。（三）開標(biāo)所需要的文件材料。開標(biāo)，有地方和機(jī)構(gòu)稱其為開標(biāo)儀式，有些也稱其為開標(biāo)大會(huì)或開標(biāo)會(huì)，不論叫什么，其形式都是按照招標(biāo)文件的規(guī)定，以一種會(huì)議的方式公開舉行， 其程序都是法定的。在開標(biāo)時(shí)，要公開宣讀投標(biāo)人的投標(biāo)報(bào)價(jià)以及投標(biāo)文件中的有關(guān)內(nèi)容，宣布一些注意事項(xiàng)，并對評標(biāo)、定標(biāo)作出安排。在這個(gè)過程中，需要使用一些書面的、 格式化的文件材料， 這些文件材料都必須在開標(biāo)前制作、準(zhǔn)備完備。根據(jù)開標(biāo)需要，這些書面、格式化的文件材料主要有：開標(biāo)會(huì)場紀(jì)律，開標(biāo)議程，監(jiān)督人員和工作人員以及參加開標(biāo)的領(lǐng)導(dǎo)和來賓以及其它有關(guān)人員名單， 開標(biāo)儀式主持詞， 工作人員職

7、責(zé)及注意事項(xiàng)，投標(biāo)人注意事項(xiàng)等；如有領(lǐng)導(dǎo)參加并需要領(lǐng)導(dǎo)講話，則還應(yīng)為出席會(huì)議并講話的領(lǐng)導(dǎo)草擬準(zhǔn)備講話稿； 如有監(jiān)督人員或者監(jiān)證人員參加，則還應(yīng)提前為他們準(zhǔn)備監(jiān)督或監(jiān)證時(shí)所使用的相關(guān)文件材料。另外， 還需要提前準(zhǔn)備開標(biāo)前到會(huì)人員的簽到冊，并為與會(huì)人員準(zhǔn)備必要的書面文件、材料等。'.（四）評標(biāo)過程所需要的文件材料。評標(biāo)是在開標(biāo)結(jié)束后進(jìn)行的，一般情況下，開標(biāo)結(jié)束之后，接著就要進(jìn)行評標(biāo)，開標(biāo)與評標(biāo)的兩個(gè)階段之間沒有時(shí)間間隔， 因此在開標(biāo)前就要把評標(biāo)時(shí)所需要的文件材料準(zhǔn)備完備，以備評標(biāo)之用。根據(jù)評標(biāo)需要，評標(biāo)需要使用的文件材料主要有：評標(biāo)工作安排， 評標(biāo)程序，評標(biāo)工作紀(jì)律， 評標(biāo)注意事項(xiàng)，評委會(huì)

8、工作職責(zé)，評標(biāo)辦法、評分標(biāo)準(zhǔn)、評分表格等，其中最主要的就是評標(biāo)辦法和評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、 評標(biāo)表，這些文件材料已經(jīng)載入了招標(biāo)文件的，則不必另行準(zhǔn)備；如果沒有在招標(biāo)文件中載入，則要另行準(zhǔn)備并向評委會(huì)提供。 有些地方、有些機(jī)構(gòu)還要求評委會(huì)成員在評標(biāo)前要簽署廉政承諾書，如有必要，就應(yīng)該在開標(biāo)前把承諾書格式準(zhǔn)備齊備，在評標(biāo)開始前提供給評委會(huì)，要求評委會(huì)成員簽訂。（五）定標(biāo)過程所需的文件材料。 評標(biāo)結(jié)束之后，招標(biāo)組織機(jī)構(gòu)則要根據(jù)評標(biāo)委員會(huì)提交的評標(biāo)結(jié)果報(bào)告以及評委會(huì)推薦的預(yù)中標(biāo)人確定中標(biāo)人。一般情況下，招標(biāo)組織機(jī)構(gòu)在定標(biāo)時(shí)，應(yīng)依照政府采購法、招標(biāo)投標(biāo)法和有關(guān)法律、法規(guī)，并根據(jù)項(xiàng)目招標(biāo)文件關(guān)于定標(biāo)條款的規(guī)定， 確定

9、中標(biāo)人。 定標(biāo)時(shí)所需要的文件材料主要是定標(biāo)原則和定標(biāo)依據(jù)等， 這些文件材料一般也在招標(biāo)文件中事先已經(jīng)載明，但有些在招標(biāo)文件只是原則性規(guī)定，如有必要，應(yīng)在開標(biāo)前將其細(xì)化，制定出具體的細(xì)則。在有些地方，規(guī)定招標(biāo)組織機(jī)構(gòu)將評委會(huì)的評標(biāo)結(jié)果報(bào)告提交給采購人， 由采購人根據(jù)評標(biāo)結(jié)果報(bào)告確定中標(biāo)人；還有些地方，規(guī)定由采購人委托評標(biāo)委員會(huì)直接確定中標(biāo)人，或者委托招標(biāo)組織機(jī)構(gòu)根據(jù)評委會(huì)的評標(biāo)結(jié)果報(bào)告直接確定中標(biāo)人，'.不論采用哪一種方式， 都必須在開標(biāo)前將定標(biāo)所需的文件材料準(zhǔn)備齊備。二、招標(biāo)階段在招標(biāo)階段，應(yīng)按照招標(biāo)、投標(biāo)、開標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo)幾個(gè)步驟組織實(shí)施，基本程序是：（一）招標(biāo)1、發(fā)布招標(biāo)公告（或投

10、標(biāo)邀請函）。公開招標(biāo)應(yīng)當(dāng)發(fā)布招標(biāo)公告（邀請招標(biāo)發(fā)布投標(biāo)邀請函）。招標(biāo)公告必須在財(cái)政部門指定的報(bào)刊或者媒體發(fā)布。招標(biāo)公告（或投標(biāo)邀請函）的內(nèi)容、格式與招標(biāo)文件的第一部分相同。2、資格審查。招標(biāo)人可以對有興趣投標(biāo)的供應(yīng)商進(jìn)行資格審查。資格審查的辦法和程序可以在招標(biāo)公告（或投標(biāo)邀請函）中載明，或者通過指定報(bào)刊、 媒體發(fā)布資格預(yù)審公告， 由潛在的投標(biāo)人向招標(biāo)人提交資格證明文件， 招標(biāo)人根據(jù)資格預(yù)審文件規(guī)定對潛在的投標(biāo)進(jìn)行資格審查。3、發(fā)售招標(biāo)文件。在招標(biāo)公告（或投標(biāo)邀請函）規(guī)定的時(shí)間、地點(diǎn)向有興趣投標(biāo)且經(jīng)過審查符合資格要求的供應(yīng)商發(fā)售招標(biāo)文件。4、招標(biāo)文件的澄清、修改。對已售出的招標(biāo)文件需要進(jìn)行澄清或

11、者非實(shí)質(zhì)性修改的，招標(biāo)人一般應(yīng)當(dāng)在提交投標(biāo)文件截止日期15天前以書面形式通知所有招標(biāo)文件的購買者，該澄清或修改內(nèi)容為招'.標(biāo)文件的組成部分。這里應(yīng)特別注意，必須是在投標(biāo)截止日期前15天發(fā)出招標(biāo)文件的澄清和修改部分。（二）投標(biāo)1、編制投標(biāo)文件。投標(biāo)人應(yīng)當(dāng)按照招標(biāo)文件的規(guī)定編制投標(biāo)文件，投標(biāo)文件應(yīng)載明的事項(xiàng)有： 投標(biāo)函；投標(biāo)人資格、資信證明文件；投標(biāo)項(xiàng)目方案及說明；投標(biāo)價(jià)格；投標(biāo)保證金或者其他形式的擔(dān)保；招標(biāo)文件要求具備的其他內(nèi)容。2、投標(biāo)文件的密封和標(biāo)記。投標(biāo)人對編制完成的投標(biāo)文件必須按照招標(biāo)文件的要求進(jìn)行密封、標(biāo)記。這個(gè)過程也非常重要，往往因?yàn)槊芊饣驑?biāo)記不規(guī)范被拒絕接受投標(biāo)的例子不少。

12、3、送達(dá)投標(biāo)文件。投標(biāo)文件應(yīng)在規(guī)定的截止時(shí)間前密封送達(dá)投標(biāo)地點(diǎn)。招標(biāo)人對在提交投標(biāo)文件截止日期后收到的投標(biāo)文件， 應(yīng)不予開啟并退還。 招標(biāo)人應(yīng)當(dāng)對收到的投標(biāo)文件簽收備案。 投標(biāo)人有權(quán)要求招標(biāo)人或者招標(biāo)投標(biāo)中介機(jī)構(gòu)提供簽收證明。4、投標(biāo)人可以撤回、補(bǔ)充或者修改已提交的投標(biāo)文件；但是應(yīng)當(dāng)在提交投標(biāo)文件截止日之前書面通知招標(biāo)人，撤回、補(bǔ)充或者修改也必須以書面形式。這里特別要注意的是， 招標(biāo)公告發(fā)布或投標(biāo)邀請函發(fā)出之日到提交投標(biāo)文件截止之日，一般不得少于20 天，即等標(biāo)期最少為20 天。（三）開標(biāo)1、舉行開標(biāo)儀式。招標(biāo)人應(yīng)當(dāng)按照招標(biāo)公告（或投標(biāo)邀請函）規(guī)定的時(shí)間、地點(diǎn)和程序以公開方式舉行開標(biāo)儀式。開標(biāo)

13、由招標(biāo)人主'.持，邀請采購人、投標(biāo)人代表和監(jiān)督機(jī)關(guān)（或公證機(jī)關(guān)）及有關(guān)單位代表參加。評標(biāo)委員會(huì)成員不參加開標(biāo)儀式。2、開標(biāo)儀式的基本程序是：（ 1）主持人宣布開標(biāo)儀開始（需簡要介紹招標(biāo)項(xiàng)目的基本情況，即項(xiàng)目內(nèi)容、準(zhǔn)備情況等）。（ 2）介紹參加開標(biāo)儀式的領(lǐng)導(dǎo)和來賓同志（來自單位、職務(wù)、身份等）。（ 3）介紹參加投標(biāo)的投標(biāo)人單位名稱及投標(biāo)人代表（這里需要對所招標(biāo)項(xiàng)目作進(jìn)一步介紹：如招標(biāo)公告發(fā)布的時(shí)間、媒體、版面；截止什么時(shí)間有多少家供應(yīng)商作出了響應(yīng)，并提交了資格證明文件；有多少家供應(yīng)商購買了招標(biāo)文件； 在投標(biāo)截止時(shí)間前有多少家供應(yīng)商遞交了投標(biāo)文件，等等），在介紹招標(biāo)人及其代表時(shí)，應(yīng)按照遞交

14、投標(biāo)文件的順序介紹，先介紹招標(biāo)人單位名稱， 接著介紹其代表人姓名、職務(wù)、身份。（ 4）宣布監(jiān)督方代表名單 （監(jiān)督方代表所在單位、 職務(wù)、身份）。（ 5）宣布工作人員名單（工作人員所在單位及在開標(biāo)時(shí)擔(dān)負(fù)的職責(zé)：主要是開標(biāo)人、唱標(biāo)人、監(jiān)標(biāo)人、記標(biāo)人）。（ 6）宣讀有關(guān)注意事項(xiàng)（包括開標(biāo)儀式會(huì)場紀(jì)律、工作人員注意事項(xiàng)、投標(biāo)人注意事項(xiàng)等）。（ 7）檢查評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)及評標(biāo)辦法的密封情況。由監(jiān)督方代表、投標(biāo)人代表檢查招標(biāo)方提交的評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)及評標(biāo)辦法的密封情況， 并公開宣布檢查結(jié)果。'.（ 8）宣布評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)及評標(biāo)辦法。由工作人員開啟評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)及評標(biāo)辦法（須在確認(rèn)密封完好無損的情況下），并公開宣讀。（ 9）檢

15、查投標(biāo)文件的密封和標(biāo)記情況。由監(jiān)督方代表、投標(biāo)人代表檢查投標(biāo)人遞交的投標(biāo)文件的密封和標(biāo)記情況， 并公開宣布檢查結(jié)果。（ 10）開標(biāo)。由工作人員開啟投標(biāo)人遞交的投標(biāo)文件（須在確認(rèn)密封完好無損且標(biāo)記規(guī)范的情況下） 。開標(biāo)應(yīng)按遞交投標(biāo)文件的逆順序進(jìn)行。（ 11）唱標(biāo)。由工作人員按照開標(biāo)順序唱標(biāo)，唱標(biāo)內(nèi)容須符合招標(biāo)文件的規(guī)定（招標(biāo)文件對應(yīng)宣讀的內(nèi)容已經(jīng)載明）。唱標(biāo)結(jié)束后，主持人須詢問投標(biāo)人對唱標(biāo)情況有無異議， 投標(biāo)人可以對唱標(biāo)作必要的解釋，但所作的解釋不得超過投標(biāo)文件記載的范圍或改變投標(biāo)文件的實(shí)質(zhì)性內(nèi)容。（ 12）監(jiān)督方代表講話。由監(jiān)督方代表或公證機(jī)關(guān)代表公開報(bào)告監(jiān)督情況或公證情況。（ 13）領(lǐng)導(dǎo)和來

16、賓講話。按照開標(biāo)儀式的程序安排，參加開標(biāo)儀式的領(lǐng)導(dǎo)和來賓可就開標(biāo)以及本次采購過程中的有關(guān)情況發(fā)表意見、看法，提出建議（此部分程序可以提前在開標(biāo)程序的第三步進(jìn)行）。也可以安排采購人代表發(fā)言，由采購人代表向有關(guān)方面作出承諾。（ 14）開標(biāo)儀式結(jié)束。 主持人應(yīng)告知投標(biāo)人評標(biāo)的時(shí)間安排和詢標(biāo)的時(shí)間、地點(diǎn)（詢標(biāo)的順序由工作人員用抽簽方式?jīng)Q定），并對整個(gè)招標(biāo)活動(dòng)向有關(guān)各方提出具體要求。'.開標(biāo)應(yīng)當(dāng)作記錄，存檔備查。（四）評標(biāo)1、開標(biāo)儀式結(jié)束后，由招標(biāo)人召集評標(biāo)委員會(huì)，向評標(biāo)委員會(huì)移交投標(biāo)人遞交的投標(biāo)文件。2、評標(biāo)應(yīng)當(dāng)按照招標(biāo)文件的規(guī)定進(jìn)行。評標(biāo)由評標(biāo)委員會(huì)獨(dú)立進(jìn)行評標(biāo)，評標(biāo)過程中任何一方、 任何人

17、不得干預(yù)評標(biāo)委員會(huì)的工作。3、評標(biāo)程序（ 1）審查投標(biāo)文件的符合性。由評標(biāo)委員會(huì)對接到的所有投標(biāo)文件進(jìn)行審查，主要是審查投標(biāo)文件是否完全響應(yīng)了招標(biāo)文件的規(guī)定，要求必須提供的文件是否齊備， 以判定各投標(biāo)方投標(biāo)文件的完整性、符合性和有效性。如不符合招標(biāo)文件的要求或者有不完整的，可根據(jù)招標(biāo)文件的規(guī)定判定其為無效投標(biāo)。（ 2）對投標(biāo)文件的技術(shù)方案和商務(wù)方案進(jìn)行審查，如技術(shù)方案或商務(wù)方案明顯不符合招標(biāo)文件的規(guī)定，則可以判定其為無效投標(biāo)。（ 3）詢標(biāo)。評標(biāo)委員會(huì)可以要求投標(biāo)人對投標(biāo)文件中含義不明確的地方進(jìn)行必要的澄清， 但澄清不得超過投標(biāo)文件記載的范圍或改變投標(biāo)文件的實(shí)質(zhì)性內(nèi)容。（ 4）綜合評審。評標(biāo)委員

18、會(huì)按照招標(biāo)文件的規(guī)定和評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、辦法對投標(biāo)文件進(jìn)行綜合評審和比較。 綜合評審和比較時(shí)的主要依據(jù)是：招標(biāo)文件的規(guī)定和評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、辦法，以及投標(biāo)文件和詢標(biāo)時(shí)所了解的情況。這個(gè)過程不得也不應(yīng)考慮其它外部因素和證據(jù)。'.（ 5）評標(biāo)結(jié)論。評標(biāo)委員會(huì)根據(jù)綜合評審和比較情況，得出評標(biāo)結(jié)論，評標(biāo)結(jié)論中應(yīng)具體說明收到的投標(biāo)文件數(shù)、 符合要求的投標(biāo)文件數(shù)、無效的投標(biāo)文件數(shù)及其無效的原因，評標(biāo)過程的有關(guān)情況，最終的評審結(jié)論等， 并向招標(biāo)人推薦一至三個(gè)中標(biāo)候選人 （應(yīng)注明排列順序并說明按這種順序排列的原因以及最終方案的優(yōu)劣比較等）。（五）定標(biāo)1、審查評標(biāo)委員會(huì)的評標(biāo)結(jié)論。招標(biāo)人對評標(biāo)委員會(huì)提交的評標(biāo)結(jié)論進(jìn)行審查， 審查內(nèi)容應(yīng)包括評標(biāo)過程中的所有資料， 即評標(biāo)委員會(huì)的評標(biāo)記錄、詢標(biāo)記錄、綜合評審和比較記錄