外貿(mào)函電解析

1、International Trade Business correspondencesCourse outline and introductionWu DaRongE-mail address: WDR2國(guó)際貿(mào)易英語(yǔ)函電國(guó)際貿(mào)易英語(yǔ)函電 WU DA RONG學(xué)習(xí)外貿(mào)函電的重要性和意義學(xué)習(xí)外貿(mào)函電的重要性和意義 在經(jīng)濟(jì)全球化條件下在經(jīng)濟(jì)全球化條件下, ,國(guó)際貿(mào)易作為一國(guó)際貿(mào)易作為一國(guó)參與經(jīng)濟(jì)全球化和國(guó)際分工的重要途徑國(guó)參與經(jīng)濟(jì)全球化和國(guó)際分工的重要途徑之一之一, ,其作用和重要性都大大加強(qiáng)。其作用和重要性都大大加強(qiáng)。 外貿(mào)函電不再只是一個(gè)語(yǔ)言和思想交外貿(mào)函電不再只是一個(gè)語(yǔ)言和思想交流的工具，

2、而是國(guó)際貿(mào)易業(yè)務(wù)切磋，商務(wù)流的工具，而是國(guó)際貿(mào)易業(yè)務(wù)切磋，商務(wù)溝通的平臺(tái)，已成為國(guó)際貿(mào)易商務(wù)中不可溝通的平臺(tái)，已成為國(guó)際貿(mào)易商務(wù)中不可缺少的一個(gè)重要組成部分。缺少的一個(gè)重要組成部分。 因此因此, ,現(xiàn)在比任何時(shí)候中國(guó)和國(guó)現(xiàn)在比任何時(shí)候中國(guó)和國(guó)際社會(huì)更多地需要系統(tǒng)掌握現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)學(xué)際社會(huì)更多地需要系統(tǒng)掌握現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)學(xué)基本原理基本原理, ,通嘵國(guó)際經(jīng)濟(jì)與國(guó)際貿(mào)易知通嘵國(guó)際經(jīng)濟(jì)與國(guó)際貿(mào)易知識(shí)及慣例識(shí)及慣例, ,尤其是能熟練掌握和運(yùn)用國(guó)尤其是能熟練掌握和運(yùn)用國(guó)際貿(mào)易外語(yǔ)和計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代工具的高素際貿(mào)易外語(yǔ)和計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代工具的高素質(zhì)質(zhì), ,高層次的復(fù)合型人才高層次的復(fù)合型人才 . .從事國(guó)際經(jīng)濟(jì)和國(guó)際貿(mào)易工作的

3、人員從事國(guó)際經(jīng)濟(jì)和國(guó)際貿(mào)易工作的人員必須具備的知識(shí)必須具備的知識(shí)1.1.熟練的國(guó)際貿(mào)易實(shí)務(wù)理論知識(shí)和現(xiàn)代熟練的國(guó)際貿(mào)易實(shí)務(wù)理論知識(shí)和現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)的基本常識(shí)經(jīng)濟(jì)的基本常識(shí)、原理原理. . 2.2.通曉國(guó)際商務(wù)法規(guī)通曉國(guó)際商務(wù)法規(guī)、國(guó)際慣例國(guó)際慣例、國(guó)際國(guó)際貿(mào)易術(shù)語(yǔ)貿(mào)易術(shù)語(yǔ). . 3.3.精通和扎實(shí)的國(guó)際貿(mào)易外語(yǔ)語(yǔ)言基礎(chǔ)精通和扎實(shí)的國(guó)際貿(mào)易外語(yǔ)語(yǔ)言基礎(chǔ)4.4.熟悉商務(wù)信函的書(shū)寫(xiě)形式和行文要求熟悉商務(wù)信函的書(shū)寫(xiě)形式和行文要求 、Themes of International Trade Business correspondences 1.Fundamentals of writing English

4、business letters. 2.Status Enquiries & Establishing business relations3.Enquiriesd and Replies.4.Quotation and offer.5. Counter-offer and acceptance.6. Sales Promotion.7. Orders and their fulfillment.8. Letter of credit.9. Other terms of payment.10. Packing.11. shipment. 12.Insurance .13. claim

5、and settlement. 14. Modes of trade. 15. Fax and E-mail.國(guó)際貿(mào)易函電主要課程國(guó)際貿(mào)易函電主要課程 1.1.信函寫(xiě)作的基本知識(shí)信函寫(xiě)作的基本知識(shí). 2. 2.業(yè)務(wù)關(guān)系建立業(yè)務(wù)關(guān)系建立. .3.3.資信調(diào)查資信調(diào)查. 4. 4.詢盤(pán)及回復(fù)詢盤(pán)及回復(fù), ,報(bào)價(jià)報(bào)價(jià). .5.5.發(fā)盤(pán)發(fā)盤(pán). .還盤(pán)和接受還盤(pán)和接受. 6. 6.銷售促銷銷售促銷. . 7.7.訂單及其履行訂單及其履行. 8. 8.信用證的開(kāi)立和審核信用證的開(kāi)立和審核. . 9. 9.其它支付方式其它支付方式. 10. 10.包裝包裝 11.11.保險(xiǎn)保險(xiǎn)12.12.運(yùn)輸運(yùn)輸 13.1

6、3.索賠與理賠索賠與理賠 14.14.貿(mào)易方式貿(mào)易方式15.15.傳真與電子郵件傳真與電子郵件1616基本術(shù)語(yǔ)、基本句型和實(shí)用短句、短語(yǔ)及基本術(shù)語(yǔ)、基本句型和實(shí)用短句、短語(yǔ)及 出現(xiàn)出現(xiàn) 頻率較高的焦點(diǎn)詞，縮略詞等頻率較高的焦點(diǎn)詞，縮略詞等. .General teaching timetable Unit 1-3 Week 1-2.Unit 4-6 Week 3-4. Unit 7-8Week 5. Unit 9-10 Week 6-7.Unit 11Week 8General teaching timetableUnit 12Week 9-10.Unit 13Week 11.Unit 14W

7、eek 12.Unit 15-16Week 13.A general review & examinationWeek 14-17Unit 1: Fundamentals of writing English Business Letters 英文商務(wù)信函寫(xiě)作的基本知識(shí)英文商務(wù)信函寫(xiě)作的基本知識(shí) Unit1. (1)：Addressing Envelopes （信封的寫(xiě)法信封的寫(xiě)法）Unit1.(2):Formats of English Business letter (信函的格式信函的格式）Unit1. (3) : Parts of English Business Letters

8、 ( (信函組成部分）信函組成部分） Unit 1. (4): The opening and Conclusion of English Business Letter. 信函開(kāi)頭和結(jié)尾信函開(kāi)頭和結(jié)尾Unit 1. (5): Seven Guidelines of writing English Letters 信函寫(xiě)作七原則信函寫(xiě)作七原則Unit1-1 Addressing Envelopes 信封的寫(xiě)法信封的寫(xiě)法如何正確填寫(xiě)寄往國(guó)外信函的信封如何正確填寫(xiě)寄往國(guó)外信函的信封 收信人和收信人地址以及寄信人和寄信人收信人和收信人地址以及寄信人和寄信人地址的書(shū)寫(xiě)位置地址的書(shū)寫(xiě)位置, ,都不同于國(guó)

9、內(nèi)信封的寫(xiě)法都不同于國(guó)內(nèi)信封的寫(xiě)法. . 1.1.寄信人姓名和地址寫(xiě)在信封的左上角且務(wù)寄信人姓名和地址寫(xiě)在信封的左上角且務(wù) 必與封內(nèi)地址在形式和標(biāo)點(diǎn)一致必與封內(nèi)地址在形式和標(biāo)點(diǎn)一致2.2.收信人姓名和地址寫(xiě)在信封中下偏右的位收信人姓名和地址寫(xiě)在信封中下偏右的位 置置, ,收信人的姓名和國(guó)名須分行書(shū)寫(xiě)收信人的姓名和國(guó)名須分行書(shū)寫(xiě). .3.3. 寄信人和收信人的姓名和地址的書(shū)寄信人和收信人的姓名和地址的書(shū)寫(xiě)順序：寫(xiě)順序： 先寫(xiě)姓名后寫(xiě)地址，地址的書(shū)寫(xiě)應(yīng)先寫(xiě)姓名后寫(xiě)地址，地址的書(shū)寫(xiě)應(yīng)由小至大由小至大. . 先寫(xiě)機(jī)構(gòu)名稱，再依次寫(xiě)門(mén)牌先寫(xiě)機(jī)構(gòu)名稱，再依次寫(xiě)門(mén)牌. .街街道道. .城市城市. .州州/

10、/省及郵政編碼省及郵政編碼, ,最后書(shū)寫(xiě)最后書(shū)寫(xiě)國(guó)名國(guó)名. . 如懷疑信件能否送交收信人如懷疑信件能否送交收信人, ,可在信可在信封最下方標(biāo)明：封最下方標(biāo)明： If undelivered Please return to ( (如無(wú)法投遞，請(qǐng)退回交如無(wú)法投遞，請(qǐng)退回交XXX).XXX).捎交捎交Mr. Charles WoodKindness of Mr. J. W. Smith 由Mr. J. W. Smith 捎交給Mr. Charles Wood轉(zhuǎn)交轉(zhuǎn)交最終收信人最終收信人轉(zhuǎn)交人地轉(zhuǎn)交人地址址Mr. Part DavisMr. Brian Toriesc/o Mr. Har old B

11、eanc/o Overseas Trading Co32 Bright street153 Market street Rangoon BurmaLondon 轉(zhuǎn)交人轉(zhuǎn)交人Unit 1-2:Unit 1-2:英語(yǔ)商務(wù)信函的英語(yǔ)商務(wù)信函的組成部分組成部分 信頭信頭（letterhead)寄信人寄信人公司名稱、地址、電話、公司名稱、地址、電話、E-mail地址和傳真。地址和傳真。日期（日期（Date）年份（加逗號(hào)）年份（加逗號(hào)）月份（全拼）月份（全拼）日期（序數(shù)詞日期（序數(shù)詞&基數(shù)詞）基數(shù)詞）（日期切忌全部數(shù)字）（日期切忌全部數(shù)字）信函編號(hào)信函編號(hào)Your Ref.:Our Ref.:信內(nèi)

12、地址信內(nèi)地址收信人收信人姓名、頭銜、單位名稱、姓名、頭銜、單位名稱、營(yíng)業(yè)地址以及城市、國(guó)家名稱營(yíng)業(yè)地址以及城市、國(guó)家名稱和郵政編碼。和郵政編碼。英語(yǔ)商務(wù)信函的組成部分英語(yǔ)商務(wù)信函的組成部分稱呼稱呼(Salutation)(信內(nèi)地址下空兩行）信內(nèi)地址下空兩行）Mr. /MessrsMmes事由事由(Subject)Re: Sales confirmation .Your Order No.Reference:信函正文信函正文( The body of letter)“7C” 原則原則三段式格式三段式格式客套語(yǔ)客套語(yǔ)(Complimentary)Sincerely, Faithfully, Cor

13、dially簽名簽名(Signature)公司名稱公司名稱寫(xiě)信人手簽寫(xiě)信人手簽/打印簽名打印簽名寫(xiě)信人頭銜寫(xiě)信人頭銜英語(yǔ)商務(wù)信函的組成部分英語(yǔ)商務(wù)信函的組成部分經(jīng)辦人代號(hào)經(jīng)辦人代號(hào)(Reference notation)信件口授者和秘書(shū)的姓名首信件口授者和秘書(shū)的姓名首字母組成。用冒號(hào)或斜線分字母組成。用冒號(hào)或斜線分開(kāi)。開(kāi)。附件附件(Enclosure)一件以上加上編碼，以便一件以上加上編碼，以便識(shí)別。識(shí)別。抄送抄送(Carbon copy/C.C信左下端打上信左下端打上C.C.，加抄送單位。，加抄送單位。附筆附筆(postscript/P.S.)在抄送下方在抄送下方/P.S.Seven Bas

14、ic Parts Letter headOur Ref No.: Your Ref No: June 1, 2005International investment Ltd.77 pearl Road Swanton, ManchesterEngland Re: subjectDear madam,. Yours sincerely, (簽名簽名) Zhou Hua Manager信頭信頭日期日期封內(nèi)地址封內(nèi)地址稱呼稱呼正文正文結(jié)尾敬語(yǔ)結(jié)尾敬語(yǔ)簽名簽名信函編信函編號(hào)號(hào)事由事由附件附件抄送抄送FCM /HLEnclosures 3:C.C: CEOLetterhead: Generally, a

15、 letterhead will include the company logo, companys name, address, telephone number, fax number and e-mail address, and the web address if available. 信頭指信箋抬頭，它是由寄信人公司名稱、信頭指信箋抬頭，它是由寄信人公司名稱、地址、電話號(hào)碼、地址、電話號(hào)碼、Email Email 地址、傳真等構(gòu)成。地址、傳真等構(gòu)成。位于信紙的上端。位于信紙的上端。 Letterhead & Inside Address ( (信頭和信內(nèi)地址信頭和信內(nèi)地址

16、) )Inside Address: Always include the recipients name, address and postal code. Add job title if appropriate. 信內(nèi)地址：收信人的姓名、頭銜、單位信內(nèi)地址：收信人的姓名、頭銜、單位名稱、地址、城市、國(guó)家名稱、郵編名稱、地址、城市、國(guó)家名稱、郵編.Date02/01/03 not used2002年年 1月月 3日日February 1, 2011January 3, 2011Chinese wayAmerican wayBritish way To avoid confusion, it

17、 is a common practice to write months in words.Salutation Dear Sirs, Dear Sir, Dear Madams, Dear Madam, Dear Sir or Madam,Gentlemen:Sir, Madam,Dear Mr. Morgan:Dear John:Dear Miss Green:Dear Messrs. Smith & Brown:Dear Ms. White:Dear Mmes. Marian & Bush:ORSubject: Proposed delay of the deliver

18、yRe: Proposed delay of the delivery Proposed delay of the delivery In re: Invoice No. 1120SUBJECT: ACCOUNT NO. 689Body of the letterThe body of a business letter typically has three paragraphs:1.introductory paragraph 2.one or more body paragraphs 3.concluding paragraphThe Opening and Conclusion of

19、English Business Letters信函開(kāi)頭一般為兩大類信函開(kāi)頭一般為兩大類: :（1 1） 主動(dòng)與對(duì)方聯(lián)系主動(dòng)與對(duì)方聯(lián)系: :We take the liberty to introduce ourselves asTo give you a general idea of our products We are specialized in the above business(2) 回復(fù)信件：回復(fù)信件： We are pleased to reply to Please accept our thanks for With reference to As requested

20、In accordance withCloseFaithfully yours,Yours cordially, (formal)Yours truly,Truly yours,(formal)Respectfully yours,Yours respectfully,Sincerely yours,Yours sincerely,(less formal)Yours faithfully, CHINA NATIONAL IMPORT & EXPORT CO., LTD.(signature)George MorganYours faithfully, Per Pro (or P.P.

21、) CHINA NATIONAL IMPORT & EXPORT CO., LTD.(signature)George Morgan Unit1-3: Seven Guidance of Writing English Business letters （英語(yǔ)商務(wù)信函寫(xiě)作的（英語(yǔ)商務(wù)信函寫(xiě)作的“7C”原則）原則） 1.清楚（清楚（Clarity） 2.簡(jiǎn)潔（簡(jiǎn)潔（Conciseness） 3.正確（正確（Correctness） 4.具體（具體（Concreteness） 5.禮貌（禮貌（Courtesy） 6.體諒（體諒（Consideration） 7.完整完整 （Complete

22、ness）Unit 1-4: Layout of a Business Letter 商業(yè)信函的格式商業(yè)信函的格式Three major forms:Indented Form (縮格式縮格式)Blocked Form (齊頭式齊頭式)1. Modified Blocked Form (改良齊頭式改良齊頭式)Format of a Business Letter -Heading- - - Date Inside Address Dear Sirs, - - - - - Yours Faithfully, Signature 一一 縮行式縮行式(Indented format)封內(nèi)地址和信函編

23、號(hào)、封內(nèi)地址和信函編號(hào)、稱呼都在信函左邊邊稱呼都在信函左邊邊界書(shū)寫(xiě)，不留空格；界書(shū)寫(xiě)，不留空格；日期、結(jié)尾客套語(yǔ)簽日期、結(jié)尾客套語(yǔ)簽名、蓋章則在信函下名、蓋章則在信函下方偏右書(shū)寫(xiě)；信的正方偏右書(shū)寫(xiě)；信的正文在中間文在中間,每一段的每一段的開(kāi)始一行都縮進(jìn)若干開(kāi)始一行都縮進(jìn)若干格。格。Format of a Business Letter -Heading- - - Date Inside Address Dear Sirs, - - - - - Yours Faithfully, Signature 二齊頭式二齊頭式 平頭式平頭式(Block format)每一行都是從左邊每一行都是從左邊開(kāi)始取

24、齊開(kāi)始取齊,成一垂直成一垂直線。線。Format of a Business Letter -Heading- - - Date Inside Address Dear Sirs, - - - Yours Faithfully, Signature 三三 修正齊頭式修正齊頭式(The modified block format)前兩種格式的混合前兩種格式的混合體。體。(1) 信的正文信的正文部分采用平頭式部分采用平頭式.(2) 作者的地址、作者的地址、日期、結(jié)尾敬語(yǔ)及日期、結(jié)尾敬語(yǔ)及簽名采用縮行式。簽名采用縮行式。Format: -Heading- - - Date Inside Address Dear Sirs, - - - - - Yours Faithfully, Signature -Heading- - - Date Inside Address Dear Sirs, - - - Yours Faithfully, Signature line of each paragraph The indented format.Also the first is indented. The modified-block format your address, date, the closing, signature, are al