如何制定工廠各項(xiàng)規(guī)章制度--受控文件管理

1、如何制定工廠（公司)的各項(xiàng)規(guī)章制度-受控文件管理制度1.0目的為健全、完善公司各部門(mén)對(duì)與質(zhì)量管理體系有關(guān)的受控文件和資料得到統(tǒng)一及規(guī)范化管理,并得到有效的管制;確保使用部門(mén)能妥善保管受控文件，確保使用場(chǎng)所得到充分的、適宜的和有效的文件,特制定本制度.2。0范圍2。1本制度適用于公司各類(lèi)受控文件(包括質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、表單、技術(shù)文件,檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、管理文件、外來(lái)文件、技術(shù)資料）的編號(hào)、登記、復(fù)制、發(fā)放、更改、接收、傳閱、建檔、歸檔、存檔(保存）、整理、借閱/查閱、回收等管理;2.2本制度適用于公司受控文件的丟失、故意破壞、私自占有、私自復(fù)印、作廢文件的遺留處罰等管理規(guī)定。2.3本制度不

2、適用于財(cái)務(wù)賬目、人事檔案、此類(lèi)文件資料由各主管部門(mén)負(fù)責(zé)管制.3。0定義無(wú)4。0職責(zé)4.1 文控中心負(fù)責(zé)內(nèi)部受控文件、外來(lái)文件的接收、登記、保管;4。2文控中心負(fù)責(zé)與質(zhì)量管理體系有關(guān)的受控文件正本的接收、副本的分發(fā)、回收、建檔、歸檔、標(biāo)識(shí)等管理。4.3 各部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)文控中心下發(fā)的受控文件副本進(jìn)行使用、妥善保管、傳閱、歸檔、標(biāo)識(shí)以及作廢文件的交回管理。4。4 工程部負(fù)責(zé)對(duì)顧客要求變更的技術(shù)文件進(jìn)行更改，并將核準(zhǔn)后的相關(guān)產(chǎn)品圖紙與工藝文件交給文控中心，文控文員負(fù)責(zé)分發(fā)、回收管理。4。5 文控中心按文件類(lèi)別對(duì)新增文件進(jìn)行編號(hào),并登記、分發(fā)按編制部門(mén)提出的發(fā)放單位及份數(shù)進(jìn)行分發(fā).4。6 文件的更改、申請(qǐng)

3、作廢由編制單位提出，經(jīng)批準(zhǔn)后的文件更改單與文件一并交給文控中心進(jìn)行編號(hào)、登記.4。7 設(shè)備部將設(shè)備資料、使用維護(hù)說(shuō)明書(shū)交給文控中心進(jìn)行管理。5.0 工作程序5。1顧客文件（圖紙、技術(shù)資料、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等）由營(yíng)業(yè)部接收，工程部負(fù)責(zé)處理后交文控中心登記、保管、發(fā)放。5。2各部門(mén)如因工作需要使用顧客文件，先由部門(mén)使用人員填寫(xiě)工作聯(lián)絡(luò)單經(jīng)部門(mén)主管審核、(副)管理者代表批準(zhǔn)同意后由文控文員復(fù)制、登記、發(fā)放、并定期回收.5。3工程部編制的工藝文件、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)以及技術(shù)管理文件需提交文控中心編號(hào)、標(biāo)準(zhǔn)化；并經(jīng)審核、批準(zhǔn)后交文控中心登記、分發(fā)、保管。5.4 各部門(mén)編制的各類(lèi)管理標(biāo)準(zhǔn)、作業(yè)規(guī)范等文

4、件，需由文控中心編號(hào)經(jīng)過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化審簽和批準(zhǔn)后，交文控中心登記、分發(fā)、保管。5.5 設(shè)備部將公司購(gòu)置設(shè)備的資料及使用維護(hù)說(shuō)明書(shū)整理交由文控中心保管僅供借閱。5。6 各部門(mén)編制的文件交文控中心分發(fā)時(shí)應(yīng)提出發(fā)放的單位，由文控中心對(duì)文件進(jìn)行受控發(fā)放。5。7 各部門(mén)編制的文件如需修訂、更改，需填寫(xiě)文件更改單，經(jīng)部門(mén)主管審核、文控中心同意、(副)管理者代表批準(zhǔn)后，文件持有部門(mén)方可對(duì)文件進(jìn)行更改，更改后的文件經(jīng)審核、標(biāo)準(zhǔn)化、批準(zhǔn)后交給文控中心管制，并對(duì)其分發(fā)，同時(shí)將舊版文件回收。5。8 顧客文件的更改通知，由營(yíng)業(yè)部負(fù)責(zé)接收后傳工程部,工程部視情提出更改意見(jiàn).5.9 各部門(mén)所編制的各類(lèi)文件在交文控中心時(shí),應(yīng)一并

5、提交文件內(nèi)容一致的電子文檔.5.10 各部門(mén)如因工作需要需采購(gòu)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)或技術(shù)參考資料，應(yīng)向文控中心提出申請(qǐng)，由文控中心填寫(xiě)請(qǐng)購(gòu)單交由物控采購(gòu)部購(gòu)買(mǎi)。文控中心對(duì)購(gòu)回的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行登記、發(fā)放或借閱。5。11 如因工作需要啟用作廢文件、資料、需經(jīng)主管副總批準(zhǔn)后,由文控中心復(fù)制,限期區(qū)域使用，用后立即交回文控中心。5。12 文控中心所管文件分為：5。12。1。內(nèi)存文件：凡加蓋“原裝文件"印章的文件，不提供借閱；5。12.2 下發(fā)文件：凡加蓋“受控印章"和加蓋使用“部門(mén)代碼”的文件;5.12。3 借閱資料：標(biāo)準(zhǔn)、書(shū)籍等借閱時(shí)由借閱人在借閱登記本上簽字借出,用后歸還。5.13 文

6、控中心文件資料，應(yīng)分門(mén)別類(lèi)立卷管理，并有登記清單、有編號(hào)及標(biāo)識(shí)，以便查尋;每卷內(nèi)應(yīng)有文件資料目錄，被借出后應(yīng)有借出簽單記錄，以便查尋.5.14 公司文件屬公司集體所有，任何人不得私自復(fù)制文件，不得私自占有文件，人員離職,離崗后，文控中心文員應(yīng)在人事行政部簽單上注明文件已交清,以免文件遺失。5。15 公司文控中心文員應(yīng)熟悉保密法、熟悉公司文件控制和管理文件,保證文件即管理的好,又能使使用部門(mén)及時(shí)得到充分和適宜的文件,以利于生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)。5。16處罰規(guī)定5。16。1受控文件出現(xiàn)以下情形，文控中心可以對(duì)責(zé)任人及部門(mén)負(fù)責(zé)人開(kāi)具違規(guī)處罰/賠償通知書(shū):5。16。2受控文件丟失、遺失現(xiàn)象;5。16。3私自復(fù)印受

7、控文件現(xiàn)象（質(zhì)量記錄表單除外）;5。16。4現(xiàn)場(chǎng)遺留的作廢文件沒(méi)有及時(shí)交回文控中心等現(xiàn)象;5。16。5故意破壞受控文件者;5.16。6將公司受控文件占為己有，私自帶出廠區(qū)轉(zhuǎn)借及提供他人使用者;5.16。7工程技術(shù)文件（包括圖紙、工藝)變更作廢后沒(méi)有及時(shí)交回文控中心而導(dǎo)致生產(chǎn)產(chǎn)品出錯(cuò)等情形（此項(xiàng)視情節(jié)輕重予以處罰)；5。16。8新舊版本混淆使用現(xiàn)象（包括文件與表單）；5。16。9私自修改受控文件不按文件標(biāo)準(zhǔn)格式、不經(jīng)文控中心受控管制而在辦公現(xiàn)場(chǎng)使用現(xiàn)象；5。16。10受控文件上出現(xiàn)亂劃、亂涂、亂改現(xiàn)象；5。16.11 質(zhì)量記錄修正筆誤與劃改無(wú)更改人簽名現(xiàn)象；5.16。12與技術(shù)有關(guān)的保密受控文件

8、亂張貼現(xiàn)象(如鋼材材質(zhì)代碼類(lèi)文件等)。5.16.13 作廢文件資料、表單、工程技術(shù)圖紙等用火燒而不用碎紙機(jī)碎后填寫(xiě)工作聯(lián)絡(luò)單給人事行政部/雜工組處理現(xiàn)象。5。16。14 質(zhì)量記錄表單不按FMDCC009質(zhì)量記錄一覽表保存年限規(guī)定保存者。5。16。15 不嚴(yán)格按QP420300文件控制程序與QP420400記錄控制程序及QG0014文件失效管理辦法執(zhí)行者。5.17處罰細(xì)則5.17.1 凡違反5。16.2條規(guī)定的將對(duì)部門(mén)（單位）文件管理員予以10元罰款/每份；部門(mén)（單位)負(fù)責(zé)人負(fù)連帶責(zé)任予以罰款20元/每份.5.17。2凡違反5。16。3條規(guī)定的將對(duì)責(zé)任者予以罰款30元/每份.5。17.3凡違反5

9、。16。4條規(guī)定的將對(duì)責(zé)任人予以30元罰款/每份.5。17.4凡違反5.16。5條規(guī)定的將對(duì)責(zé)任人予以30元罰款/每份.5.17。5凡違反5。16.6條規(guī)定的將對(duì)責(zé)任人予以50100元罰款/每份，情節(jié)嚴(yán)重者將按人事行政管理制度給予記過(guò)或開(kāi)除處理。5。17。6凡違反5。16。7條規(guī)定的將對(duì)責(zé)任人予以10元50元罰款/每份，情節(jié)嚴(yán)重者將按人事行政管理制度記過(guò)處理.5.17.7凡違反5。16。8條規(guī)定的將對(duì)責(zé)任人予以5元20元罰款/每份，如導(dǎo)致作業(yè)流程錯(cuò)誤而造成公司經(jīng)濟(jì)損失的將加倍處罰（視情節(jié)輕重）。5.17.8凡違反5。16.9、5。16。10條規(guī)定的將對(duì)責(zé)任人予以5元30元罰款/每份,部門(mén)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)連帶責(zé)任.5。17。9凡違反5。16。11條規(guī)定的將對(duì)責(zé)任人予以5元罰款/每份，工程技術(shù)文件劃改未簽名而導(dǎo)致產(chǎn)品生產(chǎn)出錯(cuò)的根據(jù)情節(jié)輕重予10元100元罰款。部門(mén)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)連帶責(zé)任.5。17。