人力資源文件控制培訓

1、文文 件件 控控 制制 培培 訓訓主辦單位：系統(tǒng)辦日期：2006年07月06日目 錄一、文控基礎(chǔ)知識二、人力資源部文控現(xiàn)狀三、公司體系文控要求四、人力資源文控實施建議方案一、文控基礎(chǔ)知識文件的定義 文件：信息及其承載媒體文件：信息及其承載媒體 媒體：紙張、磁盤、光盤或其他電子媒體、照 片、或標準樣品、或它們的組合。 記錄：是一種特殊類型的文件。闡明所取得的結(jié)果或提供所完成活動的證據(jù)的文件。記錄可以是書面的，也可以貯存在任何媒體上。 文件的作用 溝通意圖、統(tǒng)一行動溝通意圖、統(tǒng)一行動 執(zhí)行標準 審核依據(jù) 改進基礎(chǔ) 易于追溯 客觀證據(jù)文件控制的目的 確保文件在發(fā)布前得到評審、批準。保證需要使用文件的

2、場所都能得到相應(yīng)文件的有效版本，防止失效和/或作廢文件的非預期使用，帶來不必要損失和麻煩。 a） 文件發(fā)布前得到批準，以確保文件是充分的；（編、審、批及文件會簽） b）必要時對文件進行評審、更新并再次批準；（文件定期評審） c） 確保文件的更改和現(xiàn)行修訂狀態(tài)得到識別；（版本控制） d）確保在使用處可獲得適用文件的有關(guān)版本；（文件分發(fā)策劃、受控）ISO9001標準標準4.2.3條款要求條款要求e） 確保文件保持清晰、易于識別；（文件5S管理） f） 確保外來文件得到識別，并控制其分發(fā)； g）防止作廢文件的非預期使用，若因任何原因而 保留作廢文件時，對這些文件進行適當?shù)臉俗R。 （舊版文件的回收及文

3、件作廢）ISO9001標準標準4.2.3條款要求條款要求 應(yīng)建立并保持質(zhì)量記錄，以提供符合要求和質(zhì)量管理體系有效運行的證據(jù)。質(zhì)量記錄應(yīng)保持清晰、易于識別和檢索。應(yīng)編制形成文件的程序，以規(guī)定質(zhì)量記錄的標識、貯存、保護、檢索、保存期限和處置所需的控制。 ISO9001標準標準4.2.4條款要求條款要求二、人力資源部文控現(xiàn)狀人力資源部文控現(xiàn)狀未規(guī)定文件的審批權(quán)限(會簽范圍)；未規(guī)定文件發(fā)放回收流程，且未形成記錄 ；未規(guī)定文件的發(fā)放范圍/發(fā)放方式；文件未進行分類標識和擺放；未規(guī)定作廢文件的處理和儲存方法；部門內(nèi)有既定的文件、表格編號規(guī)則，但未形成書面文件并予以公布；未對文件、表格格式進行書面規(guī)定；未規(guī)

4、定表單的印刷、使用流程，無法確保各部門使用的為有效、最新的版本；未書面規(guī)定記錄的貯存方式、保存期限和處理方式。三、公司體系文控要求三、公司體系文控要求 1 文件控制程序 2 質(zhì)量記錄控制程序 3 體系文件編碼規(guī)則 4 體系文件格式設(shè)計指南 5 技術(shù)文件編碼規(guī)則 6 技術(shù)文件格式設(shè)計指南1 文件控制程序公司體系文件層次體系文件審批權(quán)限和分發(fā)范圍公司體系文件控制流程 公司體系文件層次手冊程序文件支持性文件（如作業(yè)指導書、管理規(guī)定等）記錄/表格一級文件二級文件三級文件四級文件公司體系文件審批權(quán)限和分發(fā)范圍文件名稱編寫會簽審核批準分發(fā)范圍管理手冊（一級）系統(tǒng)辦否管理者代表總經(jīng)理公司內(nèi)網(wǎng)發(fā)布，書面文件發(fā)

5、放各部門程序文件（二級）責任部門部長相關(guān)接口部門相關(guān)部門主管副總/總監(jiān)管理者代表公司內(nèi)網(wǎng)發(fā)布，如部門需要可申請書面文件三級技術(shù)文件責任部門無責任部門主管/部長副總/部長編制部門在文件會簽申請表上注明，如對分發(fā)部門和份數(shù)有疑問的，需在內(nèi)網(wǎng)上通知所有部門，有需要的部門可申請。管理規(guī)定責任部門相關(guān)接口部門責任部門部長副總/部長外來文件否否否管理者代表/相關(guān)部長按需求發(fā)放公司體系文件控制流程制訂文件文件登錄交DCC分發(fā)管理相關(guān)部門簽收文件使用繼續(xù)使用文件會審審批DCC確認作廢/變更會簽發(fā)放 回收YESNONONONO同意同意變更變更作廢同意作廢YES文件會簽申請表文件登記表 文件簽收回收登記表文件借閱

6、登記表文件補發(fā)申請表質(zhì)量記錄控制程序公司對空白表單的控制要求 公司質(zhì)量記錄控制流程公司對空白表單的控制要求 依據(jù)體系文件編碼規(guī)則對空白表單進行標識編碼； 公司所有體系受控空白表單之樣板（背面蓋“受控章”）由系統(tǒng)辦進行統(tǒng)一編目管理；公司所有空白表單樣板都需經(jīng)系統(tǒng)辦審核批準后才能印刷；空白表單樣板的更改：使用部門填寫文件會簽申請表交至系統(tǒng)辦，系統(tǒng)辦負責審批印刷，且通知相關(guān)部門對舊版表單作廢處理，發(fā)放新版空白表格。公司質(zhì)量記錄控制流程 記錄填寫審 批匯總整理標 識分類存檔周期整理列出失效記錄單單銷毀審批記錄銷毀NOYESNOYES失效記錄清單 內(nèi)部工作聯(lián)絡(luò)單 文件登記表體系文件編碼規(guī)則手冊：QMS-

7、01；EMS-01程序文件：COP+標準條款號+流水號， 如COP4201三階文件(不含技術(shù)文件)：WI-制訂部門-流水號/版次外來文件技術(shù)文件編碼規(guī)則作業(yè)指導書：WI-制訂部門-流水號/版次/類型檢驗規(guī)范： II-制訂部門-流水號/版次工藝標準：P1-制訂部門-流水號/版次/類型物料清單：P2-制訂部門-流水號/版次/類型對照表：P3-制訂部門-流水號/版次/類型圖紙：P1-制訂部門-零件類別-流水號/版次體系/技術(shù)文件格式設(shè)計指南手冊、程序、三階文件需使用封面；手冊和程序還需使用“文件修訂履歷”；體系文件正文由公司名稱、標題欄、正文組成。格式詳見附錄。技術(shù)文件一般由公司名稱、標題審批欄、正

8、文組成。格式詳見附錄。四、人力資源文控實施建議方案四、人力資源文控實施建議方案1 制定和執(zhí)行文控制度/規(guī)定 制定和公布 “行政文件管控制度” (暫定名)、“行政文件格式設(shè)計和編號規(guī)則” (暫定名) ，且予以執(zhí)行。2 指定一名人員管理文件3 定期/不定期的組織文控稽查 “行政文件管控制度” 需具備內(nèi)容1 行政文件的分類：可分為公司級制度、公司級規(guī)定/規(guī)則/規(guī)范/指南、公司級計劃；公司級通知/通告/函件/決定；部門級規(guī)定/規(guī)則/規(guī)范/指南、部門級計劃；部門級通知/通告/函件/決定；表單幾大類；2 行政文件的編號和格式：按“行政文件格式設(shè)計和編號規(guī)則”執(zhí)行；3 行政文件的審批權(quán)限(會簽范圍)：公司級

9、制度、計劃可由副部級人員編制，各部門會簽； 公司級規(guī)定/規(guī)則/規(guī)范/指南可由主管級人員編制，主導部門會簽；部門級規(guī)定/規(guī)則/規(guī)范/指南、計劃可由相關(guān)人員編制，無須會簽；以上三項均遵循逐級審核，隔級批準的原則；通知/通告/函件/決定由職能歸口部門擬定，遵循逐級審核，隔級批準的原則，必要時，可由總裁辦批準，加蓋公司印章；4 行政文件的發(fā)放范圍和方式公司級制度、計劃在內(nèi)網(wǎng)上公布，發(fā)放至各部門；公司級規(guī)定/規(guī)則/規(guī)范/指南在內(nèi)網(wǎng)上公布， 如部門需要書面文件，可填寫“文件會簽申請表”申請；部門級規(guī)定/規(guī)則/規(guī)范/指南、計劃在部門內(nèi)予以公布；通知/通告/函件/決定以內(nèi)郵發(fā)放，必要時，予以書面發(fā)放和張貼公布

10、；5 行政文件的編號、格式的確認和登錄(指定人員)；指定人員需了解文件編號、格式要求；需建立“行政文件清單”，詳細記錄文件名稱、編號、版次、發(fā)布時間、發(fā)放范圍(如作廢，應(yīng)予以標識)；需建立“表單清單” ，詳細記錄表單名稱、編號、版次(如作廢，應(yīng)予以標識)；書面文檔應(yīng)歸檔保存；電子檔(內(nèi)網(wǎng))應(yīng)及時予以更新；6 行政文件的發(fā)放和簽收；需書面發(fā)放的文件應(yīng)使用“文件發(fā)放回收記錄表”；如需補發(fā)，須由申請部門填寫“文件補發(fā)申請表”，提交原文件編制部門批準后發(fā)放。7 行政文件使用、貯存和擺放；文件的5S管理；8 行政文件的變更和作廢；以“文件會簽申請表”提出變更、作廢申請，經(jīng)批準后實施。9 作廢文件的管理需保留的已作廢文件原版應(yīng)予以隔離；無必要保留的作廢文件原版和副本由歸口部門統(tǒng)一銷毀。如需回收利用，應(yīng)劃“”后使用其背面。10 行政表單的印刷和使用由編制表單部門統(tǒng)一申請印刷，其它部門領(lǐng)用；如表單換版，應(yīng)及時通知使用部門作廢，且發(fā)放新的表單；電子檔(內(nèi)網(wǎng))上的表單應(yīng)及時更新