公文處理“零差錯”舉例說明公文處理過程中遇到的一些問題及對策探析

1、精品公文處理“零差錯”舉例說明公文處理過程中遇到的一些問題及對策探析摘 要：企業(yè)公文處理工作內(nèi)容繁多、規(guī)則各異、環(huán)節(jié)復(fù)雜，如何提高企業(yè)公文處理工作的質(zhì)量和效率，是文秘同行們反復(fù)思考的問題。筆者結(jié)合個人從業(yè)實踐，針對企業(yè)公文處理過程中的常見問題，擺實例、析根源，并嘗試從認識境界、 隊伍建設(shè)、 制度規(guī)范等方面著手探討整改的對策，以公文處理“零差錯”給力企業(yè)核心能力提升。另外，本文講的問題及對策探析都很好，但是文中有個別地方與最新的黨政機關(guān)公文處理工作條例要求不符， 請大家注意！前 言所謂公文，一般指行政機關(guān)、社會團體和企事業(yè)單位在行政管理活動或處理公務(wù)活動中產(chǎn)生的，按照嚴(yán)格的、法定的生效程序和規(guī)范

2、的格式制定的具有傳遞信息和記錄作用的載體文件。對企業(yè)而言，公文是安全生產(chǎn)、經(jīng)營管理及商務(wù)活動的重要工具，公文處理如出現(xiàn)不規(guī)范、不標(biāo)準(zhǔn)的情況，對內(nèi)影響企業(yè)工作開展，對外有損企業(yè)形象提升。加強公文處理工作，提高公文處理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化水平，是優(yōu)化企業(yè)管理、提高工作效率、 提升企業(yè)形象的重要途徑之一。著眼于永煤集團的科學(xué)發(fā)展和形象提升，公文管理規(guī)范化正日益為永煤集團及其下屬單位所重視，辦公設(shè)備的不斷更新，可編輯精品公文流轉(zhuǎn)及檔案管理信息化程度的不斷提高，公文處理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)力度的不斷加大， ISO9001 文件控制程序貫徹力度的不斷深入等，很大程度上促進了企業(yè)公文處理質(zhì)量和工作效率的提升，企業(yè)公文管理

3、工作逐步邁入了規(guī)范化軌道。但是“規(guī)范化”不可能一蹴而就，難免存在一些問題，需要我們予以整改落實。筆者從事企業(yè)公文處理工作近四年來，在日常工作中也因認識不到位、學(xué)力不深厚、規(guī)范不熟悉等原因出現(xiàn)過一些失誤。通過學(xué)習(xí)國家行政機關(guān)公文處理辦法、國家行政機關(guān)公文格式、中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例和河南省國家行政機關(guān)公文處理實施辦法及企業(yè)內(nèi)部公文處理辦法等，還重溫了公文寫作 、現(xiàn)代漢語等相關(guān)理論書籍，并根據(jù)筆者的工作經(jīng)歷及日常積累的經(jīng)驗，就企業(yè)公文處理過程中常見問題及相關(guān)對策予以簡要闡述。一、常見問題實例及規(guī)范用法(一)發(fā)文字號方面發(fā)文字號是公文格式中不可缺少的組成部分。國家行政機關(guān)公文處理辦法和國家行政機

4、關(guān)公文格式對發(fā)文字號的編制均有明確規(guī)定，即“發(fā)文字號由發(fā)文機關(guān)代字、年份和序號組成。其中年份、序號用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識;年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號括入;序號不編虛位 (即 l 不編為 O01) ，不加第字。聯(lián)合行文，只標(biāo)明主辦機關(guān)發(fā)文字號”。1. 2011 X 黨發(fā) 7 號;可編輯精品此類問題屬于“要素顛倒”。該單位在編制發(fā)文字號時不是按規(guī)定順序排列，出現(xiàn)了三要素位置顛倒的排法。如“ 2011 X 黨發(fā) 7 號”就將排列順序顛倒了，應(yīng)先排單位代字，再是年度，最后才是序號，而不應(yīng)把年度前置。規(guī)范的寫法是“X 黨發(fā) 2011 7 號”。2. X 政字 2011 第 2 號、X 政發(fā) 2011 第 01

5、號 ;此類問題屬于“搭配虛宇或亂設(shè)虛位”。這里的“字”、“第”屬于毫無實際意義的多余字，應(yīng)刪去?！癤政發(fā) 2011 第 01 號”中的“0 ”是虛位，違反了“序號不編虛位(即 1 不編為 O01) ”的規(guī)定，應(yīng)刪去。上述兩例規(guī)范化的字號應(yīng)該是：“X政發(fā) 2011 2 號、 X 政發(fā) 2011 1 號”。3. X 黨發(fā) (2011)8號 ;此類問題屬于“錯用括號”， 年份所用的括號“( )”是錯誤的。規(guī)范的用法應(yīng)是六角括號“”。規(guī)范的用法應(yīng)該是“X黨發(fā) 2011 8 號”。4. X 黨發(fā) 99 1號 ;此類問題屬于“年份不全”。 ，其中“ 99 ”的標(biāo)法違反了“年份應(yīng)標(biāo)全稱”的規(guī)定。正確的寫法應(yīng)

6、該是“X黨發(fā) 1999 1號”。5. 中共 XX 廠委員會XX 廠工會委員會文件X黨發(fā) 2011 7 號 X 工發(fā) 2011 8號此類問題屬于“聯(lián)合行文多編文號”。上例是聯(lián)合發(fā)文。按規(guī)定，聯(lián)合行文只標(biāo)明主辦機關(guān)發(fā)文字號。根據(jù)“聯(lián)合行文，主辦機關(guān)排列在前”這一規(guī)定，該例應(yīng)只編“中共xx 廠委員會”的發(fā)文字號。否則，將造成文件管理的混亂，不利于日后的檔案可編輯精品管理。規(guī)范的寫法是：中共 XX 廠委員會XX 廠工會委員會文件X 黨發(fā) 2011 7 號(二)公文標(biāo)題方面公文標(biāo)題要素及一般規(guī)定：公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類，一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文機關(guān)。公文標(biāo)題一般由發(fā)文機關(guān)、事由和

7、文種三要素組成。1. “××廠關(guān)于EBZ-160掘進機研發(fā)情況的匯報”。此類問題屬于公文標(biāo)題方面的“生造文種”，“匯報”不是一種規(guī)范文種，該廠本意是，準(zhǔn)備把EBZ-160掘進機研發(fā)情況報告給上級單位，因此應(yīng)該將文件標(biāo)題改成“××廠關(guān)于EBZ-160掘進機研發(fā)情況的報告”。2. “××車間關(guān)于增加人員的請示報告”。 此類問題屬于公文標(biāo)題方面的“亂用、混用文種”， 國家行政機關(guān)公文處理辦法規(guī)定：“報告，適用于向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，答復(fù)上級機關(guān)的詢問” ; “適請用示于，向上級機關(guān)請求指示、批準(zhǔn)”?！?#215;×車間關(guān)于

8、增加人員的請示報告”標(biāo)題用了“請示、報告”兩個文種，“報告”與“請示”沒有明確區(qū)分開，該文件標(biāo)題應(yīng)擬為：“××車間關(guān)于增加人員的請示”。 3. “關(guān)于做好全國兩會期間安全生產(chǎn)工作安排”。此類問題屬于公文標(biāo)題方面的“缺少要素”，上述標(biāo)題擬寫不正確，缺少要素，應(yīng)該擬為“關(guān)于做好全國兩會期間安全生產(chǎn)工作安排的通知”。4. “統(tǒng)一思想，創(chuàng)新思路，持續(xù)提升部門核心工作能力”。此類問題屬于公文標(biāo)題可編輯精品方面的“濫用標(biāo)點”， 國家行政機關(guān)公文處理辦法規(guī)定“公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標(biāo)點符號”，該標(biāo)題應(yīng)該改為“統(tǒng)一思想創(chuàng)新思路持續(xù)提升部門核心工作能力”。(三 )公文

9、結(jié)構(gòu)層次序數(shù)方面國家行政機關(guān)公文處理辦法明確規(guī)定：“結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為一、，第二層為( 一 ) ，第三層為1. ，層為(1) 。 1.下面是“××公司關(guān)于開展安全評先的通知”的一部分：二、評選條件1.優(yōu)秀礦長( 一)認真貫徹和落實黨的安全生產(chǎn)方針、政策,認同并積極踐行集團公司企業(yè)文化、核心價值觀和安全理念。此類問題屬于層次順序顛倒，即下位序數(shù)與上位序數(shù)倒置。根據(jù)國家行政機關(guān)公文處理辦法有關(guān)“結(jié)構(gòu)層次序數(shù)”的規(guī)定，此例應(yīng)該改為：二、評選條件(一 )優(yōu)秀礦長1.認真貫徹和落實黨的安全生產(chǎn)方針、 政策 ,認同并積極踐行集團公司企業(yè)文化、核心價值觀和安全理念。2. 下面是“關(guān)于

10、印發(fā)××集團公司 2010年節(jié)能減排項目管理實施辦法的通知”的一部分：一、節(jié)能減排項目年度目標(biāo)1.通過推進節(jié)能減排工作，××廠、××公司、××公司全年降低能耗 9% 。此類問題屬于“層次跳躍”。根據(jù)國家行政機關(guān)公文處理辦法有關(guān)“結(jié)構(gòu)層次序數(shù)”的規(guī)定，此例應(yīng)該改為：一、節(jié)能減排項目可編輯精品年度目標(biāo)(一 ) 通過推進節(jié)能減排工作，××廠、××公司、××公司全年降低能耗 9% 。3.下面是“關(guān)于印發(fā)××集團公司 2011 年×&#

11、215;項目管理實施辦法的通知”的一部分：四、建立項目評價標(biāo)準(zhǔn)及考核機制( 一)、市場預(yù)測報告評價與考核1. 市場預(yù)測報告評價標(biāo)準(zhǔn)及考核辦法。(1) 、市場預(yù)測報告評價標(biāo)準(zhǔn)此類問題屬于“標(biāo)點誤用”，根據(jù)國家行政機關(guān)公文處理辦法有關(guān)“結(jié)構(gòu)層次序數(shù)”的規(guī)定，此例應(yīng)該改為：四、建立項目評價標(biāo)準(zhǔn)及考核機制( 一)市場預(yù)測報告評價與考核1.市場預(yù)測報告評價標(biāo)準(zhǔn)及考核辦法。(1) 市場預(yù)測報告評價標(biāo)準(zhǔn)(四 )主題詞方面公文主題詞是公文格式的一個重要內(nèi)容，由類別詞+ 類屬詞 + 文種組成。類別詞反映主題內(nèi)容的類別，類屬詞反映文件內(nèi)容，文種反映公文的形式。確定公文主題詞時應(yīng)當(dāng)根據(jù)主題詞的含義由大到小、從內(nèi)容到

12、形式的次序進行。主題詞的個數(shù)一般不超過7個，以 3 5 個為宜，而最后一個主題詞一般應(yīng)是公文的文種。1.關(guān)于調(diào)整××公司節(jié)能減排工作領(lǐng)導(dǎo)小組成員的通知(調(diào)整 集團公司 普法 工作 領(lǐng)導(dǎo) 通知 )。該標(biāo)題的主題詞缺少“類別詞”，依據(jù)國家行政機關(guān)公文處理辦法有關(guān)公文主題詞的規(guī)定， “關(guān)于調(diào)整 X X ××公司節(jié)能減排工作領(lǐng)導(dǎo)小組成員的通知”公文主題詞應(yīng)該標(biāo)引為：機構(gòu)、節(jié)能可編輯精品減排、領(lǐng)導(dǎo)小組、調(diào)整、通知。2.關(guān)于印發(fā)××廠黨委2011 年工作要點的通知(廠 黨委工作通知 )。該標(biāo)題的主題詞不符合要求，依據(jù)國家行政機關(guān)公文處理辦法有關(guān)公

13、文主題詞的規(guī)定， “關(guān)于印發(fā) ××廠黨委 2011 年工作要點的通知”主題詞可以標(biāo)引為：黨的建設(shè)、工作要點、通知。3.關(guān)于開展慶祝中國共產(chǎn)黨建黨九十周年系列文體活動的通知 (紀(jì)念建黨文體活動通知 )。該標(biāo)題的主題詞不符合要求，依據(jù)國家行政機關(guān)公文處理辦法有關(guān)公文主題詞的規(guī)定，“關(guān)于開展慶祝中國共產(chǎn)黨建黨九十周年系列文體活動的通知”主題詞可以標(biāo)引為：紀(jì)念活動、七一建黨、文體活動、通知。(五 )其它方面公文擬制方面，部分單位“抄襲”和“借鑒”上級文件內(nèi)容太多，“結(jié)合實際”太少，有的甚至在上級文件的電子版中將上級單位名稱改為本單位名稱，直接將上級文件“拖”成本單位文件下發(fā)，導(dǎo)致公文的載體功能缺失，毫無實際指導(dǎo)意義可言。文秘隊伍建設(shè)方面，部分單位存在著“筆桿子”難覓，文秘隊伍“青黃不接”的問題。同時，隊伍