外貿(mào)單證操作流程及注意事項(xiàng)

1、外貿(mào)單證的操作流程及注意事項(xiàng)                                               

2、0;               外貿(mào)單證的操作流程及注意事項(xiàng)1客戶詢盤： 一般在客戶下perchase Order之前，都會(huì)有相關(guān)的Order Inquiry給業(yè)務(wù)部，做一些細(xì)節(jié)上的了解. 2報(bào)價(jià)： 業(yè)務(wù)部及時(shí)回復(fù)客人查詢，確定貨物品名,型號(hào)，生產(chǎn)廠家,數(shù)量,交貨期，付款方式，包裝規(guī)格及柜型等，peroforma Invoice 給客戶做正式報(bào)價(jià)。 3得到訂單: 經(jīng)過洽談，收到客戶正式的訂單perchase Order. 4下生產(chǎn)訂單: 得到客人的訂單確

3、認(rèn)后,給工廠下訂單，安排生產(chǎn)計(jì)劃。 5業(yè)務(wù)審批: 業(yè)務(wù)部收到訂單后，首先做出業(yè)務(wù)審核表.按“出口合同審核表"的項(xiàng)目如實(shí)填寫,盡可能將各種預(yù)計(jì)費(fèi)用都列明。合同審批需附上客人訂單傳真件,與工廠的收購(gòu)合同.審核表要由業(yè)務(wù)員簽名，部門經(jīng)理審批，再交管理部人員審核后才能執(zhí)行。如金額較大的,或有預(yù)付款和傭金等條款的，要經(jīng)公司總經(jīng)理審批才行。合同審批之后，制成銷售訂單,交給部門進(jìn)程員跟進(jìn)。 6下達(dá)生產(chǎn)通知： 業(yè)務(wù)部在確定交貨期后，滿足下列情況可下達(dá)生產(chǎn)通知, 通知工廠按時(shí)生產(chǎn)： 6。1:如果是L/C付款的客戶,通常是在交貨期前1個(gè)月確認(rèn)L/C已經(jīng)收到,收到L/C后應(yīng)業(yè)務(wù)員和單證員分別審查信用證,檢

4、查是否存在錯(cuò)誤，交貨期能否保障,及其他可能的問題，如有問題應(yīng)立即請(qǐng)客人改證。 6。2：如果是T/T付款的客戶,要確認(rèn)定金已經(jīng)到賬. 6。3:如果是放帳客戶，或通過銀行D/A等方式收匯等,需經(jīng)理確認(rèn). 7 驗(yàn)貨： 7。1：在交貨期前一周，要通知公司驗(yàn)貨員驗(yàn)貨。 7。2：如果客人要自己或指定驗(yàn)貨人員來驗(yàn)貨的,要在交貨期一周前，約客戶查貨并將查貨日期告知計(jì)劃部. 7。3：如果客人指定由第三方驗(yàn)貨公司或公正行等驗(yàn)貨的，要在交貨期兩周前與驗(yàn)貨公司聯(lián)系，預(yù)約驗(yàn)貨時(shí)間,確保在交貨期前安排好時(shí)間。確定后將驗(yàn)貨時(shí)間通知工廠. 8制備基本文件: 工廠提供的裝箱資料，制作出口合同，出口商業(yè)發(fā)票，裝箱單等文件（應(yīng)由業(yè)

5、務(wù)跟單員制作，交給單證員）. 9商檢： 如果是國(guó)家法定商檢產(chǎn)品，在給工廠下訂單時(shí)要說明商檢要求,并提供出口合同，發(fā)票等商檢所需資料。而且要告訴工廠將來產(chǎn)品的出口口岸，便于工廠辦理商檢。應(yīng)在發(fā)貨一周之前拿到商檢換證憑單/條。 10 租船訂倉(cāng): 10.1如果跟客人簽定的合同是FOB CHINA條款，通?？腿藭?huì)指定運(yùn)輸代理公司或船公司。應(yīng)盡早與貨代聯(lián)系，告知發(fā)貨意向,了解將要安排的出口口岸,船期等情況,Q確認(rèn)工廠的交貨能否早于開船期至少一周以前，以及船期能否達(dá)到客人要求的交貨期。應(yīng)在交貨期兩周之前向貨運(yùn)公司發(fā)出書面定倉(cāng)通知（ING ORDER)，通常在開船一周前可拿到定倉(cāng)紙. 10.2如果是由賣方支

6、付運(yùn)費(fèi)，應(yīng)盡早向貨運(yùn)公司或船公司咨詢船期,運(yùn)價(jià)，開船口岸等.經(jīng)比較，選擇價(jià)格優(yōu)惠，信譽(yù)好，船期合適的船公司，并告訴業(yè)務(wù)員通告給客人。如客人不同意時(shí)要另選客人認(rèn)可的船公司。開船前兩周書面定倉(cāng),程序同上. 10。3如果貨物不夠一個(gè)小柜，需走散貨時(shí)，向貨代公司定散貨倉(cāng)位。拿到入倉(cāng)紙時(shí),還要了解截關(guān)時(shí)間,入倉(cāng)報(bào)關(guān)要求，等內(nèi)容. 10.4向運(yùn)輸公司定倉(cāng)時(shí)，一定要傳真書面定倉(cāng)紙，注明所定船期，柜型及數(shù)量，目的港等內(nèi)容，以避免差錯(cuò)。 11 安排拖柜： 11。1貨物做好并驗(yàn)貨通過后，委托拖車公司提柜，裝柜.拖車公司應(yīng)選擇安全可靠，價(jià)格合理的公司簽定協(xié)議長(zhǎng)期合作，以確保安全及準(zhǔn)時(shí).要給拖車公司傳真以下資料：定倉(cāng)

7、確認(rèn)書/放柜紙，船公司,定倉(cāng)號(hào)，拖柜委托書,注明裝柜時(shí)間，柜型及數(shù)量，裝柜地址,報(bào)關(guān)行，及裝船口岸等。如果有驗(yàn)貨公司看裝柜，要專門聲明,不能晚到。并要求回傳一份上柜資料，列明柜號(hào)、車牌號(hào)、司機(jī)及聯(lián)系電話等 11。2傳真一份裝車資料給工廠，列明上柜時(shí)間、柜型、訂倉(cāng)號(hào)、訂單號(hào)、車牌號(hào)以及司機(jī)聯(lián)系電話。11.3要求工廠在貨柜離開工廠后盡快傳真一份裝貨通知給業(yè)務(wù)部,列明貨柜離廠時(shí)間、實(shí)際裝貨數(shù)量等,并記裝箱號(hào)碼和封條號(hào)碼作為提單的資料。要求工廠裝柜后一定要記住上封條。 12委托報(bào)關(guān): 在拖柜同時(shí)將報(bào)關(guān)所需資料交給合作報(bào)關(guān)行，委托出口報(bào)關(guān)及做商檢通關(guān)換單.通常要給報(bào)關(guān)留出兩天時(shí)間（船截關(guān)前）.委托報(bào)關(guān)時(shí)

8、,應(yīng)提供一份裝柜資料,內(nèi)容包括所裝貨物及數(shù)量,口岸，船公司,定倉(cāng)號(hào),柜號(hào),船開截關(guān)時(shí)間，拖車公司,柜型及數(shù)量，本公司的聯(lián)系人和電話等。 13 獲得運(yùn)輸文件： 13。1 最遲在開船后兩天內(nèi)，要將提單補(bǔ)料內(nèi)容傳真給船運(yùn)公司或貨運(yùn)代理.補(bǔ)料要按找L/C或客人的要求來做，并給出正確的貨物數(shù)量，以及一些特殊要求等，包括要求船公司隨同提單出的船證明等。13。2 督促船公司盡快出提單樣板及運(yùn)費(fèi)帳單。仔細(xì)核對(duì)樣本無誤后，向船公司書面確認(rèn)提單內(nèi)容。如果提單需客人確認(rèn)的,要先傳真提單樣板給客人，得到確認(rèn)后再要求船公司出正本. 13。3 及時(shí)支付運(yùn)雜費(fèi),付款后通知船公司及時(shí)取得提單等運(yùn)輸文件。支付運(yùn)費(fèi)應(yīng)做登記。 1

9、4 準(zhǔn)備其他文件: 14。1商業(yè)發(fā)票:L/C 要求提供的文件中，對(duì)商業(yè)發(fā)票要求最嚴(yán)格。發(fā)票的日期要確定在開證日之后,交貨期之前.發(fā)票中的貨物描述要與L/C上的完全相同,小寫和大寫金額都要正確無誤.L/C上對(duì)發(fā)票的條款應(yīng)顯示出來，要顯示嘜頭。如果發(fā)票需辦理對(duì)方大使館認(rèn)證，一般要提前20天辦理. 14。2FORMA原產(chǎn)地證書:FORM A 原產(chǎn)地證要在發(fā)貨之前到檢驗(yàn)檢疫局申辦。需注意的是運(yùn)輸日期要在L/C 的交貨期和開船日之前，在發(fā)票日期之后。未能在發(fā)貨之前辦理的，要辦理后發(fā)證書,需提供報(bào)關(guān)單，提單等文件。經(jīng)香港轉(zhuǎn)運(yùn)的貨物，F(xiàn)ORM A證書通常要到香港的中國(guó)商檢公司辦理加簽，證明未在港對(duì)貨物進(jìn)行再

10、加工。 14.3一般原產(chǎn)地證:一般原產(chǎn)地證可在中國(guó)貿(mào)易促進(jìn)會(huì)辦理，要求低一些?？稍诎l(fā)貨之后不太長(zhǎng)的時(shí)間內(nèi)補(bǔ)辦。如果原產(chǎn)地證書要辦理大使館加簽,也和發(fā)票一樣要提前20天辦理. 14。4裝運(yùn)通知：一般是要求在開船后幾天之內(nèi)，要通知客人發(fā)貨的細(xì)節(jié),包括船名，航班次，開船日，預(yù)計(jì)抵港日，貨物及數(shù)量，金額,包裝件數(shù)，嘜頭，目的港代理人等.有時(shí)L/C要求提供發(fā)送證明，如傳真報(bào)告書，發(fā)函底單等,注意按客人要求的時(shí)間內(nèi)辦理. 14。5裝箱單:裝箱單應(yīng)清楚地表明貨物裝箱情況.要顯示每箱內(nèi)裝的數(shù)量，每箱的毛重,凈重，外箱尺寸。按外箱尺寸計(jì)算出來的總體積要與標(biāo)明的總體積相符。要顯示嘜頭和箱號(hào)，以便于客人查找。裝箱單的重量，體積要于提單相符。 15交單: 15。1采用L/C收匯的,應(yīng)在規(guī)定的交單時(shí)間內(nèi),備齊全部單證，并嚴(yán)格審單，確保沒有錯(cuò)誤，才交銀行議付。 15。2采用T/T收匯的，在取得提單后馬上傳真提單給客人付款，確認(rèn)受到余款后再將提單正本及其他文件寄給客人。 15.3如果T/T