自定義設(shè)置技巧

1、2.4 自定義設(shè)置技巧(1)     2.4.1  快速為工作表重命名如果要更改工作表的名字，一般都是利用“重命名”命令來完成的。請問還有其他快速的方法嗎？答：其實只要用鼠標(biāo)左鍵雙擊工作表標(biāo)簽名稱，然后就可以直接輸入新的名稱了。2.4.2  自定義自動排序類型系統(tǒng)能夠自動為其自帶的數(shù)據(jù)類型（如星期、季度等）進行排序。請問如何讓自己定義的數(shù)據(jù)類型實現(xiàn)自動排序？答：要讓系統(tǒng)自動排序我們自己定義的數(shù)據(jù)類型，可以將該類型添加到系統(tǒng)中。操作方法如下：先單擊“工具”菜單欄中的“選項”命令，在彈出的對話框中選擇“自定義序列”選項卡，在“自定義序列”

2、列表框中選擇“新序列”項，再在“輸入序列”列表框中按順序依次輸入新序列。如我們可以為設(shè)置一個獎項的序列：特等獎、一等獎、二等獎、三等獎、鼓勵獎。每輸入完一項后，按回車鍵轉(zhuǎn)到下一行再輸入第二項。如圖2-26所示。圖2-26  添加序列最后單擊“添加”按鈕即可。這樣就可以在左邊的序列列表框中找到剛才添加的序列了。它將和系統(tǒng)自帶的序列一樣實現(xiàn)自動排序。2.4.3  多窗口方式瀏覽工作表在實際應(yīng)用中，常常為在一個大工作表文檔中比較兩個單元格數(shù)據(jù)而煩惱，因為要頻繁地在各個單元格位置之間進行切換。如果能夠?qū)ν粋€工作表文檔多開幾個窗口就好了。請問可以實現(xiàn)嗎？答：這是完全可以的。按以下操

3、作即可實現(xiàn)：移動鼠標(biāo)到工作表窗口右邊的滾動條上的黑三角形按鈕上方的小橫杠上，當(dāng)鼠標(biāo)變成一個中間為一個“”符號，縱向為兩個小箭頭時，雙擊鼠標(biāo)左鍵，這時當(dāng)前窗口就會被橫向的分隔成兩個獨立的部分。這兩個窗口顯示的都是同一個工作表，這樣就可以在兩個窗口中分別進行操作了，再也不要在一個窗口中來回地查找不同的單元格了。其實開始那個小橫杠就是我們的文件橫向分隔按鈕。當(dāng)然有橫向分隔自然就有縱向分隔了。在水平滾動條最右邊也有一個同樣的分隔條，執(zhí)行用鼠標(biāo)左鍵雙擊后，就可以將窗口縱向分成兩個獨立的部分。如果在橫向分隔的基礎(chǔ)上再執(zhí)行縱向分隔就可以將當(dāng)前窗口分成四個獨立的部分了。如果要取消分隔只要再用鼠標(biāo)左鍵雙擊分隔條

4、即可重新恢復(fù)單窗口模式。2.4.4  給單元格重新命名在函數(shù)或公式中引用單元格時，一般都用字母加數(shù)字的方式來表示單元格，如“A1”表示第一行第一個單元格。請問可以用其他方式來替單元格命名嗎？答：用數(shù)字和字母的組合來命名單元格只是系統(tǒng)默認(rèn)的一種方式而已，還可以用以下方法來為單元格命名。首先選擇要命名的單元格，然后在工作表左上角的“名稱”框中輸入希望的新名字，如可以輸入“一號”，然后按下“Enter”鍵結(jié)束。這樣下次就可以用這個名稱來引用該單元格了。2.4.5  快速切換工作簿如果在Excel中打開多個工作簿文件后，要切換到另一個工作簿就必須先最小化當(dāng)前工作簿。顯然這樣是很麻煩

5、的。請問有什么辦法來更好的解決呢？答：其實要解決這個問題，只要讓每一個工作簿都在系統(tǒng)的任務(wù)欄顯示就行了。具體實現(xiàn)如下：單擊“工具”菜單中的“選項”命令，在彈出的菜單中選擇“視圖”選項卡，然后單擊選擇“任務(wù)欄中的窗口”前的復(fù)選框。最后單擊“確定”按鈕即可完成，如圖2-27所示。圖2-27  切換工作簿這樣就可以直接在系統(tǒng)任務(wù)欄中單擊對應(yīng)的工作簿來直接切換了。2.4.6  使用大圖標(biāo)來顯示工具欄按鈕由于特殊原因，希望系統(tǒng)的工具欄按鈕變大一點，這樣單擊起來更方便。請問該如何實現(xiàn)？答：可以利用系統(tǒng)提供的輔助設(shè)置功能來實現(xiàn)。具體操作如下：單擊“工具”菜單中的“自定義”命令。再選擇“選

6、項”選項卡，單擊選擇“大圖標(biāo)”復(fù)選框，如圖2-28所示。圖2-28  使用大圖標(biāo)最后單擊“關(guān)閉”完成即可。不過需要注意的是，這項設(shè)置對其他的Office程序都會起作用。也就說Word、Access等系統(tǒng)的工具欄都會被變大。2.4.7  在工具按鈕之間設(shè)置分隔線工具欄中只有不同組的工具按鈕才用分隔線來隔開，請問可以在每一個工具按鈕之間設(shè)置分隔線嗎？該如何操作？答：要為工具按鈕之間設(shè)置分隔線是很簡單的。先按住“Alt”鍵，然后單擊并稍稍往右拖動該工具按鈕，松開后在兩個工具按鈕之間就多了一根分隔線了。如果要取消分隔線，只要向左方向稍稍拖動工具按鈕即可。2.4.8  巧妙

7、實現(xiàn)依據(jù)三個以上關(guān)鍵字對數(shù)據(jù)排序系統(tǒng)提供的排序功能最多只能同時依據(jù)三個關(guān)鍵字來進行。如果需要依據(jù)三個以上的條件來排序，該如何實現(xiàn)？ 答：雖然系統(tǒng)一次最多只能同時對三個關(guān)鍵字來排序，但是我們可以利用設(shè)置排序關(guān)鍵字的優(yōu)先級，通過多次排序來實現(xiàn)關(guān)鍵字大于3個以上的排序。具體操作如下：首先打開工作表。單擊“數(shù)據(jù)”菜單中的“排序”項，依次在“主要關(guān)鍵字”、“次要關(guān)鍵字”、“第三關(guān)鍵字”中選擇優(yōu)先級最低的幾個排序關(guān)鍵字，然后執(zhí)行排序操作。接下來再依次選擇優(yōu)先級較高的幾個關(guān)鍵字，進行2次排序。這樣直到最高優(yōu)先級的關(guān)鍵字排序完成為止，我們就巧妙的實現(xiàn)了對三個以上關(guān)鍵字的排序操作。2.4.9  自定義

8、數(shù)據(jù)類型隱藏單元格值在前面介紹了怎樣隱藏單元中的公式，現(xiàn)在想隱藏單元格輸入的數(shù)據(jù)，該如何實現(xiàn)？答：隱藏單元格的值和隱藏公式基本操作相同。先選中要隱藏數(shù)據(jù)的單元格，然后在“格式”菜單中選擇“單元格”選項。再在彈出對話框的“數(shù)字”選項卡的“分類”列表框中選擇“自定義”項，接著在“類型”文本框中輸入“；”（三個分號）。單擊“確定”按鈕返回即可。2.4.10  完整顯示工具欄按鈕工具欄的按鈕一行無法完全顯示，請問如何才能完整顯示整個工具欄。答：可以單擊“工具”按鈕中的“自定義”命令，再選擇“選項”選項卡，然后單擊選擇“分兩排顯示常用工具欄和格式工具欄”復(fù)選框即可?；蛘咭部梢灾苯右苿邮髽?biāo)到工具

9、欄的空白處，然后按住鼠標(biāo)左鍵，拖動工具欄到下一行即可。2.4.11  讓工具按鈕直接顯示文字提示工具欄中提供的工具按鈕都是用圖表或符號來表示的，有許多都看不懂，請問可以讓工具按鈕像菜單那樣顯示文字提示嗎？答：當(dāng)然，可以執(zhí)行以下操作來實現(xiàn)：單擊“工具”菜單中的“自定義”命令，再選擇“命令”選項卡。然后用鼠標(biāo)右鍵單擊系統(tǒng)工具欄上希望顯示文字提示的工具按鈕（或者單擊對話框中的“更改所選內(nèi)容”按鈕），在彈出的菜單中根據(jù)需要選擇“總是只用文字”或者“圖像和文本”。這樣工具按鈕就會顯示文字提示了。不過并不是每個工具按鈕都有文字提示的。所以有的工具按鈕彈出菜單中的對應(yīng)命令項會是不可用的。2.4.1

10、2  隱藏工作表中的網(wǎng)格希望隱藏工作表中網(wǎng)格線，請問有什么快捷的方法嗎？答：可以在工具欄上添加“切換網(wǎng)格”按鈕來快速實現(xiàn)。添加該按鈕的操作如下：單擊“工具”菜單下的“自定義”命令。再單擊“命令”選項卡，在“類別”列表框中選擇“窗體”項，再在“命令”列表框中找到“切換網(wǎng)格”，將它拖放到工具欄上適當(dāng)位置。以后單擊該按鈕就可以隱藏或顯示單元格的網(wǎng)格線了。2.4.13  依據(jù)單元格數(shù)據(jù)調(diào)整列寬在數(shù)據(jù)輸入過程中，如果數(shù)據(jù)長度太長，而不想換行，我們一般都是通過拖動操作來調(diào)整列寬的，可是遇到下一個超出寬度時，又要來調(diào)整。難道就不能讓單元格自動適應(yīng)數(shù)據(jù)長度嗎？答：其實大可不必一個一個調(diào)整列

11、寬來適應(yīng)數(shù)據(jù)長度，可以一直輸入完所有的數(shù)據(jù)，最后選擇該列，移動鼠標(biāo)指針到列的右邊界處，當(dāng)指針橫向是一個雙箭頭的黑色十字狀時，雙擊鼠標(biāo)左鍵。這樣系統(tǒng)就會自動調(diào)整列寬以保證該列中數(shù)據(jù)長度最長的單元格也能完整顯示數(shù)據(jù)。該方法同樣適用于行高的自動調(diào)整。2.4.14  將Excel文檔插入IE頁面中希望將Excel數(shù)據(jù)文檔直接在 IE中瀏覽，該如何操作？答：系統(tǒng)提供了專門的功能鍵來完成該操作。只要按下“F12”鍵，在彈出的“另存為”對話框中選擇保存文件類型為Web頁（即HTML文件），就可以將當(dāng)前工作表數(shù)據(jù)文檔加入Web頁中來瀏覽。2.4.15  快速設(shè)置單元格邊框在系統(tǒng)中一般都是通

12、過菜單命令來實現(xiàn)對單元格邊框的設(shè)置的，這樣做顯得很繁瑣，請問有什么更快捷的辦法嗎？答：在新版的Excel中，系統(tǒng)專門新增加了一個“邊框”設(shè)置工具條來解決這個問題?？梢酝ㄟ^單擊“視圖”菜單中的“工具欄”選項下的“邊框”命令來調(diào)出該工具條，如圖2-29所示。圖2-29  設(shè)置單元格邊框該工具條中有“繪制邊框”、“繪圖邊框網(wǎng)絡(luò)”、“擦除邊框”工具按鈕。我們可以通過它來設(shè)置單元格的邊框和線形、顏色和粗細(xì)等。2.4.16  自定義工具欄工具按鈕或菜單欄的顯示圖標(biāo)系統(tǒng)工具欄中工具按鈕以及菜單中的命令項一般都用專門的圖標(biāo)來表示。請問可以自己修改這些圖標(biāo)嗎？該如何操作？答：這些圖標(biāo)一般都是

13、系統(tǒng)默認(rèn)的，但是還是可以修改的?？梢酝ㄟ^以下操作來更改：先單擊“工具”菜單中的“自定義”命令，再選擇工具欄上需要更改的工具圖標(biāo)按鈕，用鼠標(biāo)右鍵單擊，在彈出的菜單中選擇“更改按鈕圖像”選項。在彈出的圖像選擇列表中選擇一個滿意的圖標(biāo)即可。更改菜單中的圖標(biāo)和上述方法基本相同。不過這種方法還只能利用系統(tǒng)提供的其他圖標(biāo)來替換現(xiàn)有的圖標(biāo)。我們還可以自己繪制編輯圖標(biāo)，讓圖標(biāo)更有特色。要編輯圖標(biāo)，可以選擇“編輯按鈕圖像”命令，這樣會彈出一個編輯圖標(biāo)的設(shè)置對話框，如圖2-30所示。在這里可以設(shè)置圖標(biāo)對象的位置和為圖標(biāo)重新著色。這樣編輯以后可以得到一個感覺完全不同圖標(biāo)。圖2-30  編輯圖標(biāo)當(dāng)然還可以將

14、其他的圖像設(shè)置為工具按鈕的圖標(biāo)。具體實現(xiàn)過程如下：先用第三方圖形程序打開（如Photoshop之類的）并編輯好（最好保證圖像大小和系統(tǒng)默認(rèn)的大小 16 x 16 個像素相同，如果圖片太大可能會發(fā)生扭曲，或者根本無法通過后面粘貼操作）。然后再執(zhí)行復(fù)制操作，將該圖像復(fù)制到系統(tǒng)剪貼板（圖形的格式最好是位圖或圖片格式）。然后再按前面所述方法操作，最后在彈出的菜單中選擇“粘貼按鈕圖像”選項即可。如果對圖標(biāo)的更改不滿意，可以單擊“恢復(fù)按鈕圖像”命令來恢復(fù)系統(tǒng)默認(rèn)圖標(biāo)。2.4.17  將意外情況造成的數(shù)據(jù)丟失減少到最低因意外情況（如斷電，死機）而來不及保存操作造成的數(shù)據(jù)丟失情況是時有發(fā)生，請問有什

15、么軟件的方式來解決該問題嗎？答：首先用軟件的方法是無法徹底地解決該問題的。但是我們可以通過設(shè)置“自動保存”功能來將這樣造成的損失降到最低。具體實現(xiàn)如下：單擊“工具”菜單中的“選項”命令，在彈出的對話框中選擇“保存”選項卡，選擇“保存自動恢復(fù)信息”復(fù)選框。在后面的時間間隔設(shè)置框中，可以將自動保存的時間間隔設(shè)置得盡可能的短，來將數(shù)據(jù)丟失減少到最小，如圖2-31所示。 圖2-31  設(shè)置自動保存2.4.18  將單元格內(nèi)容以圖片格式插入Word文檔在前面介紹了如何將Word文檔內(nèi)容以圖片格式插入單元格中，現(xiàn)在需要將單元格內(nèi)容以圖片形式插入到Word文件中。請問該如何實現(xiàn)

16、？答：可以通過以下方法來實現(xiàn)：首先選擇要轉(zhuǎn)換成圖片的單元格，然后按下“Shift”鍵，再執(zhí)行“編輯”菜單中得“復(fù)制圖片”命令，在彈出的“復(fù)制圖片”對話框中選擇“如屏幕所示”和“圖片”功能項。如圖2-32所示。然后再單擊“確定”按鈕。隨后在打開的Word文檔中，利用“粘貼”命令直接將圖片粘貼到適當(dāng)位置即可。圖2-32  “復(fù)制圖片”對話框2.4.19  讓單元格數(shù)據(jù)變得更醒目如果工作表的數(shù)據(jù)太多太密集的話，瀏覽或查找就顯得格外吃力了。請問有什么辦法可以加強單元格數(shù)據(jù)的顯示效果嗎？答：的確是這樣。在這種情況下可以通過為部分單元格設(shè)置陰影讓數(shù)據(jù)變得更醒目。實現(xiàn)方法如下：首先選中需

17、設(shè)置陰影間隔效果的單元格，再單擊“格式”菜單中的“條件格式”命令。在彈出的對話框中，在“條件1”下拉列表中選擇“公式”項，并在右邊文本框中輸入“=MOD(ROW()，2)=0”。如圖2-33所示。圖2-33  “條件格式”對話框再單擊“格式”按鈕，在彈出的對話框中選擇“圖案”選項卡，在調(diào)色板中選擇喜歡的背景色，最后單擊“確定”按鈕完成。再看看我們的單元格數(shù)據(jù)，是不是清晰很多了呢？2.4.20  自由設(shè)置工具欄中下拉列表的寬度請問工具欄中的下拉列表的寬度可以改變嗎？該如何操作？答：當(dāng)然，可以通過以下方法來實現(xiàn)：單擊“工具”菜單中的“自定義”命令。然后在工具欄中單擊需要更改的下

18、拉列表框，移動指針至列表框的邊緣處，當(dāng)指針變成一個黑色的雙箭頭時，執(zhí)行拖動操作就可以增加或縮小列表框?qū)挾取?.4.21  菜單一次性完整展開為什么每次打開系統(tǒng)的菜單時，總是無法一次性全部顯示菜單的命令，總是要單擊展開按鈕后才能看到全部命令項。有什么辦法可以讓菜單完整展開嗎？答：可以通過以下設(shè)置來實現(xiàn)：單擊“工具”菜單中的“自定義”命令。再選擇“選項”選項卡。單擊選擇“始終顯示整個菜單”復(fù)選框。這樣系統(tǒng)將自動完整展開整個菜單項了。2.4.22  自定義單元格的移動方向一般在輸入數(shù)據(jù)時，每次按下回車鍵后，系統(tǒng)都會自動轉(zhuǎn)到該列的下一行，這給按行方向輸入數(shù)據(jù)帶來了很大不便，請問可以

19、更改單元格的這種自動移動的方式嗎？答：當(dāng)然，可以按自己的需要來隨意更改這種移動方向。具體實現(xiàn)方法如下：單擊“工具”菜單中的“選項”命令，再在彈出的對話框中選擇“編輯”選項卡。在“按Enter鍵后移動”項后面的下拉列表框中，有四種方向可以選擇，根據(jù)實際需要選擇就行，如圖2-34所示。圖2-34  定義單元格的移動方向最后單擊“確定”按鈕完成。2.4.23  更改工作表個數(shù)當(dāng)我們新建一個工作簿文件時，該工作簿都會自動建立名稱為sheet1、sheet2和sheet3三個工作表。請問可以更改工作表數(shù)目嗎？答：這是完全可以的。先單擊“工具”菜單中的“選項”命令，再選擇“常規(guī)”選項卡

20、。找到“新工作簿內(nèi)的工作表數(shù)”項，你可以在其后面的列表框中設(shè)置你需要的工作表數(shù)目，不過最大只能建立255個，如圖2-35所示。圖2-35  更改工作表個數(shù)同時還可以自定義打開的工作表中默認(rèn)的字體和字號大小等信息，這樣可以免去為同樣格式的工作表重復(fù)多次進行格式設(shè)置操作。2.4.24  更改系統(tǒng)打開和保存的默認(rèn)路徑不希望將數(shù)據(jù)文檔保存在系統(tǒng)提供的默認(rèn)路徑下，可是每次執(zhí)行“打開”或“保存”命令時，系統(tǒng)都是自動轉(zhuǎn)到默認(rèn)的路徑下。請問有什么辦法更改默認(rèn)路徑嗎？答：這是完全可以的。你可以按上一條（2.4.23）技巧操作，在如圖2-35所示的對話框中，在“默認(rèn)文件位置”后面輸入希望的完整

21、保存路徑。最后單擊“確定”按鈕完成即可。該設(shè)置同時對“打開”命令起作用。2.4.25  讓文件隨系統(tǒng)的啟動自動打開每次編輯文件時，都要從“文件”菜單中執(zhí)行“打開”操作，請問可以讓要編輯的文件在系統(tǒng)啟動時就自動打開嗎？答：要自動打開某文件，可以有多種方法來實現(xiàn)。首先你可以將要打開的文件保存到Office的安裝目錄下的“XLStart”文件夾中。這樣它就會隨系統(tǒng)而自動啟動。如果不想更改文件保存的目錄，還可以通過系統(tǒng)設(shè)置來實現(xiàn)：單擊“工具”菜單中的“選項”項，再選擇“常規(guī)”選項卡。然后在“啟動時打開所選項中的全部文件”文本框中輸入該文件保存的完整路徑。最后單擊“確定”按鈕完成即可。系統(tǒng)會自

22、動打開該目錄下的所有文件。2.4.26  放大顯示工作表在前面我們知道了如何將工具欄按鈕放大，可是工作表的數(shù)據(jù)卻沒有變大，請問可以放大顯示數(shù)據(jù)區(qū)域嗎？答：可以用工具欄上的“顯示比例”框來按比例縮放工作表的數(shù)據(jù)區(qū)域。在“顯示比例”的下拉列表框中，可以根據(jù)需要選擇放大的倍數(shù)，最大可以放大到400%。也可以直接在“顯示比例”框中輸入所需的顯示比例。而且該縮放操作并不影響打印的效果，不用擔(dān)心打印時會變大。2.4.27  同時打開相關(guān)聯(lián)的所有工作簿在數(shù)據(jù)輸入或處理時，常?？赡芤獏⒖计渌麛?shù)據(jù)文件中的內(nèi)容，這樣就必須一個一個的打開相關(guān)聯(lián)的工作簿。請問可以讓系統(tǒng)在打開當(dāng)前工作簿文件時就自動

23、打開這些相關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)文件嗎？答：可以通過將這些相關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)文件和當(dāng)前工作簿組成一個工作區(qū)，只要將該工作區(qū)打開，系統(tǒng)就會打開其中的每一個工作簿。具體實現(xiàn)方法如下：首先打開所以的工作簿文件，再執(zhí)行“文件”菜單中的“保存工作區(qū)”命令，輸入工作區(qū)名稱后單擊“保存”按鈕即可。2.4.28  保護Excel文件請問在沒有其他加密軟件時，如何給比較重要的數(shù)據(jù)文件設(shè)置簡單的保護呢？答：系統(tǒng)提供了簡單的數(shù)據(jù)文件加密功能。單擊“工具”菜單下的“保護”項中的“保護工作表（簿）”命令，然后在彈出的對話框中輸入文件密碼。這樣別人就無法看到該數(shù)據(jù)文件了。如果要取消密碼，可以執(zhí)行“保護”項下的“撤銷工作表（簿）保

24、護”命令。2.4.29  從工作表中獲取樣式希望將別人工作表的樣式應(yīng)用到自己的文件中，請問有什么辦法快速實現(xiàn)嗎？答：可以通過以下操作直接從該工作表中獲得樣式。首先打開源工作簿和目標(biāo)工作簿，然后在目標(biāo)工作簿中單擊“格式”菜單中的“樣式”命令，在彈出的對話框中，可以選擇需要的樣式中包含的具體項目，如對齊方式、字體、邊框等等，選擇好以后就單擊“合并”按鈕。如圖2-36所示。圖2-36  獲取工作表樣式這時在彈出的對話框中，在“合并樣式來源”列表框內(nèi)會包含有剛才打開的工作表名稱，直接選擇它，最后單擊“確定”按鈕就完成了樣式復(fù)制了。2.4.30  瀏覽數(shù)據(jù)內(nèi)容時讓標(biāo)題始終可

25、見如果工作表中數(shù)據(jù)列超過一屏，當(dāng)我們利用滾動條來瀏覽數(shù)據(jù)時，該數(shù)據(jù)文件的行標(biāo)題或列標(biāo)題就無法在下一屏顯示，也就是只看到數(shù)據(jù)，無法知道數(shù)據(jù)的具體意義，這樣是很不明了的。請問有什么辦法可以讓標(biāo)題欄始終可見嗎？答：可以通過“凍結(jié)窗格”來使標(biāo)題欄固定不動。首先選擇整個標(biāo)題欄，然后執(zhí)行“窗口”菜單中的“凍結(jié)窗格”命令，這樣標(biāo)題欄就不會隨著翻頁無法看到了。2.4.31  更改系統(tǒng)的菜單彈出方式一個追求個性化和新鮮感的人很不喜歡系統(tǒng)千篇一律的菜單彈出方式。要是能夠自己定義出多樣的菜單彈出方式就好了，如何做到呢？答：其實系統(tǒng)早就準(zhǔn)備了多種菜單的彈出方式，可以執(zhí)行如下操作來實現(xiàn)：單擊“工具”菜單中的“

26、自定義”命令。再選擇“選項”選項卡，在“菜單的打開方式”項旁的下拉列表框中列出了多種彈出方式，可以根據(jù)喜好來選擇，如圖2-37所示。圖2-37  更改菜單彈出方式如果是一個喜歡新鮮感的人的話，最好選擇“任意”項。這樣每次彈出菜單時，系統(tǒng)都會隨機的在其中選擇一種彈出方式，隨時隨地給你不同的感覺。2.4.32  復(fù)制單元格的格式設(shè)置在對多個單元格進行相同格式設(shè)置時，我們一般都是先選擇所有的單元格（如果單元格是不連續(xù)，可以按住“Ctrl”鍵再一一選擇），然后再進行格式設(shè)置，可是有時候我們根本就不能完全確定究竟哪些單元格要進行相同的格式設(shè)置，是不是就只有重復(fù)多次相同的設(shè)置操作呢？答

27、：其實遇到這種情況也用不著一個一個地來操作。利用“格式刷”按鈕，可以非常方便快速地完成該設(shè)置。首先選擇已經(jīng)完成格式設(shè)置的單元格，然后單擊“格式刷”按鈕，接著再移動到其他需要相同設(shè)置的單元格上，執(zhí)行拖動操作即可。如果需要設(shè)置的單元格比較多，為了避免反復(fù)地單擊“格式刷”按鈕，可以一開始就用鼠標(biāo)左鍵雙擊該按鈕，再對其他單元格執(zhí)行操作。完成后只要再次單擊該按鈕即可取消“格式刷”模式。其實除了利用“格式刷”來進行格式設(shè)置外，我們還可以利用“選擇性粘貼”命令來直接復(fù)制單元格的格式。具體操作如下：先選擇已經(jīng)設(shè)置好的單元格，然后執(zhí)行“復(fù)制”命令，再選擇需要相同設(shè)置的目標(biāo)單元格，接著執(zhí)行“編輯”菜單中的“選擇性粘貼”命令，在彈出的對話框中選擇“格式”單選按鈕，如圖2-38所示。最后單擊“確定”按鈕即可完成格式的復(fù)制。 圖2-38  單元格的格式設(shè)置2.4.33  自動為數(shù)據(jù)修改建立備份在對工作表數(shù)據(jù)進行修改時，當(dāng)修改完成后，可能會覺得不是很滿意，希望重新再來過，可以說這時已經(jīng)很難恢復(fù)原來的數(shù)據(jù)了。如果每次都手動通過“復(fù)制”操作來建立備份也實在是太麻煩了。請問可以讓系統(tǒng)自動在每一次修改前建立文件備份嗎？答：可以通