常用公文寫作規(guī)范-會議紀要、函(13

1、常用公文寫作規(guī)范常用公文寫作規(guī)范（三）（三）會議紀要與對外公函會議紀要與對外公函目目 錄錄一、一、“會議紀要會議紀要”公文的分步詳解與寫作要點公文的分步詳解與寫作要點二二、 “會議紀要會議紀要”公文格式學(xué)習(xí)公文格式學(xué)習(xí)三、三、 “函函”公文的分步詳解與寫作要點公文的分步詳解與寫作要點四四、 “函函”公文格式學(xué)習(xí)公文格式學(xué)習(xí)五五、 常見問題的友情提示常見問題的友情提示Your Topic Goes HereYour business subtopic goes hereYour business subtopic goes here一、 “會議紀要會議紀要”公文的分步詳解與寫作要點公文的分步詳解

2、與寫作要點 按內(nèi)容和功用不同，會議紀要分為指示性會議紀要、通報性按內(nèi)容和功用不同，會議紀要分為指示性會議紀要、通報性會議紀要、消息性會議紀要。按會議性質(zhì)的不同，劃分為日常工會議紀要、消息性會議紀要。按會議性質(zhì)的不同，劃分為日常工作會議紀要、大型專題工作會議紀要。作會議紀要、大型專題工作會議紀要。 1、【標題標題】 有以下三種形式有以下三種形式: 1）單標題：由）單標題：由“會議名稱文種會議名稱文種”構(gòu)成。如構(gòu)成。如關(guān)于改革關(guān)于改革管理管理體制的會議紀要體制的會議紀要2）三要素構(gòu)成的標題：發(fā)文機關(guān)、會議名稱和文種構(gòu)成，如）三要素構(gòu)成的標題：發(fā)文機關(guān)、會議名稱和文種構(gòu)成，如集集團公司年度總結(jié)報告會

3、會議紀要團公司年度總結(jié)報告會會議紀要3）雙標題：由）雙標題：由“正標題副標題正標題副標題”構(gòu)成。正標題揭示會議主旨，副構(gòu)成。正標題揭示會議主旨，副標題標示會議名稱和文種。標題標示會議名稱和文種。 2、【正文正文】 會議紀要正文的結(jié)構(gòu)由前言、主體和結(jié)尾三部分組成。會議紀要正文的結(jié)構(gòu)由前言、主體和結(jié)尾三部分組成。 1）前言。概括會議的名稱、時間、地點、主持人、主要議程、）前言。概括會議的名稱、時間、地點、主持人、主要議程、參加人員、會議形式以及會議主要的成果，然后用參加人員、會議形式以及會議主要的成果，然后用“現(xiàn)將這次會現(xiàn)將這次會議研究的幾個問題紀要如下：議研究的幾個問題紀要如下：”或或“現(xiàn)將會議

4、主要精神紀要如現(xiàn)將會議主要精神紀要如下：下：”等語句轉(zhuǎn)入下文。文字必須十分簡練。等語句轉(zhuǎn)入下文。文字必須十分簡練。 具體寫法常見的有具體寫法常見的有兩種：兩種： 第一種：平列式。將會議的時間、地點，參加人員和主持人、會第一種：平列式。將會議的時間、地點，參加人員和主持人、會議議程等基本情況采用分條列出的寫法。這種寫法多見于辦公會議議程等基本情況采用分條列出的寫法。這種寫法多見于辦公會議紀要。議紀要。 第二種：魚貫式。將會議的基本情況作為一段概述，使人看后對第二種：魚貫式。將會議的基本情況作為一段概述，使人看后對會議有個輪廓了解。會議有個輪廓了解。 一、 “會議紀要會議紀要”公文的分步詳解與寫作

5、要點公文的分步詳解與寫作要點Transitional Page一、 “會議紀要會議紀要”公文的分步詳解與寫作要點公文的分步詳解與寫作要點 2）主體。是會議紀要的核心內(nèi)容，記載會議情況和會議結(jié)果。）主體。是會議紀要的核心內(nèi)容，記載會議情況和會議結(jié)果。寫作時要注意圍繞中心議題，把會議形成的決定、決議，準確表達寫作時要注意圍繞中心議題，把會議形成的決定、決議，準確表達清楚。對于有爭議的問題必須如實反映。在具體寫法上，不同類型清楚。對于有爭議的問題必須如實反映。在具體寫法上，不同類型的會議紀要，寫法也不同。決議型紀要，主要根據(jù)中心議題，著重的會議紀要，寫法也不同。決議型紀要，主要根據(jù)中心議題，著重把會

6、議形成的決定、決議的具體內(nèi)容表述清楚。綜合性紀要，則側(cè)把會議形成的決定、決議的具體內(nèi)容表述清楚。綜合性紀要，則側(cè)重于全面介紹會議的基本情況。常見的寫法有三種：重于全面介紹會議的基本情況。常見的寫法有三種： 第一種：條文式寫法。即把會議議定的事項分點寫明。辦公會議第一種：條文式寫法。即把會議議定的事項分點寫明。辦公會議紀要、工作會議紀要多用這種寫法。紀要、工作會議紀要多用這種寫法。 第二種：綜述式寫法。即將會議所討論、研究的問題綜合成若干第二種：綜述式寫法。即將會議所討論、研究的問題綜合成若干部分，每個部分談一個方面的內(nèi)容。較復(fù)雜的工作會議或經(jīng)驗交流部分，每個部分談一個方面的內(nèi)容。較復(fù)雜的工作會

7、議或經(jīng)驗交流會議紀要多用這種寫法。會議紀要多用這種寫法。 第三種：摘記式寫法。即把與會人員的發(fā)言要點記錄下來。一般第三種：摘記式寫法。即把與會人員的發(fā)言要點記錄下來。一般在記錄發(fā)言人首次發(fā)言時，在其姓名后用括號注明發(fā)言人所在單在記錄發(fā)言人首次發(fā)言時，在其姓名后用括號注明發(fā)言人所在單位和職務(wù)。為了便于把握發(fā)言內(nèi)容，有時根據(jù)會議議題，在發(fā)言位和職務(wù)。為了便于把握發(fā)言內(nèi)容，有時根據(jù)會議議題，在發(fā)言人前面冠以小標題，在小標題下寫發(fā)言人的名字。一些重要的座人前面冠以小標題，在小標題下寫發(fā)言人的名字。一些重要的座談會紀要，常用這種寫法。談會紀要，常用這種寫法。 3）結(jié)尾。屬于選擇性項目。一般是向受文單位提

8、出希望和要）結(jié)尾。屬于選擇性項目。一般是向受文單位提出希望和要求。有的則沒有這部分，主體內(nèi)容寫完，全文即告結(jié)束。求。有的則沒有這部分，主體內(nèi)容寫完，全文即告結(jié)束。（3） 【落款署名落款署名】 只用于辦公會議紀要，寫明召開會議的機關(guān)部門單位名稱。一只用于辦公會議紀要，寫明召開會議的機關(guān)部門單位名稱。一般會議紀要則不需要署名，不加蓋公章。至于成文時間，如果在首般會議紀要則不需要署名，不加蓋公章。至于成文時間，如果在首部已注明，就不必再寫。部已注明，就不必再寫。 一、 “會議紀要會議紀要”公文的分步詳解與寫作要點公文的分步詳解與寫作要點二、二、 “會議紀要會議紀要”公文格式學(xué)習(xí)公文格式學(xué)習(xí) 集團公司

9、體系集團公司體系工作會議紀要工作會議紀要 會議主題：會議地點：會議時間：參會人員：缺席人員：會議記錄：會議主題：會議地點：會議時間：參會人員：缺席人員：會議記錄： 會議主要內(nèi)容會議主要內(nèi)容副總裁聽取了各部門工作匯報與工作計劃（具體內(nèi)容詳見附件）副總裁聽取了各部門工作匯報與工作計劃（具體內(nèi)容詳見附件）副總裁對各部門的工作安排意見：副總裁對各部門的工作安排意見：1、2、3、副總裁最后向大家提出幾點工作建議：副總裁最后向大家提出幾點工作建議：_ 抄報：抄送：抄報：抄送：_ 泰德集團有限公司泰德集團有限公司部門部門 二九年四月十日印發(fā)二九年四月十日印發(fā)三、三、 “函函”公文的分步詳解與寫作要點公文的分

10、步詳解與寫作要點 函適用于不相隸屬機關(guān)之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題，函適用于不相隸屬機關(guān)之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題，或向有關(guān)主管部門請求批準事項。按發(fā)文目的可以分為發(fā)函和復(fù)或向有關(guān)主管部門請求批準事項。按發(fā)文目的可以分為發(fā)函和復(fù)函兩種。發(fā)函即主動提出公事事項所發(fā)出的函；復(fù)函則是為回復(fù)函兩種。發(fā)函即主動提出公事事項所發(fā)出的函；復(fù)函則是為回復(fù)對方所發(fā)出的函。按內(nèi)容的不同，劃分為知照函、催辦函、邀請對方所發(fā)出的函。按內(nèi)容的不同，劃分為知照函、催辦函、邀請函等。函等。 1、【標題標題】 公函的標題一般有兩種形式。一種是由發(fā)文單位名稱、事由和公函的標題一般有兩種形式。一種是由發(fā)文單位名稱、事由

11、和文種構(gòu)成，如：文種構(gòu)成，如：泰德集團關(guān)于泰德集團關(guān)于 的函的函。另一種是由事由。另一種是由事由和文種構(gòu)成，如：和文種構(gòu)成，如：關(guān)于關(guān)于 的函的函 。 2、【主送機關(guān)主送機關(guān)】 即受文并辦理來函事項的機關(guān)單位，于文首頂格寫明全稱或即受文并辦理來函事項的機關(guān)單位，于文首頂格寫明全稱或者規(guī)范化簡稱，其后用冒號。者規(guī)范化簡稱，其后用冒號。 3、【正文正文】 其結(jié)構(gòu)一般由開頭、主體、結(jié)尾、結(jié)語等部分組成。其結(jié)構(gòu)一般由開頭、主體、結(jié)尾、結(jié)語等部分組成。 1）開頭。主要說明發(fā)函緣由。要求概括發(fā)函目的、根據(jù)、原因等，）開頭。主要說明發(fā)函緣由。要求概括發(fā)函目的、根據(jù)、原因等，然后用然后用“現(xiàn)將有關(guān)問題說明如下

12、：現(xiàn)將有關(guān)問題說明如下：”或或“現(xiàn)將有關(guān)事項函復(fù)如下：現(xiàn)將有關(guān)事項函復(fù)如下：”等等過渡語轉(zhuǎn)入下文。復(fù)函的緣由部分，一般首先引敘來文的標題、發(fā)過渡語轉(zhuǎn)入下文。復(fù)函的緣由部分，一般首先引敘來文的標題、發(fā)文字號，然后再交代根據(jù)，以說明發(fā)文的緣由。文字號，然后再交代根據(jù)，以說明發(fā)文的緣由。 2）主體。主要說明致函事項。一函一事，行文要直陳其事。無論）主體。主要說明致函事項。一函一事，行文要直陳其事。無論是商洽工作，詢問和答復(fù)問題，還是向有關(guān)主管部門請求批準事項是商洽工作，詢問和答復(fù)問題，還是向有關(guān)主管部門請求批準事項等，都要用簡潔得體的語言敘寫清楚。如果屬于復(fù)函，還要注意答等，都要用簡潔得體的語言敘寫

13、清楚。如果屬于復(fù)函，還要注意答復(fù)事項的針對性和明確性。復(fù)事項的針對性和明確性。 三、三、 “函函”公文的分步詳解與寫作要點公文的分步詳解與寫作要點三、三、 “函函”公文的分步詳解與寫作要點公文的分步詳解與寫作要點 4、【結(jié)尾落款結(jié)尾落款】一般包括署名和成文時間兩項內(nèi)容。署名單位名稱，一般包括署名和成文時間兩項內(nèi)容。署名單位名稱，寫明成文時間年、月、日；并加蓋公章。寫明成文時間年、月、日；并加蓋公章。 3）結(jié)尾。一般用禮貌性語言向?qū)Ψ教岢鱿Ｍ??；蛘垖Ψ絽f(xié)助解決）結(jié)尾。一般用禮貌性語言向?qū)Ψ教岢鱿Ｍ??；蛘垖Ψ絽f(xié)助解決某一問題，或請對方及時復(fù)函，或請對方提出意見或請主管部門批某一問題，或請對方及時復(fù)

14、函，或請對方提出意見或請主管部門批準等。準等。 4）結(jié)語。通常應(yīng)根據(jù)函詢、函告、函商或函復(fù)的事項，選擇運用）結(jié)語。通常應(yīng)根據(jù)函詢、函告、函商或函復(fù)的事項，選擇運用不同的結(jié)束語。如不同的結(jié)束語。如“特此函詢（商）特此函詢（商）”、“請即復(fù)函請即復(fù)函”、“特此函特此函告告”、“特此函復(fù)特此函復(fù)”等。有的函也可以不用結(jié)束語，如屬便函，可等。有的函也可以不用結(jié)束語，如屬便函，可以像普通信件一樣，使用以像普通信件一樣，使用“此致此致”、“敬禮敬禮”。 三、三、 “函函”公文的分步詳解與寫作要點公文的分步詳解與寫作要點 4、 3） 關(guān)于鄂穗兩地攜手聯(lián)合打撈關(guān)于鄂穗兩地攜手聯(lián)合打撈中山艦中山艦的函的函湖北省

15、人民政府：湖北省人民政府： 現(xiàn)沉于長江金口赤礬山江底的現(xiàn)沉于長江金口赤礬山江底的“中山艦中山艦”，是中國現(xiàn)代革命史上，是中國現(xiàn)代革命史上的重要歷史文物，盡快將其打撈、修復(fù)和陳列展覽，是海內(nèi)外同胞的重要歷史文物，盡快將其打撈、修復(fù)和陳列展覽，是海內(nèi)外同胞的共同心聲，的共同心聲，X X X X X X X X 。盡快打撈盡快打撈“中山艦中山艦”，使其重展英姿，這對于充實完善中國現(xiàn)代，使其重展英姿，這對于充實完善中國現(xiàn)代革命史文物，增強整個中華民族的凝聚力和向心力，具有重要的意革命史文物，增強整個中華民族的凝聚力和向心力，具有重要的意義和作用義和作用X X X X X X 。近幾年來，各界有關(guān)專家學(xué)

16、者、人民群眾，以及港澳臺同胞、近幾年來，各界有關(guān)專家學(xué)者、人民群眾，以及港澳臺同胞、海外華僑、華人，紛紛向廣州市政府來電來函，希望廣州市政府主海外華僑、華人，紛紛向廣州市政府來電來函，希望廣州市政府主動與貴省聯(lián)系，共同盡快組織打撈動與貴省聯(lián)系，共同盡快組織打撈“中山艦中山艦”，并進行修復(fù)和陳列。，并進行修復(fù)和陳列。為此，我們經(jīng)過認真研究，提出由兩地政府本著相互合作、相互支為此，我們經(jīng)過認真研究，提出由兩地政府本著相互合作、相互支持的態(tài)度，協(xié)商聯(lián)合打撈、修復(fù)持的態(tài)度，協(xié)商聯(lián)合打撈、修復(fù)“中山艦中山艦” ， X X X X X X 。 專此函達，請答復(fù)。專此函達，請答復(fù)。 廣州市人民政府廣州市人民政府(蓋章蓋章) X X年年X月月X日日四、四、 “函函”公文格式學(xué)習(xí)公文格式學(xué)習(xí)五、五、 常見問題的友情提示常見問題的友情提示 2、寫作函的注意事項、寫作函的注意事項 ： （1） 文種的選用要正確；文種的選用要正確； （2） 內(nèi)容要簡潔。首先要注意行文簡潔明確，用語把握分寸。內(nèi)容要簡潔。首先要注意行文簡潔明確，用語把握分寸。無論是平行機關(guān)或者是不相隸屬的行文，都要注意語氣平和有禮，無論是平行機關(guān)或者是不相隸屬的行文，都要注意語氣平和有禮，不要倚勢壓人或強人所難，也不必逢迎恭維、曲意客套。至于復(fù)函，不要倚勢壓人或強人所難，也不必逢迎恭維、曲意客套。至于復(fù)函，則要注意行文的針對性和答復(fù)的明確性