PPT高手教程--Chapter-4

1、20056月北京北京PPT高手進(jìn)階教程-41PPT匯報文件在商業(yè)溝通中扮演重要的角色匯報文件在商業(yè)溝通中扮演重要的角色文字溝通文字溝通語言溝通語言溝通多媒體溝通多媒體溝通2制作制作PPT匯報文件的一般步驟匯報文件的一般步驟梳理結(jié)構(gòu)，建立論證梳理結(jié)構(gòu)，建立論證（先展示什么，后展（先展示什么，后展示什么？）示什么？）繪制繪制PPT（如何展示最生動（如何展示最生動？最吸引人？）？最吸引人？）明確中心思想明確中心思想（要展示什么？要達(dá)（要展示什么？要達(dá)到什么樣的目的？）到什么樣的目的？）3第一步：明確中心思想第一步：明確中心思想4傳達(dá)的中心思想應(yīng)符合一定標(biāo)準(zhǔn)傳達(dá)的中心思想應(yīng)符合一定標(biāo)準(zhǔn)具體的，而具體的

2、，而不是籠統(tǒng)的不是籠統(tǒng)的統(tǒng)領(lǐng)的，而統(tǒng)領(lǐng)的，而不是局部的不是局部的具有沖擊力具有沖擊力的，而不是的，而不是平淡的平淡的以事實(shí)和科學(xué)分以事實(shí)和科學(xué)分析為基礎(chǔ)的，而析為基礎(chǔ)的，而不是不是“拍腦袋拍腦袋”的的5第二步：梳理結(jié)構(gòu)，建立論證第二步：梳理結(jié)構(gòu)，建立論證畫“豆腐塊”是構(gòu)思PPT的好工具6組織組織PPT匯報內(nèi)容的結(jié)構(gòu)匯報內(nèi)容的結(jié)構(gòu)并列式并列式串行式串行式適用條件： 匯報的工作不是單一的，而是多項工作，相當(dāng)于多個模塊 中心論點(diǎn)由若干個分論點(diǎn)組成，需要一一展開闡述適用條件： 只匯報一項工作/圍繞一個主題/闡述一個觀點(diǎn) 匯報內(nèi)容具有清晰的主線，邏輯性強(qiáng)（如因果關(guān)系、對比關(guān)系、順序關(guān)系、包含關(guān)系，等等）

3、7選擇合適的切入點(diǎn)選擇合適的切入點(diǎn).從解決方案入手從解決方案入手 . .從成功案例從成功案例/同行業(yè)其他成功經(jīng)驗入手同行業(yè)其他成功經(jīng)驗入手.從理論入手從理論入手從問題入手從問題入手 8第三步：繪制第三步：繪制PPT88調(diào)查問卷顯示，調(diào)查問卷顯示，&#&￥#（& &￥#！&（&￥# #￥&！ # #￥#（領(lǐng)導(dǎo)：領(lǐng)導(dǎo)：45人人中層領(lǐng)導(dǎo)：中層領(lǐng)導(dǎo)：404人人項目組：項目組：169人人普通員工：普通員工：811人人共調(diào)查：共調(diào)查：1429人人領(lǐng)導(dǎo)：領(lǐng)導(dǎo)：45人人中層領(lǐng)導(dǎo)：中層領(lǐng)導(dǎo)：404人人項目組：項目組：169人人普通員工：普通員工：811人人

4、共調(diào)查：共調(diào)查：1429人人86%的被調(diào)查者&#￥88%的被調(diào)查者認(rèn)為&￥#58%的被調(diào)查者認(rèn)為&￥#？：89%的被調(diào)查者認(rèn)：”）&#￥LOGO本頁標(biāo)題本頁標(biāo)題內(nèi)容素材（內(nèi)容素材（如圖表、文如圖表、文本、標(biāo)注）本、標(biāo)注）說明：項目組分析其他說明其他說明9PPT的一般繪制方法的一般繪制方法I.確定模板II.擬好標(biāo)題III.選擇并繪制素材IV.修改潤色確定匯報文件的風(fēng)格 背景 LOGO 頁碼根據(jù)切割的“豆腐塊”，撰寫每頁P(yáng)PT的題目 正文 目錄頁選擇合適的素材，進(jìn)行繪制和構(gòu)圖 圖表 文本 動畫對PPT中的各個組成部分，如顏色、圖形的位置、標(biāo)題內(nèi)容等進(jìn)行修改，以達(dá)到最

5、佳的表現(xiàn)效果10 母版和模板的使用技巧母版和模板的使用技巧I.通常，在每頁P(yáng)PT的母版中放入公司的名稱和LOGO形成的模板會比較吸引人。對于使用PPT的新手或者還不熟練的人來說，可以使用PPT軟件自帶的模板。這些自帶模板往往提供比較好的背景色彩和畫面。11如何創(chuàng)建自己設(shè)計的模板如何創(chuàng)建自己設(shè)計的模板（1）選擇已有的PPT文件（2）在“文件”菜單中選擇“另存為”（3）在“另存為”對話框中，設(shè)置保存類型為演示文檔設(shè)計模板12你將得到你將得到下一次，在制作一份PPT匯報文件時，你可以直接利用自己設(shè)計的模板（如test模板），方法如下：在“文件”菜單中選擇“新建”在彈出的對話框中選擇模板的名稱13如何

6、修改母版（如何修改母版（1/3）（1）在“視圖”菜單中的“母版”選項下選擇“幻燈片母版”幻燈片母版視圖14如何修改母版（如何修改母版（2/3）（2）修改母版的背景配色方案 在“格式”菜單中選擇“幻燈片配色方案”選項選擇“全部應(yīng)用”，則改變所有PPT的配色；選擇“應(yīng)用”，則改變當(dāng)前PPT的配色在出現(xiàn)的“配色方案”對話框中，選擇文本和背景顏色的搭配方案，可選標(biāo)準(zhǔn)式或自定義式或者在當(dāng)前PPT上，單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“幻燈片配色方案”選項15如何修改母版（如何修改母版（3/3）（3）修改母版的前景樣式 增加/刪除圖片（如公司LOGO）、日期、頁碼等 修改模板中文本框的字體、字號等16你

7、將得到你將得到當(dāng)母版達(dá)到令你滿意的修改效果后，你可以退出母版修改界面，返回到普通PPT頁面狀態(tài)，方法如下：在“視圖”菜單中選擇“普通”選項17 擬寫標(biāo)題的主要技巧擬寫標(biāo)題的主要技巧II. 目錄頁常用標(biāo)題： 目錄 主要議題 匯報內(nèi)容 正文標(biāo)題的要求： 闡述當(dāng)頁P(yáng)PT的中心論點(diǎn) （簡明、具體） 起承轉(zhuǎn)合，連綴成文2匯報內(nèi)容匯報內(nèi)容20032003年年& &（）（）回顧回顧 20032003年年& &（）（）的發(fā)展過程的發(fā)展過程 20032003年年& &#￥的重要意義￥的重要意義我們的工作我們的成果我們的團(tuán)隊示例18 繪制繪制PPT的主要技巧的主要技

8、巧III.繪制繪制PPT的主要素材的主要素材The title slide often differs slightly from the other slides in a presentation in terms of font size, location of the title slide elements, and so on. 圖表圖表文字文字組合組合123&（45*9&（#￥（&（19圖表的作用圖表的作用迅速傳達(dá)信息直接專注重點(diǎn)更明確地顯示其相互關(guān)系使信息的表達(dá)鮮明生動20成功的圖表都具備以下幾項關(guān)鍵要素成功的圖表都具備以下幾項關(guān)鍵要素每張圖表都傳達(dá)一

9、個明確的信息銷售額正穩(wěn)步上升銷售額正穩(wěn)步上升2000年銷售額年銷售額百萬美元圖表與標(biāo)題相輔相成清晰易讀格式簡單明了并且前后連貫01002003004005001月2月3月4月5月6月7月8月少而精211991年預(yù)測法19941.01.21.41.61.82.02.22.42.62.83.019911992199319941995199619971998199910億美元19921993實(shí)際情況示例：預(yù)測流程需要改進(jìn)示例：預(yù)測流程需要改進(jìn)22如何設(shè)計成功的圖表如何設(shè)計成功的圖表數(shù)據(jù)類圖表數(shù)據(jù)類圖表概念類圖表23陳述信息陳述信息文字內(nèi)容文字內(nèi)容文字內(nèi)容內(nèi)容內(nèi)容文字內(nèi)容餅形圖條形圖柱形圖線形圖散點(diǎn)圖

10、表格銷售額銷售額東部中部西部總計(-$000)$1.25.712.3$19.2數(shù)據(jù)類圖表數(shù)據(jù)類圖表數(shù)值數(shù)值? ?數(shù)據(jù)類圖表類型數(shù)據(jù)類圖表類型24制作以數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)的圖表分三個步驟制作以數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)的圖表分三個步驟數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)確定要表達(dá)的信息確定要表達(dá)的信息確定比較類型確定比較類型選擇圖表類型選擇圖表類型251、分析圖表并確定要表達(dá)的信息、分析圖表并確定要表達(dá)的信息數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)信息信息比較比較圖表類型圖表類型1993年年-1998年年銷售額銷售額1993年4,2441994年4,3681995年6,2911996年6,9891997年8,4121998年9,213信息信息銷售額在1993年至1998年間增長

11、迅猛262、確定比較類型、確定比較類型數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)信息信息比較比較圖表類型圖表類型成分排序頻率分布時間序列關(guān)聯(lián)性27五種基本比較類型五種基本比較類型比較類型比較類型成分成分各個部分占整體百分比的大小舉例舉例5月份，甲產(chǎn)品占銷售總量的最大份額排序排序不同元素的排序（并列、高于/低于其它元素）5月份，甲產(chǎn)品的銷售超出乙產(chǎn)品和丙產(chǎn)品時間序列時間序列一定時間內(nèi)的變化（在幾周、幾個月或幾年間的變化趨勢；上升、下降或保持穩(wěn)定）銷量自1月份以來穩(wěn)步上升頻率分布頻率分布在漸進(jìn)數(shù)列中的數(shù)量分布5月份，大多數(shù)銷售集中在1,000元和2,000元之間關(guān)聯(lián)性關(guān)聯(lián)性兩種可變因素之間的關(guān)系5月份的銷售業(yè)績顯示銷量與銷售人員的

12、經(jīng)驗并沒有聯(lián)系283、選擇圖表類型、選擇圖表類型數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)信息信息比較比較圖表類型圖表類型餅形圖餅形圖條形圖條形圖線形圖線形圖柱形圖柱形圖散點(diǎn)圖散點(diǎn)圖29通過不同的圖表表達(dá)特定的比較通過不同的圖表表達(dá)特定的比較圖圖表表類類型型比較類型比較類型成分成分排序排序時間序列時間序列頻率分布頻率分布關(guān)聯(lián)性關(guān)聯(lián)性餅形圖餅形圖條形圖條形圖柱形圖柱形圖線形圖線形圖散點(diǎn)圖散點(diǎn)圖30制作圖表可以遵循標(biāo)準(zhǔn)的格式制作圖表可以遵循標(biāo)準(zhǔn)的格式365894467319936109*1416零售商批發(fā)商1994199519961997對甲產(chǎn)品的需求在過去對甲產(chǎn)品的需求在過去5 5年已經(jīng)增長了年已經(jīng)增長了2 2倍多倍多甲產(chǎn)品的市

13、場需求甲產(chǎn)品的市場需求百萬元初步*1995年2月在甲產(chǎn)品包裝容器中發(fā)現(xiàn)有毒物質(zhì)資料來源:甲公司； 調(diào)研公司陳述對所列數(shù)據(jù)的理解對圖表中的某一元素進(jìn)行評述介紹圖表的主題資料來源資料來源(Source)賦于數(shù)據(jù)可信度，使我們可以用來作為參考標(biāo)簽標(biāo)簽 (Sticker)對圖表內(nèi)容進(jìn)行評述(隨選項圖例圖例(Legend)陰影部份進(jìn)行說明(隨選項)31如何設(shè)計成功的圖表如何設(shè)計成功的圖表數(shù)據(jù)類圖表概念類圖表概念類圖表32陳述信息陳述信息 文字內(nèi)容 文字內(nèi)容 文字內(nèi)容內(nèi)容內(nèi)容 文字內(nèi)容文字內(nèi)容文字內(nèi)容地圖Gantt流程圖概念矩陣圖組織架構(gòu)非數(shù)據(jù)類圖表非數(shù)據(jù)類圖表地點(diǎn)地點(diǎn)? ?人員人員? ?時間時間? ?方

14、式方式? ?CBA時間時間1月12月概念類圖表類型概念類圖表類型33根據(jù)以下信息分別繪制概念草圖根據(jù)以下信息分別繪制概念草圖影響企業(yè)發(fā)展的作用力包括系統(tǒng)組合的不斷老化業(yè)務(wù)變化不斷加速技術(shù)上的機(jī)會層出不窮這就需要管理層要以遠(yuǎn)景發(fā)展目標(biāo)為推動力高績效的組織應(yīng)該以明確的目標(biāo)作為推動力從員工中不斷獲得動力建立以業(yè)績和客戶為核心的組織架構(gòu)通過由業(yè)績驅(qū)動的核心流程進(jìn)行組織整合以開放的溝通作為支持由于新招聘人員在行業(yè)和職能方面的經(jīng)驗不盡相同，我們的培訓(xùn)方案也必須因人而異項目通常經(jīng)歷五個階段：1) 初次接觸 2) 項目啟動 3) 制定解決方案 4) 提出建議 5) 實(shí)施改革123434 影響企業(yè)發(fā)展的影響企業(yè)

15、發(fā)展的作用力作用力技術(shù)機(jī)會層出不窮業(yè)務(wù)變化不斷加速系統(tǒng)組合不斷老化技術(shù)機(jī)會層出不窮系統(tǒng)組合不斷老化以目標(biāo)以目標(biāo)為推力為推力的管理的管理業(yè)務(wù)變化不斷加速公司35 高績效組織（高績效組織（HPO）團(tuán)隊團(tuán)隊目的目的人員人員核心核心流程流程結(jié)構(gòu)結(jié)構(gòu)溝通溝通HPO明確的明確的目的目的富有活力富有活力的員工的員工以客戶為以客戶為中心的組中心的組織架構(gòu)織架構(gòu)以業(yè)績以業(yè)績?yōu)轵?qū)動為驅(qū)動的流程的流程團(tuán)隊團(tuán)隊開放的開放的溝通溝通36 培訓(xùn)方案培訓(xùn)方案行行業(yè)業(yè)經(jīng)經(jīng)驗驗職能經(jīng)驗職能經(jīng)驗強(qiáng)化培訓(xùn)強(qiáng)化培訓(xùn)重要技能的重要技能的介紹介紹簡單介紹，簡單介紹，溫故知新溫故知新行業(yè)介紹行業(yè)介紹37 項目的五個階段項目的五個階段I.

16、初次接觸II. 項目啟動III. 制定解決方案IV. 提出建議V. 實(shí)施改革1. 初次接觸2. 項目啟動3. 制定解決方案4. 提出建議5. 實(shí)施改革I. 初次接觸II. 項目啟動III. 制定解決方案IV. 提出建議V. 實(shí)施改革38常用的繪圖工具常用的繪圖工具4. 提出建議q PPT軟件的繪圖工具欄繪圖工具欄在“工具”菜單中選擇“自定義”選項，在彈出的對話框里選中“繪圖”工具39q 圖片/動畫庫8Module und Variations_ELists horizontal (variations)Heading DetailsHeading DetailsHeading DetailsH

17、eading DetailsHeading DetailsHeading DetailsHeading DetailsHeading DetailsHeading DetailsHeading DetailsHeading DetailsHeading Details1234不斷積累和豐富自己的圖片庫，可以提高工作效率，并使繪制的PPT更加專業(yè)，達(dá)到事半功倍的效果40文字的表現(xiàn)形式簡單，關(guān)鍵是語句的精練、準(zhǔn)確文字的表現(xiàn)形式簡單，關(guān)鍵是語句的精練、準(zhǔn)確文本框CTE021224BJ(GB)82集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)關(guān)注的其它幾個問題集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)關(guān)注的其它幾個問題原因原因/解釋解釋集團(tuán)公司各專業(yè)部門下達(dá)的

18、各種文件及推動的舉措如在描述上不清晰，因此可能造成互相之間似乎沖突或與BPR似乎沖突(盡管實(shí)際上并不沖突），由此可能會給本地網(wǎng)帶來疑惑，也可能給未來的集團(tuán)包括BPR在內(nèi)的重大舉措的全面推廣造成問題，各部門需要強(qiáng)化協(xié)調(diào)，并盡可能在增強(qiáng)操作性上下功夫，而不僅依賴于“紅頭文件”本地網(wǎng)得到集團(tuán)公司所承包的職能部門支持的程度有差異，如大客戶部投入資源很大，但一些本地網(wǎng)得到支持卻不足集團(tuán)公司對蘇州、昆明薪酬政策支持得到很好效果實(shí)施的驗收時間比較緊，可能造成走過場或操之過急的風(fēng)險本地網(wǎng)在BPR項目同時會考慮參照蘇州、昆明經(jīng)驗開展一些短平快項目，但需和集團(tuán)ITSP接口在BPR中在組織架構(gòu)和崗位設(shè)置上新設(shè)公客與

19、商客部，但本地網(wǎng)缺乏相應(yīng)的以市場細(xì)分為前提的有效的營銷杠桿、手段與流程一些省公司領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為公客、商客營銷提升是明年獲取好的業(yè)績的重要保障，顯示出較急迫的心情問題問題1.集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)關(guān)注集團(tuán)層面各專業(yè)部門的舉措(如營維合一)，鼓勵相關(guān)部門利用BPR作為有效平臺和手段真正貫徹落實(shí)下去，并在實(shí)戰(zhàn)中深化與細(xì)化2.集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)繼續(xù)鼓勵各二級部門投入充分的人員及時間，以對“承包”本地網(wǎng)進(jìn)行有力的指導(dǎo)和協(xié)調(diào)3.為本地網(wǎng)BPR實(shí)施，集團(tuán)公司應(yīng)努力創(chuàng)造外圍環(huán)境 (如一次性政策等)，并對此加以明確4.考慮將實(shí)施驗收時間做適當(dāng)?shù)耐七t5.本地網(wǎng)BPR的IT支撐與集團(tuán)ITSP接口需明確的指導(dǎo)6.由于激烈的市場競爭，浙

20、江、廣東省對解決針對商客與公客的營銷策劃、流程與手段的呼聲較高，集團(tuán)應(yīng)通過啟動營銷再造全面推進(jìn)商客與公客的營銷能力的提高，進(jìn)一步增強(qiáng)核心競爭力文字要少而精；邏輯關(guān)系難以用概念圖展示時，可以直接用文字進(jìn)行描述41運(yùn)用一些小技巧，可以使運(yùn)用一些小技巧，可以使PPT文件生動、美觀文件生動、美觀技巧1：如何使對象發(fā)生旋轉(zhuǎn)？技巧4：如何添加備注？技巧4：添加備注技巧2：如何使幾個圖形對齊？技巧3：如何把多個元素組合成1個整體？技巧5：如何把PPT、Acrobat的內(nèi)容添加到某頁P(yáng)PT中42技巧技巧1：如何使對象發(fā)生旋轉(zhuǎn)？：如何使對象發(fā)生旋轉(zhuǎn)？用途在繪制概念圖或“標(biāo)簽”中，往往需要其中某些對象有一定角度傾

21、斜操作方法1選中要旋轉(zhuǎn)的對象（箭頭、文本框等）2在繪圖工具欄中，選中“旋轉(zhuǎn)” 按鈕，則原選定的對象各頂點(diǎn)呈現(xiàn)綠色圓點(diǎn)狀，然后用鼠標(biāo)對準(zhǔn)某個頂點(diǎn)，進(jìn)行旋轉(zhuǎn)即可34 影響企業(yè)發(fā)展的影響企業(yè)發(fā)展的作用力作用力技術(shù)機(jī)會層出不窮業(yè)務(wù)變化不斷加速系統(tǒng)組合不斷老化技術(shù)機(jī)會層出不窮系統(tǒng)組合不斷老化以目標(biāo)以目標(biāo)為推力為推力的管理的管理業(yè)務(wù)變化不斷加速公司示例中國青年卡的市場挑戰(zhàn)中國青年卡的關(guān)鍵在于定位和市場推廣，在成功推出之后保證使用率。N EED U PD ATEN EED U PD ATE繪圖工具欄的旋轉(zhuǎn)鍵文本框頂點(diǎn)變成綠色圓點(diǎn)狀43技巧技巧2：如何使幾個對象對齊？：如何使幾個對象對齊？用途把無規(guī)則放置的文

22、本框、箭頭、圖形等對齊排列，從而排列整齊操作方法1選中要組合的多個元素2在繪圖工具欄中，選擇“繪圖”菜單的“對齊或分布”“左對齊”選項姓名學(xué)號系別年齡44技巧技巧3：如何把多個元素組合成一個整體？：如何把多個元素組合成一個整體？用途把零散的元素組合成一個整體（或稱為“對象”），從而進(jìn)行統(tǒng)一的操作，以便于移動、修改、刪除等。在制作PPT動畫效果時，也常常要把多個圖素組合成一個對象來設(shè)置動畫操作方法1選中要組合的多個元素2在繪圖工具欄中，選擇“繪圖”菜單的“組合”選項45技巧技巧4：如何添加備注？：如何添加備注？用途把PPT的內(nèi)容要點(diǎn)或說明加在備注中，以便翻看、理解。常常用于制作領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言材料：在制

23、作好PPT文件后，將對應(yīng)的講話稿添加在備注頁中，然后打印PPT與備注頁，供領(lǐng)導(dǎo)翻看，可以取得很好的演講效果操作方法1、選中要添加備注的PPT2、拉動PPT顯示區(qū)域的下邊框，出現(xiàn)備注區(qū)域，單擊后即可進(jìn)行編輯。下邊框備注區(qū)域46技巧技巧5：如何把：如何把PPT、Acrobat的內(nèi)容添加到某頁的內(nèi)容添加到某頁P(yáng)PT中？中？用途用于在某頁P(yáng)PT中引用其他PPT、Acrobat文件中的內(nèi)容35 高績效組織（高績效組織（HPO）團(tuán)隊團(tuán)隊目的目的人員人員核心核心流程流程結(jié)構(gòu)結(jié)構(gòu)溝通溝通HPO明確的明確的目的目的富有活力富有活力的員工的員工以客戶為以客戶為中心的組中心的組織架構(gòu)織架構(gòu)以業(yè)績以業(yè)績?yōu)轵?qū)動為驅(qū)動的流程的流程團(tuán)隊團(tuán)隊開放的開放的溝通溝通47操作方法1、打開PPT或Acrobat文件，選取要添加的PPT或Acrobat圖形內(nèi)容，并在“編輯”菜單中選擇“