XX裝飾公司財務報銷及付款管理辦法

1、.山東 XX裝飾工程有限公司財務報銷及付款管理辦法目錄1 遵循原則 .12 按要求使用、填寫憑證單據(jù) .12.1憑證填寫要求 .12.2報銷憑證粘貼要求 .23 審批付款程序及付款時間 .23.1費用報銷審批程序 .23.2業(yè)務招待費及公司物品領用審批流程.53.3總經(jīng)理費用報銷審批程序 .53.4內(nèi)部轉(zhuǎn)款及內(nèi)部往來款審批付款程序.53.5業(yè)務審批流程、應提供材料及材料要求.53.5.1業(yè)務審批流程 .53.5.2材料類付款會簽單填寫要求及付款時應提供的申請資料.63.5.3工程類付款會簽單填寫要求及付款時應提供的申請資料.73.5.4勞務費付款會簽單填寫要求及付款時應提供的申請資料.83.5

2、.5退還招投標保證金審批流程 .93.5.6注意事項 .93.6費用報銷及付款時間規(guī)定 .114 附則 .11;.1 遵循原則XX 裝飾員工執(zhí)行費用報銷付款程序，應本著誰花錢、誰報銷、誰領款的原則，經(jīng)辦人不準由他人代簽或代領款。對不符合付款條件的款項申請，財務部門一律不予審核、支付。原則上費用報銷付款采用網(wǎng)銀轉(zhuǎn)款的形式進行支付， 其他資金支付根據(jù)實際業(yè)務可采用現(xiàn)金、支票、匯票等形式進行支付。如員工自行先墊付款項，報銷時須附網(wǎng)銀或刷卡憑條。2 按要求使用、填寫憑證單據(jù)2.1 憑證填寫要求填寫憑證必須用黑色或藍黑色的鋼筆或中性筆填寫，書寫文字必須清晰、工整、不得潦草，無錯別字，無涂改現(xiàn)象。要寫明報

3、銷部門、報銷事由、報銷金額（大、小寫）、附件張數(shù)（粘貼的原始憑證的自然張數(shù)）等。報銷單據(jù)必須由經(jīng)辦人自己填寫，不許他人代寫。阿拉伯數(shù)字應逐個填寫，不得連筆。小寫數(shù)字前應有或加注人民幣符號“￥” 。大寫金額的數(shù)字，應用漢字正楷書寫，寫法如下：壹、貳、叁、肆、伍、陸、柒、捌、玖、拾、佰、仟、萬、億、元（圓）、角、分、零、整（正）。中文大寫金額數(shù)字到“元”或“角”為止的、在“元”或“角”之后、應寫“整” ( 或“正” ) 字、大寫金額數(shù)字有“分”的、 “分”后面不寫“整” ( 或“正” ) 字。大寫金額應靠左頂頭填寫。例如：￥ 120,807.68 大寫：壹拾貳萬零捌佰零柒元陸角捌分 ；人民幣叁拾貳

4、萬零伍元整￥ 320,005.00 ；人民幣叁仟貳佰元伍角整￥ 3200.50 。;.2.2 報銷憑證粘貼要求業(yè)務經(jīng)辦人取得原始單據(jù)后，應按票據(jù)大小、長短、票據(jù)種類、票面金額等從右至左依次粘貼整齊至原始單據(jù)粘貼單上， 然后將報銷單靠左平鋪粘貼于首頁， 原始單據(jù)應與報銷單上邊線平行， 與左邊線對齊，原始單據(jù)內(nèi)容、數(shù)量、金額要表露清晰。保持整個平面厚度的均勻（一般 15 張-20 張為宜），同類原始單據(jù)應歸類粘貼。3 審批付款程序及付款時間3.1 費用報銷審批程序費用報銷需填列“費用報銷單” ，“費用報銷單”由經(jīng)辦人申請，經(jīng)部門負責人審核確認后，報相關部門備案（其中業(yè)務招待費、會務費、物品登記類等

5、由綜合部門備案登記；職務工作費用、差旅費等由綜合部門人資專員和財務部出納備案登記） ，經(jīng)財務負責人審核，總經(jīng)理審批后，交由出納審核付款。具體審批流程如下：（ 1）日常費用報銷流程：部門經(jīng)辦人負責人簽申請字綜合部備案（業(yè)務招待費、會務費、物品登記類、差旅費）財務負責總經(jīng)理出納審核批準付款并加人審核蓋付訖章;.費用報銷 單部門： XXX日期：2016年 X月 X日報銷內(nèi)容：財批務財務負責人審核準審總經(jīng)理批準單核人出納： 出納審核付據(jù)張款合計金額（小寫）：備注（付款方式等）數(shù)合計金額（大寫）：沖賬金額（小寫）：備如是業(yè)務招待費、會務費、物品業(yè)部門負責人簽字經(jīng)經(jīng)辦人簽字登記類綜合部負責人備案案務辦如是

6、差旅費 -綜合部人資專員備登審人案（ 2）職務費用報銷流程：綜合部人經(jīng)辦人部門資、財財務負責總經(jīng)理出納審核負責人簽務部出批準付款并加申請人審核字納審核蓋付訖章備案費用報銷 單部門： XXX日期：2016年 X月 X日報銷內(nèi)容：財批務審財務負責人審核準總經(jīng)理批準單人核出納： 出納審核付據(jù)張款合計金額（小寫）：備注（付款方式等）數(shù)合計金額（大寫）：沖賬金額（小寫）：綜合部人資專員備案部門負責人簽字經(jīng)辦人簽字備業(yè)經(jīng)案務辦登財務出納備案審人記核如為公司經(jīng)辦業(yè)務確實無法取得相關發(fā)票，經(jīng)辦人在符合財務程序的情況下可用其他同類票據(jù)報銷 （如辦公費只能用辦公類票據(jù)抵;.用，交通費只能用交通費票據(jù)抵用） ，使用

7、便利貼寫明抵票原因，附在報銷單據(jù)上經(jīng)部門負責人簽字確認后方可報銷。職務工作費用報銷， 不允許合伙貼票， 所報單據(jù)需由本人親自送至財務部，不許代送 ；所報票據(jù)單位名稱必須是“山東 XX裝飾工程公司”或者“ XX裝飾”或者單位名稱處空白不填。個人不允許報銷業(yè)務招待費。如為辦公用品、 計算機耗材等票據(jù)， 必須附銷貨單位蓋章的明細清單及出、入庫單，且單價不應超過 200 元。（出、入庫單簽字為報銷人及綜合部人員）通訊費發(fā)票報銷普通員工為 300 元、經(jīng)理級以上為 500 元。住宿費發(fā)票必須是異地的，濟南當?shù)夭挥鑸箐N。所貼票據(jù)金額超過職務工作費用實際應報數(shù)的差額必須控制在 5 元以內(nèi)?，F(xiàn)金報銷必須按現(xiàn)金

8、管理辦法執(zhí)行， 由經(jīng)辦人親自領取， 并在報銷單據(jù)上簽字。每份報銷單所附原始單據(jù)不要過多，控制在 20 張以內(nèi)，每份報銷單不可粘貼太多相同票據(jù)（種類、日期）或者金額較大的票據(jù)。不允許出現(xiàn)同一天多張汽油票、打車票連號以及交通費多張。從每年 9 月份開始， 6 月份以前的票據(jù)不允許貼票報銷。;.3.2 業(yè)務招待費及公司物品領用審批流程綜合部持綜合部填業(yè)務招待審批單和寫業(yè)務招物品領用待審批單申請部門總經(jīng)理申請人綜合部負審批單領和負責人審審批責人審批用物品，物品領用批并將該單單據(jù)暫存綜合部備注：若申請人不需要領用招待疲，則只需填寫業(yè)務招待審批單，無需填寫物品領用單。3.3 總經(jīng)理費用報銷審批程序總經(jīng)理費

9、用報銷（職務費用除外） ，在正常履行本公司審批程序的情況下，需報地產(chǎn)集團財務總監(jiān)及總裁或其授權批準人審批。3.4 內(nèi)部轉(zhuǎn)款及內(nèi)部往來款審批付款程序（1）內(nèi)部轉(zhuǎn)款流程：出納發(fā)起填寫財務負責人出納付款并加付款申請單審核蓋付訖章（2）內(nèi)部往來款流程：出納發(fā)起填寫財務負責人出納付款并加蓋付訖章付款申請單總經(jīng)理批準審核備注：財務在一個月內(nèi)取得收款單位開具的收款收據(jù)。3.5 業(yè)務審批流程、應提供材料及材料要求業(yè)務審批流程該業(yè)務審批目前主要是針對材料類（零星采購、供應商采購）付申請部門持已備案的業(yè)務招待審批到到財務部報銷;.款、工程類付款以及勞務費付款。由經(jīng)辦人填寫付款會簽單 ，經(jīng)部門負責人簽字確認，核算部

10、復核，財務部審核后，交總經(jīng)理簽批，最后由出納付款。流程如下：部門商 務 部出 納財務負總經(jīng)理經(jīng)辦人負責人責人審核初 審批準簽字審核材料類付款會簽單填寫要求及付款時應提供的申請資料（1）材料類付款會簽單填寫要求序號填寫項目填寫要求1工程名稱根據(jù)財務部下發(fā)的“工程施工項目名稱”填寫2收款單位按合同中的名稱填寫，未簽訂合同的按“零星采購”填寫3用途根據(jù)所開具發(fā)票的內(nèi)容填寫4備注描述所供貨是否完成以及根據(jù)合同要求按比例申請款項5合同金額根據(jù)已簽訂的合同填寫6結算金額根據(jù)實際供貨額填寫7累計已付款根據(jù)已付給對方單位多少款填寫8本次申請款根據(jù)備注中描述的以及按合同比例應申請的款填寫9本次實際付款根據(jù)本次應

11、實際支付對方單位的款項10付款方式網(wǎng)銀轉(zhuǎn)賬或支票（ 3）材料類采購付款應提供的申請資料編號供應商采購應提供的申請資料編號零星采購應提供的申請資料1經(jīng)辦人、 部門負責人、 財務部簽字完整的網(wǎng)銀付1經(jīng)辦人、部門負責人、財務部簽字款申請單或支票領用單完整的網(wǎng)銀付款申請單或支票領用單2在收款單位處加蓋供應商公章的付款會簽單2付款會簽單3稅務局開具的材料款發(fā)票3稅務局開具的材料款發(fā)票4收款單位的本次實際收款收據(jù)，并蓋有收款方的財4收款方的收款收據(jù)或收條，并有收出納付款并加蓋付訖章;.務專用章或發(fā)票專用章款人蓋章或簽字。另外，采購員墊支材料款的需后附刷卡憑條或相應憑據(jù)5若發(fā)票未能載明所購事項， 由供貨單位

12、提供銷貨明5若發(fā)票未能載明所購事項，由供貨細清單，清單需具備貨物名稱、供貨日期、單價、單位提供原始銷貨明細清單，清單數(shù)量和合計大小寫金額，并加蓋公章需具備貨物名稱、供貨日期、單價、數(shù)量和合計大小寫金額6XX裝飾工程公司的材料收料單6XX 裝飾工程公司的材料收料單7采購金額超過 3000 元的必須與供應商簽訂合同；7首次付款時需提供合同復印件； 再次付款時需提供該合同編號（編號寫在付款會簽單右上角） 。8 首次付款時需提供加蓋供應商公章的授權委托書9加蓋供應商公章和供應商簽字的已付款對賬單810加蓋供應商公章和供應商簽字的付款申請911根據(jù)合同需提供驗收報告的， 后附驗收報告復印件10工程類付款

13、會簽單填寫要求及付款時應提供的申請資料（1）工程類付款會簽單填寫要求序號填寫項目填寫要求1工程名稱根據(jù)財務部下發(fā)的“工程施工項目名稱”填寫2收款單位按合同中的名稱填寫3用途工程款4備注描述施工項目進展程度，及以根據(jù)合同要求按比例應申請的款項5合同金額根據(jù)已簽訂的合同填寫6結算金額根據(jù)商務部出具的結算報告填寫7累計已付款根據(jù)已付給對方單位多少款填寫8本次申請款根據(jù)備注中描述的以及按合同比例應申請的款填寫9本次實際付款根據(jù)本次應實際支付對方單位的款項;.10付款方式網(wǎng)銀轉(zhuǎn)賬或支票（ 4）工程類付款時應提供的申請資料編號工程類付款應提供的申請資料1 在收款單位處加蓋收款單位公章的付款會簽單2 地方稅

14、務局開具的工程款發(fā)票3 收款單位的本次實際收款的收款收據(jù)4 加蓋收款單位公章和簽字的已付款對賬單5 加蓋收款單位公章和簽字的付款申請6 商務部出具的項目施工進度測量表或完工結算單。結算單據(jù)上要有施工單位簽章、項目負責人、商務負責人簽字7 首次付款時需提供合同復印件； 再次付款時需提供該 合同編號 （編號寫在付款會簽單右上角）8 根據(jù)合同需提供驗收報告的，后附驗收報告復印件勞務費付款會簽單填寫要求及付款時應提供的申請資料（ 1）勞務費付款會簽單填寫要求序號填寫項目填寫要求1工程名稱根據(jù)財務部下發(fā)的“工程施工項目名稱”填寫2收款單位按照承接施工項目的人員填寫3用途勞務費4備注描述施工項目進展程度，

15、及以根據(jù)合同要求按比例應申請的款項5合同金額根據(jù)已簽訂的合同填寫6結算金額根據(jù)每次完成的產(chǎn)值填寫7累計已付款根據(jù)已付給對方單位多少款填寫8本次申請款根據(jù)備注中描述的以及按合同比例應申請的款填寫9本次實際付款根據(jù)本次應實際支付對方單位的款項10付款方式網(wǎng)銀轉(zhuǎn)賬（2）勞務費付款時應提供的申請資料;.編號開具發(fā)票形式編號工資表形式1稅務局開具的勞務費發(fā)票1人員工資表及身份證復印件授權委托書2收款收據(jù)2收款收據(jù)3已付款對賬單3已付款對賬單4付款申請單4付款申請單5商務部出具的項目施工進度表5商務部出具的項目施工進度表退還招投標保證金審批流程經(jīng)辦人填寫部門負財 務 負招投標總經(jīng)理責人審責人保證金批準核審

16、核退還審批表（ 1）經(jīng)辦人需將相關退款憑據(jù)連同審批表一并交給財務部審核。（ 2）收款單位需攜帶收款收據(jù)到財務部領款。注意事項1、付款會簽單上的“收款單位”必須要與合同中的公司名稱一致，并加蓋公章?！傲阈遣少彙备犊顣瀱紊峡刹簧w公章。2、“XX裝飾工程公司的材料收料單”中供貨商簽章要與收款單位名稱一致?！傲阈遣少彙痹诖蛴∈樟蠁螘r，可以將此項刪除。3、付款會簽單上的各環(huán)節(jié)人員簽字，不允許只簽“同意支付”，要按照所負責的事項簽屬意見。4、所有單據(jù)上要有簽字日期。;.5、驗收報告的出具，是根據(jù)合同條款中約定的要求進行填寫。若合同中約定出具兩次驗收報告，在最后一次出具時請寫明 “以本次驗收做為計算質(zhì)保期

17、開始時間” 。6、只要付款不是一次性支付的，需要由收款單位出具“已付款對賬單”。目的是讓其和財務對賬，確認發(fā)票額、累計收款額。7、業(yè)務經(jīng)辦人負責整個會簽單據(jù)的簽批、分類及保管工作。付款日經(jīng)辦人將第一聯(lián)（財務聯(lián)）連同后附的其他資料，一并交于財務部申請付款。8、業(yè)務經(jīng)辦人在申請付款時，除發(fā)票以外的其他手續(xù)需自檢后再發(fā)起。若手續(xù)不合格，財務部有權拒收并退回。9、裝修工程項目中下賬的施工項目，后附的所有相關手續(xù)要與付款會簽單上的“工程項目名稱”相一致。10、因設計費屬于增值稅范圍， 所以要求對方必須出具可抵扣的增值稅專用發(fā)票， 盡量在收款時開具。 因為增值稅專用發(fā)票有180 天的認證期限，過期不予認證。11、收取保證金時， 財務部需要取得招標部門經(jīng)辦人及其部門負責人簽字的紙質(zhì)版招標通知書，作為收取保證金的依據(jù)。12、退還保證金時，由招標部門填寫“退還保證金審批單”，并出具退還保證金明細表，退款時要求退還單位出具收款收據(jù)。13、為了規(guī)避風險，要求供應商必須開具每筆收款金額的發(fā)票。