不同層次總經(jīng)理助理的工作職責(zé)及素質(zhì)要求

1、不同層次總經(jīng)理助理的工作職責(zé)與素質(zhì)要求 “總經(jīng)理助理”，歷來是個(gè)頗值玩味的職務(wù)。從理論上看，這一職務(wù)似乎總有點(diǎn)外延界定不周之嫌，蓋因但凡企業(yè)、公司等營利性組織之員工，從廣義上看，均對該組織及其行政總裁總經(jīng)理有不同程度、不同功能之助益，因此，在各種廣義的“助益性”職務(wù)之外更單設(shè)一總助之職，有否必要？若有必要，則其所“助”之人、所“理”之事又有何特異之處？似乎很難一言以蔽之。 然而，若從商務(wù)應(yīng)用實(shí)踐出發(fā)，這一常規(guī)職務(wù)卻仍然很有市場，既存在，則必有其合理之處。但是，正是由于對此職務(wù)從來就不曾有過業(yè)界通行的“定義”或“標(biāo)準(zhǔn)”（不像“會(huì)計(jì)”或“程序開發(fā)員”這類功能清晰的技術(shù)性職務(wù)），所以它也是最容易陷入

2、“萬金油”尷尬境地的職務(wù)之一。在此，本人試圖在自身目前之視野范圍內(nèi)對這一職務(wù)加以理解與闡述，或有不妥之處，敬請海涵。 欲周延、清晰界定這一職務(wù)，必先剖析其含混之來源?？偟膩碚f，這一職務(wù)給人印象上的混亂主要來自于大家對其字面含義的片面理解即主要對“總”與“助”這兩個(gè)字的理解。首先，大家對“總”的理解可能有兩種：一曰“老總”，即其所助之人為總經(jīng)理、最高行政和業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人（工作對象）；二曰“總括、總領(lǐng)”，即其所理之事往往帶有某種全局性和綜合性（工作內(nèi)容）。而中國人一旦談到“總”字，則往往帶有權(quán)力上的“至高無上”和職能上的“無所不包”的隱含意味。然而，一旦某個(gè)事物“至高無上”且“無所不包”了，則又很難再

3、界定清晰了。其次，“助”本身也是一個(gè)用法較抽象的字眼，從哪方面來“助”，“助”到何種程度，如何判斷“助”的結(jié)果是“益”還是“損”，這些更重要的內(nèi)涵，并不能為“助”的字面所明示。因此，若僅從字面上理解，“總經(jīng)理助理”（或其簡稱“總助”）給人的直觀感覺就是一方面直接服務(wù)于組織最高負(fù)責(zé)人、協(xié)助或代為管理某些帶有全局性或綜合性的事務(wù)，地位超然，所轄甚廣；另一方面，究竟協(xié)助老總做些什么，似乎又總是無法準(zhǔn)確界定，以致于即便描述得最詳盡、最具體的“總助”崗位職責(zé)，也總是要加一個(gè)兜底條款“總經(jīng)理交辦的其它工作”，以凸顯這個(gè)崗位工作的較高機(jī)動(dòng)性。那么，您也許不禁要問，難道“總助”的概念就非得一直這么模糊下去嗎？

4、我想，應(yīng)不至于，其混亂的癥結(jié)，其實(shí)正在于對其崗位職責(zé)的界定和具體描述。只不過在這個(gè)界定和描述的過程中，有些基本的技巧。 可以看到，如今一些企業(yè)的招聘廣告中已經(jīng)對不同職責(zé)范圍、或曰不同層次的總助作了某些具體要求上的區(qū)分（如：專業(yè)、職稱、工作經(jīng)驗(yàn)、基本能力和素質(zhì)等），但是，似乎還沒有一個(gè)直觀明白、干脆利落的劃分。依我愚見，莫若直接將過往的籠統(tǒng)稱呼“總經(jīng)理助理”一分為三秘書型總助（基層）、謀士型總助（中層）、副總型總助（高層），以提高招聘效率。 所謂秘書型總助，徑稱“總經(jīng)理秘書”即可。從崗位級別來說，應(yīng)屬基層管理崗位，直接服務(wù)對象雖為總經(jīng)理，但其編制應(yīng)在總經(jīng)辦或行政管理部門。從管理職能來說，其更傾向

5、于執(zhí)行和溝通層面，由于其本屬基層員工，因此在工作過程中與其它部門或員工應(yīng)為平行關(guān)系，不應(yīng)因直接服務(wù)老總而地位“暗”升，以“上級”自居。從工作內(nèi)容（職責(zé)范圍）來說，更傾向于事務(wù)性或普通技能性工作，具體工作內(nèi)容的側(cè)重常視公司及老總實(shí)際需要而不同。如在外向型貿(mào)易公司，秘書型總助可能是以語際翻譯和溝通為主；在政企合一的國有企業(yè)里，秘書型總助可能要承擔(dān)更多的文件起草和例行公關(guān)職責(zé)；而在一個(gè)銷售主導(dǎo)型企業(yè)里，秘書型總助則可能會(huì)協(xié)助總經(jīng)理進(jìn)行一些基本的銷售管理和大客戶維護(hù)工作。有一點(diǎn)幾乎是可以肯定的：秘書型總助的人身依附性非常高，也就是說他的工作職責(zé)和內(nèi)容，基本上由公司性質(zhì)和老總偏好所決定，這種類型的總助也

6、是最容易（從習(xí)慣到性格）被老總所同化的一種。在不少暴發(fā)型的私企里，秘書型總助甚至要兼管老總的一些純私人事務(wù)，以致公私不分，實(shí)不可取。管理本是一個(gè)相當(dāng)寬泛的概念，秘書型總助的工作內(nèi)容當(dāng)然也包括一些基本的常務(wù)性管理工作，比如老總的日程安排、會(huì)議管理、文檔管理、公關(guān)事務(wù)管理等。但總的來說，這類工作多半紛繁蕪雜、瑣碎機(jī)動(dòng)，因此，對秘書型總助的最主要的能力和素質(zhì)要求一般有這么幾個(gè)：細(xì)致耐心/有條理（因工作繁雜之故）、外貌端莊/氣質(zhì)佳/懂商務(wù)禮儀（需經(jīng)常陪同老總參加對外商務(wù)活動(dòng)）、文筆好（代為起草各類重要文件）、悟性強(qiáng)/外向善溝通和表達(dá)（為上傳下達(dá)所必需）、服從性高/執(zhí)行力強(qiáng)（將高層意圖嚴(yán)格落實(shí)）、學(xué)習(xí)與

7、適應(yīng)/壓力承受能力（需主動(dòng)應(yīng)對困難和壓力）。要言之，秘書型總助工作的突出特點(diǎn)是單向性的命令執(zhí)行和任務(wù)達(dá)成，基本還不具備反過來影響高層重大決策的可能。 所謂謀士型總助，亦可稱作“決策參謀”。從崗位級別來看，應(yīng)屬中層管理崗位，具體操作中，既可將其設(shè)立為一獨(dú)立職位，也可由相關(guān)部門負(fù)責(zé)人兼任之。從管理職能來說，其更傾向于計(jì)劃、控制和組織層面，對于基層員工來說，其屬于上級，對于高層領(lǐng)導(dǎo)來說，其則屬于下級，實(shí)為承上啟下之地位。從工作內(nèi)容（職責(zé)范圍）來看，主要是側(cè)重于在某一專屬業(yè)務(wù)職能領(lǐng)域?yàn)楣靖邔犹峁Q策意見和依據(jù)（對上），并在其所屬專業(yè)職能領(lǐng)域內(nèi)負(fù)責(zé)高層決策的組織執(zhí)行和控制（對下）。因此，謀士型總助多由

8、在某一專業(yè)職能領(lǐng)域有較豐富經(jīng)驗(yàn)者擔(dān)任，對其專業(yè)能力和經(jīng)驗(yàn)的要求是第一位的。客觀上講，即便總經(jīng)理能力再強(qiáng)，精力再充沛，亦不可能“十八般武藝樣樣精通”，而且從決策機(jī)制上來講，“一人獨(dú)大”也是不科學(xué)的，因此其在某些專業(yè)領(lǐng)域就必須聽取經(jīng)驗(yàn)豐富者的意見。例如一個(gè)重大經(jīng)營項(xiàng)目的投資決策，就可能既需要精通財(cái)務(wù)控制的總助的意見，又需要對某地市場狀況了如指掌的總助的建議。而像制定公司未來三年發(fā)展戰(zhàn)略和計(jì)劃這樣的大事，則可能需要更多方面的不同決策支持。當(dāng)然，很多企業(yè)并不一定在每個(gè)專業(yè)職能領(lǐng)域都設(shè)一個(gè)謀士型總助，設(shè)立哪些謀士型總助也完全取決于公司更注重哪些專業(yè)領(lǐng)域的意見，或者為了彌補(bǔ)哪些方面的暫時(shí)不足。比如，公司若

9、認(rèn)為公共關(guān)系一直是自己的弱項(xiàng)，則有可能單請一個(gè)公關(guān)經(jīng)驗(yàn)豐富的總助。在更多的公司，這些“謀士”實(shí)際上很可能由各部門負(fù)責(zé)人兼任了，而若在某專業(yè)職能領(lǐng)域單設(shè)一個(gè)總助，則很可能說明該企業(yè)在這個(gè)職能領(lǐng)域以往較弱勢，或者高層對該職能領(lǐng)域更為重視（如：銷售主導(dǎo)型的公司可能會(huì)再單設(shè)一個(gè)懂營銷的總助）。而且，畢竟，謀士型總助在職位等級上一般感覺總比部門負(fù)責(zé)人還是高那么“半層”，而且好像和老總也更為密切、捆綁得更緊（誰讓他帶了“總”字呢）。謀士型總助的工作以支持和影響決策為主，兼有決策的組織執(zhí)行和效果控制職能，他的工作特點(diǎn)是以自己的專業(yè)經(jīng)驗(yàn)和能力與高層之間形成互動(dòng)和雙向的關(guān)系，而不是單向的聽命和執(zhí)行，這是它與秘書

10、型總助的最主要區(qū)別。同時(shí)，他雖然有可能對決策過程產(chǎn)生影響，但是其本身還不是決策主體，只可“共謀”，不可“作主”，也就是沒有投票表決權(quán)，因此相應(yīng)地對決策執(zhí)行結(jié)果也就不用承擔(dān)決策人那么大的責(zé)任，這是它與副總型總助的最主要區(qū)別。因此，對于謀士型總助來說，其應(yīng)具備的主要能力與素質(zhì)包括：某一專業(yè)職能領(lǐng)域豐富的實(shí)操經(jīng)驗(yàn)（如：財(cái)務(wù)控制、市場營銷、生產(chǎn)管理、行政管理等）、有大局觀/視野獨(dú)特（兼顧整體利益與個(gè)人優(yōu)勢）、心胸開闊/不恃才傲物（豁達(dá)、謙虛與能力同等重要）、極強(qiáng)責(zé)任感和事業(yè)心（以企業(yè)發(fā)展為己任）、團(tuán)隊(duì)管理能力（能充分發(fā)揮集體合力）、具有建立在理性框架上的激情（理性為先，激情內(nèi)斂）、始終與公司立場保持高

11、度一致（忠誠是事業(yè)長久的保證）。 所謂副總型總助，其實(shí)基本上已等同于“副總經(jīng)理”，如果沒有其他的正牌副總經(jīng)理，則其將成為實(shí)際上的“二把手”。從崗位級別來看，當(dāng)然屬于高層管理崗位，它與謀士型總助的區(qū)別就在于它已可實(shí)際行使決策權(quán)（同意或否決），不僅是間接影響，而是直接地共同決定公司的命運(yùn)。當(dāng)然，他對決策的后果也是要承擔(dān)與決策人地位相符的責(zé)任的。從管理職能來說，其更傾向于領(lǐng)導(dǎo)、決策和激勵(lì)層面，對于企業(yè)所有中層和基層員工均可直接行使領(lǐng)導(dǎo)和指揮權(quán)。從工作內(nèi)容（職責(zé)范圍）來看，作為高層成員可參與公司所有的重大經(jīng)營決策并行使表決權(quán)，可經(jīng)總經(jīng)理任命分管公司某一職能或業(yè)務(wù)領(lǐng)域，在總經(jīng)理或副總經(jīng)理臨時(shí)缺位時(shí)可代行

12、其職責(zé)和權(quán)力。副總型總助雖然在叫法上似乎比正牌副總的地位略“低”那么一點(diǎn)，但是實(shí)際上在職責(zé)范圍上已無實(shí)質(zhì)區(qū)別，不少副總型總助實(shí)際上是向正牌副總“轉(zhuǎn)正”前的考察期。因此，副總型總助與秘書型總助、謀士型總助最大的區(qū)別就在于，在身份上，它已作為“領(lǐng)導(dǎo)”而與“群眾”劃清了界限，而前兩類總助在身份上仍隸屬于“群眾”范疇。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)然就應(yīng)該“抓大放小”，因此，副總型總助基本上不需從事具體執(zhí)行層面的工作，而應(yīng)集中精力于輔佐總經(jīng)理正確作出公司戰(zhàn)略方向的抉擇和重大經(jīng)營決策的制定，甚至對于其分管領(lǐng)域內(nèi)的工作也應(yīng)以宏觀掌控、從旁監(jiān)督和激勵(lì)士氣的角度來管理，具體運(yùn)營應(yīng)交由中層部門負(fù)責(zé)人來操作。因此，對于副總型總助的基本

13、能力和素質(zhì)就應(yīng)該從“領(lǐng)導(dǎo)者”的角度來加以要求了：資深行業(yè)與專業(yè)經(jīng)驗(yàn)（領(lǐng)導(dǎo)者的基本資歷要求）、卓越眼光（對未來趨勢的領(lǐng)先預(yù)測優(yōu)勢）、博大胸懷（能容人，也能承認(rèn)錯(cuò)誤）、決斷魄力（當(dāng)機(jī)立斷而勇于擔(dān)責(zé)）、信念堅(jiān)定（方向明確而百折不撓）、勤于學(xué)習(xí)（對新生事物保持好奇心）、善于反思（永遠(yuǎn)從多個(gè)角度來考慮問題）。 除以上對于不同層次總經(jīng)理助理的工作內(nèi)容和素質(zhì)要求的思考之外，本人在思考過程中同時(shí)另有以下數(shù)得，遂一并分享之： 1、 相對于其他常規(guī)職位而言，總經(jīng)理助理這個(gè)職位總是極度稀缺的。然而，希望成為總助的人卻并不在少數(shù)，因此，相對于其他職位，這個(gè)職位的遴選要求往往更為苛刻。用人單位大多希望這個(gè)職位的人是全才，或稱“復(fù)合型人才”，要求一般都比較全面。但是，用人單位在具體篩選時(shí)往往又缺乏必要的合理手段，導(dǎo)致最終確定人選仍然要依靠相當(dāng)多的偶然因素作用。 2、 由于不少用人單位對總助這一職位的職責(zé)界定本身不清晰，或者不合理，而不少應(yīng)聘者自身對于自身層次與實(shí)力亦不了解，故造成這一職位的招聘效率其實(shí)并不太高。而管理類職位與技術(shù)類、工具性職位相比，本身客觀衡量標(biāo)準(zhǔn)就少，不易量化，更不用說是總助這種稀