采購流程管理制度匯編

1、.公司采購流程管理制度為了提高公司采購效率、明確崗位職責(zé)、有效降低采購成本，滿足工公司對優(yōu)質(zhì)資源的需求 ，進(jìn)一步規(guī)范物資采購流程，加強(qiáng)與各部門間的配合，特制訂本制度。一、請購及其規(guī)定1請購的定義請購是指某人或者某部門根據(jù)生產(chǎn)需要確定一種或幾種物料，并按照規(guī)定的格式填寫一份要求獲得這些物料的單子的整個過程。2請購單的要素完整的請購單應(yīng)包括一下要素：（ 1 ）請購的部門 ；（ 2 ）請購物品所屬項目 ；（ 3 ）請購的用途 ；（ 4 ）請購的物品名 ；（ 5 ）請購的物品數(shù)量 ；（ 6 ）請購的物品規(guī)格 ；（ 7 ）請購物品的樣品 、圖紙或技術(shù)資料等 ；（ 8 ）請購的物品的需求時間；（ 9 ）請

2、購如有特殊需要請備注；（ 10 ）請購單填寫人 ；（ 11 ）請購部門主管 ；（ 12 ）請購單審核人 ；（ 13 ）采購副總審核 ；（ 14 ）財務(wù)審核人 ；（ 15 ）公司總經(jīng)理 。3 請購單及其提報規(guī)定（ 1 ）請購單應(yīng)按照要素填寫完整、清晰，由公司領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后報采購部門；（ 2 ）固定資產(chǎn)申購按照附表一（固定資產(chǎn)購置申請表）的格式進(jìn)行填寫提報；（ 3 ）其他材料設(shè)備及工程項目申購按照附表二（ 物資采購申請表.） 的格式填寫提報；（ 4 ）日常零星采購按照公司印制的按照附表三（ 物資采購審批單）的格式填寫提報；（ 5 ）請購部門在提報請購單是應(yīng)要求采購部簽字接收人請購部門備份；（ 6

3、）涉及的請購數(shù)量過多時可以附件清單的形式進(jìn)行提交，為提高效率該清單的電子文檔也需一并提交；（ 7 ）遇公司生產(chǎn)、生活急需的物資，公司領(lǐng)導(dǎo)不在的情況，可以電話或其他形式請示， 征得同意后提報采購部門，簽字確認(rèn)手續(xù)后補(bǔ)。. 專業(yè)資料 .（ 8 ）如果是單一來源采購或指定采購廠家及品牌的產(chǎn)品，請購部門必須作出書面說明。（ 9 ）請購單的更改和補(bǔ)充應(yīng)以書面形式由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字后報采購部。4 公司物資請購單的提報部門（ 1 ）公司經(jīng)營生產(chǎn)的物資、勞務(wù) 、固定資產(chǎn)、工程及其他項目由生產(chǎn)部門提報；（ 2 ）公司生活及辦公的物資、固定資產(chǎn)、服務(wù)或其他生活及辦公項目由辦公室提報；（ 3 ）公司各部門專用的物資由各

4、部門自行提報。二、請購單的接收及分發(fā)規(guī)定1、請購的接收要點（ 1）采購部在接收請購單時應(yīng)檢查請購單的填寫是否按照規(guī)定填寫完整、 清晰 ，檢查請購單是否經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)審批；（ 2）接收請購單時應(yīng)遵循無計劃不采購，名稱規(guī)格等不完整清晰不采購，圖紙及技術(shù)資料不全不采購，庫存已超儲積壓的物資不采購的原則；（ 3）通知倉庫管理人員核查請購物資是否有庫存；（ 4）對于不符合規(guī)定和撤銷的請購物資應(yīng)及時通知請購部門。2 、請購單的分發(fā)規(guī)定（ 1）對于請購單采購部應(yīng)按照人員分工和崗位職責(zé)進(jìn)行分工處理；（ 2）對于緊急請購項目應(yīng)優(yōu)先處理；（ 3）無法于請購部門需求日期辦妥的應(yīng)通知請購部門；（ 4）重要的項目采購前應(yīng)

5、征求公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的建議。3 、采購周期的規(guī)定（ 1）單次采購金額預(yù)算在1 萬元以下的零星采購項目或預(yù)算在1 萬元以下可市區(qū)采購的物資及產(chǎn)品的采購周期不應(yīng)超過5 天 ；（ 2）單次采購金額預(yù)算在1 萬元以上的項目比價采購，采購周期不應(yīng)超過15 天；（ 3 ）單次采購金額預(yù)算在20 萬元以上的項目采購部自行招標(biāo)采購，采購周期不應(yīng)超過40 天；（ 4 ）單次采購金額預(yù)算在100 萬元以上的項目可委托代理招標(biāo)公司代理招標(biāo)，采購周期不應(yīng)超過60 天；（ 5 ）請購部門應(yīng)按照以上（ 1 ） - （ 4 ）條中規(guī)定的時間提前提包請購單采購部如未能按時完成采購任務(wù)時應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)說明原因；（ 6 ）遇到緊急采購

6、應(yīng)匯報公司領(lǐng)導(dǎo)采取快速優(yōu)先采購的策略；三、詢價及其規(guī)定. 專業(yè)資料 .1 詢價請應(yīng)認(rèn)真審閱請購單的品名、規(guī)格 、數(shù)量 、名稱 ，了解圖紙及其技術(shù)要求，遇到問題應(yīng)及時的與請購部門溝通；2 屬于相同類型或?qū)傩越频漠a(chǎn)品應(yīng)整理、歸類集中打包采購；3 對于緊急請購項目應(yīng)優(yōu)先處理；4 所有采購項目上必須向生產(chǎn)廠家或服務(wù)商直接詢價，原則能不通過其代理或各種中介機(jī)構(gòu)詢價；5 對于請購部門需求的物資或設(shè)備如有成本較低的替代品可以推薦采購替代品；6 遇到重要的物資、項目或預(yù)估單次采購金額大于10 萬的采購情況，詢價前應(yīng)先向公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報擬邀請報價或投標(biāo)單位的基本情況，按照附表四（擬報價 / 招標(biāo)單位名單） 的

7、格式提報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可詢價或發(fā)放標(biāo)書；7 詢價時對于相同規(guī)格和技術(shù)要求應(yīng)對不同品牌進(jìn)行詢價；8 除固定資產(chǎn)外單次采購金額在1 萬元以下項目可以自行采購；單次采購金額預(yù)算金額在1 萬元以上的所有項目都應(yīng)要求至少三家上的供應(yīng)商參與比價或招標(biāo)采購， 比價或招標(biāo)項目應(yīng)至少邀請四家以上單位參與；單次采購金額預(yù)算價格在20 萬元以上的項目應(yīng)由采購部組織招標(biāo)，公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)參與監(jiān)督；單次采購金額預(yù)算價格在100 萬元以上的項目由公司領(lǐng)導(dǎo)決定是否委托第三方機(jī)構(gòu)代理招標(biāo)；9 比價采購或招標(biāo)采購所邀請的單位均應(yīng)具備一定資質(zhì)和實力，具有提供或完成我公司所需物資和項目的能力；10 比價采購或招標(biāo)采購應(yīng)按照附表五（材料

8、或設(shè)備詢價表）的格式或擬定完整的招標(biāo)文件格式進(jìn)行詢價；11 在詢價時遇到特殊情況應(yīng)書面報請公司領(lǐng)導(dǎo)批示。四、比價 、議價1 對廠商的供應(yīng)能力，交貨時間及產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行確認(rèn)；2 對于合格供應(yīng)商的價格水平進(jìn)行市場分析，是否其他廠商的價格最低，所報價格的綜合條件更加突出；3 收到供應(yīng)單位第一次報價或進(jìn)行開標(biāo)后應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報情況，設(shè)定議價目標(biāo)或理想中標(biāo)價格；4 重要項目應(yīng)通過一定的方法對于目標(biāo)單位的實力，資質(zhì)進(jìn)行驗證和審查， 如通過進(jìn)行實地考察了解供應(yīng)商的各方面的實力等；5 參考目標(biāo)或理想中標(biāo)價格與擬合作單位或擬中標(biāo)單位進(jìn)行價格及條件的進(jìn)一步談判。五、比價 、議價結(jié)果匯總1 比價比價、議價匯總前

9、應(yīng)匯報公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，征得同意后方可匯總；. 專業(yè)資料 .2 比價 、議價結(jié)果匯總應(yīng)按照附表六（比價 / 招標(biāo)匯總表）的格式完整列出報價、工期、 付款方式及其他價格條件、列出擬選用單位及選用理由，按照一定順序逐一審核；3 如比價 、議價結(jié)果未通過公司領(lǐng)導(dǎo)審核應(yīng)進(jìn)行修改或重新處理。六、合同的簽訂及其規(guī)定1合同合同是當(dāng)事人或當(dāng)事雙方之間設(shè)立、變更 、 終止民事關(guān)系的協(xié)議。依法成立的合同，受法律保護(hù)。廣義合同指所有法律部門中確定權(quán)利、義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。目前我們的采購工作主要涉及工礦產(chǎn)品買賣合同。（ 1 ）合同正文應(yīng)包含的要素1 ）合同名稱、編號 、簽訂時間、簽訂地點；2 ）采購物品/ 項目的名稱/ 、規(guī)

10、格 、數(shù)量 / 工程量 、單價 、總價及合同總額，清單、技術(shù)文件與確認(rèn)圖紙是合同不可分割的部分；3 ）包裝要求 ；4 ）合同總額應(yīng)含稅，含運達(dá)公司的總價，特殊情況應(yīng)注明；5 ）付款方式 ；6 ）工期 ；7 ）質(zhì)量保證期 ；8 ）質(zhì)量要求及規(guī)范；9 ）違約責(zé)任和解決糾紛的辦法；10 ）雙方的公司信息；11 ）其他約定 。（ 2 ）合同簽訂及其規(guī)定1 ）如涉及到技術(shù)問題及公司機(jī)密的， 注意保密責(zé)任；2 ）擬定合同條款時一定要將各種風(fēng)險降低到最低；3 ）為防止合同工程量追加或追加無依據(jù)，打包采購時要求供貨方提供分項報價清單；4 ）遇貨物訂購數(shù)量較多且價值較大或難清點的情況時務(wù)必請廠商派代表來場協(xié)助清

11、點；5 ）質(zhì)保期一定要明確從什么時候開始并應(yīng)盡量要求廠商延長產(chǎn)品質(zhì)保期；6 ）詳細(xì)約定發(fā)票的提供時間及要求；7 ）針對不同的合同約定不同的付款方式，如設(shè)備類的合同一般應(yīng)分按照預(yù)付款、驗收款 ，調(diào)試服務(wù)款、質(zhì)量保證金的順序明確付款額度、付款時間和付款條件等8 ）與初次合作的單位合作時，應(yīng)少付預(yù)付款或不付預(yù)付款；9 ）違約責(zé)任一定要詳細(xì)、具體 ；10 ）比價 / 招標(biāo)匯總表巡簽完畢后方可進(jìn)行合同的簽訂工作；. 專業(yè)資料 .11 ）合同簽定簽應(yīng)按照附表七（ 合同審查批準(zhǔn)單）的格式對合同初稿進(jìn)行巡簽審查；12 ）合同巡簽審查通過后應(yīng)由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字，加蓋公司合同章方可生效；13 ）簽訂的所有合同應(yīng)及時報

12、送財務(wù)部門。七、付款及合同執(zhí)行1 付款規(guī)定（ 1 ）所有已簽訂合同付款時應(yīng)參照公司修造船公司材料采購付款及報銷流程V1.修改版 及修造船公司資金支出審批及報銷簽字權(quán)限及管理制中的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行；（ 2 ）按照進(jìn)度付款的采購項目必須確保質(zhì)檢合格方可付款；（ 3 ）按照貴司規(guī)定和合同約定達(dá)到付款條件的合同在付款時應(yīng)填寫附表八（資金支出審批單）或附表九（ 付款審批單）， 該審批單巡簽完畢后提交財務(wù)部付款；（ 4 ）財務(wù)部門在接到付款審批單后應(yīng)在3 天內(nèi)付款，以免影響合同的執(zhí)行和供貨周期， 遇特殊情況限延期付款的應(yīng)及時的通知采購部并匯報公司領(lǐng)導(dǎo)。2 合同執(zhí)行(1)已簽訂合同由采購部項目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)跟進(jìn)，由

13、采購部負(fù)責(zé)人進(jìn)行監(jiān)督，如出現(xiàn)問題 ，采購部應(yīng)及時提出建議或補(bǔ)救措施，并及時通知請購部門及公司領(lǐng)導(dǎo)；（ 2 ）已簽訂的合同在執(zhí)行期間，應(yīng)及時掌握合作單位對于合同義務(wù)和責(zé)任的履行情況， 跟蹤并督促其保質(zhì)保量，按時履約；（ 3 ）合同在履行期間應(yīng)按照上方約定嚴(yán)格執(zhí)行合同， 遇未盡事宜應(yīng)及時協(xié)商并簽訂補(bǔ)充合同；八、報驗與入庫1報驗（ 1 ）供應(yīng)單位已經(jīng)履行完畢的合同，采購部應(yīng)及時的通知質(zhì)檢部門進(jìn)行驗收；（ 2 ）對于不同類型的合同的標(biāo)的物的驗收標(biāo)準(zhǔn)參照公司質(zhì)檢部門的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行；（ 3 ）達(dá)到質(zhì)檢和報驗條件的合同標(biāo)的物應(yīng)在第一時間報請質(zhì)檢部門進(jìn)行質(zhì)檢、驗收；（ 4 ）質(zhì)檢部門在接到采購部報驗通知后應(yīng)及

14、時報驗，并出具報驗結(jié)果證明書，對于質(zhì)檢不及時延誤生產(chǎn)部門使用或不能入庫的情況質(zhì)檢部門應(yīng)負(fù)主要責(zé)任；（ 5 ）用于公司生活和辦公的物資不在公司質(zhì)檢部質(zhì)檢范圍之內(nèi)。2入庫（ 1 ）公司所有的生產(chǎn)材料、 設(shè)備及外協(xié)加工件入庫前均應(yīng)通過質(zhì)檢部門的檢驗或驗收；（ 2 ）合同標(biāo)的物在運達(dá)公司后采購部應(yīng)及時通知請購部門，由請購部門及時安排卸貨與搬運；. 專業(yè)資料 .（ 3 ）質(zhì)檢部門未及時驗收的合同標(biāo)的物，倉庫在收到送貨清單后應(yīng)將其作為暫存物資接受 ；（ 4）質(zhì)檢部門已經(jīng)驗收的產(chǎn)品倉庫應(yīng)及時的入庫，并及時出具入庫清單；（ 5）外協(xié)加工件應(yīng)按照原材料入庫；（ 6）質(zhì)檢合格后的固定資產(chǎn)及服務(wù)按照公司財務(wù)規(guī)定不入

15、庫。附表一固定資產(chǎn)購置申請表企業(yè)名稱 ：編號 ：申請部門申請時間購置資產(chǎn)名稱購置數(shù)量預(yù)算單價預(yù)算金額購置原因 ：購置后效益分析：. 專業(yè)資料 .部門負(fù)責(zé)人分管領(lǐng)導(dǎo)分管財務(wù)副總總經(jīng)理年月日附表二采購申請表申請部門：填報日期：年月日采購類別 ： 設(shè)備材料工程 服務(wù)低值易耗其他購置原因 ：序規(guī)格型號數(shù)量估價（總交貨期名稱備注號/ 工程概況/ 工程量價）/ 工期12. 專業(yè)資料 .345678備注 ：編制人 ：部門經(jīng)理 ：分管副總 ：采購副總 ：財務(wù)副總 ：總經(jīng)理 ：. 專業(yè)資料 .附表三物資采購審批單部門名稱年月日序號項目名稱規(guī)格單位數(shù)量單價金額審批備注總經(jīng)理 ：財務(wù)副總分管副總：財務(wù)審核：合計金額

16、大寫：￥：經(jīng)辦人 ：部門負(fù)責(zé)人：復(fù)核人 ：. 專業(yè)資料 .附表四擬報價 / 招標(biāo)單位名單序投標(biāo)單位名稱資質(zhì)情況業(yè)績情況聯(lián)系人電話 / 傳真手機(jī)電子郵箱備注號12345單位名稱：填報日期：年月日經(jīng)辦人 ：采購部 ：技術(shù)副總：采購副總：財務(wù)副總：總經(jīng)理 ：. 專業(yè)資料 . 專業(yè)資料 .附表五材料（設(shè)備）詢價表日期：年月日需求單位：序號材料名稱規(guī)格型號單位數(shù)量單價小計備注1234567合計 ：報價單位 （蓋章）：供貨供方周期付款方式信息聯(lián)系人電話傳真郵箱公司網(wǎng)址辦公地址 ：公司名稱 ：需方商務(wù) ：信息聯(lián)系人電話傳真技術(shù) ：. 專業(yè)資料 .郵 箱公司網(wǎng)址辦公地址 ：郵編：備注 ： 1.本報價含17% 的增值稅 ，含運費 ；2.本單只做詢價用，非正式訂單 。. 專業(yè)資料 .附表六比價 / 招標(biāo)匯總表企業(yè)名稱：制表時間：年月日物料單包裝付款選定規(guī) 格公司名稱一次報價二次報價工期聯(lián)系人名稱位標(biāo)準(zhǔn)方式廠家. 專業(yè)資料 .采購部意見 ：經(jīng)辦人 ：采購部 ：技術(shù)副總 ：分管副總 ：財務(wù)副總 ：總經(jīng)理 ：備注 ：. 專業(yè)資料 .附表七合同審查批準(zhǔn)單合同編號 :合同名稱 ：合同標(biāo)的物 ：產(chǎn)品（承攬）單價 /合同總額 ：￥：元（人民幣：元整）。招（評）標(biāo)情況：詳見報價及合同。合同洽談人 ：公司律師意見：技術(shù)副總意見：分管副總意見