老年大學(xué)檔案管理工作分析

1、    老年大學(xué)檔案管理工作分析    盧法申【摘要】當(dāng)前，人口老齡化已經(jīng)成為我國一個(gè)越來越嚴(yán)峻的社會(huì)問題，如何緩解老齡化帶來的壓力，這便對(duì)老年大學(xué)提出了更高的要求，而老年大學(xué)發(fā)展的重要記錄就在于老年大學(xué)的檔案，所以做好老年大學(xué)檔案管理工作尤為重要。隨著科技的不斷進(jìn)步和信息化社會(huì)的發(fā)展，為了與時(shí)俱進(jìn)，為了適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的腳步，為了提高文書檔案的管理水平，老年大學(xué)檔案管理的數(shù)字化勢(shì)在必行?！娟P(guān)鍵詞】檔案管理;工作現(xiàn)狀;策略分析老年大學(xué)的檔案管理是學(xué)校發(fā)展的重要記錄，其中文書檔案在學(xué)校的各類檔案中特別重要。所以要充分發(fā)揮文書檔案的作用。文書檔案中包含了學(xué)員信息

2、、學(xué)員成績(jī)、學(xué)員作品、人事變動(dòng)文件等，是老年大學(xué)取得進(jìn)一步發(fā)展的重要文件。因此，為了緊跟社會(huì)信息化發(fā)展的腳步，我們要加強(qiáng)老年大學(xué)檔案管理工作的數(shù)字化。一、老年大學(xué)檔案管理工作現(xiàn)狀（一）老年大學(xué)的檔案管理制度還不夠完善。出現(xiàn)這一情況是由于部分檔案管理人員對(duì)于老年大學(xué)的檔案管理工作重視度不夠，每天只是重復(fù)的機(jī)械勞動(dòng)，這樣就導(dǎo)致了目前老年大學(xué)檔案管理的現(xiàn)狀，而這一現(xiàn)狀不利于老年大學(xué)檔案管理工作的創(chuàng)新，從而缺少了文件檔案管理應(yīng)有的規(guī)范性、制度性和建設(shè)性。因此，要從完善檔案管理制度入手，進(jìn)一步提升檔案管理水平。（二）部分檔案管理工作人員缺少工作的積極性與責(zé)任感。由于在老年大學(xué)檔案管理工作中，文書檔案的管

3、理不需要特別專業(yè)的職業(yè)技能，所以導(dǎo)致在技術(shù)和能力方面存在著一定的限制。這樣就導(dǎo)致了文件不能妥善地存儲(chǔ)，不能達(dá)到文件的永久保存。就像在立案的過程中，資料的時(shí)間期限出現(xiàn)了混亂，從而導(dǎo)致文書檔案資料不全。還有些檔案工作者由于缺乏文件的安全意識(shí)，可能隨手扔掉認(rèn)為不重要、沒有保存價(jià)值的資料，這都是文書檔案管理過程中存在的問題。（三）老年大學(xué)文書檔案管理的專業(yè)水平低。隨著信息化技術(shù)的快速發(fā)展，對(duì)老年大學(xué)的檔案管理手段也提出了新的要求，加快老年大學(xué)檔案的數(shù)字化已迫在眉睫。但是，目前一般老年大學(xué)在檔案管理方面還是采取傳統(tǒng)方式，尤其是在檔案利用中還是靠人工檢索等。而且，在檔案的收集、整理等標(biāo)準(zhǔn)上要求不嚴(yán)，這樣會(huì)

4、導(dǎo)致文件歸檔不全，不能做到應(yīng)收盡收，且還存在不能及時(shí)按標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理的現(xiàn)象。（四）檔案管理工作信息化水平有待提升。信息化時(shí)代，在老年大學(xué)檔案管理過程中，引入電子信息技術(shù)，不僅可以確保檔案管理工作的順利進(jìn)行，而且還可以有效提高檔案管理工作效率。然而在實(shí)際應(yīng)用過程中，大多數(shù)檔案管理人員雖然會(huì)借助計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)來開展各項(xiàng)工作，但是由于缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，加之通用性不夠，從而導(dǎo)致其規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化水平降低。同時(shí)，大多數(shù)檔案管理軟件更多的是為了滿足檔案專業(yè)流程而加以研究的，并未對(duì)文件和檔案之間存在的內(nèi)在聯(lián)系給予綜合考慮。尤其是在我國實(shí)施辦公自動(dòng)化之后，oa系統(tǒng)和檔案管理軟件之間不能實(shí)現(xiàn)有效銜接，這樣不僅會(huì)導(dǎo)

5、致電子文件歸檔存在不及時(shí)、不準(zhǔn)確的情況，而且還會(huì)影響檔案管理工作效率。二、老年大學(xué)檔案管理水平提升策略分析提高老年大學(xué)文書檔案的管理水平，要從完善檔案管理制度、提高檔案管理人員積極性和改變檔案管理手段入手，多管齊下，切實(shí)提高檔案的管理水平，真正實(shí)現(xiàn)科學(xué)化管理。（一）健全完善老年大學(xué)文書檔案的管理制度。我們應(yīng)該嚴(yán)格按照法律和有關(guān)規(guī)定來制定規(guī)章制度，對(duì)于文件的歸納、文件的統(tǒng)計(jì)、文件的保密、文件的鑒定和文件的借閱等各項(xiàng)內(nèi)容制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，要以規(guī)范統(tǒng)一的規(guī)章制度來管理。我們應(yīng)該在原有的制度上保留其可取的制度，把其中不合適的地方加以改善，從而讓規(guī)章制度更加符合實(shí)際情況。（二）提高檔案管理人員的工作積極性

6、。最重要的方面就是加強(qiáng)學(xué)校對(duì)工作人員的重視程度，通過各種方法來強(qiáng)化對(duì)老年大學(xué)文件管理的監(jiān)督力度，同時(shí)把文件管理存儲(chǔ)的宣傳達(dá)到深入人心的程度，更好地完成文件管理資料的收集。最重要的是提高文件管理者的自身素質(zhì)和工作責(zé)任感。學(xué)校方面應(yīng)該對(duì)那些腳踏實(shí)地、認(rèn)真工作的檔案人員進(jìn)行表彰，提高他們工作的積極性，以便帶動(dòng)更多的人認(rèn)識(shí)檔案工作、做好檔案工作。（三）采用先進(jìn)的存儲(chǔ)手段，加強(qiáng)文書檔案的現(xiàn)代化存儲(chǔ)。首先最重要的是要選擇恰當(dāng)?shù)能浖?，確保文件的安全性。我們之前的檔案歸納是以手工為主，而隨著科學(xué)的進(jìn)步與發(fā)展，我們應(yīng)該緊跟時(shí)代的腳步，完善相應(yīng)的工作設(shè)備。其次我們要結(jié)合現(xiàn)代化技術(shù)和大數(shù)據(jù)的處理等。這樣可以實(shí)現(xiàn)不同

7、老年大學(xué)在數(shù)據(jù)方面的交流與備份，以及互相借鑒與交流，達(dá)到共同進(jìn)步的目的。（四）規(guī)范分類標(biāo)準(zhǔn)，養(yǎng)成良好整理習(xí)慣。通常情況下，檔案分類是檔案整理工作中比較關(guān)鍵的一個(gè)環(huán)節(jié)，完善分類標(biāo)準(zhǔn)不僅可以為檔案分類保管、檔案標(biāo)準(zhǔn)化實(shí)施提供保障，而且還可以為后續(xù)檔案資料的使用提供極大的便利。實(shí)際上，規(guī)范分類標(biāo)準(zhǔn)、完善檔案整理主要從下述兩方面進(jìn)行：（1）老年大學(xué)檔案管理部門要注重管理經(jīng)驗(yàn)的交流與溝通，在此基礎(chǔ)上不斷優(yōu)化和完善老年大學(xué)檔案管理體系，使其朝著規(guī)范化、系統(tǒng)化的方向發(fā)展。（2）改善檔案原有整理基礎(chǔ)，并對(duì)檔案分類整理方法進(jìn)行積極的宣傳與普及，并養(yǎng)成良好的整理習(xí)慣，從而有效提高檔案管理工作效率。三、老年大學(xué)檔案

8、數(shù)字化途徑探討（一）檔案的處理。老年大學(xué)檔案管理工作的數(shù)字化必須做到固定化。為了提高紙質(zhì)文檔內(nèi)容的保真性，可以使用掃描儀對(duì)圖片進(jìn)行掃描或者使用照相機(jī)拍照的方法。為了提高錄音錄像存儲(chǔ)時(shí)間的永久性，可以進(jìn)行文件的備份存儲(chǔ)。（二）檔案的保密。由于很多文件涉及隱私，所以安全保密的數(shù)字化對(duì)于老年大學(xué)檔案的管理尤為重要。為了達(dá)到這一要求，文書檔案管理數(shù)字化的前提條件就是安全管理檔案的信息。安全管理可以保證文書檔案在系統(tǒng)傳輸?shù)倪^程中不會(huì)發(fā)生任何安全問題。做到文書檔案的安全管理要通過三個(gè)方法來實(shí)現(xiàn)：首先是文書檔案存儲(chǔ)的安全，現(xiàn)代化的文書檔案存儲(chǔ)應(yīng)該自帶的備份功能。其次是保管文書檔案的信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和平臺(tái)的安全運(yùn)

9、行，如可以采用具有強(qiáng)大保密系統(tǒng)的防火墻系統(tǒng)，這樣就有效地阻止了電腦病毒的侵入。最后要求文件管理登錄者的身份信息安全，可以采用身份認(rèn)證和動(dòng)態(tài)密碼來保證安全登錄文書檔案管理的數(shù)字化系統(tǒng)。（三）檔案管理人才技能的提升。檔案管理人才是文書檔案數(shù)字化建設(shè)中特別關(guān)鍵的一點(diǎn)。所以要從多方面來提高文書檔案管理者的專業(yè)技術(shù)水平，比如文書檔案管理者的專業(yè)技能和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的技術(shù)水平，確保文書檔案管理者對(duì)文書檔案管理業(yè)務(wù)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的熟悉度，只有這樣的復(fù)合型人才能有力地推進(jìn)文書檔案的數(shù)字化。四、結(jié)語為了更加完善老年大學(xué)文書檔案管理的進(jìn)步與發(fā)展，應(yīng)該在現(xiàn)有的基礎(chǔ)上，通過完善文書檔案的管理制度，提高文件管理工作者的自身素質(zhì)和工作責(zé)任感及老年大學(xué)的管理制度來確保管理檔案信息的安全性，緊跟社會(huì)信息化的腳步來提高老年大學(xué)的數(shù)字化進(jìn)程。【