湖北紙質(zhì)檔案數(shù)字化操作規(guī)程

1、湖北省紙質(zhì)檔案數(shù)字化操作規(guī)程1 適用范圍本規(guī)程規(guī)定了紙質(zhì)檔案(含文書檔案、科技檔案、會計(jì)檔案等)數(shù)字化加工的主要技術(shù)指標(biāo)。本規(guī)程適用于湖北省各級綜合檔案館。機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位、社會組織參照執(zhí)行。2 引用文件DA/T18-1999 檔案著錄規(guī)則；DA/T22-2000 歸檔文件整理規(guī)則；DA/T31-2005 紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范；湖北省文書檔案目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與著錄細(xì)則（鄂檔200446號）；湖北省國家綜合檔案館電子檔案數(shù)據(jù)容災(zāi)管理試行辦法（鄂檔201041號）；關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)檔案信息安全保密工作的通知（鄂檔辦201419號）。3 實(shí)施主體3.1 紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工的責(zé)任主體為實(shí)施檔案數(shù)

2、字化的各級國家綜合檔案館及機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位、社會組織（以下簡稱“數(shù)字化實(shí)施單位”）。3.2 紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工可由數(shù)字化實(shí)施單位自行組織人員開展，也可以由數(shù)字化實(shí)施單位采取業(yè)務(wù)外包的方式委托給具有相關(guān)資質(zhì)和能力的檔案數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)（以下簡稱“數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)”）完成。4 基本原則4.1 統(tǒng)籌規(guī)劃，分步實(shí)施根據(jù)紙質(zhì)檔案重要程度、破損狀況、利用需求等，進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，分步實(shí)施。國家重點(diǎn)檔案、重要全宗檔案和涉及民生的專業(yè)檔案應(yīng)優(yōu)先列入數(shù)字化加工對象。數(shù)字化應(yīng)保持原有檔案全宗或目錄的完整性。4.2 加強(qiáng)管理，保障安全遵守保密安全要求，對數(shù)字化對象進(jìn)行劃控、鑒定。涉及國家秘密的檔案，不得以外包方式委

3、托進(jìn)行數(shù)字化加工。加強(qiáng)檔案數(shù)字化各個環(huán)節(jié)的管理工作，確保檔案原件和數(shù)字化成果的安全。4.3 完善細(xì)節(jié)，規(guī)范流程對因涉密不宜以外包方式委托進(jìn)行數(shù)字化加工的對象，應(yīng)用文字做出說明，并由數(shù)字化實(shí)施單位組織工作人員集中進(jìn)行數(shù)字化加工。應(yīng)加強(qiáng)數(shù)字化加工流程管理，界定各個環(huán)節(jié)的職責(zé)任務(wù)，堵塞漏洞和缺憾。4.4 分工協(xié)作，夯實(shí)基礎(chǔ)加強(qiáng)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)的分工協(xié)作，把夯實(shí)檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作與檔案數(shù)字化相結(jié)合，開展傳統(tǒng)載體檔案清理、整理、鑒定、修裱等基礎(chǔ)處理工作，為加快推進(jìn)檔案數(shù)字化創(chuàng)造有利條件。5 基本環(huán)節(jié)紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本環(huán)節(jié)為數(shù)字化前期準(zhǔn)備、數(shù)字化前處理、數(shù)字化掃描、數(shù)字化后處理、數(shù)字化成果驗(yàn)收移交。內(nèi)容主要包括：

4、制定數(shù)字化工作方案、案卷整理與交接登記、目錄建庫、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗(yàn)收、數(shù)據(jù)備份、數(shù)字化成果移交及管理等。數(shù)字化操作流程及任務(wù)要點(diǎn)見附錄1。檔案數(shù)字化從整理分件到案卷還原的各個環(huán)節(jié)，應(yīng)以卷（盒）或批次為單位建立檔案數(shù)字化加工流程單（見附錄2），記錄每卷（盒）或每批檔案數(shù)字化過程，確保檔案掃描加工質(zhì)量和效率。6 制定方案對檔案實(shí)體的基本情況進(jìn)行摸底排查，根據(jù)排查結(jié)果，制定總體規(guī)劃和分年計(jì)劃，并按照本規(guī)范編制數(shù)字化工作方案。包括檔案數(shù)字化的內(nèi)容和范圍、數(shù)量以及先后順序、數(shù)字化的形式、技術(shù)參數(shù)、時間安排以及經(jīng)費(fèi)預(yù)算等內(nèi)容。7 案卷整理開展數(shù)字化掃描工作之前，應(yīng)根據(jù)紙質(zhì)檔案

5、實(shí)際情況，按步驟對檔案實(shí)體進(jìn)行整理鑒別，對需要說明、修裱、掃描等內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)識，以確保掃描加工質(zhì)量和效率。7.1 分件按傳統(tǒng)方法整理的檔案，應(yīng)將案卷拆分為件進(jìn)行掃描。件的劃分應(yīng)遵照DA/T22的規(guī)定進(jìn)行，注意保持文件的齊全、完整，盡量避免以組合件的方式進(jìn)行掃描。按新方法整理的檔案，件的劃分遵循檔案形成規(guī)律和DA/T22的要求。分件過程中，應(yīng)注意理順文件的排列順序。對文件形成過程中產(chǎn)生的，除正本以外的一般性修改稿、底稿、重復(fù)件及沒有保存意義的制表說明等不予掃描的頁面，應(yīng)加以標(biāo)注。為便于數(shù)字檔案（正文）的利用，應(yīng)將文件處理簽或領(lǐng)導(dǎo)（職能部門）簽署的意見、有本級黨政領(lǐng)導(dǎo)親自批示和審改內(nèi)容的文件底稿等不

6、便提供利用的文件，在檔案目錄數(shù)據(jù)庫中進(jìn)行標(biāo)識。7.2 編頁沒有編頁或編頁不規(guī)范的檔案，原則上應(yīng)重新進(jìn)行編頁。文書檔案正面頁號應(yīng)編在右下角、背面頁號應(yīng)編在左下角，科技檔案頁號應(yīng)統(tǒng)一編在右下角，沒有信息的檔案頁面不編號。頁號不應(yīng)壓蓋檔案內(nèi)容；重新編寫頁號時，應(yīng)將原頁號用鉛筆劃去,以示區(qū)分。7.4 裝訂物處理對已裝訂成冊，不去除裝訂物會影響掃描工作進(jìn)行的檔案，應(yīng)拆除裝訂物。拆除裝訂物時,應(yīng)注意保護(hù)檔案不受損害。對已裝訂成冊，不去除裝訂物不影響掃描工作進(jìn)行的檔案，應(yīng)維持原樣。7.4 頁面修整對破損嚴(yán)重?zé)o法掃描或折皺不平影響圖像質(zhì)量的紙質(zhì)檔案，應(yīng)先進(jìn)行技術(shù)修復(fù)或壓平等相應(yīng)處理后再進(jìn)行掃描。7.5 裝訂還

7、原紙質(zhì)檔案掃描加工完成后，對拆除過裝訂物的檔案實(shí)體進(jìn)行裝訂還原。裝訂還原應(yīng)符合國家檔案裝訂規(guī)范，要保持案卷整齊、卷內(nèi)文件排列順序正確、不掉頁、不壓字等。對裝訂還原的檔案實(shí)體進(jìn)行質(zhì)量檢查、登記，出現(xiàn)卷內(nèi)文件不完整、前后順序排列不正確及裝訂不符合國家規(guī)范等情況，應(yīng)退回重新整理。7.6 交接登記檔案數(shù)字化過程需要交接的環(huán)節(jié),應(yīng)當(dāng)填寫檔案調(diào)還卷登記表，確保交接清楚，手續(xù)完備，有據(jù)可查。8 建立目錄數(shù)據(jù)庫按照國家檔案局檔案著錄規(guī)則（DA/T18-1999），湖北省檔案局湖北省文書檔案目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與著錄細(xì)則（鄂檔200446號）等要求，確定目錄數(shù)據(jù)庫中的著錄項(xiàng)，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫。應(yīng)采用計(jì)算機(jī)自動校對與

8、人工校對相結(jié)合的方式，對目錄數(shù)據(jù)庫的質(zhì)量進(jìn)行檢查，包括目錄與內(nèi)容的一致性、準(zhǔn)確性等。檔案數(shù)字化之前已經(jīng)建立了案卷級、文件級目錄數(shù)據(jù)庫的，應(yīng)充分尊重原有基礎(chǔ)，并對其進(jìn)行核對，發(fā)現(xiàn)不合格的目錄數(shù)據(jù),應(yīng)進(jìn)行修改或重錄。9 元數(shù)據(jù)管理與捕獲9.1 元數(shù)據(jù)管理9.1.1 檔案數(shù)字化過程及后期數(shù)字化成果管理工作中，應(yīng)捕獲必要的元數(shù)據(jù)，用以記錄數(shù)字化項(xiàng)目信息、數(shù)字圖像生成背景及各類技術(shù)參數(shù)等，并整合到與檔案目錄數(shù)據(jù)庫對應(yīng)的目錄條目中。9.1.2 元數(shù)據(jù)應(yīng)采用數(shù)字化系統(tǒng)自動捕獲和人工錄入等方式獲取。建議以系統(tǒng)自動捕獲為主。捕獲過程中應(yīng)進(jìn)行元數(shù)據(jù)的校驗(yàn)，包括對元數(shù)據(jù)完整性和賦值規(guī)范性的檢查等。9.2 元數(shù)據(jù)捕獲

9、9.2.1描述數(shù)字化全過程各環(huán)節(jié)操作完成情況和操作人員等情況的元數(shù)據(jù);9.2.2描述數(shù)字化技術(shù)環(huán)境、過程及各項(xiàng)技術(shù)參數(shù)的元數(shù)據(jù)，如數(shù)字化時間、數(shù)字化設(shè)備、數(shù)字化軟件、色彩模式、分辨率、存儲格式等;9.2.3描述數(shù)字化成果存儲位置、讀取利用所需技術(shù)環(huán)境等的元數(shù)據(jù)，如存儲路徑、閱讀所需軟硬件等;9.2.4用以維護(hù)數(shù)字化成果法律認(rèn)可性的元數(shù)據(jù)，如數(shù)字化項(xiàng)目的授權(quán)信息、數(shù)字化成果的更新維護(hù)管理活動相關(guān)信息等。10 檔案掃描10.1 基本原則10.1.1應(yīng)根據(jù)紙質(zhì)檔案原件實(shí)際情況、數(shù)字化目的、設(shè)備情況等選擇相應(yīng)掃描方式、設(shè)置和調(diào)整相關(guān)掃描參數(shù)。掃描參數(shù)的設(shè)置和調(diào)整，應(yīng)以保證數(shù)字圖像不失真、掃描效果最接近

10、檔案原件，并能夠滿足數(shù)字化成果利用的要求為原則;10.1.2紙質(zhì)檔案數(shù)字化后需進(jìn)行COM輸出、OCR識別、出版、仿真復(fù)制等的，掃描參數(shù)的選擇應(yīng)考慮后期處理的要求。10.2 掃描方式按紙質(zhì)檔案幅面的大小選擇相應(yīng)規(guī)格的掃描儀進(jìn)行掃描。大幅面紙質(zhì)檔案，可采用專用數(shù)碼平臺進(jìn)行掃描或者采用圖像拼接方式處理。紙張狀況較差，以及過薄、過軟或超厚不宜拆卷的檔案，應(yīng)采用平板或零邊距掃描方式；紙張狀況好的檔案可采用高速掃描方式，以提高工作效率。10.3 掃描參數(shù)10.3.1典藏級紙質(zhì)檔案數(shù)字化主要用于精確反映檔案原件并長期保存，應(yīng)采用不低于24位彩色模式進(jìn)行掃描，掃描分辨率應(yīng)不小于300dpi，掃描形成的數(shù)字圖像

11、應(yīng)采用無損壓縮TIFF格式存儲。10.3.2出版級紙質(zhì)檔案數(shù)字化主要用于備份并提供利用（如出版、仿真復(fù)制、COM輸出、OCR識別等），應(yīng)采用不低于24位彩色模式進(jìn)行掃描，掃描分辨率應(yīng)不小于200dpi。有放大需求、文字偏小或密集時，可提高分辨率。掃描形成的數(shù)字圖像可存為TIFT、JPEG或JPEG2000格式，壓縮比率的選擇應(yīng)兼顧圖像質(zhì)量與存儲空間的要求。10.3.3網(wǎng)絡(luò)瀏覽級紙質(zhì)檔案數(shù)字化主要用于提供網(wǎng)絡(luò)瀏覽利用，應(yīng)通過軟件工具將典藏級或出版級數(shù)字圖像的分辨率進(jìn)行轉(zhuǎn)換。分辨率的選擇應(yīng)綜合考慮檔案原件情況、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)條件等多種因素，建議不小于72dpi。13.4 圖像文件命名以紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)

12、庫為依據(jù)，將每一份圖像文件命名為檔案目錄數(shù)據(jù)庫中該份文件的檔號。通過檔號的唯一性和一致性，建立起一一對應(yīng)的關(guān)聯(lián)關(guān)系，為實(shí)現(xiàn)檔案目錄數(shù)據(jù)庫與圖像文件的批量掛接提供條件。若掃描對象為一個或多個稿本，應(yīng)根據(jù)具體情況確定圖像文件命名方式。例1：掃描對象為一個稿本、檔號為“LS015-001-0016-0001”的文件有3頁，如掃描格式為JPG，經(jīng)掃描生成的3個數(shù)字圖像應(yīng)分別命名為： LS015-001-0016-0001.001.JPGLS015-001-0016-0001.002.JPGLS015-001-0016-0001.003.JPG 例2：掃描對象為多個稿本，數(shù)字圖像名稱由文件級檔號、稿本代

13、碼、稿本內(nèi)頁面流水號3個部分構(gòu)成。稿本代碼為：A-正本，B-定稿，C-草稿。以一份檔號為“SZ101-2001-W01-Y-001”的文件正本為2頁、定稿為2頁、草稿為4頁的檔案為例，經(jīng)掃描生成的8個數(shù)字圖像,應(yīng)分別命名為：SZ101-2001-W01-Y-001.A.001.JPGSZ101-2001-W01-Y-001.A.002.JPGSZ101-2001-W01-Y-001.B.001.JPGSZ101-2001-W01-Y-001.B.002.JPGSZ101-2001-W01-Y-001.C.001.JPGSZ101-2001-W01-Y-001.C.002.JPGSZ101-20

14、01-W01-Y-001.C.003.JPGSZ101-2001-W01-Y-001.C.004.JPG 11 圖像處理對紙質(zhì)檔案掃描形成的圖像應(yīng)作質(zhì)量檢查、糾偏、去污、去黑邊、拼接等處理。11.1 質(zhì)量檢查11.1.1對圖像偏斜度、清晰度、失真度等進(jìn)行檢查。發(fā)現(xiàn)不符合質(zhì)量要求的圖像，應(yīng)重新進(jìn)行掃描;11.1.2發(fā)現(xiàn)文件漏掃時，應(yīng)及時補(bǔ)掃并正確插入;11.1.3發(fā)現(xiàn)圖像的排列順序與檔案原件不一致時，應(yīng)及時進(jìn)行調(diào)整;11.1.4發(fā)現(xiàn)圖像重復(fù)時，應(yīng)及時刪除重復(fù)部分。11.2 糾偏對掃描過程中出現(xiàn)的偏斜圖像應(yīng)進(jìn)行整體糾正，保證圖像的偏斜角度小于1度（圖像偏斜不超過頁面內(nèi)半個文字）；對方向不正確的圖像

15、應(yīng)進(jìn)行旋轉(zhuǎn)處理，以符合閱讀習(xí)慣。11.3 去污對掃描過程中產(chǎn)生的污點(diǎn)、污線、黑邊等影響圖像質(zhì)量雜質(zhì)的，應(yīng)進(jìn)行去污處理。處理過程應(yīng)嚴(yán)格遵循展現(xiàn)檔案原貌的原則，不得去除檔案頁面原有的紙張褪變斑點(diǎn)、水漬、污點(diǎn)、裝訂孔等。11.4 拼接對大幅面檔案進(jìn)行分區(qū)掃描而形成的多幅圖像，應(yīng)進(jìn)行拼接處理，合并為一個完整的圖像。13. 數(shù)據(jù)掛接應(yīng)借助相關(guān)軟件對匯總后的目錄數(shù)據(jù)與圖像數(shù)據(jù)進(jìn)行批量、快速掛接，以實(shí)現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)與圖像數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)和一一對應(yīng)。對掛接后的數(shù)據(jù)逐條進(jìn)行檢查,包括目錄信息與圖像文件對應(yīng)的準(zhǔn)確性、已掛接圖像文件與實(shí)際掃描數(shù)量的一致性、圖像文件能否正常打開等，發(fā)現(xiàn)錯誤應(yīng)及時糾正。13. 檢查驗(yàn)收數(shù)字化實(shí)施

16、單位應(yīng)指定專人或通過業(yè)務(wù)外包方式聘請具有相關(guān)資質(zhì)的專業(yè)監(jiān)理公司，對紙質(zhì)檔案數(shù)字化形成的數(shù)據(jù)及檔案實(shí)體還原情況進(jìn)行檢查驗(yàn)收,并填寫檔案數(shù)據(jù)及檔案實(shí)體還原質(zhì)量報告單（見附錄3）。檢查驗(yàn)收內(nèi)容包括目錄數(shù)據(jù)、圖像數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)掛接（見附錄2、3），以及檔案實(shí)體。檢查方式應(yīng)按加工批次隨機(jī)抽檢，抽檢率不低于10%，合格率不低于98%。檔案實(shí)體還原情況抽檢率為100%，合格率要求100%。抽檢合格率不符合要求的，應(yīng)退回返工。13.1 目錄數(shù)據(jù)及元數(shù)據(jù)檢查以完成紙質(zhì)檔案掃描的某一全宗或多個目錄為單元，對條目數(shù)量、目錄數(shù)據(jù)庫及元數(shù)據(jù)著錄項(xiàng)目的完整性、一致性、規(guī)范性等進(jìn)行隨機(jī)逐條的檢查。其中，紙質(zhì)檔案檔號的合格率要求

17、達(dá)到100%，其它項(xiàng)目合格率要求達(dá)到98%以上。檢查不合格的數(shù)據(jù)，應(yīng)進(jìn)行修改或重新著錄。13.2 圖像數(shù)據(jù)檢查對批量掃描形成的圖像數(shù)據(jù)，按比率進(jìn)行隨機(jī)抽查。13.2.1圖像數(shù)據(jù)應(yīng)符合本規(guī)程中所規(guī)定的分辨率、文件格式及色彩模式;13.2.2掃描圖像的完整性要達(dá)到100%，不能出現(xiàn)缺頁、錯頁、重復(fù)等現(xiàn)象;13.2.3圖像的偏斜度、清晰度、整潔度等技術(shù)指標(biāo)，抽檢合格率應(yīng)達(dá)到98%以上。13.3 數(shù)據(jù)掛接檢查將掛接圖像文件的名稱、頁數(shù)和總數(shù)，對照檔案實(shí)體、檔案目錄數(shù)據(jù)庫中的檔號、頁數(shù)和文件總數(shù)，采用人工的方式進(jìn)行抽檢。要求二者的一致性和正確性為100%。13.4 檔案實(shí)體還原檢查對已完成數(shù)字化的檔案實(shí)

18、體，應(yīng)對照檔案原目錄進(jìn)行清點(diǎn)。檢查內(nèi)容包括所有檔案是否都已還原，文件排列順序是否正確，文件數(shù)量有無缺漏，文件裝訂是否符合國家規(guī)范等。要求準(zhǔn)確率為100%。13.5 驗(yàn)收結(jié)論對檢查通過的數(shù)據(jù)進(jìn)行驗(yàn)收，并給出“合格”或“不合格”結(jié)論。驗(yàn)收合格結(jié)論由驗(yàn)收責(zé)任人簽字，報數(shù)字化實(shí)施單位負(fù)責(zé)人審批后方為有效。14 數(shù)據(jù)存儲14.1 存儲范圍對驗(yàn)收合格的成果數(shù)據(jù)及時進(jìn)行存儲。包括檔案目錄數(shù)據(jù)及元數(shù)據(jù)、數(shù)字圖像、數(shù)字化過程中產(chǎn)生的各種文檔等。14.2 存儲方式、載體與備份對驗(yàn)收合格的成果數(shù)據(jù)，采用在線、近線、離線相結(jié)合的方式進(jìn)行存儲。存儲載體的選擇應(yīng)多樣化，并考慮載體的存儲容量、數(shù)字化成果存儲的目的、保管期限

19、、經(jīng)費(fèi)情況、載體市場環(huán)境、載體生產(chǎn)廠商提供服務(wù)的能力等方面的因素，選擇最適宜的存儲載體。相同內(nèi)容的數(shù)據(jù)成果應(yīng)使用不同的介質(zhì)進(jìn)行離線備份。套數(shù)應(yīng)為三套，一套封存保管、一套提供利用、一套異地保存，分別標(biāo)識為、。14.3 存儲校驗(yàn)對存儲數(shù)據(jù)應(yīng)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行自動校驗(yàn)，內(nèi)容包括圖像文件能否打開、數(shù)字化成果數(shù)量、信息數(shù)據(jù)是否完整等。14.4 載體標(biāo)簽數(shù)據(jù)存儲后，應(yīng)在相應(yīng)存儲載體的封套（盒）上編制成果數(shù)據(jù)標(biāo)簽（見附錄4），以便管理。15 成果數(shù)據(jù)移交15.1 移交內(nèi)容包括檔案目錄數(shù)據(jù)及元數(shù)據(jù)、檔案數(shù)字化全文數(shù)據(jù)元數(shù)據(jù)、系統(tǒng)數(shù)據(jù)、載體和數(shù)量。15.2 移交驗(yàn)收成果數(shù)據(jù)移交時，接收方應(yīng)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容為：移交的

20、載體、數(shù)量及其是否完好、清潔，是否無劃痕、無損傷、無病毒；移交的數(shù)據(jù)內(nèi)容及其是否完整、規(guī)范、準(zhǔn)確等。15.3 移交方式成果數(shù)據(jù)移交方式根據(jù)實(shí)際情況確定。以業(yè)務(wù)外包形成成果數(shù)據(jù)的移交方式，由數(shù)字化實(shí)施單位與數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)通過合同約定。15.4 移交手續(xù)成果數(shù)據(jù)移交時，需填寫檔案數(shù)字化成果移交接收登記表（見附錄5），一式兩份，由交接雙方共同簽署，完善手續(xù)，分別保管。16 成果數(shù)據(jù)管理16.1應(yīng)加強(qiáng)數(shù)字化成果數(shù)據(jù)的管理工作，記載數(shù)字化成果的管理和使用情況，并及時獲取和補(bǔ)充數(shù)據(jù)管理過程中的元數(shù)據(jù)。應(yīng)采取有效的技術(shù)手段，確保成果數(shù)據(jù)不被非法篡改，保證其安全、完整和長期可用。16.2 建立有效、可操作性的

21、存儲載體與存儲設(shè)備維護(hù)規(guī)范，對存儲載體、存儲設(shè)備的狀態(tài)檢測、預(yù)防性檢查、常規(guī)性作業(yè)等提出具體要求。16.3 數(shù)字化成果數(shù)據(jù)在提供出版、印刷、發(fā)布和網(wǎng)上傳輸時，應(yīng)履行審批手續(xù)，并采用數(shù)字水印、電子標(biāo)識、產(chǎn)品標(biāo)志、數(shù)字加密及轉(zhuǎn)換分辨率等措施，以起到保護(hù)版權(quán)、鑒別真?zhèn)魏桶踩ㄐ诺茸饔谩?7 安全保密17.1 管理制度檔案數(shù)字化過程中應(yīng)建立可靠的安全保密責(zé)任制，制定與信息涉密等級相應(yīng)的管理制度，定期對制度實(shí)施情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。17.2 外包管理17.1.1凡采取業(yè)務(wù)外包方式實(shí)施數(shù)字化加工的，數(shù)字化實(shí)施單位應(yīng)按照安全保密的相關(guān)規(guī)定，選擇具有一定規(guī)模、管理制度健全、社會信譽(yù)好、經(jīng)驗(yàn)豐富、具備相關(guān)資質(zhì)要求的

22、數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)承擔(dān)檔案數(shù)字化加工；17.1.2數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)接受檔案行政管理部門、保密工作部門的保密審查和指導(dǎo)監(jiān)督，并與數(shù)字化實(shí)施單位簽訂保密協(xié)議。17.3 人員管理檔案數(shù)字化加工人員上崗前應(yīng)接受保密安全培訓(xùn)，簽訂保密承諾書，并保持相對穩(wěn)定。數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)對參加數(shù)字化工作的人員，應(yīng)進(jìn)行身份登記和安全保密審查。17.4 場所管理17.4.1數(shù)字化加工場所一般設(shè)在數(shù)字化實(shí)施單位內(nèi)部，并配備臨時存放檔案的柜架，按保密要害部門進(jìn)行管理。加工場所應(yīng)安裝監(jiān)控?cái)z像頭和錄像設(shè)備，全程攝錄加工現(xiàn)場情況備查；17.4.2數(shù)字化加工場所應(yīng)配備專門的儲物柜，用于工作人員存放私人物品。禁止數(shù)字化加工人員將個人手機(jī)、數(shù)

23、碼拍攝設(shè)備、移動存儲介質(zhì)，以及與工作無關(guān)的生活用品等帶入數(shù)字化加工場所；17.4.3數(shù)字化加工場所禁止存放易燃、易爆物品。應(yīng)制定消防預(yù)案，配備一定數(shù)量的手?jǐn)y消防器材，定期、專人檢查。設(shè)置兼職消防安全員，實(shí)施消防安全員值日制度，發(fā)現(xiàn)安全隱患立即報告并采取適當(dāng)措施。17.5 設(shè)備管理17.5.1數(shù)字化加工過程中所使用的掃描儀、照相機(jī)、計(jì)算機(jī)及存儲等設(shè)備，應(yīng)符合有關(guān)保密技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和保密要求；17.5.2應(yīng)根據(jù)所加工檔案的最高密級，確定計(jì)算機(jī)及其存儲介質(zhì)的密級，并采取相應(yīng)的保密技術(shù)防護(hù)措施，加強(qiáng)設(shè)備監(jiān)管；17.5.3數(shù)字化加工使用的計(jì)算機(jī)應(yīng)與相關(guān)設(shè)備組成專用網(wǎng)絡(luò)，并封閉外聯(lián)接口。禁止接入互聯(lián)網(wǎng)或其它公共

24、網(wǎng)絡(luò)，禁止安裝具有無線互聯(lián)功能的硬件模塊和無線鼠標(biāo)、鍵盤等外圍設(shè)備；17.5.4檔案數(shù)字化任務(wù)完成后，加工使用過的計(jì)算機(jī)及設(shè)備應(yīng)繼續(xù)按涉密設(shè)備使用和管理。采用外包方式加工的計(jì)算機(jī)，應(yīng)拆除硬盤，與其它使用過的存儲介質(zhì)一并向數(shù)字化實(shí)施單位移交。17.6 檔案實(shí)體管理檔案實(shí)體在數(shù)字化加工過程中未經(jīng)批準(zhǔn)，不得查閱和借出。檔案調(diào)卷、還卷及數(shù)字化加工過程作業(yè)中各道手續(xù)應(yīng)詳細(xì)登記備查，確保安全。數(shù)字化作業(yè)完畢的檔案應(yīng)及時歸還庫房，暫存數(shù)字化加工場所的檔案應(yīng)專人管理，妥善保存。17.7 介質(zhì)管理應(yīng)建立檔案數(shù)字化存儲介質(zhì)臺賬并實(shí)行專人管理。對數(shù)據(jù)存儲光盤、硬盤等介質(zhì)進(jìn)行防護(hù)，防止造成彎曲、劃傷、破損等。數(shù)據(jù)備份

25、和存儲介質(zhì)保管及安全管理參照國家及湖北省有關(guān)規(guī)范進(jìn)行。18 附則本規(guī)程由湖北省檔案局負(fù)責(zé)解釋。附錄1 檔案數(shù)字化操作流程及任務(wù)要點(diǎn)1、檔案數(shù)字化規(guī)劃2、領(lǐng)導(dǎo)決策3、資金準(zhǔn)備任務(wù)依據(jù)1、明確工作對象、數(shù)量2、制定工作方案（組織者、參與者、操作辦法及要求）3、編制資金預(yù)算（參考市場價格因素）4、審查批準(zhǔn)方案及預(yù)算任務(wù)確定前期準(zhǔn)備 1、申報采購2、組織招標(biāo)3、確定服務(wù)機(jī)構(gòu)（包括前處理、數(shù)字化加工及質(zhì)量檢查等相關(guān)環(huán)節(jié)）3、簽訂合同政府采購1、檔案拆分自然件 6、理順文件排列順序2、處理重份文件 7、編制張（頁）號3、標(biāo)注領(lǐng)導(dǎo)審改的文件 8、編制卷內(nèi)文件目錄4、標(biāo)注破損文件 9、完成基礎(chǔ)考證5、標(biāo)注掃描

26、與非掃描件 10、規(guī)范案卷信息5、理順文件排列順序 案卷整編前 處 理1、修裱、加固破損檔案2、穩(wěn)定、恢復(fù)出現(xiàn)褪變、擴(kuò)散的檔案字跡3、對珍貴檔案進(jìn)行去酸和復(fù)制處理技術(shù)修復(fù)考察因素：1、技術(shù)開發(fā)水平2、功能設(shè)計(jì)是否滿足檔案工作的實(shí)際需要3、數(shù)據(jù)庫的設(shè)計(jì)、結(jié)構(gòu)和格式是否符合國家規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)要求4、系統(tǒng)操作和維護(hù)是否方便5、系統(tǒng)的穩(wěn)定性和后續(xù)技術(shù)服務(wù)保障能力6、價格7、與以往建立的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行交換、匯總的一致性和便利性 選擇軟件1、清點(diǎn)核對檔案2、區(qū)分掃描件與非掃描件3、確定大幅面、特殊檔案及其處理方式拆卷處理建立目錄數(shù)據(jù)1、對已有目錄數(shù)據(jù)的，進(jìn)行審核、補(bǔ)充、完善，并導(dǎo)入相應(yīng)數(shù)據(jù)庫2、對沒有目錄數(shù)據(jù)的

27、，通過錄入建立相關(guān)目錄數(shù)據(jù)庫3、根據(jù)需要，打印紙質(zhì)目錄數(shù)字化加工1、準(zhǔn)確設(shè)置技術(shù)參數(shù)，選擇掃描方式2、進(jìn)行批量掃描3、檢查圖像質(zhì)量，糾正錯誤4、對分幅掃描圖像進(jìn)行技術(shù)拼接處理5、對掃描質(zhì)量不合要求的重新掃描建立圖像數(shù)據(jù)1、確保文件目錄與案卷目錄準(zhǔn)確掛接2、確保每件檔案圖像文件與該檔案在數(shù)據(jù)庫中的文件目錄準(zhǔn)確掛接3、確保圖像文件內(nèi)容、數(shù)量和排列順序與檔案原件一致數(shù)據(jù)掛接1、將檔案按原樣還原2、按國家規(guī)范要求裝訂檔案檔案還原裝訂1、圖像與檔案原件排列順序的一致性2、圖像與相關(guān)目錄對應(yīng)的正確性3、大幅圖像拼接的完整性4、掃描范圍掌握的準(zhǔn)確性5、圖像質(zhì)量的清晰度和規(guī)范性6、抽查率不低于10%，合格率不

28、低于98%7、統(tǒng)計(jì)新建和修改目錄的條數(shù)、掃描圖像幅數(shù)數(shù)據(jù)檢查1、對照原目錄清點(diǎn)檔案，檢查是否所有檔案都已還原2、檢查檔案排列順序是否正確3、檢查檔案是否有被損壞現(xiàn)象4、檢查檔案裝訂是否符合國家規(guī)范要求5、100%檢查，所有不合格現(xiàn)象都要重新處理6、統(tǒng)計(jì)新打印目錄的頁數(shù)檔案還原檢查后 處 理1、數(shù)據(jù)檢查合格后，服務(wù)機(jī)構(gòu)按合同規(guī)定方式、格式要求備份數(shù)據(jù)2、實(shí)施單位組織對備份數(shù)據(jù)進(jìn)行檢測，并完善手續(xù)數(shù)據(jù)備份實(shí)施單位和服務(wù)機(jī)構(gòu)雙方按合同規(guī)定的時間、介質(zhì)、格式、方式和套數(shù)要求，交接已驗(yàn)收合格的數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)交接服務(wù)機(jī)構(gòu)移交數(shù)據(jù)后，在檔案部門有關(guān)人員監(jiān)督下，將所有存儲介質(zhì)向?qū)嵤﹩挝灰平淮鎯橘|(zhì)移交驗(yàn)收內(nèi)容：1、完成時限 2、完成數(shù)量 3、完成質(zhì)量（查看數(shù)據(jù)和檔案還原檢查記錄） 4、數(shù)據(jù)交接情況 5、數(shù)據(jù)在利用部門恢復(fù)運(yùn)行情況 6、存儲介質(zhì)移交情況 7、合同規(guī)定的其它要求事項(xiàng)付款依據(jù)：1、圖像抽查驗(yàn)收合格簽字 2、檔案還原驗(yàn)收合格簽字 3、分管領(lǐng)導(dǎo)在總體驗(yàn)收合格后的簽字工程驗(yàn)收及付款 驗(yàn)收付款 條件：數(shù)據(jù)移交一年內(nèi)，實(shí)施單位未發(fā)現(xiàn)問題或公司已及時解決了發(fā)現(xiàn)的問題依據(jù)：1、實(shí)施單位驗(yàn)收合格簽字 2、分管領(lǐng)導(dǎo)簽字給付保證金注：自行組織數(shù)字化加工的可參照上述流程和任務(wù)進(jìn)行23 /