MicrosoftWord制表技巧與靈活應(yīng)用王俊玲(華北油田采油..

1、1microsoft word 制表技巧與靈活應(yīng)用王俊玲（華北油田采油三廠設(shè)計室，河北河間市062450）摘要： 介紹了 word 中文字轉(zhuǎn)換成表格、自動套用格式、標(biāo)題行重復(fù)、自動調(diào)整表格等工具的使用方法，與表格有關(guān)的鼠標(biāo)操作，以及用word 制表功能進(jìn)行排版處理和編輯簡單公式的方法。關(guān)鍵詞：表格；菜單；工具；鍵盤錄入中圖分類號： tp391.12microsoft word 是應(yīng)用十分廣泛的文字處理軟件。用word 繪制表格雖然很容易掌握，但對于比較復(fù)雜的表格，特別是一些具有特殊要求的表格，卻不是一件很容易的事情。因此，許多word 使用者對繪制表格深感無可奈何。另外，還經(jīng)常遇到一些特殊要求

2、的版面編排工作，處理起來費時費力，也是十分令人頭疼的事情。word 制表功能包括許多工具， 除表格與邊框 工具欄或 表格菜單 中的常見部分外，還有一些很實用的工具則被布置在快捷菜單 或鼠標(biāo)操作中，往往被忽略，這是許多word 使用者制表效率低下的原因之一。下面介紹幾點經(jīng)驗，與各位同好共享。1利用文字轉(zhuǎn)換成表格工具提高鍵盤錄入效率為保證順暢流利的鍵盤錄入過程不被頻繁中斷，遇到表格時，可以先錄入表格內(nèi)容，直到鍵盤錄入工作告一段落后，再返回表格處，利用文字轉(zhuǎn)換成表格 工具進(jìn)行初步制表工作。錄入表格內(nèi)容時，單元格之間以使用頻率低的特殊字符分隔，每行完成之后按回車鍵結(jié)束。把表格內(nèi)容轉(zhuǎn)換成表格前，先選擇同

3、一張表格中的全部內(nèi)容，然后在表格菜單 中點擊 文字轉(zhuǎn)換成表格 工具，在對話框的其它字符輸入框中鍵入錄入時所使用的分隔字符，再點擊 確定即可。這樣做還有兩個便利之處，一是繪制表格時不必關(guān)心表格的行列數(shù)，由轉(zhuǎn)換工具自動完成；二是能大量減少單元格的拆分操作，而主要進(jìn)行相對簡捷的單元格合并操作，從而簡化表格修飾加工過程。在默認(rèn)情況下， 文字轉(zhuǎn)換成表格 工具位于 表格菜單 中，為了提高工作效率，可以利用 工具欄自定義 工具，把該工具拖放到 表格與邊框工具欄 中作按鈕使用。方法是鼠標(biāo)指向菜單條或工具欄，點擊右鍵調(diào)出快捷菜單 ，點擊 自定義 工具；或者在 工具菜單 中點擊 自定義 工具；在 xp 版的 wo

4、rd 中，每個工具欄最右邊有一個工具欄選項下拉菜單，也可以調(diào)用 工具欄自定義 工具。當(dāng)工具欄自定義對話框出現(xiàn)后， 點擊表格菜單 在轉(zhuǎn)換組件中選中 文字轉(zhuǎn)換成表格 工具，按住 ctrl 鍵拖放到 表格與邊框工具2欄的適當(dāng)位置釋放即可。注意事項： 鍵盤錄入表格內(nèi)容時，分隔符必須選用表格內(nèi)容中沒有的字符，否則會在轉(zhuǎn)換時生成多余的表格列。默認(rèn)分隔符是制表符，受制表位的影響，同行單元格內(nèi)容之間距離長短不一，經(jīng)常會發(fā)生自動換行現(xiàn)象，直觀性較差?！皘”字符（位于鍵盤字符區(qū)的右上角）使用頻率極低，很適合這一目的，形成習(xí)慣后，可以直接用作分隔符。鍵盤錄入表格內(nèi)容時， 每行的每一個單元格之前和最后一個單元格之后不

5、要使用分隔符，否則會增加多余的表格列。為了盡量保證表格的每行內(nèi)容被錄寫在同一行中，直觀方便地進(jìn)行轉(zhuǎn)換和表格修飾處理，錄入表格內(nèi)容之前宜按ctrl+q 快捷鍵刪除從上一段繼承下來的段落格式，并按ctrl+shift+ 快捷鍵減小字號。在 文字轉(zhuǎn)換成表格 的處理中，word 會根據(jù)用戶選定內(nèi)容自動判斷表格所需的行列數(shù)，其中每個段落標(biāo)記 （回車符）與其前面的內(nèi)容為一個表行，列數(shù)以選定內(nèi)容中包括分隔符最多的一行為準(zhǔn)，生成的表格列數(shù)是該行分隔符數(shù)+1；如果選定內(nèi)容中沒有分隔符，則轉(zhuǎn)換成單列表格。根據(jù)這一原理， 對于原表中每行最后的空單元格可以不必使用分隔符，鍵入該行所有內(nèi)容后按回車鍵換行即可。用文字轉(zhuǎn)換

6、成表格 工具生成表格后，再對照原表合并相應(yīng)的單元格就完成初步制表工作。2表格自動套用格式初步繪制而成的表格，不必急于開始手動修飾處理，word 提供了一個很實用的 表格自動套用格式 工具。具體操作方法是把插入點移動到要處理的表格中，點擊表格菜單中的表格自動套用格式 ，在對話框中選擇合適的表格樣式即可。word 提供了 40 余個內(nèi)置表格樣式，必要時可以修改內(nèi)置表格樣式，使之變?yōu)橛脩糇远x樣式。默認(rèn)情況下，用戶自定義表格樣式會被顯示在格式工具欄 的樣式下拉菜單和 樣式與格式 任務(wù)格窗中，使用起來很更方便。使用時，只要把插入點移動到需要處理的表格中，在樣式下拉菜單或 樣式與格式 任務(wù)格窗中點擊所需

7、的表格樣式即可。說明事項： 套用格式后，用戶還可以對表格的邊框、對齊方式等屬性進(jìn)行手動修飾；對于修改或新建表格樣式，最好更換表格樣式名稱，其基本命名原則是自述性要強，能夠體現(xiàn)樣式的最突出的特征。例如，科技論文多要求使用三線表格，可以用“三線表”作為該樣式的名稱。修改后的表格樣式可以存入通用模板，以便繼續(xù)使用。有關(guān)修改表格樣式的詳細(xì)操作，請參閱word 幫助文檔 文檔基礎(chǔ) 表格中的相關(guān)內(nèi)容。33標(biāo)題行重復(fù)工具的使用有些表格較長，需要占用多個頁面，一般來說，每個頁面最上方都應(yīng)該重復(fù)表頭的標(biāo)題行。用復(fù)制表頭標(biāo)題的辦法可以實現(xiàn)這一效果，但略顯繁瑣，還會給表格計算帶來麻煩。word 為此提供了一個很實用

8、的功能，即標(biāo)題行重復(fù) 。具體操作是， 選擇表頭的一行或多行標(biāo)題行（必須包括表格的第一行），然后點擊單擊 表格菜單 中的 標(biāo)題行重復(fù) 命令即可，再次點擊則取消該功能。說明事項 ：只能在頁面視圖或打印出的文檔中看到重復(fù)的表格標(biāo)題。word 能夠依據(jù)分頁符自動在新的一頁上重復(fù)表格標(biāo)題，如果在表格中插入了手動分頁符，則word 無法重復(fù)表格標(biāo)題。4自動調(diào)整工具word 提供了三個自動調(diào)整表格列寬的工具，一是根據(jù)表格內(nèi)容調(diào)整，每列的寬度以該列內(nèi)容最多的一個單元格所需寬度為準(zhǔn)；二是根據(jù)頁面調(diào)整， 使整張表格的寬度調(diào)整為頁面的頁邊距之間；三是固定列寬。具體操作是，鼠標(biāo)指向需要調(diào)整的表格，點擊右鍵調(diào)出 快捷菜

9、單 ，點擊 自動調(diào)整 ，再選擇合適的自動調(diào)整方式即可。5有關(guān)表格處理的鼠標(biāo)操作在表格區(qū)及其附近區(qū)域緩緩移動鼠標(biāo)時，隨著鼠標(biāo)位置的變化， 鼠標(biāo)指針會顯現(xiàn)出不同的形態(tài)。實際上這是word 提供的一組表格操作功能，其使用方法散見于word 幫助文檔 的有關(guān)章節(jié)中，為方便使用，特列表說明（見下表）。指針形態(tài)顯現(xiàn)位置功能備注表格內(nèi)部移動插入點表格行左側(cè)選定整行按住 ctrl 鍵可以選定不連續(xù)的表格區(qū)域表格列上方選定整列單元格左側(cè)選定單元格豎邊框線上改變豎邊框線兩側(cè)列寬按住 alt 鍵拖動時， 顯示尺寸數(shù)值，并能微量調(diào)整。水平標(biāo)尺格邊距標(biāo)記上改變豎邊框線左側(cè)列寬水平邊框線上改變水平邊框線上方行高垂直標(biāo)尺格

10、邊距標(biāo)記上改變水平邊框線上方行高表格移動控點上移動整張表格按住 ctrl 鍵拖動則復(fù)制整表表格尺寸控點上調(diào)整整張表格大小4說明事項：調(diào)整列寬時，如果被調(diào)整的邊框線位于選定區(qū)域內(nèi)部，則僅改變選定區(qū)域內(nèi)的單元格寬度，表格的其它列寬度不受影響。如果用戶重新設(shè)置了鼠標(biāo)指針，可能指針形態(tài)與本處介紹的不一樣，但出現(xiàn)位置是相同的，功能也不會變化。6制表功能的靈活應(yīng)用word 制表功能可以用于一些簡單的排版處理工作，操作的關(guān)鍵是把不必要的邊框線全部設(shè)置為虛線，排版完畢，關(guān)閉表格與邊框 工具欄上的 顯示虛線 功能，就可以在頁面視圖中看到美觀的頁面布局。這種方法特別適用于制作封面和扉頁。例如，一些項目報告的封面上

11、要求打印項目有關(guān)信息：“項目名稱”、 “項目承擔(dān)單位”、 “項目執(zhí)行期”等，為了整齊美觀，一般要求把“項目名稱”之類的標(biāo)題設(shè)置成同等寬度，并加黑打印，而標(biāo)題后面的具體內(nèi)容則要求帶下劃線，這種每一行具有不同格式設(shè)置的排版要求，用表格處理起來非常方便。具體作法是，繪制三列表格，最左面的一列填寫標(biāo)題，整列設(shè)置為 分散對齊 和加黑；中間一列設(shè)置為一個字的寬度并加黑，填寫“： ”號；最右面的一列填寫具體內(nèi)容，并設(shè)置下邊框線為實線，以代替下劃線。表格的其它邊框線均設(shè)置為虛線即可。word 制表功能還可以用來實現(xiàn)多行并列效果，稍做練習(xí)即可掌握，此處不再細(xì)談。word 制表功能的另一種變通用法是編輯一些比較簡

12、單的數(shù)學(xué)公式。word 提供的公式編輯器功能很強，適用于編輯復(fù)雜公式，用來編輯簡單公式無異于牛刀殺雞。用表格編輯簡單公式，既直觀又方便。主要操作步驟包括：用實線邊框線代替分?jǐn)?shù)線，其它邊框線均設(shè)置為虛線； 把單元格邊距設(shè)置為零，操作方法是移動插入點到表格中，點擊表格菜單 的表格屬性 工具，或鼠標(biāo)指向表格單擊右鍵在快捷菜單 中點擊 表格屬性工具，點擊第一級對話框右下角的選項按鈕調(diào)出二級對話框， 把單元格左右邊距設(shè)置為 0，點擊確定即可； 合并單元格； 設(shè)置合適的單元格垂直對齊方式，以便使“=”號與主分?jǐn)?shù)線對齊； 設(shè)置各單元格的行距為1、行前距為 0，取消“首行縮進(jìn)” 和“與網(wǎng)格對齊”等設(shè)置，以便屏蔽word 的各種自動功能，使頁面布局完全處于用戶控制之下。上述這些工作也可以用前面介紹的新建表格樣式的方法一次做好，儲存在通用模板中以備使用。此外，可以用“ ”號和單元格上邊框線合成一個長根號，方法是繪制兩個同行單元格， 除右邊的單元格上邊框線設(shè)置為實