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1、 企業(yè)印章管理存在的法律風(fēng)險(xiǎn)及應(yīng)對(duì)措施 陳少文【摘要】機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中,經(jīng)常進(jìn)行彼此之間的相互往來和聯(lián)系。印章是一個(gè)機(jī)關(guān)或單位合法存在和職權(quán)的象征物。印章在日常使用管理中存在著一定的法律風(fēng)險(xiǎn)?!娟P(guān)鍵詞】印章管理;法律風(fēng)險(xiǎn);應(yīng)對(duì)措施機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位印章都是合法代表、生效負(fù)責(zé)的憑證。每個(gè)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位的印章或領(lǐng)導(dǎo)人名章都是一種職責(zé)權(quán)力的標(biāo)志。無論是公文、還是一般信件,只有加蓋印章才能產(chǎn)生法律的權(quán)威效用。一般來說,各類機(jī)關(guān)、團(tuán)體、單位印章有以下三個(gè)作用:一是標(biāo)志作用。任何一個(gè)機(jī)關(guān)或單位的印章,都標(biāo)明它的法定名稱,
2、人們可以從印章的印文上清楚看出某個(gè)機(jī)關(guān)或單位的性質(zhì)、級(jí)別和管轄范圍。二是權(quán)威作用。任何一個(gè)機(jī)關(guān)或單位都有一定的職權(quán),都在一定的范圍內(nèi)具有權(quán)威。一些命令、指令都必須加蓋印章后才能發(fā)生效力,也才能服從、遵行、照辦或執(zhí)行。三是憑信作用。任何文件、合同、協(xié)議書及一切證件,只有蓋上印章,才能發(fā)生效力,才能表明某個(gè)機(jī)關(guān)或單位對(duì)此負(fù)有責(zé)任。一般來說,一個(gè)機(jī)關(guān)或單位應(yīng)該只有一種印章,但實(shí)際上卻有各種各樣的印章在使用。按印章的性質(zhì)和作用,大致可分為如下四類:一是公章。是一個(gè)機(jī)關(guān)或單位的正式印章。具有法定的規(guī)格、確定的外形、尺寸和樣式,刊有機(jī)關(guān)或單位的法定名稱,正式代表一個(gè)機(jī)關(guān)或單位的職權(quán),用于公司對(duì)外事務(wù)處理。
3、二是專用章。如財(cái)務(wù)專用章、合同專用章、發(fā)票專用章。專用印章只用于印章上刊明的使用目的,超過這個(gè)范圍就沒有法律效力。專用章不可亂制濫用。三是領(lǐng)導(dǎo)人名章。代表一個(gè)機(jī)關(guān)或單位的領(lǐng)導(dǎo)身份,有些憑證不但要有機(jī)關(guān)或單位的印章,而且要有領(lǐng)導(dǎo)人的名章才能生效。如財(cái)務(wù)預(yù)、決算,銀行支票,合同、協(xié)議書等都需要加蓋領(lǐng)導(dǎo)人名章。這種領(lǐng)導(dǎo)人名章,一般也屬于公文專用章。四是鋼印。一般用在需要粘貼照片的證件上,表示證件與照片相吻合,或者用在各種票據(jù)的連接部位,也表示吻合的意思。鋼印不能獨(dú)立使用,不能用鋼印作為文件、介紹信及其他票據(jù)的有效標(biāo)志。企業(yè)在印章管理方面主要存在以下風(fēng)險(xiǎn):(一)印章刻制的業(yè)務(wù)流程不清晰。沒有審批程序,
4、只要業(yè)務(wù)需要,領(lǐng)導(dǎo)或部門就可隨便刻制印章,刻制后沒有下發(fā)正式啟用文件,沒有明確印章使用范圍和使用時(shí)間。(二)印章刻制不在公安部門指定的單位進(jìn)行。不在公安機(jī)關(guān)備案,隨便找一家單位刻制公章,刻完就用,為以后發(fā)生印章使用風(fēng)險(xiǎn)埋下了隱患。(三)個(gè)別企業(yè)沒有印章管理方面的規(guī)章制度。使用印章未經(jīng)過嚴(yán)格審批。印章管理人員對(duì)使用印章材料不嚴(yán)格審查,更有甚者,在空白介紹信或空白紙張上用印。印章保管者讓印章離開自己的視線或因自己沒時(shí)間讓他人代為蓋章,在沒有監(jiān)管人的情況下允許他人攜帶印章外出。(四)個(gè)別企業(yè)沒有統(tǒng)一的印章使用臺(tái)賬。對(duì)領(lǐng)導(dǎo)在材料上簽字直接上報(bào)的文件沒有登記用印事項(xiàng)和用印人,以后涉及此類文件的問題無法追
5、溯,形成法律風(fēng)險(xiǎn)。(五)個(gè)別企業(yè)印章保管制度不健全。未設(shè)專人保管,印章丟失或被盜后不及時(shí)報(bào)告,不及時(shí)報(bào)案,也不主動(dòng)在報(bào)紙上發(fā)布公告聲明作廢,從而留下了潛在的用印風(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)印章規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)需要采取的措施:(一)首先建立日常保管制度。指定印章歸口管理部門,明確企業(yè)各部門印章管理職責(zé),明晰印章刻制、使用的業(yè)務(wù)流程,做到有規(guī)可依、有章可循。(二)建立崗位法律風(fēng)險(xiǎn)防控體系。印章管理崗位人員要簽訂法律風(fēng)險(xiǎn)崗位承諾書,明確印章管理崗位的法律風(fēng)險(xiǎn)防控職責(zé);同時(shí),要加強(qiáng)對(duì)印章管理崗位人員法律風(fēng)險(xiǎn)防范的教育,使其認(rèn)識(shí)到印章對(duì)企業(yè)管理的重要意義,不斷提高印章管理的技能和法律風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)。(三)建立統(tǒng)一的印章使用臺(tái)賬,制
6、定印章使用申請(qǐng)表。申請(qǐng)使用印章的部門必須按印章管理規(guī)定履行審批程序,經(jīng)過企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,印章使用部門應(yīng)填寫統(tǒng)一的用印登記表,企業(yè)文書人員對(duì)用印文件認(rèn)真審查,審核與申請(qǐng)用印內(nèi)容、用印次數(shù)是否一致,然后才能在相關(guān)文件上用印。用印時(shí)必須由印章保管人員親自用印,不能讓他人代為用印,同時(shí)不能讓印章離開印章保管人員的視線。(四)印章保管人員必須加強(qiáng)對(duì)印章的保管。未經(jīng)企業(yè)主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),不允許將印章攜帶外出,特殊情況下需攜帶外出時(shí),必須指定監(jiān)印人隨同。印章遺失必須在第一時(shí)間向公安機(jī)關(guān)報(bào)案,并取得報(bào)案證明,同時(shí)在當(dāng)?shù)鼗蝽?xiàng)目所在地報(bào)紙上刊登遺失聲明。(五)禁止在空白介紹信、空白紙張、空白單據(jù)等空白
7、文件上蓋公章。如遇特殊情況時(shí),必須經(jīng)企業(yè)負(fù)責(zé)人同意,而且公章使用人應(yīng)在公章使用登記表上寫明文件份數(shù),在文件內(nèi)容實(shí)施后,應(yīng)再次進(jìn)行核準(zhǔn)登記。公章使用人因故不再使用預(yù)先蓋章的空白文件、資料時(shí),應(yīng)將文件、資料退回行政部(或辦公室),辦理登記手續(xù)。在使用預(yù)先蓋章的空白文件、資料過程中,公章使用人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的工作責(zé)任。(六)企業(yè)必須定期檢查印章使用情況。企業(yè)印章管理部門應(yīng)按照印章管理規(guī)定組織法律、監(jiān)察等部門對(duì)所屬單位印章使用情況進(jìn)行檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取相應(yīng)措施。(七)企業(yè)必須及時(shí)收繳作廢印章。所屬部門發(fā)生變更或被撤銷后,印章管理部門必須收繳部門印章,并按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行存檔。(八)企業(yè)在遇到仿冒本單位印章時(shí)要馬上解決。企業(yè)印章管理部門要及時(shí)將有關(guān)情況通報(bào)法律管理部門,由法律管
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