會(huì)務(wù)管理常用表格

1、會(huì)務(wù)管理常用表格會(huì)務(wù)管理常用表格為實(shí)現(xiàn)對(duì)公司各類(lèi)會(huì)議進(jìn)行有序的組織于管理，確保會(huì)議召開(kāi)的質(zhì)量和效率，特制定本細(xì)則。 一、會(huì)前準(zhǔn)備編R事項(xiàng)負(fù)責(zé)人（部門(mén)）審核審批細(xì)則及節(jié)點(diǎn)1會(huì)議計(jì)劃 申報(bào)發(fā)起部門(mén)部門(mén) 經(jīng)理常務(wù)副 總經(jīng)理1 .發(fā)起部門(mén)填寫(xiě)會(huì)議計(jì)劃申請(qǐng)表；2 .確定會(huì)議主題、會(huì)議目標(biāo)和應(yīng)達(dá)成的結(jié)果、人員、時(shí)間 及地點(diǎn)要求等3 .如有需要，可召升專(zhuān)門(mén)會(huì)議4 .需提前20天制#2會(huì)議場(chǎng)所 的選定行政部部門(mén) 經(jīng)理常務(wù)副 總經(jīng)理1 .會(huì)前10個(gè)工作日確定2 .了解場(chǎng)地情況（外部環(huán)境、內(nèi)部設(shè)施、住宿、娛樂(lè)、餐 飲等）3 .費(fèi)用比較3確定會(huì)議 議程發(fā)起部門(mén)部門(mén) 經(jīng)理常務(wù)副 總經(jīng)理1 .發(fā)起部門(mén)填寫(xiě)會(huì)議議程安排表

2、2 .需提前8個(gè)工作日提交行政部4發(fā)會(huì)議通 知行政部部門(mén) 經(jīng)理常務(wù)副 總經(jīng)理1 .應(yīng)注明會(huì)議的時(shí)間，地點(diǎn)，主持人，議程，會(huì)議的注意 事項(xiàng)（包括著裝要求，內(nèi)容保管要求，公議文件的要求， 請(qǐng)假的要求，會(huì)議的紀(jì)律等）及路線圖2 .需提前7個(gè)工作日公布5申報(bào)會(huì)議 預(yù)算行政部常務(wù) 副總 經(jīng)理總經(jīng)理1 .依據(jù)會(huì)議的長(zhǎng)短及要求確認(rèn)，費(fèi)用明細(xì)包括：會(huì)議室費(fèi)用，住宿費(fèi)用，餐飲費(fèi)用，娛樂(lè)費(fèi)用，食品費(fèi)，交通費(fèi)， 相關(guān)費(fèi)用，/、可預(yù)見(jiàn)費(fèi)等，填寫(xiě)會(huì)議費(fèi)用預(yù)算表。2 .需提前4個(gè)工作日完成6參會(huì)人員 確認(rèn)行政部部門(mén) 經(jīng)理常務(wù)副 總經(jīng)理1 .會(huì)同發(fā)起部門(mén)確認(rèn)人員有無(wú)變動(dòng)2 .確認(rèn)住宿、交通、娛樂(lè)情況3 .會(huì)前3個(gè)工作日完成

3、7預(yù)定行政部部門(mén) 經(jīng)理1 .根據(jù)征詢結(jié)果，預(yù)定會(huì)議室、房間、餐飲、娛樂(lè)2 .會(huì)前3個(gè)工作日完成8設(shè)備準(zhǔn)備行政部部門(mén) 經(jīng)理詳見(jiàn)設(shè)備準(zhǔn)備清單9車(chē)輛安排行政部部門(mén) 經(jīng)理1 .根據(jù)人數(shù)確定車(chē)輛， 要求是正規(guī)出租公司， 并有備用方 案。2 .根據(jù)會(huì)議人員情況，確定路線3 .至少配兩臺(tái)小車(chē)服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)，一臺(tái)小車(chē)為會(huì)務(wù)組用車(chē)10發(fā)會(huì)務(wù)通 知行政部常務(wù) 副總 經(jīng)理總經(jīng)理1 .在所發(fā)會(huì)議通知的基礎(chǔ)上，結(jié)合已確定的參會(huì)及預(yù)定 情況，公布所有安排。應(yīng)包括時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、議程、 房間安排、就餐安排、車(chē)輛安排、活動(dòng)安排、會(huì)務(wù)組聯(lián)系 方法及房間、會(huì)議注意事項(xiàng)及會(huì)址路線圖2 .會(huì)前3天發(fā)給與會(huì)者11歡迎牌、橫幅、制作行政部

4、部門(mén) 經(jīng)理1 .根據(jù)實(shí)際情況制作2 .為議程應(yīng)包括會(huì)議時(shí)間，內(nèi)容，匯報(bào)人。3 .會(huì)前1天完成12會(huì)議文件 準(zhǔn)備行政部部門(mén) 經(jīng)理常務(wù)副 總經(jīng)理1 .會(huì)同發(fā)起部門(mén)打印文件2 .會(huì)前2天完成13準(zhǔn)備會(huì)議 及人員安 排行政部部門(mén) 主管1 .就會(huì)議準(zhǔn)備情況進(jìn)行通報(bào)2 .兩大以上的會(huì)議，至少安排三個(gè)行政人員服務(wù)3 .會(huì)前1天完成14食品的采 買(mǎi)行政部部門(mén) 主管依據(jù)會(huì)議的長(zhǎng)短，采購(gòu)相應(yīng)的水果、干果及小點(diǎn)心、瓶裝 水15會(huì)場(chǎng)布置行政部部門(mén) 主管1 .所有會(huì)議所需用品需在會(huì)前2小時(shí)運(yùn)到會(huì)場(chǎng)2 .會(huì)議室所需用品（投影儀，膠投，幕布，白板，激光筆） 需在會(huì)前1小時(shí)擺放并調(diào)試完畢3 .所用水果、干果及點(diǎn)心交由服務(wù)人員

5、清洗并在會(huì)前30分鐘擺放完畢4 .會(huì)議室的燈光、音響、空調(diào)等設(shè)備要求在會(huì)前30分鐘準(zhǔn)備并調(diào)試完畢5 .擺放指路牌，指明會(huì)議室及會(huì)務(wù)組的地點(diǎn)。6 .臺(tái)卡、文件于會(huì)前 30分鐘放置7 .通知匯報(bào)人員于會(huì)前 5分鐘就座并準(zhǔn)備好匯報(bào)資料8 .茶水需在會(huì)前10分鐘開(kāi)始沖泡、會(huì)中工作編R事項(xiàng)負(fù)責(zé)人（部門(mén)）檢查審批細(xì)則及節(jié)點(diǎn)1會(huì)議室 保障行政部 專(zhuān)人部門(mén) 主管1 .引導(dǎo)座位，簽到2 .會(huì)議的全程要件-名會(huì)務(wù)人員留在會(huì)議室，保障會(huì)議 的服務(wù)，做好攝像、錄像工作，每次匯報(bào)開(kāi)始時(shí)，要隨時(shí) 關(guān)注設(shè)備、燈光、室溫、音響等情況3 .協(xié)助匯報(bào)人員做好匯報(bào)文件的調(diào)試及資料分發(fā)工作4 .及時(shí)了解會(huì)議的進(jìn)展情況并及時(shí)通知外部會(huì)

6、務(wù)人員做 好日程安排的調(diào)整工作2用餐保障行政部部門(mén) 經(jīng)理常務(wù)副 總經(jīng)理1 .結(jié)合會(huì)議的進(jìn)程和人數(shù)，通知餐廳飯菜的準(zhǔn)備情況（人 數(shù)）及用餐時(shí)間2 .如所午有會(huì)議議程，午餐應(yīng)安排為工作快餐3 .做好就餐座位安排，合理搭配，做好人盯人服務(wù)4 .酒水準(zhǔn)備到位5 .晚餐時(shí)通知第二天行程3住宿保障行政部部門(mén) 經(jīng)理常務(wù)副 總經(jīng)理1 .提前獲得房間鑰匙，并分發(fā)給與會(huì)人員2 .晚上與總臺(tái)設(shè)定較早時(shí)間，并提醒早餐3 .會(huì)議結(jié)束當(dāng)天12點(diǎn)前，收齊房間鑰匙4娛樂(lè)保障行政部部門(mén) 經(jīng)理常務(wù)副 總經(jīng)理1 .了解領(lǐng)導(dǎo)的需求，安排人員做好服務(wù)2 .準(zhǔn)備好撲克、麻將牌等娛樂(lè)設(shè)施3 .準(zhǔn)備室外活動(dòng)5會(huì)議紀(jì)要發(fā)起部門(mén)部門(mén) 經(jīng)理1.發(fā)

7、起部門(mén)派專(zhuān)人最好會(huì)議紀(jì)要，與會(huì)后兩天發(fā)給與會(huì)者2 / 10會(huì)務(wù)管理常用表格三、會(huì)后工作編R事項(xiàng)負(fù)責(zé)人（部門(mén)）檢查審批細(xì)則及節(jié)點(diǎn)1退房行政部 專(zhuān)人部門(mén) 主管1 .會(huì)議結(jié)束當(dāng)天12點(diǎn)前收齊鑰匙2 .仔細(xì)檢查一遍房間，看是否遺漏物品3 .確認(rèn)所有會(huì)議項(xiàng)目均以結(jié)束后，結(jié)帳并開(kāi)具發(fā)票2車(chē)輛安排行政部部門(mén) 經(jīng)理1 .優(yōu)先安排領(lǐng)導(dǎo)用車(chē)2 .會(huì)務(wù)組用車(chē)3 .與會(huì)人員用車(chē)3設(shè)備整理行政部 專(zhuān)人部門(mén) 主管1 .送走所有參會(huì)人員后，進(jìn)行設(shè)備的收拾和整理工作2 .專(zhuān)人檢查一遍，有"后否遺漏3 .歸還設(shè)備4費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)行政部常務(wù) 副總 經(jīng)理總經(jīng)理在會(huì)后三天內(nèi)進(jìn)行費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)，并附此次會(huì)議的費(fèi)用清單5會(huì)務(wù)總結(jié)行政部部門(mén)

8、 經(jīng)理常務(wù)副 總經(jīng)理會(huì)后三天內(nèi)進(jìn)行會(huì)務(wù)總結(jié)，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，吸取教訓(xùn)四、注意事項(xiàng)會(huì)議所需儀器應(yīng)有備份；對(duì)所借用品應(yīng)在出發(fā)前進(jìn)行檢測(cè)與調(diào)試。會(huì)務(wù)人員要攜帶至少 5份會(huì)務(wù)通知，以備查詢。會(huì)務(wù)組房間應(yīng)選擇與會(huì)場(chǎng)距離較近的房間，而每次會(huì)議的房間應(yīng)較為固定。會(huì)議期間如發(fā)生緊急情況，會(huì)務(wù)人員要沉著冷靜，及時(shí)檢查可能導(dǎo)致的原因并盡快解決。申請(qǐng)部門(mén)申請(qǐng)時(shí)間會(huì)議主題會(huì)議目標(biāo)參會(huì)人員會(huì)議時(shí)間會(huì)議地點(diǎn)會(huì)議設(shè)備需求會(huì)議室要求住宿要求用餐及酒水要求娛樂(lè)要求其他需配合事宜部門(mén)經(jīng)理意見(jiàn)行政部意見(jiàn)常務(wù)副總經(jīng)理意見(jiàn)總經(jīng)理意見(jiàn)附表2:會(huì)議地點(diǎn)比較表4 / 10會(huì)務(wù)管理常用表格酒店 名稱(chēng)地點(diǎn)簡(jiǎn)介外部 環(huán)境內(nèi)部 設(shè)施費(fèi)用情況會(huì)議住宿用餐娛樂(lè)會(huì)議議程會(huì)議時(shí)間： 會(huì)議地點(diǎn)：年月日參會(huì)人員：程序內(nèi)容發(fā)言人12345678910部門(mén)經(jīng)理 意見(jiàn)行政部意見(jiàn)常務(wù)副總經(jīng) 理意見(jiàn)總經(jīng)理意見(jiàn)附表4:會(huì)議通知單6 / 10會(huì)務(wù)管理常用表格附表5:會(huì)議費(fèi)用預(yù)算表7 / 10通知日期:接收部門(mén): 發(fā)文部門(mén)：聯(lián)系人:會(huì)議名稱(chēng):會(huì)議時(shí)間： 會(huì)議地點(diǎn)： 參會(huì)人員: 會(huì)議注意事項(xiàng):1、2、行政部聯(lián)系人:聯(lián)系方式：通知回執(zhí)會(huì)議通知已收到，內(nèi)容已詳細(xì)了解,不能參加。謝謝!會(huì)務(wù)管理常用表格事項(xiàng)單位數(shù)量單價(jià)合計(jì)備注會(huì)議費(fèi)住