信息時(shí)代檔案管理工作面臨的問(wèn)題及對(duì)策_(dá)1

1、    信息時(shí)代檔案管理工作面臨的問(wèn)題及對(duì)策    張榮摘 要：檔案作為人們參與社會(huì)活動(dòng)所形成的原始記錄，在當(dāng)前社會(huì)條件下發(fā)揮著無(wú)可替代的作用。在當(dāng)前的社會(huì)環(huán)境下，紙質(zhì)檔案依舊發(fā)揮著重要的作用，但伴隨著科技的發(fā)展，有必要對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案通過(guò)現(xiàn)代科技實(shí)施更高效的管理方式，電子檔案可以省去紙質(zhì)檔案的運(yùn)輸，無(wú)須考慮紙質(zhì)檔案保存的物理?xiàng)l件，以數(shù)據(jù)的形式對(duì)人力資源和社會(huì)保障進(jìn)行監(jiān)測(cè)和管控。提升檔案管理工作的效率和質(zhì)量可以適應(yīng)科技帶來(lái)的社會(huì)變革，更好地切合人們的實(shí)際需求，加快信息化建設(shè)的腳步。但目前檔案的信息化依舊面臨較多的困難，無(wú)法實(shí)施從紙質(zhì)檔案到電子檔案的大跨越

2、，因此本文針對(duì)目前檔案信息化過(guò)程中存在的問(wèn)題，提供了一些參考和建議。關(guān)鍵詞：信息時(shí)代 檔案管理 信息化 問(wèn)題 對(duì)策：g27：a：1003-9082（2020）06-00-01一、檔案管理工作信息化的重要性1.更好地實(shí)現(xiàn)檔案的保存和轉(zhuǎn)交現(xiàn)代化檔案管理可以提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，降低檔案管理和保存難度。紙質(zhì)檔案在保存時(shí)對(duì)于場(chǎng)地以及周?chē)目諝猸h(huán)境有較高的要求，同時(shí)單位之間檔案的交接也容易造成檔案的遺失和損毀，如果實(shí)現(xiàn)了檔案管理工作的信息化，可以將檔案信息錄入計(jì)算機(jī)，在計(jì)算機(jī)端進(jìn)行編輯和保存，檔案的交接也可以通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行傳輸，從而更好地保護(hù)檔案。2.提升檔案管理工作的效率伴隨工作的進(jìn)展和社會(huì)的

3、發(fā)展，檔案的內(nèi)容越來(lái)越全面，數(shù)量也隨著機(jī)構(gòu)、組織以及人員數(shù)量的增長(zhǎng)、時(shí)間的推移而增加，這也給檔案的管理工作帶來(lái)了更多的困難。同時(shí)鑒于檔案對(duì)于組織和個(gè)人的重要作用，檔案管理工作也需要極高的專(zhuān)業(yè)性和安全性。傳統(tǒng)的檔案管理工作花費(fèi)大量時(shí)間在檔案的搜索、登記、運(yùn)輸上，不同組織采用的檔案的格式和要求也不盡相同。一旦采用電子檔案可以更好地將檔案的格式進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化，同時(shí)簡(jiǎn)化檔案的處理過(guò)程，極大地提高了檔案管理工作的效率3.檔案管理工作信息化是未來(lái)趨勢(shì)由于工作效率以及環(huán)境保護(hù)等方面的需求，現(xiàn)代社會(huì)更加推崇無(wú)紙化辦公。檔案管理工作的信息化也順應(yīng)了這一趨勢(shì)。它充分開(kāi)發(fā)了社會(huì)物質(zhì)資源的潛力，簡(jiǎn)化了檔案管理工作的內(nèi)容、

4、優(yōu)化了管理的方式。二、信息時(shí)代檔案管理工作面臨的問(wèn)題1.檔案管理軟件的一致性由于現(xiàn)代社會(huì)的不斷進(jìn)步以及人們對(duì)檔案的重視，現(xiàn)有的檔案管理軟件大多已經(jīng)足夠滿足日常需要。但是由于檔案管理工作沒(méi)有統(tǒng)一的管理部門(mén)以及機(jī)構(gòu)，因此檔案管理工作的規(guī)范化也就成了問(wèn)題。目前檔案管理工作呈現(xiàn)出部門(mén)差異化、行業(yè)差異化、地域差異化的特點(diǎn)。各個(gè)組織和部門(mén)可能存在自行研發(fā)的檔案管理軟件，但是部門(mén)與部門(mén)之間、行業(yè)與行業(yè)之間、甚至不同地域之間的檔案管理軟件都不盡相同，無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案的協(xié)調(diào)共通，這大大阻礙了檔案信息化的進(jìn)程。2.檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化程度不高檔案由于需要在不同的組織間進(jìn)行轉(zhuǎn)交，因此采用統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行檔案的編輯和保

5、存就十分重要。但是在當(dāng)前的社會(huì)背景下，國(guó)家缺乏統(tǒng)一的檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)檔案的格式、內(nèi)容、形式進(jìn)行規(guī)定。因此檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化程度也就不高。這也導(dǎo)致檔案管理工作暫時(shí)還無(wú)法滿足大范圍的信息資源共享需求。要想在全國(guó)范圍內(nèi)推行統(tǒng)一的檔案格式，需要從政府的角度進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范，這也是檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化過(guò)程中不可避免的。3.檔案的安全性和保密性有待加強(qiáng)紙質(zhì)檔案由于其物理屬性，不便于修改和運(yùn)輸，而且不會(huì)由于誤操作等原因被丟失，因此可以更好地進(jìn)行管理和監(jiān)督。目前一些機(jī)要文件還是要通過(guò)紙質(zhì)檔案進(jìn)行存檔。電子檔案雖然具備便于編輯、轉(zhuǎn)交方便的特點(diǎn)，但是由于其載體的特殊性，容易被人為地進(jìn)行更改和復(fù)制，這也造成了檔案的安全性

6、不高，保密性較差?，F(xiàn)代社會(huì)是建立在互聯(lián)網(wǎng)基礎(chǔ)之上的，檔案的信息化過(guò)程同樣離不開(kāi)互聯(lián)網(wǎng)，如果想更方便地在組織之間傳遞檔案則必須通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)這個(gè)媒介，這也就給不法分子提供了機(jī)會(huì)，他們可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)原始檔案進(jìn)行篡改和竊取，而提高組織網(wǎng)絡(luò)安全的成本又較高。一旦遇到檔案管理系統(tǒng)的崩潰、網(wǎng)絡(luò)攻擊、以及病毒傳播時(shí)，檔案的安全性就無(wú)法進(jìn)行保障。因此目前電子檔案還應(yīng)用在一些檔案內(nèi)容重要性相對(duì)較低的領(lǐng)域，一些機(jī)要文件尤其是涉及行業(yè)機(jī)密甚至國(guó)家安全的文件還需要通過(guò)紙質(zhì)檔案進(jìn)行留檔和管理。4.檔案管理人員素質(zhì)以及數(shù)量的要求傳統(tǒng)的檔案管理對(duì)于人員的工作素質(zhì)沒(méi)有較高的要求，但信息化檔案管理工作則對(duì)檔案管理人員的工作能力

7、提出了更高的需求，雖然檔案管理軟件簡(jiǎn)化了檔案管理工作中一些冗余的步驟，但是還是需要管理人員來(lái)進(jìn)行操作，而且對(duì)工作人員的計(jì)算機(jī)使用能力的要求也大大提高。因此在信息時(shí)代的大背景下，各檔案管理部門(mén)應(yīng)該招收、培養(yǎng)檔案管理和計(jì)算機(jī)技術(shù)能力兼?zhèn)涞膹?fù)合型人才，尤其是檔案安全方面應(yīng)該投入更多成本，從而保障檔案信息化的順利實(shí)施。此外，基于檔案安全性的考慮，在重要領(lǐng)域和部門(mén)還應(yīng)該全面考慮檔案管理人員的思想品德，避免檔案信息的泄露。三、信息時(shí)代檔案管理工作中問(wèn)題的解決對(duì)策1.加快檔案資源的信息化進(jìn)程在信息時(shí)代，除了檔案的基礎(chǔ)編輯保存操作以外，最重要的還是電子檔案的共享，這樣才能最大化地發(fā)揮檔案應(yīng)有的作用。因此在信息

8、時(shí)代想要加快檔案資源的信息化過(guò)程，必須培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)的檔案管理人才，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案到電子檔案的轉(zhuǎn)化，使用同一或格式可以兼容的檔案管理軟件對(duì)電子檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理。這樣有利于舊檔案的保存，同時(shí)可以通過(guò)計(jì)算機(jī)更方便地進(jìn)行檔案的操作和管理。同時(shí)由于檔案載體的改變，可以對(duì)方案的內(nèi)容進(jìn)行多元化的豐富，在傳統(tǒng)的文字記錄基礎(chǔ)之上，同時(shí)附加圖片、視頻、音頻等文件來(lái)豐富檔案的內(nèi)容和深度。其次，互聯(lián)網(wǎng)的存在消除了地域物理限制，檔案的傳輸可以借由互聯(lián)網(wǎng)短時(shí)高效地實(shí)現(xiàn)。信息化時(shí)代檔案管理主要是通過(guò)數(shù)據(jù)的操作實(shí)現(xiàn)，因此檔案管理其實(shí)本質(zhì)上也是數(shù)據(jù)的管理，檔案管理系統(tǒng)本質(zhì)上也就是數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)。在建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)候、規(guī)定檔案格式時(shí)候應(yīng)具

9、備一定的前瞻性，充分考慮檔案未來(lái)的發(fā)展需要，在數(shù)據(jù)庫(kù)建成后加強(qiáng)維護(hù)工作，從而保證數(shù)據(jù)的安全性和完整性。2.建立完善的檔案信息安全保證系統(tǒng)檔案在我國(guó)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展、政治建設(shè)等方面都發(fā)揮著十分重要的作用，伴隨著檔案的信息化，檔案的信息安全問(wèn)題也亟待解決。檔案信息安全問(wèn)題主要包括兩個(gè)方面，首先是檔案的存儲(chǔ)安全，其次是檔案的使用安全。現(xiàn)代社會(huì)充滿機(jī)遇的同時(shí)也充滿競(jìng)爭(zhēng)，信息在現(xiàn)代社會(huì)中發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用，檔案安全的重要性也就不言而喻，為了保證檔案信息安全，應(yīng)該建立起完善的網(wǎng)絡(luò)防御體系，防范黑客的網(wǎng)絡(luò)攻擊，同時(shí)在信息使用時(shí)防止信息泄露，可以將物理手段和信息手段同時(shí)使用來(lái)保證檔案信息安全。3.培養(yǎng)大量?jī)?yōu)質(zhì)的

10、檔案管理人才信息時(shí)代檔案管理工作雖然由于檔案管理系統(tǒng)的存在大量簡(jiǎn)化了管理工作，但是對(duì)于檔案原理人員的需求依舊存在，同時(shí)在檔案管理能力的基礎(chǔ)上，對(duì)于信息化技術(shù)也就是計(jì)算機(jī)操作技術(shù)提出了更高的要求，同時(shí)為了保障檔案的信息安全，檔案管理人員除了專(zhuān)業(yè)知識(shí)還需要具備一定的責(zé)任感和政治鑒別能力，以此推動(dòng)檔案管理工作在信息時(shí)代背景下的發(fā)展。結(jié)語(yǔ)在信息時(shí)代，檔案實(shí)現(xiàn)從紙質(zhì)到數(shù)據(jù)載體的轉(zhuǎn)換，以及檔案管理工作從傳統(tǒng)管理模式到信息管理模式的轉(zhuǎn)變是一個(gè)較為困難但是又必須進(jìn)行的歷史進(jìn)程，一個(gè)便捷、高效、安全的人力資源和社會(huì)保障監(jiān)測(cè)系統(tǒng)對(duì)于人力資源和社會(huì)保障檔案的管理具有劃時(shí)代的意義。因此我們必須在這方面投入更多的精力，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化進(jìn)程。參考文獻(xiàn)1李滿.信息時(shí)代文書(shū)檔案管理工作面臨的問(wèn)題與對(duì)策j.科技風(fēng)，2020，（05）：105.2任富霞.信息時(shí)代檔案管理工作面臨的問(wèn)題及對(duì)策j.辦公室業(yè)務(wù)，2020，（02）：117-