阿里巴巴網(wǎng)絡(luò)采購新模式操作手冊

1、 <集團(tuán)物資網(wǎng)絡(luò)競價采購>操作手冊 中鐵十七局集團(tuán)有限公司2016年1月目 錄1、新模式運(yùn)行概況32、賬號注冊及認(rèn)證53、子賬號權(quán)限設(shè)置214、發(fā)布詢價信息265、選擇供應(yīng)商316、下單操作327、提取付款單338、付款操作369、發(fā)票的收取4210、確認(rèn)收貨及售后事宜4311、邀約既有供應(yīng)商45附件一：471、新模式運(yùn)行概況1.1手冊目的應(yīng)集團(tuán)公司傳真電報16-5號文件要求，網(wǎng)絡(luò)競價采購模式進(jìn)行了相應(yīng)調(diào)整，于2016年2月1日起實(shí)施。本手冊旨在明確新模式下的集團(tuán)物資網(wǎng)絡(luò)競價采購的使用者,指導(dǎo)使用者正確地、有效地來使用這些功能，規(guī)范新模式下的網(wǎng)絡(luò)采購業(yè)務(wù)流程。1.2手冊范圍本手冊的

2、使用范圍是中鐵十七局集團(tuán)有限公司。1.3.新模式流程簡述網(wǎng)絡(luò)競價采購新模式流程：項(xiàng)目部發(fā)布詢價單，待報價完畢后填寫網(wǎng)絡(luò)競價采購付款申請書并提交子分公司審核，子分公司審核無誤后在阿里巴巴平臺下單，同時項(xiàng)目部根據(jù)審批通過的網(wǎng)絡(luò)競價采購申請單在財務(wù)共享系統(tǒng)上提交付款單。共享中心審核通過后，子分公司財務(wù)部根據(jù)財務(wù)共享系統(tǒng)的付款通知書在阿里巴巴平臺和網(wǎng)銀頁面制單付款，項(xiàng)目財務(wù)部在網(wǎng)銀頁面復(fù)核后，該筆訂單支付完畢。待項(xiàng)目部收到貨物后，對貨物和發(fā)票進(jìn)行驗(yàn)收，合格的請子分公司物資部在阿里巴巴平臺確認(rèn)收貨，不合格的請子分公司物資部在阿里巴巴平臺做售后處理。中鐵十七局網(wǎng)絡(luò)競價采購新模式流程圖2、賬號注冊及認(rèn)證由子

3、（分）公司物資部在阿里巴巴平臺注冊，具備對各項(xiàng)目部的網(wǎng)上競價、成交、到貨、支付、確認(rèn)付款等信息的監(jiān)督、操作功能。子（分）公司賬號是獨(dú)立的阿里巴巴企業(yè)賬號，需綁定企業(yè)支付寶，具有最高權(quán)限,。子（分）公司阿里巴巴賬號申請好之后需將賬號及密碼報電子商務(wù)中心備案。2.1阿里巴巴賬號的注冊及認(rèn)證2.1.1阿里巴巴賬號的注冊1) 點(diǎn)擊阿里巴巴首頁（）頂部的【免費(fèi)注冊】。2) 跳轉(zhuǎn)到注冊頁面，填寫注冊信息，點(diǎn)擊【同意條款并注冊】。注意：會員賬號是作為子（分）公司后期采購后臺的管理賬號使用，會員名注冊支持字母、數(shù)字、漢字，建議使用公司全稱注冊為會員登錄名。2.1.2阿里巴巴賬戶認(rèn)證1) 登錄1688首頁后，點(diǎn)

4、擊右上角【我的阿里】進(jìn)入用戶信息界面，然后點(diǎn)擊【公司未認(rèn)證】，進(jìn)入認(rèn)證界面。2) 進(jìn)入認(rèn)證界面后，根據(jù)自身需求選擇認(rèn)證類目。3) 點(diǎn)擊進(jìn)入企業(yè)名稱認(rèn)證界面，填寫相關(guān)信息。4) 完成信息提交，等待阿里巴巴向?qū)~號打款。5) 查詢到對公賬號打款金額并輸入，完成認(rèn)證2.2支付寶賬戶的注冊及認(rèn)證2.2.1支付寶賬戶的注冊1) 輸入網(wǎng)址，點(diǎn)擊【免費(fèi)注冊】2) 點(diǎn)擊【企業(yè)賬戶】，填入電子郵箱和驗(yàn)證碼（企業(yè)賬戶只能郵箱注冊），點(diǎn)擊【下一步】3) 點(diǎn)擊【立即查收郵件】，進(jìn)入郵箱4) 在郵箱中會收到一封激活支付寶賬戶的郵件，點(diǎn)擊【請激活您的支付寶賬戶】5) 點(diǎn)擊【繼續(xù)注冊】6) 填寫相關(guān)信息，點(diǎn)擊【確定】7)

5、 申請公司類型的支付寶賬戶，需進(jìn)行支付寶實(shí)名認(rèn)證，點(diǎn)擊【立即申請】。如果您還沒有準(zhǔn)備好公司認(rèn)證的相關(guān)資料，走到這一步說明您的支付寶賬戶已經(jīng)注冊成功，可以登錄支付寶賬戶，進(jìn)行網(wǎng)上購物的操作。2.2.2支付寶認(rèn)證1) 打開 ，登錄支付寶賬戶，點(diǎn)擊【立即點(diǎn)此申請】。2) 點(diǎn)擊【立即申請】。3) 在法定代表人或代理人這一列，選擇【立即申請】4) 填寫企業(yè)基本信息，上傳營業(yè)執(zhí)照5) 填寫對公銀行賬戶信息6) 填寫法人或代理人信息，上傳法人（或代理人）證件圖片；（注：手機(jī)號碼僅支持11位數(shù)字，且以13/14/15/18開頭）7) 等待認(rèn)證（審核營業(yè)執(zhí)照、代理人身份證圖片、法人證件圖片，時間為2天

6、）8) 審核成功，等待銀行卡給公司對公銀行賬戶打款9) 確認(rèn)銀行打款金額注意：此打款賬號作為該子（分）公司下所有項(xiàng)目部在財務(wù)共享系統(tǒng)付款單的供應(yīng)商收款賬號，請妥善記錄。10) 認(rèn)證成功。11) 若法人或代理人身份信息未通過審核，可以重新輸入法人或代理人信息或者提交證件人工審核。2.3綁定支付寶1) 在【我的阿里】中找到并進(jìn)入【賬號管理】應(yīng)用，點(diǎn)擊【交易資料管理】，在【已有支付寶賬戶】的欄目下，勾選【已閱讀并同意支付寶綁定協(xié)議】后，再點(diǎn)擊【登錄支付寶賬戶】按鈕。2) 點(diǎn)擊【確認(rèn)此協(xié)議，開始綁定支付寶】3) 輸入支付寶賬戶和密碼，登錄支付寶4) 最終完成綁定的狀態(tài)界面如下3、子賬號權(quán)限設(shè)置3.1項(xiàng)

7、目子賬號項(xiàng)目經(jīng)理部向子（分）公司申請使用分配賬號并進(jìn)行登錄。該賬號具備發(fā)布詢價、顯示各廠家報價、付款的功能，不具備下單、確認(rèn)付款功能。3.2設(shè)置子賬號權(quán)限1) 由于新注冊的子（分）公司賬號不是誠信通用戶，也不是名企賬號，此時需要與阿里巴巴客服取得聯(lián)系，開通子賬號權(quán)限。2) 登錄系統(tǒng)后，點(diǎn)擊【我的阿里】-【服務(wù)】-【子賬號管理】。找不到這一服務(wù)的話點(diǎn)擊【我的服務(wù)】左上角的【編輯】，添加【子賬號管理】功能到常用服務(wù)里。3) 子賬號管理界面如圖所示。登錄此頁面系統(tǒng)會發(fā)送手機(jī)驗(yàn)證碼保證安全。在此創(chuàng)建組織架構(gòu)。點(diǎn)擊上方選項(xiàng)卡切換至【員工管理】界面，點(diǎn)擊【部門-新建】創(chuàng)建一級部門【項(xiàng)目部】，點(diǎn)擊【新建子部

8、門】創(chuàng)建多級部門。點(diǎn)擊【新手操作指引】有更詳細(xì)的說明。 按照部門查看子賬號。支持子賬號列表按照部門，角色，狀態(tài)查看子賬號。子賬號批量更換部門。勾選需要批量更換的部門的子賬號，點(diǎn)擊【更換部門至】。選擇需要更換的新部門。4）創(chuàng)建新角色【項(xiàng)目部】，設(shè)置該角色權(quán)限如下，具有發(fā)布和查看詢價單、查看部門訂單以及付款的權(quán)限：角色權(quán)限只需設(shè)置一次，設(shè)置好后，再新建項(xiàng)目部賬號，直接把角色設(shè)置成【項(xiàng)目部】即可，角色權(quán)限可以隨時修改。4、發(fā)布詢價信息各項(xiàng)目在網(wǎng)上采購二、三類材料及辦公用品，均需通過發(fā)布詢價信息來確定供應(yīng)商。采購詢價信息由項(xiàng)目部相關(guān)人員登錄阿里巴巴平臺，點(diǎn)擊【我的阿里】，在系統(tǒng)內(nèi)點(diǎn)擊【發(fā)布詢價】即可發(fā)

9、布相應(yīng)二、三類材料及辦公用品詢價信息。發(fā)布網(wǎng)絡(luò)競價采購需要注意以下事項(xiàng)：4.1標(biāo)題發(fā)布詢價單時標(biāo)題統(tǒng)一命名為：中鐵十七局XX公司XX項(xiàng)目XX詢價采購信息。4.2詢價產(chǎn)品1) 盡量按照不同的物資分類進(jìn)行發(fā)布詢價，避免供應(yīng)商因缺少某種材料無法進(jìn)行報價。2) 產(chǎn)品描述請將規(guī)格型號、品牌要求（如果需要）、國標(biāo)/非標(biāo)、材質(zhì)要求等盡可能詳細(xì)填寫，避免因供應(yīng)商報價懸殊太大而無法選擇供應(yīng)商。4.3采購要求1) 報價截止時間盡量選擇3天，如加急或者訂制品可根據(jù)項(xiàng)目具體情況適當(dāng)延長或者縮短報價時間！2) 期望收貨時間可以依據(jù)項(xiàng)目要求自定，一般7-9天的收貨時間較為合理。3) 報價要求必須勾選需要報價含稅。4) 對

10、供應(yīng)商要求交易方式選擇默認(rèn)的支付寶擔(dān)保交易，嚴(yán)禁使用線下交易；發(fā)票選擇普通發(fā)票即可；經(jīng)營地點(diǎn)可根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際進(jìn)行勾選；注冊資金可根據(jù)產(chǎn)品特殊性選擇填寫；證照要求，盡量只選擇營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證，特殊情況視情況而定；需供應(yīng)商簽署保密協(xié)議才能查看詳情、報價，可根據(jù)項(xiàng)目上傳的任何附件或詳細(xì)說明中是否包含商業(yè)保密信息進(jìn)行勾選。4.4詢價方式及隱私設(shè)置1) 詢價方式選擇默認(rèn)的廣泛征集供應(yīng)商報價。2) 采購門戶選擇默認(rèn)的公布到我的采購門戶。3) 為了防范風(fēng)險，杜絕報價泄露，報價查看要求必須勾選報價截止時間到期后才能查看報價單。4) 為了保護(hù)各自隱私，聯(lián)系方式請選擇報價后可見。4.5聯(lián)系工具物

11、資人員與供應(yīng)商溝通時盡可能選擇用聊天工具-千牛工作臺，如與供應(yīng)商有扯皮現(xiàn)象可以通過千牛佐證。網(wǎng)上洽談使用的軟件工具。4.6采購信息補(bǔ)充說明4.6.1收貨相關(guān)信息收貨地址：XX省XX市XX縣/區(qū)XX鎮(zhèn)/路（具體位置），收貨聯(lián)系人，聯(lián)系方式。收貨條件：符合XXXX國家標(biāo)準(zhǔn)，及以下提到的相關(guān)技術(shù)要求。不達(dá)標(biāo)準(zhǔn)將退貨處理，所有損失由賣方承擔(dān)。收貨日期：XX年XX月XX日。技術(shù)要求：1、；2、；3、；。包括材質(zhì)、品種、型號、規(guī)格、圖紙、參數(shù)、承重、重量、樣品、其他。4.6.2報價要求供應(yīng)商可多次報價/調(diào)整報價，以最后的一次報價為準(zhǔn)。報價為交貨價，填寫的報價單價應(yīng)為包含運(yùn)雜費(fèi)、卸車費(fèi)、稅費(fèi)等計算后的結(jié)算單

12、價，結(jié)算采用一票制。貨物要求送達(dá)XXXX，若不能請勿報價。為防止惡意報價，不能按報價單價執(zhí)行供應(yīng)的供應(yīng)商，將限制其在【大企業(yè)采購】專區(qū)對中鐵十七局的交易行為。4.6.3供應(yīng)要求貨到現(xiàn)場后，隨貨附企業(yè)資質(zhì)、產(chǎn)品質(zhì)量保證書、合格證明、檢驗(yàn)報告、送貨清單。經(jīng)驗(yàn)收發(fā)現(xiàn)數(shù)量、質(zhì)量問題，供應(yīng)商要承諾給予解決并承擔(dān)相應(yīng)費(fèi)用。4.6.4發(fā)票要求營改增前，項(xiàng)目部索要的發(fā)票為普通機(jī)打發(fā)票或增值稅普通發(fā)票（稅率為17%、13%、3%），發(fā)票抬頭為各項(xiàng)目所要求開具的名稱；營改增后，項(xiàng)目部需向供應(yīng)商索要增值稅專用發(fā)票（稅率為17%、13%、3%），如供應(yīng)商開具的增值稅專用發(fā)票為低稅率發(fā)票，需物資人員與供應(yīng)商協(xié)商在單價上

13、讓出稅費(fèi)差額。4.6.5結(jié)算要求貨到工地驗(yàn)收合格后由支付寶付款，不接受預(yù)付款等任何形式的結(jié)算方式。4.6.6對供應(yīng)商要求1) 特殊需求時，可對供應(yīng)商要求提供樣品圖片、提供規(guī)格參數(shù)等才能報價。2) 條件不讓步：信息發(fā)布規(guī)則和信息發(fā)布規(guī)范中的各項(xiàng)條件必須滿足。3) 報價有效性：供應(yīng)商一旦報價，報價視為響應(yīng)需求，報價有效。5、選擇供應(yīng)商1) 供應(yīng)商的報價，采購單位應(yīng)實(shí)時進(jìn)行查看，與報價的供應(yīng)商聯(lián)系，審核報價的有效性。2) 對滿足條件的供應(yīng)商，可點(diǎn)擊報價單中【在線洽談】模塊，和賣方建立聯(lián)系，及時取得賣方反饋的信息。網(wǎng)上洽談是買賣雙方在線溝通的主要方式，買賣雙方可以對整個網(wǎng)上交易流程中雙方所享有的權(quán)利、

14、所承擔(dān)的義務(wù)、對所購買商品的種類、數(shù)量、價格、交貨期、交易方式和運(yùn)輸方式、違約和索賠等細(xì)節(jié)進(jìn)行談判。3) 原則上選擇報價最低的供應(yīng)商下單。項(xiàng)目部與供應(yīng)商溝通后，如果由于最低價供應(yīng)商不能按要求開具合法有效票據(jù)、不能供應(yīng)符合要求的貨物，項(xiàng)目部有權(quán)選擇價格順位第2的供應(yīng)商，以此類推。4) 采購金額在50萬元（含50萬元）以上的，各采購項(xiàng)目必須與成交供應(yīng)商簽訂線下協(xié)議。5) 填寫網(wǎng)絡(luò)競價采購付款申請書項(xiàng)目部選好供應(yīng)商后，填寫網(wǎng)絡(luò)競價采購付款申請書（附件一），提交子分公司物資部審核，子分公司審核通過后，項(xiàng)目部方可在財務(wù)系統(tǒng)上提交付款單。6、下單操作雙方達(dá)成一致意見后，由項(xiàng)目物資人員向子分公司提交網(wǎng)絡(luò)競價

15、采購付款申請書（附件一），子（分）公司相關(guān)物資人員可根據(jù)付款申請單登錄阿里巴巴平臺進(jìn)行下單操作。1) 點(diǎn)擊【我的阿里】進(jìn)入【詢價管理】， 選擇【報價已截止】如下：2) 選擇相應(yīng)的詢價單點(diǎn)擊【查看報價】，如下圖顯示：3) 進(jìn)行查看報價，選擇相應(yīng)供應(yīng)商點(diǎn)擊查看【報價單詳情】，如下圖顯示：4) 點(diǎn)擊【立即訂單】 ，提交訂單，完成下單流程。注意：所確定訂單金額為包含運(yùn)費(fèi)等其他費(fèi)用后的最終交易金額，無特殊情況不得隨意修改成交金額。7、提取付款單1) 在IE瀏覽器中輸入財務(wù)共享系統(tǒng)網(wǎng)址:8003/2) 輸入用戶名密碼及驗(yàn)證碼登陸，進(jìn)入主界面。3) 選擇上方的報賬系統(tǒng)，并雙擊打開付款單頁面4) 填寫付款單【

16、支付方式】填寫【0107第三方電子平臺支付】【收款人類別】填寫【供應(yīng)商】【業(yè)務(wù)大類】填寫【預(yù)付賬款類的支付】【科目】填寫【預(yù)付賬款預(yù)付購貨款】【供應(yīng)商】填寫網(wǎng)絡(luò)訂單的發(fā)貨供應(yīng)商【金額】填寫需和訂單金額一致【銀行賬號】填寫阿里巴巴交易訂單號【收款人戶名】填寫訂單供應(yīng)商全稱【賬戶類型】、【銀行大類】、【收款省份】、【收款地市】、【收款行名稱】均不填寫。5) 隨后填寫附件張數(shù)及付款行信息，保存提交即可。掃描時需附上以下資料作為單據(jù)附件：l 子（分）公司審批通過的網(wǎng)絡(luò)競價采購付款申請書（附件一）l 阿里巴巴平臺上打印出的訂單詳情注意：僅限于網(wǎng)絡(luò)采購付款單可以一個付款單支付多筆訂單；僅限于網(wǎng)絡(luò)采購付款單

17、預(yù)付款不需附承諾函；僅限于網(wǎng)絡(luò)采購付款單不需引用采購合同。8、付款操作目前支持支付寶的企業(yè)網(wǎng)銀銀行有：中國工商銀行、中國建設(shè)銀行、中國農(nóng)業(yè)銀行、招商銀行、中國銀行、浦發(fā)銀行六家銀行，支付限額以在銀行設(shè)置的限額為準(zhǔn)。請各項(xiàng)目部在實(shí)施付款前開通企業(yè)網(wǎng)銀的網(wǎng)上支付功能，確保網(wǎng)絡(luò)訂單順利支付。8.1支付方式項(xiàng)目部開戶行為上述六大行。在公司物資部下單后，由項(xiàng)目財務(wù)部在財務(wù)共享中心提交付款申請單，待付款申請單審批通過后，項(xiàng)目財務(wù)部登錄阿里巴巴賬號，對該訂單點(diǎn)擊付款。項(xiàng)目部開戶行不是上述六大行。需提付款申請單付款到公司本級賬戶，由公司本級財務(wù)人員登錄阿里巴巴賬號，點(diǎn)擊付款。8.2具體付款操作流程1) 在【我

18、的阿里】下的【已買到貨品】找到訂單，點(diǎn)擊【付款】。2) 在支付界面選擇【使用企業(yè)網(wǎng)銀】并進(jìn)行選擇，選擇【登錄到網(wǎng)上銀行付款】3) 在界面中輸入客戶識別碼。（注：用戶識別號是網(wǎng)銀端登陸的號碼）4) 輸入客戶識別號，確認(rèn)信息無誤后，選擇【立即支付】5) 支付時登錄網(wǎng)上銀行B2B系統(tǒng)6) 在【電子商務(wù)】【網(wǎng)上支付】【網(wǎng)上支付制單】下進(jìn)行操作，若訂單內(nèi)容正確，點(diǎn)擊【確定】進(jìn)行制單，若不正確，【刪除該筆單據(jù)】，重新制單。7) 制單成功標(biāo)識；8) 復(fù)核員登錄網(wǎng)上銀行B2B系統(tǒng)。9) 在【電子商務(wù)】【網(wǎng)上支付】【網(wǎng)上支付復(fù)核】下選擇訂單進(jìn)行復(fù)核。 10) 復(fù)核員核對信息無誤，復(fù)核通過，則支付過程結(jié)束，網(wǎng)上支

19、付完成；若信息有誤，選擇復(fù)核不通過，并通知機(jī)關(guān)財務(wù)部重新制單。9、發(fā)票的收取項(xiàng)目相關(guān)人員應(yīng)聯(lián)系供應(yīng)商索要合法有效的票據(jù)并附上相應(yīng)發(fā)貨清單。9.1營改增前可收取的發(fā)票：1) 17%的增值稅普通發(fā)票2) 13%的增值稅普通發(fā)票3) 3%的增值稅普通發(fā)票4) 通用機(jī)打發(fā)票9.2營改增后可收取的發(fā)票1) 17%的增值稅普通發(fā)票（發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)）2) 13%的增值稅普通發(fā)票（發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)）3) 3%的增值稅普通發(fā)票（發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)）9.3注意事項(xiàng)1) 如果發(fā)票票面不能打印全部物資明細(xì)，應(yīng)附上相應(yīng)發(fā)票清單。2) 請項(xiàng)目人員準(zhǔn)確填寫所在單位的發(fā)票信息，專票需填寫企業(yè)名稱、稅號、地址和開戶行信息。3) 營改增前收取低稅率增值稅普通機(jī)打發(fā)票可以降低采購成本；營改增后應(yīng)盡量收取17%的增值稅專用發(fā)票，增值稅普通發(fā)票和其他稅率的專用發(fā)票會減少公司可抵扣進(jìn)項(xiàng)，無形中增加采購成本。4) 營改增后，如項(xiàng)目部在詢價單注明需開具17%的增值稅專用發(fā)票并且后期與供應(yīng)商協(xié)商確定開具17%的增值稅專用發(fā)票而供應(yīng)商無法開具相應(yīng)發(fā)票的情況，項(xiàng)目部應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商退回稅差，降低采購成本。10、確認(rèn)收貨及售后事宜貨到現(xiàn)場后,項(xiàng)目部現(xiàn)場業(yè)務(wù)人員及時驗(yàn)貨、確認(rèn)數(shù)量、質(zhì)量，填寫物資驗(yàn)收記錄。發(fā)現(xiàn)與訂單不符，有數(shù)量、質(zhì)量問題的，要在物資驗(yàn)收記錄標(biāo)明清楚