藏品賬目傳統(tǒng)管理及信息化管理異同之比較

1、藏品賬目傳統(tǒng)管理及信息化管理異同之比藏品（被收藏的歷史見(jiàn)證物）：博物館收藏的具有一定 歷史價(jià)值、科學(xué)價(jià)值和藝術(shù)價(jià)值，并反映自然界發(fā)展變化的 規(guī)律和人類(lèi)科學(xué)文化進(jìn)程的歷史見(jiàn)證物。摘要：藏品賬目是國(guó)家的科學(xué)文化財(cái)產(chǎn)賬，是國(guó)家科學(xué)文化財(cái)產(chǎn)的法定文獻(xiàn)依據(jù)。藏品賬目的傳統(tǒng)管理基本都是 通過(guò)手工完成的，隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)的發(fā)展, 藏品賬目管理模式逐漸由傳統(tǒng)手工管理向信息化管理轉(zhuǎn)變。文章從內(nèi)容、目的、對(duì)象、形式、認(rèn)識(shí)、管理等的變化將藏 品賬目的傳統(tǒng)管理模式與信息化管理的異同作比較，并初步 談看法，以探索今后藏品賬目管理的新模式、新思路、新方關(guān)鍵詞：藏品賬目信息化管理傳統(tǒng)管理 隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信

2、息技術(shù)日新月異的發(fā)展，社會(huì)信息化進(jìn)程不斷加速，已滲透到社會(huì)生活各個(gè)層面。信息 技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在文化領(lǐng)域的應(yīng)用，形成了文化傳播新的發(fā) 展趨勢(shì)。數(shù)字博物館是信息社會(huì)的產(chǎn)物，是基于計(jì)算機(jī)網(wǎng)格技術(shù)和信息技術(shù)的日益成熟和普及產(chǎn)生的。藏品信息數(shù)字化 是數(shù)字博物館的重要內(nèi)容之一，也是數(shù)字博物館的基礎(chǔ)。2001年，山西省作為財(cái)政部和國(guó)家文物局首批館藏文 物調(diào)查項(xiàng)目試點(diǎn)省份，山西博物院率先使用單機(jī)版文物信息 管理軟件，進(jìn)行了文物底賬和藏品影像的數(shù)據(jù)采集。2008年3月，山西博物院搭建了內(nèi)部局域網(wǎng)并投入使用了由中國(guó) 文物信息咨詢中心研發(fā)的博物館藏品綜合管理信息系統(tǒng)v1. 5管理軟件。經(jīng)過(guò)十多年的運(yùn)行和探索，藏品賬

3、目管 理模式逐漸由傳統(tǒng)手工管理向信息化管理轉(zhuǎn)變。下面筆者擬 從內(nèi)容、目的、對(duì)象、形式、認(rèn)識(shí)、管理等的變化將藏品賬 目的傳統(tǒng)管理模式與信息化管理的異同作比較，并初步談看 法，以探索今后藏品賬目管理的新模式、新思路、新方法。、藏品賬目管理的基本內(nèi)容及其重要性 藏品賬目，是博物館對(duì)入藏的文物、標(biāo)本進(jìn)行逐件、逐項(xiàng)登記建立的各種賬冊(cè)等，主要包括藏品總登記賬、藏品 分類(lèi)賬、參考品登記賬、復(fù)制品登記賬、注銷(xiāo)文物登記賬、 索引卡、庫(kù)藏卡、藏品編制目錄、藏品檔案冊(cè)等。博物館藏品管理辦法規(guī)定：保管工作必須做到：制度健全、賬目清楚、鑒定確切、編目詳明、保管妥善、用方便。博物館必須建立藏品總登記賬，是國(guó)家科學(xué)、文化

4、財(cái)產(chǎn)賬;必須建立藏品編目卡片，其能反映藏品情況的基本資 料，是藏品保管和陳列、研究的基礎(chǔ)工作;必須建立藏品檔案, 這是藏品管理工作中的一個(gè)重要內(nèi)容，是對(duì)藏品科學(xué)有效管 理和對(duì)藏品深入研究與合理利用的工作基礎(chǔ)，也是博物館依 法保護(hù)國(guó)家科學(xué)文物財(cái)產(chǎn)完整和安全的必備依據(jù)。二、兩種管理模式的簡(jiǎn)單介紹 藏品賬目的傳統(tǒng)管理基本都是通過(guò)手工完成的，以藏品總登記賬為例，從1964年起，國(guó)家文物局就對(duì)藏品的總 登記賬內(nèi)容做了明確規(guī)定，并制定了統(tǒng)一的賬本格式，其內(nèi) 容有十四項(xiàng)：登記日期、總登記號(hào)、分類(lèi)號(hào)、名稱、時(shí)代、 數(shù)量（件數(shù)、單位、實(shí)際數(shù)量）、尺寸、重量、質(zhì)地、完殘情 況、來(lái)源、入館憑證號(hào)、注銷(xiāo)憑證號(hào)、級(jí)別、

5、備注。藏品總 登記賬由總賬管理員負(fù)責(zé)填寫(xiě)，總登記賬是國(guó)家科學(xué)文化財(cái) 產(chǎn)賬，必須永久保存，要求內(nèi)容準(zhǔn)確，賬面整潔。所以總賬 管理員在登記之前，必須先填寫(xiě)一份內(nèi)容與總賬一致的登記 卡，并認(rèn)真審查藏品登記卡的內(nèi)容，在確認(rèn)沒(méi)有任何差錯(cuò)后, 方能按照藏品登記卡上的內(nèi)容，逐項(xiàng)填寫(xiě)總登記賬的各個(gè)欄 目?jī)?nèi)容。再以編目卡為例，博物館藏品管理辦法規(guī)定：“除 填寫(xiě)總登記賬的項(xiàng)目外，還必須填寫(xiě)鑒定意見(jiàn)、銘記、題跋、 流傳經(jīng)歷等。文字必須準(zhǔn)確、簡(jiǎn)明，并附照片、拓片或繪圖。” 以上各項(xiàng)要依據(jù)入館憑證，逐項(xiàng)填寫(xiě)。不能缺省，不能出差 錯(cuò)，要準(zhǔn)確、確切、齊全，并且字跡要工整。藏品編目卡編 制好后，按入藏先后順序或質(zhì)地或時(shí)代或不

6、同專(zhuān)題進(jìn)行分類(lèi) 排列，以便使用者從多種角度檢索查閱。目前，我院藏品賬目的信息化建設(shè)和管理主要是通過(guò) 對(duì)excel電子表格和藏品信息管理系統(tǒng)的運(yùn)用實(shí)現(xiàn)和完成 的。我院從50年代初開(kāi)始建立正規(guī)賬本，經(jīng)過(guò)幾十年的登 記造冊(cè)，目前已有各類(lèi)文物登記賬本90余冊(cè)。由于長(zhǎng)時(shí)間 翻閱，許多賬本已出現(xiàn)了不同程度的老化、磨損和破壞，為 了保護(hù)好國(guó)家的文物財(cái)產(chǎn)賬，我們將原賬本手寫(xiě)藏品信息運(yùn) 用excel表格逐條逐項(xiàng)地采集完成，并打印裝訂成冊(cè)，供大 家翻閱查詢。同時(shí)，形成了山西博物院館藏文物電子總賬。藏品綜合管理信息系統(tǒng)是以博物館藏品信息管理為核心，同時(shí)結(jié)合藏品的出入庫(kù)、賬務(wù)、科研、陳列展覽等相關(guān) 信息的管理，包含文

7、物入館、數(shù)據(jù)管理、藏品管理、庫(kù)房日 志、文物保護(hù)、展覽宣傳、學(xué)術(shù)科研、查詢統(tǒng)計(jì)、系統(tǒng)管理 等模塊，各模塊間協(xié)同工作又相對(duì)獨(dú)立。高清晰度的文物圖 像數(shù)字化系統(tǒng)，可以充分有效地利用數(shù)字圖像信息作為研 究、保管、出版、展示用的資源。通過(guò)本系統(tǒng)不僅可以對(duì)本 館藏品及信息進(jìn)行有效管理，促進(jìn)館內(nèi)信息共享，提高工作 效率，而且可以使博物館的日常業(yè)務(wù)管理進(jìn)一步規(guī)范化。三、相同之處 要深入了解藏品賬目傳統(tǒng)管理與信息化管理模式的相異之處，必先了解二者的相同之處。(1) 管理對(duì)象相同這兩種管理模式的管理對(duì)象都是經(jīng)過(guò)鑒選而作為國(guó)家 文化財(cái)產(chǎn)的博物館藏品。藏品是博物館各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的基 礎(chǔ)，藏品質(zhì)量和數(shù)量是衡量該館社會(huì)利

8、用價(jià)值及遺產(chǎn)實(shí)力的 一個(gè)主要條件。賬目管理工作做得好，不僅能保護(hù)藏品的安 全，防止損壞或丟失，而且能為文物保護(hù)、陳列、研究及社 會(huì)人士使用藏品提供方便和更好的服務(wù)。(2) 管理內(nèi)容相同藏品信息管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)管理模塊中各個(gè)指標(biāo)項(xiàng)的內(nèi)容是以傳統(tǒng)紙質(zhì)賬本、編目卡和檔案中的內(nèi)容為數(shù)據(jù)信息資 源，并盡可能將藏品蘊(yùn)含的信息轉(zhuǎn)換為計(jì)算機(jī)可識(shí)別的數(shù)字化信息。目前，我院數(shù)據(jù)庫(kù)中原有館藏文物信息由館藏文物 電子總賬直接導(dǎo)入，并根據(jù)編目卡和檔案里的內(nèi)容加以補(bǔ)充 和完善。新入藏文物通過(guò)業(yè)務(wù)流程從基本信息指標(biāo)到動(dòng)態(tài)指 標(biāo)逐一匯聚至數(shù)據(jù)庫(kù)，將藏品信息充分提供給各業(yè)務(wù)部門(mén)做 查詢、研究、展陳、統(tǒng)計(jì)使用。(3) 管理目的相同無(wú)

9、論是傳統(tǒng)手工管理模式還是信息化管理，都是藏品 管理的一種手段。其目的無(wú)非是：一方面延長(zhǎng)藏品的壽命， 盡可能保護(hù)藏品的自然屬性，使其不改變或少改變。另一方 面做到賬目清楚、記錄翔實(shí)、提用方便，為藏品陳列展覽、 科學(xué)研究提供便利，為藏品管理工作打好基礎(chǔ)。、不同之處傳統(tǒng)賬目管理與信息化管理的相異之處主要體現(xiàn)在管 理介質(zhì)、工作程序和工作效率方面。藏品賬目管理工作是一項(xiàng)非常繁瑣又十分復(fù)雜的工 作，目前大多數(shù)中小博物館的藏品，少則幾百件，多則幾千 件、幾萬(wàn)件、甚至幾十萬(wàn)件。一件文物從接收、鑒定、登賬、 分類(lèi)、編目、定級(jí)、建檔、入庫(kù)、排架、提用、注銷(xiāo)、統(tǒng)計(jì)， 中間需經(jīng)過(guò)無(wú)數(shù)道手續(xù)，并且這其中有大量重復(fù)性工作

10、。如 總登記賬、編目卡、檔案中有許多相同內(nèi)容，需要管理人員 一遍遍譽(yù)寫(xiě)，既費(fèi)時(shí)又費(fèi)力，難免有筆誤。陳展或研究人員 查詢這些藏品和相關(guān)資料時(shí)，同樣需要花費(fèi)很多時(shí)間和精 力。首先他們需要在數(shù)萬(wàn)件藏品卡片（登記卡、編目卡、分類(lèi) 卡等）中人工查找，確定入選展品，然后抄下目錄及相關(guān)號(hào)碼 （總登記號(hào)、分類(lèi)號(hào)、編目號(hào)、索引號(hào)等）。這個(gè)翻閱查詢過(guò) 程一方面耗時(shí)費(fèi)力，效率低下，容易出現(xiàn)少查或漏查的情況， 另一方面給紙質(zhì)賬目帶來(lái)一定損耗。與之相比，信息化管理則是以信息采集文本、藏品信 息管理軟件、數(shù)據(jù)庫(kù)管理軟件、數(shù)據(jù)交換和存儲(chǔ)設(shè)備、特殊 數(shù)據(jù)采集和加工技術(shù)等為介質(zhì)，資料的存儲(chǔ)、調(diào)用非常方便， 大大加強(qiáng)對(duì)藏品賬務(wù)、

11、業(yè)務(wù)資料的管理，實(shí)現(xiàn)賬目管理工作 的自動(dòng)化、智能化，提高工作效率。目前，我們新入藏文物 賬目信息化管理的工作程序大致如下：藏品在接收、鑒選之 后，總賬管理員按照收入憑證、鑒定意見(jiàn)表等原始憑證中的 內(nèi)容采集信息，并將采集的信息逐項(xiàng)錄入在excel電子表格 中，特別著重藏品總登記賬十四項(xiàng)內(nèi)容的正確無(wú)誤。確認(rèn)信 息無(wú)誤后，由總賬管理員填寫(xiě)至藏品總登記賬，且由信息錄 入人員負(fù)責(zé)將數(shù)據(jù)導(dǎo)入數(shù)據(jù)庫(kù)，并打印編目卡。一級(jí)文物及 時(shí)建檔。由于excel表格具有無(wú)限的可復(fù)制性，我們可根據(jù)業(yè) 務(wù)工作的不同需求編輯形成不同的電子模版。藏品總登記賬 電子模版的格式和欄目與紙質(zhì)總登記賬本相同，故只需將采 集的信息按對(duì)應(yīng)項(xiàng)

12、復(fù)制到相應(yīng)單元格中即可形成電子總賬。 藏品信息管理系統(tǒng)中每年新增數(shù)據(jù)可通過(guò)excel電子模版導(dǎo) 入，只要將采集的信息對(duì)應(yīng)在相應(yīng)指標(biāo)項(xiàng)下，就可由專(zhuān)業(yè)技 術(shù)人員通過(guò)語(yǔ)言代碼導(dǎo)入數(shù)據(jù)庫(kù)中。這樣，信息錄入人員不 必逐條新增數(shù)據(jù)，既避免重復(fù)性勞動(dòng)，又提高工作效率。藏品的編目卡、庫(kù)藏卡告別了手抄的填寫(xiě)模式，我們 在藏品信息化管理系統(tǒng)中增加了“編目卡打印”這一界面，勾 選某件文物，選擇打印“編目卡”，便可將其藏品信息打印于 卡片的對(duì)應(yīng)欄目?jī)?nèi)。與手寫(xiě)卡片相比，打印編目卡要快得多， 且卡面干凈整潔，字跡清晰，字體標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，內(nèi)容準(zhǔn)確。目 前，我們打印兩套卡片，一套做藏品編目卡，用于檢索或編 制藏品目錄，供陳列和研究等使用。一套做庫(kù)藏卡，同文物 一并交于庫(kù)房管理員，便于其檢索文物，減少對(duì)藏品總登