文件發(fā)放控制管理流程

1、文件發(fā)放控制理流程19998COnIPany number :文 件 發(fā) 放 控 制 管 理 流 程一、本程序規(guī)定公司或各部門對外發(fā)文的控制流程，以確保對外文件的有效控 制。二、適用范圍：適用于公司（或公司下屬各部門）對政府主管部門、業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián) 單位、顧客發(fā)文、內(nèi)部執(zhí)行制度的審批和控制工作。三、職責(zé)1、各部門負(fù)責(zé)本部門對外發(fā)文（或本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的公司對外發(fā)文）的 起草和報(bào)批工作。責(zé)任人：部門負(fù)責(zé)人。2、行政人事部負(fù)責(zé)對公開文件的審核和控制。責(zé)任人：行政人事總監(jiān)3、公司總裁負(fù)責(zé)公司對外發(fā)文的審批，各部門主管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)本部門對外發(fā) 文的審批。四、相關(guān)定義1、對外文件：代表本公司、與本公司產(chǎn)品活動相關(guān)

2、的文件。對客戶、代理商提供參照標(biāo)準(zhǔn)、要求的文件。2、舊版文件：即文件修改以前的原稿及復(fù)印件。3、新版文件:經(jīng)過修改后定稿文件。4、電子文檔：即用光盤、磁盤、電子硬件等記錄的。五、相關(guān)流程規(guī)定1、文件規(guī)定各部門文件制作人或負(fù)責(zé)人按照以下格式制訂好所需文件后交行政人事部。 責(zé)任人：部門負(fù)責(zé)人基本格式如下：公司LOGO,標(biāo)題用15號字宋體，正文標(biāo)題用小四號宋體 字，內(nèi)容用5號宋體字。行政人事部對文件格式、文件內(nèi)容規(guī)范性進(jìn)行定稿確認(rèn),并對文件進(jìn)行編號。 公司內(nèi)部發(fā)文編號規(guī)則：部門名稱簡拼并大寫-XXXo責(zé)任部門：行政人事部將定稿的文件發(fā)至各相關(guān)部門。責(zé)任部門：行政人事部如有未按規(guī)定格式制作的文件，行政

3、人事部不予以收發(fā)。2、文件編制文件內(nèi)容編寫要求文件名稱編制要求定稿）修訂定稿）文件內(nèi)容確定由發(fā)起部門負(fù)責(zé)人采用會議或郵件形式對文件內(nèi)容進(jìn)行討論及修改；3、文件審核各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本部門起草本部門制度文件審核；行政人事部負(fù)責(zé)審批。行政人事部負(fù)責(zé)公司外發(fā)文件審核；總裁負(fù)責(zé)外發(fā)文件審批。4、文件修訂任何執(zhí)行中制度、文件執(zhí)行過程中有需變更條款的，需由提出異議部門人員 上報(bào)修改意見，并在修改意見批準(zhǔn)后執(zhí)行。5、文件下發(fā)與上報(bào)各部門起草制度由各部門負(fù)責(zé)人審核后上報(bào)。需外發(fā)文件由行政專員上報(bào)至總裁審批后外發(fā)。修訂后新版本制度、文件由行政專員以PDF格式下發(fā)至各部門或相關(guān)人員。6、廢止文件處理公司內(nèi)各部門（含各地分公司）收到正式定稿文件后，將廢止文件刪除。行政專員每個季度統(tǒng)計(jì)一次廢止文件，并通報(bào)各部門。各部門使用廢止文件的給予部門