會場服務(wù)保障方案

1、會場服務(wù)實施方案會場預(yù)定與協(xié)調(diào)一、會場預(yù)訂流程營銷人員主動上門對目標客源進行拜訪或與主動到店團隊客源對接，通過商談明確消費形式及內(nèi)容，達成會議團隊消費意向并簽訂團隊接待協(xié)議。協(xié)議內(nèi)容應(yīng)明確如下內(nèi)容：1、單位名稱及抵離店時間；2、團隊人數(shù)；3、三餐標準和酒水要求（確定用餐形式及菜品清單）；4、住宿標準及需要房間數(shù)量；5、會議室地點及收費標準、會場布置、會標內(nèi)容及規(guī)格尺寸、茶水服務(wù)和是否需要多媒體、話筒數(shù)量、鮮花、水果等；6、對娛樂項目的預(yù)訂及消費標準；7、戶外活動的內(nèi)容及標準；8、團隊簽到具體安排；9、結(jié)賬方式；10、會務(wù)組人員相關(guān)信息；11、其它特殊要求等。將簽訂的團隊接待協(xié)議反饋至酒店前臺進

2、行登記，財務(wù)部和總經(jīng)辦備份。臨時到店即時需要提供服務(wù)的會議團隊，在了解基本需求和結(jié)算方式后，直接進入接待程序，隨后跟蹤服務(wù)，以掌握團隊其它消費需要。二、現(xiàn)場協(xié)調(diào)現(xiàn)場協(xié)調(diào)也被稱為：現(xiàn)場指揮中心指會展活動召開時，會展組織管理者通過現(xiàn)場調(diào)度、調(diào)節(jié)、管制、指揮等方式，保證各系統(tǒng)的正常運行?，F(xiàn)場調(diào)度中心是現(xiàn)場最高指揮中心，通常各類指示信息均由調(diào)度中心完成并發(fā)布?，F(xiàn)場協(xié)調(diào)負責(zé)人統(tǒng)常由會展組織最高管理者、會展活動策劃師、會展場館負責(zé)人、會展現(xiàn)場秘書組等相關(guān)組成。與瑞士會議地方進行注冊區(qū)、路引、易拉寶、桌椅擺放等布置以及提前布置會場等協(xié)調(diào)工作。對大會、籌備會等進行設(shè)備安裝、調(diào)試，并協(xié)助相關(guān)工作人員保障會議期間

3、設(shè)備的正常使用。會議的場地租賃和搭建。包括會議簽到背板、席卡、主講臺裝飾板等相關(guān)物料準備及布置。現(xiàn)場調(diào)度的主要職責(zé)：協(xié)調(diào)各系統(tǒng)的相關(guān)任務(wù)，特別交叉性任務(wù)的指派控制會展活動現(xiàn)場的進行程序調(diào)配現(xiàn)場相關(guān)管理人員與服務(wù)人員對現(xiàn)場各類突發(fā)事件做出處理決定重要工作內(nèi)容通知下達接待各系統(tǒng)的咨詢意見并做出反饋組織重要領(lǐng)導(dǎo)進行參觀處理其他系統(tǒng)不能決策的事物檢査各系統(tǒng)實際工作情況公布會展現(xiàn)場重大變化情況三、保障內(nèi)容：1. 食宿保障2. 交通保障3. 外聯(lián)保障4. 供電保障5. 醫(yī)療保障6. 消防保障7. 財務(wù)保障8. 物料采購保障餐飲安排由當(dāng)天明確的組織人員統(tǒng)一標準上報，統(tǒng)一安排。結(jié)束后統(tǒng)一結(jié)賬。若有特殊情況由后

4、勤活動總負責(zé)人親自安排。以上所有情況須由對接人員全程參與迎送安排。四、交通保障：交通保障分為公共交通和賓客用車、內(nèi)部人員工作期間常規(guī)用車、會議期間緊急車輛調(diào)度。1. 公共交通安排，租賃大巴在市區(qū)循環(huán)放松。路線規(guī)劃：按照設(shè)定好的路線安全行駛2. 會議服務(wù)期間緊急供調(diào)配車輛，另增派一輛車（待定具體車輛）、公司通勤中巴車、上述所有的車輛在執(zhí)行完任務(wù)之后統(tǒng)一在會議服務(wù)等待安排下次任務(wù)。3. 所有車輛司機在任務(wù)執(zhí)行完畢，需向后勤車輛負責(zé)人匯報。在會議服務(wù)現(xiàn)場待命。所有車輛調(diào)配需由后勤車輛負責(zé)人統(tǒng)一調(diào)配。五、外聯(lián)保障須由專人負責(zé)對項目所屬區(qū)域的涉及到的職能部門的溝通。六、醫(yī)療保障方案一：尋找合作的醫(yī)療企業(yè)

5、，同意其在現(xiàn)場宣傳。讓其派駐兩名醫(yī)護人員在現(xiàn)場處理突發(fā)的緊急事故。方案二：采取付費的方式讓醫(yī)院派駐醫(yī)護人員。七、消防保障1. 租賃滅火設(shè)備在現(xiàn)場，配備一臺手提式干粉滅火器。現(xiàn)場配備多個手推式干粉滅火器。展位內(nèi)的干粉滅火器交由各個商家保管簽字。公共大型干粉滅火器由現(xiàn)場保安保管。2. 因為項目旁就是消防支隊，消防措施。事先如果能夠給消防支隊打個招呼。共同防患消防隱患?；顒迂撠?zé)：后勤作為各項活動的基礎(chǔ)保障工作，需要相對較為細致的同學(xué)給予維護。對于這項工作，生活部作為學(xué)院主管后勤倉庫的部門，有一定的管理后勤經(jīng)驗，所以后勤保障工作主要由生活部來給予擔(dān)任。場地的布置及會議現(xiàn)場的秩序維護：1、場地的布置：第

6、一組成員需要在各活動前廣2小時到達現(xiàn)場，與第二組成員接應(yīng)，清點物品與清單，第三組負責(zé)人進行簽字確認。在該項活動中，第三組成員聽候活動負責(zé)人的命令，進行活動前的最后準備，如打掃衛(wèi)生，聯(lián)系專業(yè)人員調(diào)制電子設(shè)備，擺放礦泉水等。一、總體要求全體接待工作人員要認真領(lǐng)會省、市領(lǐng)導(dǎo)對抓好接待工作的指示精神，以高度的政治責(zé)任，精湛的業(yè)務(wù)技能，扎實的工作作風(fēng)，努力做好各項后勤接待工作，讓每位人員高興而來滿意而歸，按照“零失誤、零差錯、零投訴”的總原則，確保會議工作取得圓滿成功?？傮w要求：接待熱情、服務(wù)周到、安排細致、確保安全。二、工作任務(wù)1、負責(zé)與會代表、嘉賓的食宿，對指定接待單位提出住宿餐飲標準。確定大會食品

7、及食品原料定點生產(chǎn)供應(yīng)企業(yè)，落實食品安全監(jiān)管措施，確保飲食衛(wèi)生安全性。2、負責(zé)會議期間的交通工作。調(diào)度好車輛，做好與會代表、嘉賓的接送站工作和返程票的征訂。3、安排專職人員負責(zé)貴賓的接送和接待工作。4、負責(zé)安排人員報到，協(xié)助有關(guān)單位人員按標準統(tǒng)一收費。5、落實所需志愿者人數(shù)，協(xié)助志愿者的指導(dǎo)培訓(xùn)。6、承辦籌委會領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作，支持配合其他部室工作。7、接待組：負責(zé)會議籌備、舉辦期間貴賓的接待工作；負責(zé)來賓食宿總體劃分，安排大型宴請活動；負責(zé)落實接待工作，制定住宿餐飲標準及領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。8、交通組：市交通運輸局與公交公司負責(zé)落實會議期間交通工具的選征、調(diào)配、管理，并制訂用車時間、班次安

8、排表、行車路線。八、駐點工作人員職責(zé)（一）接待員職責(zé)1、負責(zé)引領(lǐng)貴賓前往駐地及用餐地點，做好服務(wù)工作。2、負責(zé)接待對象的信息收集。3、負責(zé)接待對象的食宿安排工作。4、負責(zé)接待點所有設(shè)施進行全面檢查，確保合格、安全、可靠。5、負責(zé)與會期間駐地的重大型活動。6、隨時掌握來賓就餐人數(shù)及時通知餐廳經(jīng)理。7、熟悉食宿安排，為與會代表提供食宿信息。8、每天總結(jié)當(dāng)天工作，安排次日工作。（二）食品衛(wèi)生監(jiān)督員職責(zé)1、負責(zé)對會議接待單位進行食品安全監(jiān)管方案的宣傳，對接待點的食品從原料采購、生產(chǎn)制作到菜肴上桌的全過程實行跟蹤監(jiān)督，對所有的采購食品進行抽樣并封存，確保供餐食品衛(wèi)生安全。2、負責(zé)檢查監(jiān)督接待單位的衛(wèi)生狀況，督促其