采購制度與流程

1、采購制度與流程為了加強(qiáng)公司內(nèi)部管理，提高會(huì)計(jì)的監(jiān)督職能，規(guī)范公司采購行為，合理控制費(fèi)用支出，根據(jù)公司采購的特殊性，特制定本制度。第一條：采購部門的劃分1 生產(chǎn)原材料采購：由采購部門負(fù)責(zé)辦理。2:日常辦公用品采購：由行政管理部或其指定的部門或?qū)Ｈ素?fù)責(zé)辦理。3:對(duì)于重要材料的采購，必要時(shí)由總經(jīng)理指派專人或指定部門辦理采購作業(yè)。第二條：采購方式一般情況，選擇下列一種最有利的方式進(jìn)行采購：1:集中計(jì)劃采購：凡具有共同性的材料，須以集中計(jì)劃辦 理采購較為有利，采購前，先通知請(qǐng)購部門依計(jì)劃提出請(qǐng) 購，采購部門集中辦理采購。2:長期報(bào)價(jià)采購：凡經(jīng)常性使用，且使用量較大的材料，采購部門應(yīng)事先選定供應(yīng)廠商，議定

2、長期供應(yīng)價(jià)格，批準(zhǔn) 后通知請(qǐng)購部門依需要提出請(qǐng)購。3：未經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)書面同意，不得私自變更、替換現(xiàn)有原輔 材料供應(yīng)商；如有更適合供應(yīng)商而需要替換原供應(yīng)商的，采購部必須 提交書面變更供應(yīng)商陳述材料，獲得批準(zhǔn)后方可變更。4:米購經(jīng)辦人員接到 采購申請(qǐng)單”后應(yīng)依米購材料使用時(shí)間 的緩急，并參考市場(chǎng)行情及過去采購記錄或廠商提供的資料，需精選三家以上的供應(yīng)商進(jìn)行產(chǎn)品的書面比價(jià)， 經(jīng)分析后進(jìn)行議價(jià)，議價(jià)結(jié) 果書面上報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)。詢價(jià)、議價(jià)結(jié)束后，需公司主管領(lǐng)導(dǎo)同意方可 定價(jià)。5:凡是最低采購量超過請(qǐng)購量的，采購經(jīng)辦人員在議價(jià)后， 應(yīng)在請(qǐng)購單中注明，經(jīng)主管簽字確認(rèn)后上報(bào)。6:采購部門接到請(qǐng)購部門以電話聯(lián)絡(luò)的

3、緊急采購情況，主管 應(yīng)立即指定經(jīng)辦人員先行詢價(jià)、 議價(jià)，待接到請(qǐng)購單后，按一般采購 程序優(yōu)先辦理第三條:請(qǐng)購與采購1 部門根據(jù)本部門實(shí)際物資需求情況，填寫請(qǐng)購單，明確采購 物資的名稱、規(guī)格、質(zhì)量執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量、價(jià)格、使用日期等，交給 采購部門審核。請(qǐng)購單應(yīng)有部門經(jīng)理簽字。2：采購收到使用部門提交的請(qǐng)購單時(shí)，審核后如確有必要購買，由采購經(jīng)理簽字，再請(qǐng)總經(jīng)理予以批示。采購經(jīng)辦人員接到經(jīng)批準(zhǔn)的 采購申請(qǐng)單”后，應(yīng)按照上述總則操作，貨比三家，選擇出合適的供 應(yīng)商后，并以電話或傳真確定交貨（到貨）日期。3:采購單一式四份，第一聯(lián)即使用部門提交的請(qǐng)購單，第二聯(lián)即采購部門使用的采購申請(qǐng)單，第三聯(lián)交給財(cái)務(wù)（采

4、購員核銷時(shí)）：第四聯(lián)交給倉管員（以備驗(yàn)收）。第四條：驗(yàn)收與入庫4:采購物資到貨后，采購員要及時(shí)組織部門、倉庫管理員進(jìn)行 入庫前的清點(diǎn)驗(yàn)收，驗(yàn)收過程中應(yīng)首先比較所收物資與請(qǐng)購單、 發(fā)票 賬單上的品名、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)是否相符，然后檢查物資有無損壞、 使用性能優(yōu)劣。驗(yàn)收合格后，驗(yàn)收部門的人員應(yīng)對(duì)已收物資編制一式 兩聯(lián)、事先編號(hào)的驗(yàn)收單進(jìn)行簽字，作為驗(yàn)收和檢驗(yàn)物資的依據(jù)，第 一聯(lián)本部門留存，第二聯(lián)交給倉管員。第四條：預(yù)付款與采購1:按合同約定需要預(yù)付購貨款的，由采購員提供采購申請(qǐng)單、合同復(fù)印件、付款通知書（注明付款事由、付款金額、對(duì)方單位名稱、 開戶銀行及賬號(hào)），辦理付款批準(zhǔn)手續(xù)后（付款通知書須由總

5、經(jīng)理簽 字），交公司財(cái)務(wù)部門辦理預(yù)付貨款業(yè)務(wù)。2：貨物及發(fā)票已到，驗(yàn)收合格并與購貨合同、發(fā)票及清單核對(duì)無 誤后，采購員粘貼好報(bào)銷票據(jù)（采購申請(qǐng)單、入庫單、購貨發(fā)票、購 貨合同），財(cái)務(wù)部審核后，由總經(jīng)理簽字，財(cái)務(wù)做賬。第五條：現(xiàn)款采購采購員必須憑有總經(jīng)理簽字的借款單向財(cái)務(wù)部借款，采購回來后， 采購員持購貨發(fā)票到倉庫辦理入庫手續(xù)，由倉庫保管員驗(yàn)收，并開出入庫單（入庫單必須注名：供貨方名稱，貨物的名稱，數(shù)量、單價(jià)、 金額簽字）。入庫單必須通過采購員、保管員簽字。采購員粘貼好報(bào) 銷票據(jù)（采購申請(qǐng)單、入庫單、購貨發(fā)票、購貨合同），財(cái)務(wù)部審核 后，由總經(jīng)理簽字，然后辦理報(bào)銷手續(xù)。第六條：后付款采購供應(yīng)商貨

6、到后，由采購員到倉庫辦理入庫手續(xù)，由倉庫保管員驗(yàn) 收并開出入庫單（入庫單必須注名：供貨方名稱，貨物的名稱，數(shù)量、 單價(jià)、金額、用途）。入庫單必須通過采購員、保管員簽字。并將第 二聯(lián)傳遞會(huì)計(jì)作往來帳。供應(yīng)商需要結(jié)款時(shí)，應(yīng)憑入庫單，隨同購貨 發(fā)票或收據(jù)由經(jīng)理簽字，然后到財(cái)務(wù)部辦理結(jié)算手續(xù)。公司無論哪個(gè)部門需求材料的，都必須先行到倉儲(chǔ)部領(lǐng)取，若倉 庫里確實(shí)沒有的，且必須需要申購的，也應(yīng)由需求部門負(fù)責(zé)人來申購， 所缺物品需要采購的，必須由本公司采購部門實(shí)施專門采購， 其它任 何部門任何人采購之，均無效，本公司不予報(bào)銷，但總經(jīng)理特批者除 外；附：采購流程圖（見下頁）填寫請(qǐng)購預(yù)付款采現(xiàn)款采購采購申請(qǐng)預(yù)付款采購申請(qǐng)借款總經(jīng)理簽字總經(jīng)理簽字