會議管理巧用卡片管理對會議低效說“NO”

1、巧用卡片管理對會議低效說“no”作者：吳浪雄明源地嚴:研究院資深咨詢顧問更新時間：2011-07-29會議卡片是對會議所指向的人、事、主題、時間、資料等相關(guān)會議耍素和莫他內(nèi)容記錄具有一處標準化程度的文本，是為了促進會前充分準備、會小聚焦議題、會后檢查跟蹤的一種手段和工具。會議的合理規(guī)劃解決了會議體系問題，是對“開什么會”的有效解答，屬于規(guī)劃范疇；而基于決策管理工具化的“會議卡片”，解決的是“如何開會，高效開會”的問題，屬于效率范疇。本篇便針對如何提升開會效率，提出“決策管理工具化”的策略，而決策管理工具化具體表現(xiàn)為以“會議卡片”為代表的工具落地和執(zhí)行。一、決策管理工具化的“三化策略”1, 會議

2、卡片標準化會議卡片是什么？是對會議所指向的人、事、主題、時間、資料等相關(guān)會議耍素和其他內(nèi)容記錄具有一定標準化程度的文本（如圖1）,是為了促進會前充分準備、會中聚焦議題、會后檢査跟蹤的一種手段和工具。應該說會議卡片的制作和使用是對之前粗放會議管理的一種規(guī)范化、標準化約束，有效支撐會議高效規(guī)范運作。s1會議卡片標準化會議會議h的為什么咚開介？介議燼解決的主msn足什么輕達到什么的結(jié)來會議發(fā)忽人級織柑關(guān)人員衿會促逍妙會人城的介議內(nèi)客冰備wa會議時間以便今會人捉曲進行】作安h 安措?yún)r何及參金酬的爪hr參會人員堀定腿些人參會會前準備參介屆由型諒備什么內(nèi)存，wo到什么樣的曾也 在al應淺負 商邨方面的

3、工作會議內(nèi)客諂雄會議的玉密內(nèi)窯及會議進軒成星清單*次會玫應諛產(chǎn)空的成采的關(guān)成泉整理人會議 成果成果審批人會議成栗應畫細hb屆成果接收人些人慮該知曉會諫姑黒上報集團成果 清單應匕報至蠻團的會誼成柬上報集團對象上報至如團的戚架接收人會后 執(zhí)行執(zhí)存監(jiān)督人負說監(jiān)骨會議決議執(zhí)疔的貴任人1會議卡片的制作本身就屈于會議管理工具的標準化范疇，它充分界定會議的各種相關(guān)要熬使得會議主題明確，參與人、決策人、匯報人角色清晰，而且能夠從機制上和信息上為會前、會中和會后提供服務和記錄，解決了很多會前會后信息傳遞和溝通效果不佳的問題。某標桿房企w企業(yè)針對h身的16級會議體系，專門設(shè)置了 16個會議卡片，比如產(chǎn)品定位決策會

4、議卡片便將會議名稱.時間、地點、組織者.參加人、會議議題、匯報人、決策人、上會材料、提交人、會議決策和對應的行動負責人都進行了規(guī)范設(shè)置和固化（如圖2）。這要求w企業(yè)所冇項目的產(chǎn)品定位決策會議需要首先填寫并按照這個會議卡片去推動和兌現(xiàn)。合議名禰m開片利拎農(nóng)時問參加人嚴品疋位矣奴項ii門型際1 個乍”內(nèi)/*&<«£« iittl業(yè)乍業(yè)&代&嚴品決妝 總員介代農(nóng)會儀儀n忙報人1產(chǎn)2定位鉅飛kd決簽9彳劃皆卅£罰介2討論岸瞬足理目的&略hi*| 3上合材料規(guī)交人介議決儀行動負竇人也場會曲溥尺itill彳傳介岀出11場小人it

5、況妁仝化2, 上會資料模板化上會資料準備的標準化程度是一個企業(yè)項目運營會議規(guī)范高效的關(guān)鍵。諸多標桿房企對上會資料實現(xiàn)了標準化和模板化管理，比如必須準備哪些資料、報告，并且將毎個資料的模板標準化（如圖3）。上會資料的標準化（資料模板的標準化）提升了資料準備、閱讀、批閱的整體效率,也使所冇關(guān)聯(lián)人更加聚焦標準模板里的內(nèi)容本身。比如某標桿房企在項目啟動會上就規(guī)定，第一次項h啟動會的成果必須包含總經(jīng)理初定項h成功標尺、地塊條件交底紀要、項h棊本建設(shè)程序及報建風險點，地塊周邊帀政接口，市場調(diào)研及客戶訪談。1.門動會址迢過衣次會議.知時何高強i如 高效札橢最眸力完成對頊口第一次也覽如幣嬰 的次決策.實現(xiàn)瑣冃

6、馮朋轉(zhuǎn).3勿次門動介以處1）«總經(jīng)齊m疋wi1肢功你尺 （包括項ii©譏苗2）堆塊篆（t後跌處心3）攻ii從木建儀川序從報建他対點4）地塊用邊巾政憶！ i5）巾場說研及八訪談4.攻|啟力介址終成果1）項ii成功ur）2> ««my化及用案3）巾場宣位>4產(chǎn)叢足位紫履訟計任齊1門5> «休約“迭址定位及開魏計劃6產(chǎn)ph造毎冷7> ctl % ihttl （提父到計劃妣）>8）«khh"卜段木儀存為戎劃（梟勸版）縊仝刊 成專廉址9）分折根電（川動尅>3, 會議議程規(guī)范化房企內(nèi)部會議哪怕是尤為關(guān)

7、鍵的項目運營里程碑會議，對于議程和大致對應的時間都是模糊粗放的，這導致了會議整體決策效率低下。比如華南某標桿房企y企業(yè)就針對會議的議程主題和對應時間做了標準化的規(guī)范：第一議程：首先進行階段成果回顧與檢視，時間規(guī)定為1小時以內(nèi)；第二議程：針對項目投資收益進行階段性檢視，時間規(guī)定為2個小時；第三議程：完成前面兩大議程后，就針對下階段業(yè)務事項進行研討和審議；第四議程：經(jīng)驗總結(jié)和知識沉淀的溝通交流，時間為30分鐘；第五議程：針對以上議程討論的內(nèi)容、知識經(jīng)驗的沉淀等進行總結(jié)，時間為1小時。二、“會議卡片”的高效應用一個會議是否成功主要取決于會議的準備是否充分、會議是否聚焦議程并形成了冇效成果以 及對會議

8、決議的后期執(zhí)行檢查。在整個會議過程中，會議卡片應該貫穿其間，發(fā)揮模板、記錄、 審批、參照執(zhí)行的價值，使得整個項h運營會議在會議卡片的支掠和約束下從粗放走向規(guī)范。1, 會前充分準備很多企業(yè)忽視了召開關(guān)鍵會議的會前準備的重要性，而規(guī)范高效的會議管理則要求會議牽頭人做足會前粧備和檢查。一是對上會資料的完備性和質(zhì)量進行把關(guān)。具體扌旨橫向?qū)ο嚓P(guān)資料進行意見匯總，這些資料包含但不限于集團主責部門準備的資料，集團關(guān)聯(lián)部門準備的資料和地區(qū)公司主責部門準備的資料。這樣的h的是促進與會者提詢對項h運營的實際現(xiàn)狀有個提前了解,并給出各方成果意見，真正讓會議開始就能聚焦解決項目運營實際問題，而不是將時間浪費在匯報上。

9、因此，在實踐中必須規(guī)定，對于沒冇任何準備，或準備不充分的議題盡量不要放入會議。二是對會議人員的界定，包括嚴格界定參會人員、列席人員的范圍，以及參會人的會議責任,盡量避免擴大會議。在參會人員選擇上，對于不愿承擔責任、不敢承擔責任、隱瞞事實、胡亂承諾的人員不得成為與會關(guān)鍵成員；不能決策、無決策能力或權(quán)力的人員不得參會。三是對每類會議議題的準備資料要提出明確要求，尤其是對于固足的會議，盡量能給出固定模版。模版應包含的主要信息有：會議名稱、時間、地點、參會人、會議成果接收人、主持人、記錄人、會議議程、會議內(nèi)容及結(jié)果、會后行動計劃、會議成果等等。下面看看某企業(yè)的月度運營會議卡片（如圖4）:就城市公司而言

10、，與運營相關(guān)的會議除了職 能專項會議外（如工程例會、營銷例會等），最具運營管理幣體性的例會就是月度計劃運營會議。 城市公司的月度汁劃運營會議一般在每月末28日一每月初3日召開，會議由計劃經(jīng)理召集，由 城市公司總經(jīng)理主持，各分管副總及部門負責人參加，會議不僅是對上h計劃工作的回顧、下月 計劃工作的部署，同時也是部門橫向協(xié)同的集中決策，還涵蓋了對公司年度經(jīng)營計劃的回顧。2, 會中聚焦議程會屮是幣個會議管理的核心，是對項目運營分歧和問題的群體溝通和決策，也是會后執(zhí)行兌現(xiàn)意見的生成。具體而言，首先需要聚焦投資收益來檢視，以此保證各個階段項h運營的投資收益能夠達到既定目標。其次，需要對階段成果進行檢視和

11、回顧，客觀、準確評價此前項目運營工作的質(zhì)量；最后，盂要對下階段工作作出安排及布置，并對需要花錢的事項進行決策和制定相應的費用計劃。會議主持人人多由項目總經(jīng)理擔任，他應注意會議的控制，避免會議過度發(fā)散。在會議中判斷匯報人是否隱瞞事實、胡亂承諾的方法是就其表述及承諾進行迫問,對一時難以決定的議題,應立即指定專人主持專題會議，且指定反饋時間，并由召集人擔任跟蹤檢查者。每次會議必須做出決策，且主要決議通常要在會上宣讀一次，確認參會人員的理解一致。項目運營關(guān)鍵會議不能為了開會而開會，而是充分聚焦議題和議程，核心在于:上會資料評審強調(diào)對先行提交上會的工作成果的質(zhì)量評審，強化階段性成果的管理，并在此基礎(chǔ)上推

12、進知識沉淀和流程優(yōu)化。財務收益檢視一從財務收益的角度對項目收益進行監(jiān)控和分析，需要結(jié)合新的成本形勢、 新的銷售趨勢、對銷售額、銷貨成本、總成本、毛利潤、凈利潤等盈利性關(guān)鍵指標的章新測算。下一步工作安排對工作的系統(tǒng)性進行檢査，而不是站在單一部門考慮項目運營問題，需要站在項目運營整個高度和價值鏈協(xié)同角度考慮工作的關(guān)聯(lián)性和整體價值。知識沉淀一很多注垂知識沉淀和學習的企業(yè)，大多會對項h運營里程碑會議所沉淀的關(guān)鍵知識和有效經(jīng)驗進行沉淀、記錄和分享，以供其他項目和今后項目借鑒。3, 會后跟蹤兌現(xiàn)高效的會議不僅耍求會前充分準備，會中解決問題，更強調(diào)針對會中的決策懣見通過直接固化流程進行審批，審批的價值在于與各個關(guān)聯(lián)部門、對應責任人以及配合方進行再次確認和強化,最終使會議的決策意見能夠在后期有效地快速地被執(zhí)行。另外，在會議完成后，需要進行反思，發(fā)現(xiàn)問題，如果某人總傾向于把其玄屬上級拉進與他項忖相關(guān)的決策會議，表明其能力有待提升；項