檔案管理的信息操作平臺設(shè)計思考

1、    檔案管理的信息操作平臺設(shè)計思考    摘 要：隨著現(xiàn)代信息化技術(shù)水平的不斷提高，信息化操作這一概念已經(jīng)被廣泛地應(yīng)用到各個領(lǐng)域當(dāng)中，檔案信息管理的信息化操作平臺的應(yīng)用也充分順應(yīng)這一趨勢。但是檔案管理的信息儲備量大，信息的更新速度快，涉及到的檔案材料數(shù)量較多，信息操作平臺的使用對檔案管理人員的專業(yè)能力要求較高，因而必須要形成操作性強、安全性能高、效率較高的操作平臺。本文針對目前檔案管理信息操作平臺設(shè)計原則進行分析，對檔案管理信息操作平臺的設(shè)計提出有效的建議。關(guān)鍵詞：檔案管理；信息操作平臺；設(shè)計1 檔案管理信息化操作平臺設(shè)計的原則（一）個性化與整體化相

2、結(jié)合檔案管理所涉及到的材料信息內(nèi)容量大，而且很多材料內(nèi)容都是較為珍貴，保存起來較為困難，都是對于檔案所在單位工作內(nèi)容的重點記錄。所以檔案管理工作對于每個單位來說都是有需要重點分類保存的內(nèi)容，具有個性化的特征。所以在信息化操作平臺的設(shè)計上，要以各自單位的檔案信息的存儲調(diào)取使用的特征為主，進行合理的設(shè)計，便于信息的存儲和提取。但是各個單位之間的工作內(nèi)容也有相關(guān)性，而且工作開展中可能會涉及到信息共享，調(diào)取使用也必須要保證平臺之間可以相互鏈接，方便公眾查詢的操作。由此可見，檔案管理信息化操作平臺的設(shè)計要明確設(shè)計目標，符合各單位發(fā)展的實際需求進行具體的檔案信息的分類設(shè)計，同時也要注重各個單位部門之間的信

3、息共享和配合，經(jīng)過不斷調(diào)試和優(yōu)化，以實現(xiàn)平臺設(shè)計的最優(yōu)化。（二）精細化與安全相結(jié)合信息技術(shù)的發(fā)展讓信息需求主體之間的交流更加便捷，信息傳遞的效率也越來越高，而且通過信息平臺間的檔案信息調(diào)閱能夠避免出現(xiàn)信息檔案丟失和損壞等情況。但是檔案信息內(nèi)容有分等級的，很多重點保存的信息，涉及到各個單位檔案安全問題的內(nèi)容需要加密處理。所以在檔案管理的信息操作平臺的設(shè)計的過程中必須要充分考慮到檔案信息的精細化分類，要能夠按照保密程度、大眾的需求程度、信息交流部門的共享程度進行有針對性的設(shè)計，不同的登陸主體其平臺使用權(quán)限是不同的。另外平臺的設(shè)計要形成分類模塊的不斷更新，便于檔案信息的查閱者能夠及時的獲取有效的信息

4、支持。對于那些原始數(shù)據(jù)內(nèi)容要形成安全分類編號，保證檔案資料的完整性、真實性和安全性。對于加密文件應(yīng)該保證對使用權(quán)限的審查，從而能形成具有精細化分類和安全性操作的平臺設(shè)計。（三）數(shù)字化與信息化相結(jié)合檔案管理要注重對原文件的重點保護，在檔案資料信息的管理過程中大部分材料信息都是紙質(zhì)版的，信息化操作平臺要實現(xiàn)將這些紙質(zhì)原文件進行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，注重書面資料的整理和保存。在信息操作平臺上的信息查閱工作開展之前要將檔案資料進行細化整理和分類歸檔，對于公眾可查閱的資料進行共享，通過信息化平臺設(shè)計提供用戶查詢調(diào)取的服務(wù)。但是如果是較為珍貴的影像、膠片資料等內(nèi)容就需要先進行平臺審核，必須要使用原件需要出具使用資格

5、進行申請，并且在檔案調(diào)取之后要保證對使用動向進行跟蹤，在信息平臺上進行實時更新，對資料的臨時保管的責(zé)任人進行監(jiān)督。提升檔案信息使用的審核力度，加強對于檔案信息的保管強度。2 檔案管理信息化操作平臺設(shè)計的策略（一）完善檔案管理信息化平臺模塊設(shè)計檔案管理信息化平臺設(shè)計首先必須要保障平臺模塊的設(shè)計完善及部門之間的信息對接。依據(jù)目前檔案管理的具體工作內(nèi)容，模塊的設(shè)計可以包括以下幾個方面：檔案管理服務(wù)單位介紹、檔案管理部門介紹、檔案管理知識介紹、檔案查詢流程介紹、數(shù)字化檔案信息分類、在線問答等。其中數(shù)字化檔案信息分類是功能模塊中使用頻率最高的模塊，其中可以按照單位的檔案劃分重點對檔案進行分類，如文書檔案

6、、科研檔案、合同檔案、聲音影像檢索檔案等。檢索方式的設(shè)計可以是按照編號查詢、主題查詢、機構(gòu)查詢、分類號查詢、日期查詢、檔案類型查詢等。檔案信息平臺的登錄身份也要進行細分，具體可分為單位與個人賬戶。其中，可以完善服務(wù)功能，例如信息推送、訂閱等，讓用戶能夠可以有更多的服務(wù)選擇。做好檔案數(shù)據(jù)的對接工作，實現(xiàn)檔案信息的共享，為此就要求各個檔案管理部門之間做好實現(xiàn)的協(xié)調(diào)和配合，對于既有的業(yè)務(wù)系統(tǒng)建立接口，確保已經(jīng)歸檔，且具備使用權(quán)限的部門之間可以調(diào)取檔案信息。并且最好操作流程記錄跟蹤，確保責(zé)任監(jiān)管職責(zé)與檔案使用權(quán)限之間的明確。（二）加強檔案信息的數(shù)字化轉(zhuǎn)化錄入對于圖像、影響和紙質(zhì)的檔案材料進行統(tǒng)一的匯總

7、，全面推動數(shù)字化檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的建立?？梢越柚趻呙柙O(shè)備，對于檔案信息進行采集，和數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換，通過平臺的數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)化，進行信息的錄入、處理和編號、審核等。對于有損壞的檔案信息內(nèi)容可以進行修復(fù)、糾正、去污和格式轉(zhuǎn)換等，保證檔案信息的完整性和全面性。檔案信息的數(shù)字化轉(zhuǎn)化是對原檔案的保存，也能夠提升檔案信息的檢索效率和利用質(zhì)量。（三）提升檔案管理信息平臺的安全保障功能檔案管理要注重平臺的安全性，尤其要重視對于加密信息的保護，以及對于原文件的真實性和完全性的保護。國家目前已經(jīng)建立了檔案管理的法律法規(guī)，而信息化技術(shù)操作更是要注重使用規(guī)則。對于平臺的后臺風(fēng)險防范設(shè)計要不斷的完善，注重對于日常安全系統(tǒng)安全檢索

8、和維護，注重對平臺使用者身份的認證，以及防火墻和數(shù)據(jù)備份制度的完善。通過檔案管理的方式確保信息數(shù)據(jù)科學(xué)保護，將安全隱患消除。（四）定期做好檔案管理系統(tǒng)平臺更新維護檔案管理信息化系統(tǒng)平臺是的技術(shù)操作和功能模塊是處于不斷變化發(fā)展的過程，對于信息技術(shù)平臺的設(shè)備軟件要定期的更新，不斷完善和規(guī)范操作平臺的規(guī)范流程。按照文件的分類歸檔特征將登錄用戶分成具體的級別，對于人員的變更也要及時進行更新。對于不斷更新的檔案信息，要確保平臺更新及時。對于出現(xiàn)的系統(tǒng)故障問題要能夠做好及時的維護工作，確保系統(tǒng)的正常使用，強化信息系統(tǒng)的安全、正常使用，以便檔案管理信息化平臺的高效率運轉(zhuǎn)。參考文獻1彭孟艷.檔案管理信息平臺的深化與應(yīng)用j.數(shù)字技術(shù)與應(yīng)用，2015（05）：98.2王萍.檔案