核電企業(yè)數字檔案室建設探究

1、    核電企業(yè)數字檔案室建設探究    劉朋朋 王藍藍：g270.7 文獻標識：a ：1674-1145（2020）07-132-02摘 要 作為海南省數字檔案室試點單位之一，海南核電有限公司正在積極推進數字檔案室建設，本文結合海南核電數字檔案室建設的實際，對核電企業(yè)數字檔案室建設的必要性、目標與建設方向、內容與要點進行了闡述。關鍵詞 核電 企業(yè) 數字檔案室 建設隨著信息技術的深入發(fā)展和廣泛應用，建設數字檔案室已成為企業(yè)檔案工作提質增效與創(chuàng)新發(fā)展的必由之路。建設公司企業(yè)數字檔案室的最終目的就是實現(xiàn)檔案資源數字化、檔案管理信息化和檔案服務知識化，全面增強

2、檔案信息管理與服務能力，提高公司管理水平，增強核心競爭力，為企業(yè)持續(xù)健康發(fā)展提供有力支撐1。一、核電企業(yè)數字檔案室建設的必要性進入信息化時代以后，社會進步日新月異，新的技術和管理理念層出不窮，給企業(yè)文檔工作也帶來了新的機遇與挑戰(zhàn)。企業(yè)數字檔案室建設的必要性主要體現(xiàn)在以下幾個方面。（一）數字檔案室建設是適應核電企業(yè)信息化水平不斷提升的需要核電企業(yè)信息化水平較高，不僅有完善的erp系統(tǒng)、生產管理系統(tǒng)和企業(yè)內容管理平臺等綜合性管理平臺，各個領域也有很多專用系統(tǒng)，如設備可靠性管理系統(tǒng)、經驗反饋系統(tǒng)、行動跟蹤系統(tǒng)、物料主數據系統(tǒng)、定期試驗系統(tǒng)等。與傳統(tǒng)的管理方式生成大量紙質文件記錄不同的是，各種信息化系

3、統(tǒng)中產生了數量巨大的、形式多樣的原生電子文件，傳統(tǒng)文檔管理模式難以滿足某些原生電子文件的收集、整理和保管要求，比如三維圖紙等，而數字檔案室建設是解決原生電子文件的管理問題的有效途徑。（二）數字檔案室建設是提高核電企業(yè)檔案利用便捷度的需要注重“凡事有據可依”、視安全為生命的核電廠文檔利用對及時性的要求非常高，許多文檔利用需在幾十分鐘甚至幾分鐘內完成，但由于核電廠文件數量大，各類型檔案特點各異，整理方式不一，傳統(tǒng)方式查詢檔案耗時耗力。通過數字檔案室的建設，提高紙質檔案的數字化水平，通過全文檢索等信息化手段，能夠降低了員工查詢文檔信息的難度，極大提高核電廠文檔信息利用的及時性，為核電廠安全穩(wěn)定運行提

4、供強有力的文檔信息保障2。（三）數字檔案室建設是核電檔案信息資源進一步開發(fā)利用的需要當前核電企業(yè)檔案資源開發(fā)利用主要采用檔案編研的方式，在耗費大量人力的同時，及時性難以得到保證。企業(yè)數字檔案室的建設能夠實現(xiàn)非結構化數據的提取和整合，為檔案信息進行深層次加工和知識化組織提供了有利條件，檔案部門只有以利用需求為導向，提高檔案編研的及時性、準確性和專業(yè)性，才能為企業(yè)提供全方位、多層次的個性化檔案信息和決策支持服務。二、核電企業(yè)數字檔案室建設的目標與方向核電企業(yè)數字檔案室建設以數字資源為基礎、安全管理為保障、便捷利用為目標，使企業(yè)檔案室能夠實現(xiàn)對本單位電子文件的歸檔和管理，實現(xiàn)傳統(tǒng)載體檔案的數字化，企

5、業(yè)工作人員均可通過信息系統(tǒng)查詢利用檔案資源，實現(xiàn)歸檔文件電子化、館藏檔案數字化、檔案信息化利用、檔案信息資源深度整合加工以及館藏電子檔案的安全保存和長期可利用，將企業(yè)檔案室由檔案保管和利用中心逐步發(fā)展成企業(yè)電子文件管理中心、信息中心和知識中心，實現(xiàn)檔案工作的提質增效與創(chuàng)新發(fā)展，為企業(yè)持續(xù)健康發(fā)展提供有力支撐3。審視當下，展望未來，核電文檔信息化需要從以下幾個方向發(fā)展。（一）實現(xiàn)更大規(guī)模的文檔電子化、數據化目前海南核電現(xiàn)有以n1-eam，n1-erp為代表的一系列業(yè)務信息系統(tǒng)，這些系統(tǒng)所涵蓋的業(yè)務所需產生的文件已大部分實現(xiàn)原生電子化，但各業(yè)務部門在各項活動中每年仍會形成10萬件以上的紙質文件。紙

6、質生效的文件容易出現(xiàn)填寫、簽署不規(guī)范、丟失、損壞等風險，其次，歸檔后的掃描、著錄、保存成本高，2018年僅全年掃描的歸檔文件就達到了30萬頁，人工消耗非常巨大。另一方面?zhèn)鹘y(tǒng)的電子文檔信息顆粒度較粗，不便于利用和查找，需要把特定的文檔轉換為顆粒度更細的數據。（二）實現(xiàn)對企業(yè)信息的集中高效管控隨著數據采集能力不斷增強，企業(yè)數據量迅速上升。傳統(tǒng)的文檔管理，主要管理的是紙質文件等非結構化信息，進入信息社會以后，隨著各項業(yè)務流程的電子化，以電子形式存在的結構化數據成為企業(yè)的重要信息；進入大數據時代后，以往無法采集，或者因價值密度低而無法使用的數據也開始具備極高的商業(yè)價值，成為企業(yè)信息資產的一部分，企業(yè)信

7、息資產的外延不斷擴大，相應的，企業(yè)文檔信息管理的范圍也需要不斷擴大。對更大范圍的信息進行集中高效管控，提高企業(yè)對信息資源的開發(fā)能力，提升企業(yè)運轉效率。（三）實現(xiàn)檔案管理智能化實現(xiàn)檔案管理智能化包括利用物聯(lián)網技術，實現(xiàn)對檔案實體管理的智能化，實現(xiàn)對檔案庫房、庫存檔案的實時監(jiān)控、動態(tài)分析。另一方面，利用數據挖掘和人工智能等技術，實現(xiàn)檔案資源開發(fā)深入化和開發(fā)自動化。三、核電企業(yè)數字檔案室建設的內容與要點根據企業(yè)數字檔案館（室）建設指南的要求，數字檔案室建設主要內容包括六個方面：基礎設施建設，可分為網絡環(huán)境、硬件環(huán)境及系統(tǒng)軟件建設；數字檔案管理系統(tǒng)，主要功能包括數據采（收）集、數據管理、數據存儲及信息

8、利用等；數字檔案資源建設，主要包括目錄數據庫、存量數字化及增量電子化；制度規(guī)范建設，一般分為管理性標準、業(yè)務性標準及技術性標準三個方面；安全保密體系建設，即檔案數據的安全保密、系統(tǒng)及網絡平臺的安全；經費和人才保障，通常包含組織機構、人才隊伍及配套制度等。根據上述要求，結合自身文檔管理和信息化建設的實際，核電企業(yè)數字檔案室建設的要點集中于以下幾個方面。（一）進行有效的整體統(tǒng)籌規(guī)劃數字檔案室建設是一項系統(tǒng)工程，要求實施單位不僅具備一定的技術水平，更要有較高的組織管理要求。在數字檔案室建設過程中既要選擇適合本公司的軟硬件設施、數字檔案管理系統(tǒng)等，更要調查研究、分析需求，總體規(guī)劃，分步實施，建立健全制

9、度規(guī)范，搭建安全保障體系，形成運營保障機制等，避免重復建設，確保各組成部分的兼容性，提高數字檔案室的實用性。（二）強化數字檔案室的資源建設文檔資源是數字檔案室建設的基礎，核電廠在建設和運行過程中會產生大量的、各種載體和形式的文件資料。首先要實現(xiàn)存量檔案的數字化和增量檔案的電子化，其次要擴大電子檔案的接收范圍。傳統(tǒng)文檔管理模式下，信息密度高的文件資料被收集、整理和歸檔，大量信息密度低的資料可能被忽視，未進行有效管理容易丟失或被遺棄，比如郵件、新聞等，然而部分文件其信息密度可能隨著時間的變化而改變，數字檔案室建設提供了一個可以更方便的收集、整理和存儲更多文件資料的平臺，使得文檔資源更加豐富和完善。

10、（三）轉變電子文件的歸檔模式，搭建適合的數字檔案管理系統(tǒng)核電企業(yè)各領域部署實施了大量系統(tǒng)，各個系統(tǒng)的數據格式、數據接口等不盡相同，這種情況對于電子文件的歸檔造成了極大的障礙，為解決這個問題，核電企業(yè)需要制定統(tǒng)一接口規(guī)范，確保各個系統(tǒng)的數據接口等符合電子文件歸檔的統(tǒng)一要求。與此同時，從各個領域業(yè)務系統(tǒng)中收集原生電子文件之后還需要將電子文件的格式進行轉換至電子文件管理系統(tǒng)兼容的格式，確保為各個領域業(yè)務系統(tǒng)提供調用，并且對電子文件進行收集、管理、鑒定和分類等，最終將長期保存的文件歸檔到數字檔案室。（四）深入挖掘和分析數字檔案資源的內容核電企業(yè)數字檔案資源具有種類多、數量大的特點，對查詢服務的要求較高

11、，難以適應業(yè)務部門的文檔使用需求，通過數字檔案室的建設能夠從大量數據中對信息進行提煉和集成，根據業(yè)務部門的查詢利用需求，分析各種數據，通過智能化的數據挖掘，使得查詢出的信息能夠更有針對性，為業(yè)務部門提供更好地利用服務。（五）建設檔案信息安全保障體系，確保信息安全核電企業(yè)檔案信息資源是非常重要的戰(zhàn)略資源，信息資源的安全問題是企業(yè)數字檔案室建設工作中面臨的基礎性問題之一。在應用層，首先確保檔案管理系統(tǒng)本身符合安全與保密規(guī)定；其次利用用戶賦權、檔案管理系統(tǒng)日志審核等手段進一步加強檔案管理系統(tǒng)的安全與保密；再次通過對數字化加工場所、存儲以及提供利用的過程進行監(jiān)控，確保信息傳遞過程中的安全與保密。在管理

12、層方面，一方面嚴格執(zhí)行公司信息安全的各項管理制度，另一方面結合檔案信息安全的實際制定適合自身管理的安全保密制度，多方面杜絕安全保密事件的發(fā)生。（六）制定完善的數字檔案室管理制度，并宣貫到位核電企業(yè)數字檔案室建設應制定人員崗位職責、系統(tǒng)運行維護管理制度、檔案數字化加工場所管理制度、數字檔案室安全與保密制度等，確保數字檔案室的工作有制度保障。與此同時，通過制度的宣貫，將數字檔案室的概念、特點、優(yōu)勢、使用方法和注意事項等向業(yè)務部門進行全方位的推介，使得數字檔案室成為公司各領域信息系統(tǒng)的樞紐和紐帶，最大程度便捷用戶對信息的查詢利用。四、結語信息時代的到來，使得數字檔案室的建設成為核電企業(yè)圍繞中心，服務大局，提供優(yōu)質文檔服務的必然選擇。在數字檔案室建設的過程中由于各單位業(yè)務系統(tǒng)、管理模式、基礎條件等的不同，各核電企業(yè)的建設過程將和建設難度各異。各核電企業(yè)只有立足自身，找準定位，突出特色，整合資源，才能建設與企業(yè)發(fā)展相