B5費及物管費系統(tǒng)自動計提及攤銷需求(FAS)

1、秘密用戶需求說明書（補?。┱f明：1、 本文件中“”中內(nèi)容為舉例和說明文字，請務(wù)必在文件擬制時替換或刪除；2、 若文中某章節(jié)內(nèi)容可省略、不需要或適用，請保留該標題，并根據(jù)實際在內(nèi)容部分寫明“略”、“勿需”或“不適用”等，同時適當說明原因；3、 請作者注意在文檔右上角修改該文檔的密級。文件修訂歷史修訂時間修訂說明作者審核模板修訂歷史版本生效時間變更概要作者審核批準1.02009-1-16創(chuàng)建模板文檔張潔，趙學亮EPG馬智濤1.12009-5-11、簡化模版格式，將各章節(jié)說明文字和例子后移2、修改背景、目的內(nèi)容3、去掉版本記錄4、增加了標準化要求5、將報表需求內(nèi)容形成EXCEL模版張潔EPG第 19

2、 頁 共 19 頁需求說明公司名稱中國平安人壽保險股份有限公司需求主題租賃費及物管費系統(tǒng)自動計提&攤銷需求系統(tǒng)/子系統(tǒng)名稱MMS-職場管理系統(tǒng)、FAS、OF需求提交人熊郁林、孫明亮、張雷寧、邵兆政需求審批人/owner鄭之炎、梁偉強需求提出部門系列壽險需求提出部門名稱行政部、財務(wù)部需求類型業(yè)務(wù)需求 內(nèi)部需求（請選擇其一： / ）使用說明：1填寫時建議考慮相關(guān)的系統(tǒng)性能要求（例如：響應(yīng)時間要求、容量支持要求等）、可靠性、安全性。具體請參考用戶需求說明書（項目）模版。2 本文件中“ ”中內(nèi)容為說明文字，請在文件擬制時替換或刪除。3 本模板適應(yīng)于指PER補丁需求編寫。4 請用戶使用“藍色”編

3、寫需求文檔。目 錄1.需求概述51.1.背景、目的51.2.使用范圍51.3.規(guī)范性文件51.4.專業(yè)術(shù)語52.需求描述62.1.本次修改或新增的業(yè)務(wù)流程62.2.用戶權(quán)限82.3.子功能需求182.3.1.功能作用及特點82.3.2.重要規(guī)則及公式說明92.3.3.界面要求102.3.4.關(guān)聯(lián)系統(tǒng)及關(guān)聯(lián)模塊102.3.5.權(quán)限定義102.3.6.業(yè)務(wù)風險分析102.3.7.優(yōu)先級102.4.子功能需求2112.5.子功能需求3113.其他非功能性需求113.1.性能要求113.1.1.關(guān)鍵功能要求113.1.2.用戶量及系統(tǒng)使用要求 11（1）用戶量增長情況11（2）系統(tǒng)使用變化情況113.

4、2.歷史數(shù)據(jù)遷移需求114.標準化要求124.1.保險術(shù)語124.2.保險業(yè)務(wù)代碼集124.3.其它補充說明125.報表需求126.MIS報表需求127.上線要求137.1.業(yè)務(wù)期望上線日期及說明137.2.責任人138.附件131. 需求概述1.1. 背景、目的（必錄）介紹此需求開發(fā)的產(chǎn)生原因：1、 說明需求背景或來源以及業(yè)務(wù)系統(tǒng)的現(xiàn)狀和問題？壽險機構(gòu)財務(wù)人員每月根據(jù)機構(gòu)行政人員反饋的職場租賃信息，核實該職場租賃費、物業(yè)費（保安保潔費）是否報銷，進行費用計提&攤銷，計提&攤銷值通過手工總賬憑證明細表掃描至FAS影像，由會計作業(yè)中心根據(jù)影像在OF手工記賬生成攤銷或計提憑證，費時

5、費工且數(shù)據(jù)不及時準確。2、 希望通過此需求實現(xiàn)哪些目標？系統(tǒng)的實際作用？實現(xiàn)職場管理系統(tǒng)租賃費、物業(yè)費相關(guān)數(shù)據(jù)與FAS、OF總賬自動關(guān)聯(lián)并生成憑證，無需財務(wù)人員人工操作或干預(yù)其中的過程，實現(xiàn)自動化并保證數(shù)據(jù)準確性、真實性和及時性。1.2. 使用范圍（必錄）涉及模塊MMS職場管理系統(tǒng)、FAS財務(wù)輔助系統(tǒng)、OF總賬使用部門機構(gòu)/總部行政、財務(wù)人員1.3. 規(guī)范性文件序號規(guī)范性文件請在需遵循的文件后打“”1保險術(shù)語2保險行業(yè)標準3保險業(yè)務(wù)代碼集4保險業(yè)務(wù)代碼集管理辦法5如有其他文件請在此補充1.4. 專業(yè)術(shù)語序號術(shù)語/ 縮略語全稱和解釋條目號1232. 需求描述2.1. 本次修改或新增的業(yè)務(wù)流程2.

6、2. 用戶權(quán)限用戶類型清單新增序號用戶崗位角色HR崗位用戶數(shù)據(jù)用戶層次集團總公司機構(gòu)操作權(quán)限對照表一級菜單名稱二級菜單名稱三級菜單用戶層次用戶類型，對應(yīng)用戶類型清單中的序號(01/02/)權(quán)限特別說明2.3. 子功能需求12.3.1. 功能作用及特點（必錄）需求點：壽險職場租賃費、物業(yè)管理費自動制證功能。源頭數(shù)據(jù)擬由MMS職場管理系統(tǒng)提供按月分公司段、成本中心生成支付信息，與FAS報銷校驗支付狀態(tài)，啟動自動計提&攤銷操作。職場租賃費、物業(yè)管理費啟動計提、攤銷費用的會計規(guī)則采用權(quán)責發(fā)生制原則。MMS-職場管理系統(tǒng)：1. 報銷支付流程（MMS費用支付與FAS費用報銷對接）收到發(fā)票后，在MM

7、S系統(tǒng)根據(jù)已審批完成的“支付申請單”，觸發(fā)FAS生成報銷單草稿。FAS報銷單草稿自動取MMS支付申請信息：報銷單“金額”取MMS系統(tǒng)“攤銷總金額”?！皞渥ⅰ变浫肟騼?nèi)系統(tǒng)默認為：借方科目1301000000（待攤費用）.1.1 MMS系統(tǒng)支付申請信息：報銷單金額報銷單支付期間報銷單草稿界面：1.2 進入FAS報銷單草稿后，手工維護“收款供應(yīng)商：”“審批鏈類別”等信息，提交報銷單。1.3 會計作業(yè)中心人員收到租賃費報銷單記載科目信息進行記賬，OF生成支付分攤憑證,與現(xiàn)有流程一致。借方：1301000000待攤費用貸方：2149120100 其他應(yīng)付款/應(yīng)付外部往來款(AP)1.4 中心作業(yè)人員完成

8、應(yīng)付記賬后，F(xiàn)AS記錄“中心已制證”狀態(tài)，回寫狀態(tài)至MMS，告知支付申請XX職場XX期間租賃費為“中心已制證”狀態(tài)。1.5 中心人員處理完成報銷待攤憑證后，如發(fā)現(xiàn)信息有誤后，不得反沖操作。1.5.1如職場類信息有誤，通過MMS職場管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)修改處理；1.5.2如憑證科目信息有誤，通過調(diào)賬處理；1.6 關(guān)于租賃期期間規(guī)則界定：租賃期以月為單位,支付租賃期間界定以合同租賃起始日的當月開始計算。第一次支付期間為合同租賃起始日的當月，加上支付頻率時間，等于第一次支付期間的到期月。第二次支付期間為第一次支付期間的到期月次月，加上支付頻率時間，等于第二次支付期間的到期月。如某兩年合同期2012年5月X日

9、-2014年4月X日，支付頻率半年，第一次支付日期范圍為2012年5月X日-2012年10月X日，支付租賃期判斷為5至10月份。第二次支付日期范圍為2012年10月X日或11月1日-2013年4月30日，支付租賃期11至4月份，以此類推。例一：某兩年合同期2012年5月1日-2014年4月30日，支付頻率半年，第一次支付日期范圍為2012年5月1日-2012年10月31日，支付租賃期5至10月份。第二次支付日期范圍為2012年11月1日-2013年4月30日，支付租賃期11至4月份，以此類推。例二：某兩年合同期2012年5月15日-2014年5月14日，支付頻率半年，第一次支付日期范圍為201

10、2年5月15日-2012年10月14日，支付租賃期為5至10月份。第二次支付日期范圍為2012年11月15日-2013年5月14日，支付租賃期11至4月份。例三：某兩年合同期2012年5月31日-2014年5月30日，支付頻率半年，第一次支付日期范圍為2012年5月31日-2012年11月30日，支付租賃期為5至10月份。第二次支付日期范圍為2012年11月31日-2013年5月30日，支付租賃期11至4月份。1.7 租賃費報銷單完成支付后，若存在對過往月期間費用報銷，需對過往月的預(yù)提費用生成預(yù)提結(jié)轉(zhuǎn)憑證。如5月報銷4-9月期間租賃費，MMS系統(tǒng)某職場經(jīng)FAS報銷回寫后告知4-9月為“已支付”

11、或“中心已制證”狀態(tài)，判斷4月是當月（5月）的過往月，明確對4月預(yù)提結(jié)轉(zhuǎn)。預(yù)提結(jié)轉(zhuǎn)詳細信息根據(jù)MMS系統(tǒng)4月預(yù)提憑證草稿信息獲取，生成預(yù)提結(jié)轉(zhuǎn)憑證草稿。借方：預(yù)提費用 4月租賃費貸方： 待攤費用 4月租賃費公司段業(yè)務(wù)類型摘要業(yè)務(wù)段成本中心會計科目子目段關(guān)聯(lián)方產(chǎn)品段借方金額貸方金額銀行進賬日期資金類型備注101000預(yù)提結(jié)轉(zhuǎn)結(jié)轉(zhuǎn)4月租賃費預(yù)提01010000215100000000000000000000002000預(yù)提結(jié)轉(zhuǎn)結(jié)轉(zhuǎn)4月租賃費預(yù)提01010000130100000000000000000000002000101000預(yù)提結(jié)轉(zhuǎn)結(jié)轉(zhuǎn)3月租賃費預(yù)提010100002151000000000

12、00000000000001666.66預(yù)提結(jié)轉(zhuǎn)結(jié)轉(zhuǎn)4月租賃費預(yù)提01010000215100000000000000000000001666.67預(yù)提結(jié)轉(zhuǎn)結(jié)轉(zhuǎn)3-4月租賃費預(yù)提01010000130100000000000000000000003333.33101000預(yù)提結(jié)轉(zhuǎn)結(jié)轉(zhuǎn)4月租賃費預(yù)提03030000215100000000000000000000003000預(yù)提結(jié)轉(zhuǎn)結(jié)轉(zhuǎn)4月租賃費預(yù)提030300001301000000000000000000000030008333.338333.33 1.8 預(yù)提金額與后續(xù)月報銷支付金額不一致處理規(guī)則。接上例，5月報銷4-9月期間租賃費，4月自

13、動預(yù)提1000元，5月發(fā)生合同變更，從4月起租金調(diào)整至1200、或800元/月。1.7.1 4月因未支付自動預(yù)提1000元，MMS生成憑證草稿如下:（詳見2.3.2）借方：營業(yè)費用/租賃費/缺省 1000元貸方：預(yù)提費用 1000元1.7.2 5月發(fā)生合同變更，4月起租金調(diào)整至1200元/月，5月報銷支付后結(jié)轉(zhuǎn)預(yù)提，對4月少計營業(yè)費用200元補充，費用八個段值信息引用原預(yù)提憑證借方草稿：借方：預(yù)提費用 1000元 營業(yè)費用/租賃費/缺省 200元（補4月費用差額）貸方：待攤費用 1200元1.7.3 5月發(fā)生合同變更，4月起租金調(diào)整至800元/月，5月報銷支付后結(jié)轉(zhuǎn)預(yù)提，對4月多預(yù)提營業(yè)費用2

14、00元紅沖處理，費用八個段值信息引用原預(yù)提憑證借方草稿：借方：預(yù)提費用 1000元 營業(yè)費用/租賃費/缺省 -200元（紅沖4月多預(yù)提差額）貸方：待攤費用 800元1.9 職場類費用報銷，控制在FAS報銷單直接錄入，通過MMS系統(tǒng)為報銷源頭。 2. 費用結(jié)算流程：2.1 MMS每月底提取租賃期間為當月的租賃費、物業(yè)管理費、租賃費+物業(yè)管理費，提供預(yù)覽界面。新建路徑：財務(wù)結(jié)算費用制證參照“裝修攤銷”界面改造，點擊“費用查詢”后展示下圖：改“費用查詢”增加“支付狀態(tài)”：全部、中心已制證、未支付增加“憑證查詢”：全部、租賃費、物管費等2.2 在財務(wù)結(jié)算費用制證費用查詢界面， “公司段”和“子目段”展

15、示設(shè)置下拉選，公司段配置默認為部門表中維護項，并關(guān)聯(lián)“職場制度標準/系數(shù)”維護的其他公司段，子目段默認為B20001,新增B61321配置，當職場系列含二元營銷、二元區(qū)拓、二元管理系列中任意一個時，判斷是否為專項支持，如果是專項支持，判斷租賃費起算月，查詢月在起算月起13個月內(nèi)，該職場子目段默認為B61321，第14個月起改為B20001；物業(yè)管理費子目段參照租賃費每月維護，子目段默認為B20003、可選擇B20006，專項子目B61322。子目段維護信息按下表所示：預(yù)算科目代碼營業(yè)用房租賃物業(yè)管理費租賃物業(yè)管理費自有物業(yè)管理費常規(guī)預(yù)算子目B20001B20003B20006二元專項預(yù)算子目B

16、61321B61322-系統(tǒng)默認的子目段，若用戶在前端頁面調(diào)整，需對應(yīng)彈出提示框，由B61321改成B20001時，提示：請確認該職場轉(zhuǎn)為常規(guī)預(yù)算支持；由B20001改成B61321時，提示：請確認該職場轉(zhuǎn)為專項預(yù)算支持；點“確認”則調(diào)整，并回到頁面，點“取消”直接回到頁面；頁面設(shè)置記憶功能，同一合同編號選定公司段后，下次查詢（登錄）或選擇其他月份查詢時，默認為上次調(diào)整值；在職場制度標準/系數(shù)中新增“公司段維護”菜單，同一三級機構(gòu)可維護多個公司段頁面提供增刪改查功能；2.3 進入財務(wù)結(jié)算費用制證憑證查詢，增加支付狀態(tài)篩選(識別費用攤銷或預(yù)提)：增加支付狀態(tài):全部、中心已制證、未支付2.3.1

17、對“中心已制證”狀態(tài)的費用，生成費用待攤憑證草稿。2.3.2 對 “未支付”狀態(tài)的費用，生成費用預(yù)提憑證草稿。2.3.3新增憑證調(diào)整功能。新建路徑：財務(wù)結(jié)算費用制證憑證調(diào)整，參照裝修攤銷憑證調(diào)整界面，另增加“子目段”選擇。2.3.4 每月底MMS系統(tǒng)將以上的費用攤銷、預(yù)提憑證草稿導入OF接口，憑證信息由接口表帶入，OF完成制證?；貙慚MS系統(tǒng)當月職場租賃費“已結(jié)算”、“已預(yù)提”狀態(tài)OF總賬：1、MMS租賃費攤銷憑證導入OF，OF制證規(guī)則如下：借方：營業(yè)費用/租賃費/缺省貸方：待攤費用 對應(yīng)摘要：攤銷*職場*月租賃費物管費。 2、MMS租賃費預(yù)提憑證導入OF，OF制證規(guī)則如下：借方：營業(yè)費用/租

18、賃費/缺省貸方：預(yù)提費用 對應(yīng)摘要：預(yù)提*職場*月租賃費物管費。 備注說明：1. 物業(yè)管理費、保安保潔費的報銷、預(yù)提&攤銷 與租賃費采取同樣規(guī)則。2. “預(yù)提費用”、“待攤費用”科目無子目、成本中心，只需分公司段、業(yè)務(wù)段。3. 租賃費、物業(yè)管理費、保安保潔費會計科目均為4451070000。2.3.2.2.3.3. 重要規(guī)則及公式說明（必錄）2.3.4. 界面要求（必錄）a) 進入條件b) 字段要求和輸入項校驗方法c) 動作規(guī)則或處理規(guī)則和提示說明d) 關(guān)聯(lián)邏輯說明2.3.5. 關(guān)聯(lián)系統(tǒng)及關(guān)聯(lián)模塊關(guān)聯(lián)模塊模塊功能簡述依賴關(guān)系管理策略2.3.6. 權(quán)限定義（必錄）權(quán)責發(fā)生制原則，是指以是滯取得收到現(xiàn)金的權(quán)利或支付現(xiàn)金的責任權(quán)責的發(fā)生為標志來確認本期收入和費用及債權(quán)和債務(wù)。2.3.7. 業(yè)務(wù)風險分析原則風險分析（請選擇其一： / ）流程類型高中低對業(yè)務(wù)的影響高中低對客戶的影響高中低使用頻率高中低變更類型高中低對業(yè)務(wù)考核的影響高中低2.3.8. 優(yōu)先級優(yōu)先級（/）原因高 中 低注：高：行政指令或緊急必要的支持；中：非常需要的支持，對業(yè)務(wù)有重要的影響；低：對業(yè)務(wù)有很好的支持，但對業(yè)務(wù)沒有重大影響。2.4