湖北林業(yè)科研檔案的管理現(xiàn)狀及發(fā)展對策

1、    湖北林業(yè)科研檔案的管理現(xiàn)狀及發(fā)展對策    胡琦摘要：林業(yè)科研項目一般具有研究周期長、區(qū)域性強、范圍廣等特點，這也為科研檔案管理提出了更高要求。本文調(diào)查了湖北林業(yè)科研檔案管理現(xiàn)狀，分析現(xiàn)階段存在的問題，并就新形勢下做好檔案管理，提出了工作的思路和建議。關鍵詞：林業(yè)科研檔案；檔案管理；湖北：s71：a：1004-3020（2017）02-0068-04林業(yè)科研檔案總結科研工作經(jīng)驗和成果，記錄林業(yè)科學發(fā)展，是指導推進深入研究和轉化應用的重要工具，也是林業(yè)持續(xù)健康發(fā)展的前提1 ?；诹謽I(yè)科研項目具有的研究周期長、區(qū)域性強、范圍廣等特點，林業(yè)科研檔案管理

2、是一項相對而言比較繁瑣、嚴謹和期限較長的工作，現(xiàn)階段中國林業(yè)和林業(yè)科研工作發(fā)展進入了新時期，檔案管理水平亟待跟進提升2。如何增強檔案管理意識、創(chuàng)新管理體制機制、運用新的科技成果來提高科研檔案管理工作水平，進而促進檔案的開發(fā)利用，是科研工作者和檔案管理者必須要面對和堅決的問題。1湖北林業(yè)科研檔案管理取得的成效一直以來，湖北省內(nèi)多數(shù)林業(yè)科研單位對檔案工作比較重視，將檔案工作作為規(guī)范化管理的重要組成內(nèi)容來抓，特別是“十一五”和“十二五”期間，分別按照國家、省級和地區(qū)的科研管理、機關檔案工作建設標準，不斷加強檔案管理建設，取得了一定的成效。20152016年對湖北省級和地市州主要林業(yè)科研機構科研檔案建

3、設與管理的基本情況進行了調(diào)查，情況見表1。1.1明確職責根據(jù)檔案管理和規(guī)范化管理的要求，為加強檔案工作的領導，提高檔案管理水平，根據(jù)表1顯示，湖北省級和地市州大部分林業(yè)科研單位都成立了檔案管理工作領導小組，明確了具體負責檔案管理日常工作的部門，并根據(jù)檔案管理工作的需要，配備了檔案專職人員。湖北省林業(yè)科學研究院等省級大型科研院所還形成了以歸口檔案管理部門為中心，業(yè)務部門和單位為分支機構的檔案管理網(wǎng)絡體系。1.2加強制度建設為進一步加強科研管理工作，充分利用好科研成果，湖北省級科研單位和大部分地市州科研所制定了檔案管理相關工作的一系列制度。制度建設考慮到林業(yè)科研項目研究周期長的特性，科研文件材料主

4、要采取分階段歸檔的辦法并制定相應的歸檔程序3；成立檔案鑒定小組，科研檔案以項目為案卷，科研檔案管理人員負責收集整個項目過程的歸檔資料，項目結題以后將整套科研檔案整理編目移交由檔案室存檔；針對不同研究內(nèi)容的林業(yè)科研項目，對保管期限進行了具體的規(guī)定等。近年來，基于相關檔案管理制度的不斷建設與完善，湖北省林業(yè)科研檔案管理整體水平得到了顯著提升。1.3科研檔案管理軟硬件設施建設不斷得到加強根據(jù)檔案建設的發(fā)展需要，全省半數(shù)以上的省市科研單位配備了檔案管理專用電腦和系統(tǒng)專用軟件，基本已實現(xiàn)了文書檔案數(shù)字化管理，建立了全部文書檔案、科技檔案、照片檔案、實物檔案文件級目錄和會計檔案卷級目錄數(shù)據(jù)庫。以湖北省林業(yè)

5、科學研究院為例，該院在數(shù)字化、信息化建設方面走在全省科研檔案管理的前列，通過加大基礎設施投入，尤其是電子化辦公設備的投入，配備了帶刻錄功能的電腦、帶掃描功能的復印機、數(shù)碼照相機、移動硬盤、防磁儲存器等設施，硬件條件提升明顯，同時不斷加強檔案管理人員知識水平和業(yè)務能力培訓，目前已經(jīng)建立起一支擁有3名高級職稱、3名中級職稱檔案專業(yè)管理人員的人才隊伍，基本勝任檔案信息化建設與管理任務。2存在的問題2.1對檔案管理意識淡薄省內(nèi)部分單位和科研人員認為項目申報、實施和驗收鑒定就是科研項目的全過程，對科研檔案重要性的認識嚴重不夠，不能做到及時、全面搜集檔案和規(guī)范管理，即便是項目檢查驗收需要或按照檔案管理上級

6、單位要求整理，也是覺得對于項目驗收來說無關緊要而草草應付，造成很多紙質(zhì)及電子資料收集不齊全、不準確，歸檔整理不科學不規(guī)范4。2.2重收集整理，輕開發(fā)利用根據(jù)調(diào)查顯示，湖北絕大多數(shù)科研機構的科技檔案管理業(yè)務隸屬于本單位行政辦公室，有的市州林業(yè)科技檔案由當?shù)亓謽I(yè)主管部門代管。檔案管理人員長期以來的慣性思維就是只要保管好，不丟失、不損壞、不泄密，就是盡到了責任，許多珍貴的科技成果及檔案資料一旦歸檔后就石沉大海，很少再有人過問，科技檔案的資源遠未能得到充分開發(fā)利用。由于林業(yè)研究周期長，從建設優(yōu)勢學科到選育優(yōu)良品種，再到成熟技術的示范推廣，往往需要經(jīng)過十幾年甚至是幾十年的時間，凝聚和耗費科研人員一生或幾

7、代人的心血，若能充分利用前人或前期的研究成果將起到事半功倍、縮短研究周期和極大地促進林業(yè)科技進步和轉化的重要作用5。就目前林業(yè)科學發(fā)展對檔案管理的要求而言，僅僅單純重視檔案資料收集與整理的觀念和做法，忽視檔案的有效利用和綜合開發(fā)，是完全不能適應林業(yè)科研創(chuàng)新和轉化發(fā)展形勢的需求。2.3科研檔案管理不夠規(guī)范根據(jù)筆者近兩年來的調(diào)查，就整體而言，湖北省檔案規(guī)范化管理水平還亟待提高，主要表現(xiàn)在：一是專門管理部門和人員缺失現(xiàn)象嚴重。除湖北省林業(yè)科學研究院以外，省內(nèi)其他科研單位內(nèi)均沒有獨立的科研檔案管理部門，缺乏獨立的科研實施部門和計劃執(zhí)行監(jiān)督部門，科研檔案管理多由其他科室或人員兼職組成。有的直接歸由科研項

8、目承擔課題組進行，甚至少部分科研業(yè)務省級機構雖然承擔有課題項目研究，但沒有相應開展科研檔案管理。此外項目的開展要依托相關生產(chǎn)部門和合作單位進行，組織單位缺乏專門的科研檔案管理人員，導致資料搜集、整理和歸檔的質(zhì)量參差不齊，甚至部分缺失。二是整理歸檔不科學。林業(yè)科研項目實施具有一定的計劃性和時效性，有的需要進行跨學科綜合研究，在科研檔案的管理過程中，管理人員一般單純按照時間順序進行收集，忽略了科研項目的內(nèi)在邏輯性，為后續(xù)管理和利用造成諸多不便。三是信息化整理管理水平較低，雖然近年來全省各地科研院所辦公條件有所改善，但是少部分林業(yè)研究單位尚未實現(xiàn)科研檔案數(shù)字化管理，僅停留在收集紙質(zhì)檔案的初級管理階段

9、，嚴重制約了檔案管理的水平和效率的提高。在一些初步具備科研檔案數(shù)字化管理成效的科研單位，沒有建立和應用便于檢索的智能化數(shù)據(jù)庫，因此沒有實現(xiàn)完全意義上的信息化管理。 3林業(yè)科研檔案管理存在問題的分析及對策建議3.1存在問題分析對于湖北林業(yè)科研檔案管理上存在的問題，筆者認為主要有以下幾個方面的原因：一是林業(yè)科研工作具有一定的特殊性，既具有一般科研工作所要求的嚴謹性和科學性等特征，也具有高投入、回報慢，長期性和艱苦性等特點，客觀上講林業(yè)科研檔案管理有一定難度。二是部分單位和科研人員對于檔案管理意識淡薄，并未認識到科研檔案管理的作用和價值，特別是一些歸口管理人員、項目負責人和具體實施人員對于檔案管理的

10、認識不夠，在具體的科研項目中，檔案管理人員的參與度不夠，雖制訂了相應的制度進行規(guī)范，但是執(zhí)行情況較差。三是目前科研成果轉化方面激勵政策少、轉化率不高，直接影響林業(yè)科研和管理人員投入檔案管理工作的積極性。四是管理經(jīng)費不足。目前各地各單位的財政資金用于人員管理，科研項目資金一般僅用于實施和驗收，對于科研檔案管理缺少專門的項目和部門預算，投入不足成為制約林業(yè)科研檔案規(guī)范管理的重要原因，很多地方?jīng)]有充足的財力引進應用專業(yè)檔案管理系統(tǒng)軟件及其他先進管理技術，使得湖北全省林業(yè)科研檔案管理整體上現(xiàn)代化水平不高。3.2有關建議和對策針對于現(xiàn)階段林業(yè)發(fā)展對于林業(yè)科研和檔案管理工作提出的新要求，為解決湖北林業(yè)科研

11、檔案管理上存在的有關問題，進一步服務于科技成果轉化應用，建議圍繞制度化、規(guī)范化等方面開展工作，不斷提升湖北林業(yè)科研檔案管理的信息化和智能化水平。（1）提高認識，強化檔案管理意識。各地林業(yè)主管部門必須要高度重視檔案工作，進一步提高對科研檔案重要性的認識，采取切實手段加強林業(yè)科研檔案管理觀念的宣傳和普及，落實具體管理措施，使管理人員、科研人員切實增強意識，以強烈的責任感和使命感投入到檔案建設和管理中6。（2）進一步完善制度建設，推進規(guī)范化管理。根據(jù)國家檔案法、湖北省機關檔案管理辦法等有關規(guī)章制度和林業(yè)科研工作的特點，省級及地市州有關科研單位應結合本單位科研實際狀況及現(xiàn)有檔案管理水平，制定符合本地區(qū)

12、、本單位的系統(tǒng)科研檔案管理辦法，并在此基礎上嚴格規(guī)范操作，確保制度落實。（3）加大投入，切實提升信息化管理水平。一是繼續(xù)加強檔案基礎設施建設，配備專用電腦、打印機、掃描儀，配齊檔案室硬件設施，滿足日常工作需要；二是引進檔案專用管理軟件，提升工作效率7；三是建立林業(yè)科研檔案管理體系網(wǎng)絡，完善林業(yè)科研檔案管理系統(tǒng)，充分發(fā)揮信息網(wǎng)絡作用，切實提升林業(yè)科研檔案信息化管理水平8。（4）健全考評激勵政策，調(diào)動管理人員積極性。工作性質(zhì)決定了檔案管理相對來說是比較枯燥，因此要充分制定激勵政策、完善考評措施，來調(diào)動工作人員的積極性，帶動整個檔案管理水平的提升。一是注重建立獎懲制度，對于檔案管理有突出貢獻和重大過

13、失的集體、人員給予一定的獎勵和懲罰9。二是落實或參考有關規(guī)定，將檔案達標納入單位績效獎金發(fā)放范圍之內(nèi)，調(diào)動單位全體人員對于檔案工作的關心支持。三是將檔案管理納入人員考評和績效管理的機制內(nèi)，充分調(diào)動管理人員的積極性 10。（5）做好“管用結合”，促進檔案開發(fā)利用。林業(yè)科研檔案管理不是單純的整理和保存，其最終目的在于利用。管理和應用是相輔相成的關系，做好“管用結合”11，既實現(xiàn)檔案自身的價值，也能通過開發(fā)利用資源反過來進一步促進林業(yè)檔案管理水平，因此要積極樹立變被動應付為主動提供優(yōu)質(zhì)服務的理念，保障檔案的科學、規(guī)范管理和有序、合理開發(fā)利用。參考文獻1李瑞平，王洪靜，羅文娟，等.林業(yè)檔案管理工作存在的問題及對策分析j.河北林果研究，2013，28（1）：9597.2劉建婷.淺談林業(yè)科研檔案存在的問題及對策j.河北林業(yè)科技，2008（2）：5657.3陳曉瑚.淺談林業(yè)科研檔案的收集與歸檔j.湖北林業(yè)科技，2012（1）：6164.4郭萬軍.淺析林業(yè)科研管理現(xiàn)狀及對策j.河北林業(yè)科技，2015（05）：7677.5李長纓.林業(yè)科研所科技檔案管理工作現(xiàn)狀及對策j.浙江檔案，2004（12）：32.6陳曉瑚.林業(yè)檔案管理工作存在問題與對策j.辦公室業(yè)務，2012（19）：119，121.7王蕊.淺談林業(yè)科技檔案信息化建設與管理j.科技創(chuàng)新導報