公司采購(gòu)、辦公用品管理制度匯編

1、完美 WORD 格式公司采購(gòu)管理制度文件編號(hào)： ZS-BGS-XZ-002一、目的為了提高公司采購(gòu)效率、明確崗位職責(zé)、有效降低采購(gòu)成本，滿(mǎn)足公司對(duì)優(yōu)質(zhì)資源的需求， 進(jìn)一步規(guī)范物資采購(gòu)流程， 加強(qiáng)與各部門(mén)間的配合，特制訂本制度。二、采購(gòu)管理對(duì)象1. 日常辦公常用物品， 如電腦、打復(fù)印機(jī)、驗(yàn)鈔機(jī)、打印紙、筆、筆筒、訂書(shū)機(jī)、訂書(shū)針、文件夾、文件筐、卷紙、抽紙、印泥、起釘器、削筆刀、剪刀等。員工休息用品、車(chē)載用品、保潔用品、植物及其他辦公室日常消耗品。以上統(tǒng)稱(chēng)為“辦公易耗品”，主要用于辦公環(huán)境和工作使用。2. 銷(xiāo)售部的獎(jiǎng)品、禮品、贈(zèng)品等。3. 食堂采購(gòu)和工程材料采購(gòu)不在本制度規(guī)定的范圍。三、采購(gòu)原則1

2、. 采購(gòu)必須堅(jiān)持“秉公辦事、維護(hù)公司利益”的原則，并綜合考慮“質(zhì)量、價(jià)格”的競(jìng)爭(zhēng)，擇優(yōu)選取。2. 采購(gòu)是一項(xiàng)重要、嚴(yán)肅的工作，各級(jí)管理人員和采購(gòu)經(jīng)辦人必須高度重視。3. 物品采購(gòu)應(yīng)盡量采用月結(jié)方式為付款條件與供應(yīng)商洽談。四、分工管理1. 辦公室文員專(zhuān)業(yè)知識(shí)分享完美 WORD 格式1.1 文員須按月度建立庫(kù)存臺(tái)賬，定期核查所領(lǐng)物品登記表，做好辦公易耗品、銷(xiāo)售獎(jiǎng)品的入庫(kù)、發(fā)放和庫(kù)存管理工作。（附件辦公易耗品月度臺(tái)賬統(tǒng)計(jì)表、銷(xiāo)售獎(jiǎng)品庫(kù)存統(tǒng)計(jì)表）1.2 文員須每月底盤(pán)點(diǎn)，查對(duì)臺(tái)賬與實(shí)物，保證賬實(shí)相符。1.3 文員須防止辦公易耗品、銷(xiāo)售獎(jiǎng)品受潮、蟲(chóng)蛀、損壞或丟失，保證其功用和性能。1.4 文員須根據(jù)辦公

3、易耗品以及銷(xiāo)售獎(jiǎng)品的領(lǐng)用情況，確定和保持合理的庫(kù)存種類(lèi)和數(shù)量，以減少資金占用和保證正常使用。2. 采購(gòu)專(zhuān)員2.1 負(fù)責(zé)辦公易耗品和銷(xiāo)售獎(jiǎng)品的采購(gòu)與驗(yàn)收工作；2.2 負(fù)責(zé)供應(yīng)商的篩選工作；3. 辦公室負(fù)責(zé)人3.1 負(fù)責(zé)辦公易耗品和銷(xiāo)售獎(jiǎng)品每月月底庫(kù)存的檢查工作；3.2 協(xié)助文員做好辦公易耗品和銷(xiāo)售獎(jiǎng)品日常管理工作；3.3 負(fù)責(zé)辦公易耗品和銷(xiāo)售獎(jiǎng)品費(fèi)用的管理工作。五、辦公易耗品和銷(xiāo)售獎(jiǎng)品的采購(gòu)流程文員編制購(gòu)置采購(gòu)專(zhuān)員接收市場(chǎng)詢(xún)價(jià)、比價(jià)、議計(jì)劃表并審批購(gòu)置計(jì)劃表價(jià)商家按合同供貨簽訂供貨合同 / 協(xié)議送貨或自提或定點(diǎn)采購(gòu)物品驗(yàn)收與費(fèi)用結(jié)算采購(gòu)員自提按購(gòu)置計(jì)劃表或商家送貨臨時(shí)采購(gòu)填寫(xiě)并上報(bào)詢(xún)價(jià)記錄表提供

4、樣品不提供樣品樣 品采購(gòu)量大檢查價(jià)高選 定供貨商采購(gòu)量小價(jià)低專(zhuān)業(yè)知識(shí)分享完美 WORD 格式銷(xiāo)售部獎(jiǎng)品的采購(gòu)與辦公易耗品的采購(gòu)流程一致， 購(gòu)置計(jì)劃表由銷(xiāo)售部負(fù)責(zé)編制。（一）接收購(gòu)置計(jì)劃表采購(gòu)專(zhuān)員接收辦公室文員編制并完成審批的購(gòu)置計(jì)劃表 ，并對(duì)購(gòu)置內(nèi)容進(jìn)行再確認(rèn)。包括需要采購(gòu)的物品型號(hào)、顏色、規(guī)格，甚至生產(chǎn)廠(chǎng)家都進(jìn)行進(jìn)一步確認(rèn)，以確保采購(gòu)的物品是所需品。（二）市場(chǎng)詢(xún)價(jià)、比價(jià)、議價(jià)采購(gòu)專(zhuān)員比照購(gòu)置計(jì)劃表上的物品到市場(chǎng)上至少選擇三家以上進(jìn)行詢(xún)價(jià)、比價(jià)，并對(duì)商家提供的價(jià)格進(jìn)行合理議價(jià)。（三）填寫(xiě)詢(xún)價(jià)記錄表市場(chǎng)詢(xún)價(jià)結(jié)束后，采購(gòu)專(zhuān)員對(duì)詢(xún)價(jià)結(jié)果進(jìn)行記錄，填寫(xiě)完詢(xún)價(jià)記錄表后交公司領(lǐng)導(dǎo)定奪。（四）選定供貨商公司

5、領(lǐng)導(dǎo)審閱完詢(xún)價(jià)記錄表后，對(duì)需要提供樣品的采購(gòu)進(jìn)行樣品檢查。進(jìn)一步確認(rèn)后再確定供貨商家； 對(duì)不需要提供樣品的采購(gòu)，根據(jù)詢(xún)價(jià)記錄表，確定供貨商家。（五）采買(mǎi)1. 定點(diǎn)采買(mǎi)1.1 確定供貨商家后，對(duì)量大、價(jià)高、供貨期長(zhǎng)、使用壽命長(zhǎng)或需長(zhǎng)期采購(gòu)的物品可選擇簽訂供貨合同或選擇長(zhǎng)期合作。1.2 采購(gòu)員定點(diǎn)采買(mǎi)時(shí)， 可按照購(gòu)置計(jì)劃表的內(nèi)容直接下單。定點(diǎn)單位沒(méi)有所需物品的按臨時(shí)采購(gòu)進(jìn)行。專(zhuān)業(yè)知識(shí)分享完美 WORD 格式2. 臨時(shí)采購(gòu)確定供貨商家后，對(duì)量小、價(jià)低、供貨期短、使用壽命短或臨時(shí)需要的物品直接進(jìn)行采買(mǎi)。（六）送貨送貨方式可選擇自提或商家送貨上門(mén)。（七）驗(yàn)收采買(mǎi)結(jié)束后，采購(gòu)專(zhuān)員對(duì)商家送貨的物品再進(jìn)行一一

6、確認(rèn)，防止錯(cuò)送、漏送，或以次充好等。（八）費(fèi)用結(jié)算1. 現(xiàn)款采購(gòu)1.1采購(gòu)人員必須憑有總經(jīng)理簽字的借款單向財(cái)務(wù)部借款，采購(gòu)回來(lái)后，采購(gòu)員粘貼好報(bào)銷(xiāo)票據(jù)（采購(gòu)計(jì)劃表、購(gòu)貨發(fā)票），由辦公室負(fù)責(zé)人、辦公室分管副總、財(cái)務(wù)部審核后，由總經(jīng)理簽字，然后辦理報(bào)銷(xiāo)手續(xù)。1.2財(cái)務(wù)借款按財(cái)務(wù)制度執(zhí)行。2. 后付款采購(gòu)2.1 采購(gòu)員粘貼好報(bào)銷(xiāo)票據(jù)（采購(gòu)計(jì)劃表、購(gòu)貨發(fā)票），由辦公室負(fù)責(zé)人、辦公室分管副總、財(cái)務(wù)部審核后，總經(jīng)理審批。到付款時(shí)間時(shí)，財(cái)務(wù)部直接匯款。2.2 貨物已到發(fā)票未到，驗(yàn)收合格，辦公室文員登記入庫(kù)后，如供貨方要求提前付款時(shí)， 按正常財(cái)務(wù)手續(xù)辦理后支付不超過(guò)貨物總價(jià)值 80%的貨款，待發(fā)票到后再付清余

7、款； 發(fā)票已到貨物未到， 不準(zhǔn)支專(zhuān)業(yè)知識(shí)分享完美 WORD 格式付購(gòu)貨款。2.3 物品采購(gòu)必須取得發(fā)票方可報(bào)銷(xiāo)，發(fā)票性質(zhì)（增值稅專(zhuān)用發(fā)票或普通發(fā)票）按財(cái)務(wù)規(guī)定執(zhí)行。六、定點(diǎn)商鋪管理（一）定點(diǎn)供貨商選擇采購(gòu)專(zhuān)員到市場(chǎng)選定至少3 家信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量以及送貨效率較高的商鋪，進(jìn)行報(bào)價(jià)對(duì)比后，選定價(jià)格較優(yōu)惠的商鋪為定點(diǎn)供貨單位。簽訂以結(jié)算方式為月結(jié)、為期一年的供貨合同。（二）定點(diǎn)商鋪價(jià)格監(jiān)控至少每半年一次，采購(gòu)人員定期到市場(chǎng)進(jìn)行比價(jià)，比價(jià)結(jié)束填寫(xiě)詢(xún)價(jià)記錄表，防止定點(diǎn)采購(gòu)單位抬高價(jià)格。七、辦公易耗品管理流程各部門(mén)提交辦公易辦公室分管副總審量不足文員編制購(gòu)置文員核對(duì)庫(kù)存耗品申領(lǐng)單核申領(lǐng)單數(shù)量計(jì)劃表并審批量足各

8、部門(mén)領(lǐng)用文員驗(yàn)收、入采購(gòu)階段采購(gòu)專(zhuān)員按購(gòu)置庫(kù)登記計(jì)劃表采購(gòu)（一）辦公易耗品申領(lǐng)與審核1. 各部門(mén)根據(jù)本部門(mén)辦公易耗品的使用情況，每月 25 日前提報(bào)下月辦公易耗品領(lǐng)用計(jì)劃。2. 部門(mén)負(fù)責(zé)人和分管副總審批簽字后報(bào)辦公室。 經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人審核后交辦公室文員進(jìn)行登記申領(lǐng)。（附件部門(mén)辦公易耗品申領(lǐng)單 ）專(zhuān)業(yè)知識(shí)分享完美 WORD 格式（二）核對(duì)庫(kù)存數(shù)1. 辦公室文員統(tǒng)計(jì)部門(mén)辦公易耗品申領(lǐng)單所需物品數(shù)目后，與庫(kù)存數(shù)進(jìn)行核對(duì)，原則上庫(kù)存數(shù)留存原數(shù)量的 1/3 。2. 若庫(kù)存足，文員直接按本章第六小節(jié)中“辦公易耗品的發(fā)放及領(lǐng)用”流程發(fā)放。3. 若申領(lǐng)后數(shù)量不足，申請(qǐng)購(gòu)置后再發(fā)放。（三）編制購(gòu)置計(jì)劃表因庫(kù)存數(shù)

9、量不足，文員編制購(gòu)置計(jì)劃表經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人、辦公室分管副總、總經(jīng)理 / 董事長(zhǎng)審批后，將購(gòu)置計(jì)劃表交采購(gòu)專(zhuān)員進(jìn)行采購(gòu)。（附件購(gòu)置計(jì)劃表）（四）采購(gòu)1. 采購(gòu)專(zhuān)員根據(jù)審批后的 購(gòu)置計(jì)劃表進(jìn)行采購(gòu)，并于接到購(gòu)置計(jì)劃表的 10 個(gè)工作日內(nèi)（特殊時(shí)間要求除外）完成采購(gòu)。2. 優(yōu)先在定點(diǎn)供貨商處進(jìn)行采買(mǎi)，按照合同規(guī)定的供貨價(jià)格采購(gòu)。3.采購(gòu)流程參照本制度第五節(jié)“辦公易耗品和銷(xiāo)售獎(jiǎng)品的采購(gòu)流程”執(zhí)行。（五）驗(yàn)收、入庫(kù)登記1. 采購(gòu)結(jié)束后，采購(gòu)專(zhuān)員在辦公易耗品購(gòu)置計(jì)劃表填寫(xiě)實(shí)際采購(gòu)價(jià)格，簽字后交行政專(zhuān)員，并附上送貨單 / 收據(jù) / 發(fā)票。2. 辦公室文員按照采購(gòu)專(zhuān)員交回的購(gòu)置計(jì)劃表一一核對(duì)采買(mǎi)的物品種類(lèi)、數(shù)量

10、、質(zhì)量、價(jià)格單據(jù)等，核實(shí)完畢后進(jìn)行物品登記入專(zhuān)業(yè)知識(shí)分享完美 WORD 格式庫(kù)，及時(shí)更新辦公易耗品臺(tái)賬。 （附辦公易耗品登記臺(tái)賬 ）（六）發(fā)放及領(lǐng)用1. 新員工辦公易耗品的發(fā)放新員工入職每人按標(biāo)準(zhǔn)配備電腦一臺(tái)、 簽字筆一支、 筆記本一本、文件雙夾一個(gè)，不含廚師、幫廚、保潔。2. 部門(mén)辦公易耗品的發(fā)放文員根據(jù)各部門(mén)提交的 部門(mén)辦公易耗品申領(lǐng)單 如實(shí)發(fā)放所列物品，領(lǐng)取時(shí)須簽字確認(rèn)。3. 個(gè)人辦公易耗品的領(lǐng)用各部門(mén)員工個(gè)人需要臨時(shí)支取時(shí)，在部門(mén)辦公易耗品登記表上簽字。4. 銷(xiāo)售獎(jiǎng)品的發(fā)放銷(xiāo)售獎(jiǎng)品發(fā)放必須嚴(yán)格遵循公司制定的銷(xiāo)售政策，客戶(hù)領(lǐng)取獎(jiǎng)品時(shí)必須由置業(yè)顧問(wèn)陪同， 領(lǐng)取獎(jiǎng)品時(shí)出具獎(jiǎng)品領(lǐng)取單并在登記表

11、上簽字確認(rèn)。銷(xiāo)售獎(jiǎng)品領(lǐng)取單、銷(xiāo)售部獎(jiǎng)品領(lǐng)取登記表八、辦公消耗品的交接與收回員工因離職或工作崗位變動(dòng)等原因需進(jìn)行辦公易耗品及固定資產(chǎn)的交接或收回時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守交接回收程序。1. 移交人需填寫(xiě)辦公易耗品交接單 ，接收人在監(jiān)交人的監(jiān)督下，仔細(xì)點(diǎn)驗(yàn)， 遇有毀損的要求移交人書(shū)面標(biāo)明，對(duì)毀損視該物品價(jià)值的大小情況，另行處理。 （附件辦公易耗品交接單 ）2. 辦公室文員需據(jù)清單核實(shí)后存檔備查。 若移交人為辦公易耗品專(zhuān)業(yè)知識(shí)分享完美 WORD 格式管理員本人時(shí)，辦公室負(fù)責(zé)人需親自點(diǎn)驗(yàn)，并且做好交接工作。九、附件表 1部門(mén)辦公易耗品申領(lǐng)單表 2 詢(xún)價(jià)記錄表表 3購(gòu)置計(jì)劃表表 4銷(xiāo)售獎(jiǎng)品領(lǐng)取單表 5銷(xiāo)售部獎(jiǎng)品領(lǐng)取

12、登記表表 6部門(mén)辦公易耗品領(lǐng)取登記表表 7辦公易耗品月度臺(tái)賬統(tǒng)計(jì)表表 8銷(xiāo)售部獎(jiǎng)品庫(kù)存統(tǒng)計(jì)表表 9辦公易耗品交接單十一、本制度由下發(fā)之日起執(zhí)行。辦公室二一六年十一月十一日專(zhuān)業(yè)知識(shí)分享完美 WORD 格式部門(mén)辦公易耗品申領(lǐng)單申請(qǐng)部門(mén)：年月日編號(hào)名稱(chēng)規(guī)格單位數(shù)量使用人備注部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)分管副總簽字簽字辦公室負(fù)責(zé)人簽辦公室分管副總簽字字部門(mén)物品領(lǐng)取人簽字專(zhuān)業(yè)知識(shí)分享完美 WORD 格式詢(xún)價(jià)記錄表詢(xún)價(jià)人詢(xún)價(jià)日期名稱(chēng)負(fù)責(zé)人報(bào)價(jià)單位信息電話(huà)地址付款交貨時(shí)間稅票情況方式原報(bào)采購(gòu)內(nèi)容型號(hào) / 規(guī)格數(shù)量議價(jià)最終單價(jià)備注價(jià)專(zhuān)業(yè)知識(shí)分享完美 WORD 格式采購(gòu)人員建議部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)分管副總意見(jiàn)總經(jīng)理意見(jiàn)購(gòu)置計(jì)劃表日期：年月

13、日采購(gòu)專(zhuān)員預(yù)計(jì)完成采購(gòu)時(shí)間預(yù)算實(shí)際序號(hào)品名規(guī)格單位數(shù)量備注額度金額專(zhuān)業(yè)知識(shí)分享完美 WORD 格式預(yù)算額度合計(jì)元實(shí)際采購(gòu)合計(jì)元( 采購(gòu)結(jié)束后填寫(xiě) )辦公室負(fù)責(zé)人簽字辦公室分管副總簽字總經(jīng)理簽字驗(yàn)收并登記入庫(kù)采購(gòu)專(zhuān)員簽字辦公室文員簽字注：物品單價(jià)超過(guò)1000 元的，需提前報(bào)價(jià)，待部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)/ 分管副總確認(rèn)方可購(gòu)買(mǎi)。銷(xiāo)售獎(jiǎng)品領(lǐng)取單購(gòu)房?jī)r(jià)格或排號(hào)定房客戶(hù)姓名銷(xiāo)售期定金金額 購(gòu)房付款方式一次性 按揭（公貸、商貸）房號(hào)獎(jiǎng)品獎(jiǎng)品 置業(yè)顧問(wèn)代領(lǐng)數(shù)量領(lǐng)取方式金額名稱(chēng) 客戶(hù)領(lǐng)取 其他置業(yè)顧問(wèn)銷(xiāo)售經(jīng)理確認(rèn)確認(rèn)銷(xiāo)售獎(jiǎng)品領(lǐng)取單專(zhuān)業(yè)知識(shí)分享完美 WORD 格式購(gòu)房?jī)r(jià)格或排號(hào)定房客戶(hù)姓名銷(xiāo)售期定金金額 購(gòu)房付款方式一次性

14、按揭（公貸、商貸）房號(hào)獎(jiǎng)品獎(jiǎng)品 置業(yè)顧問(wèn)代領(lǐng)數(shù)量領(lǐng)取方式金額名稱(chēng) 客戶(hù)領(lǐng)取 其他置業(yè)顧問(wèn)銷(xiāo)售經(jīng)理確認(rèn)確認(rèn)銷(xiāo)售獎(jiǎng)品領(lǐng)取單購(gòu)房?jī)r(jià)格或排號(hào)定房客戶(hù)姓名銷(xiāo)售期定金金額 購(gòu)房付款方式一次性 按揭（公貸、商貸）房號(hào)獎(jiǎng)品獎(jiǎng)品 置業(yè)顧問(wèn)代領(lǐng)數(shù)量領(lǐng)取方式金額名稱(chēng) 客戶(hù)領(lǐng)取 其他置業(yè)顧問(wèn)銷(xiāo)售經(jīng)理確認(rèn)確認(rèn)銷(xiāo)售部獎(jiǎng)品領(lǐng)取登記表領(lǐng)取時(shí)間獎(jiǎng)品名稱(chēng)房 號(hào)數(shù)量置業(yè)顧問(wèn)領(lǐng)取人備注專(zhuān)業(yè)知識(shí)分享完美 WORD 格式備注：此表作為銷(xiāo)售部獎(jiǎng)品領(lǐng)取的記錄憑證之一。專(zhuān)業(yè)知識(shí)分享完美 WORD 格式部門(mén)辦公易耗品領(lǐng)取登記表所在部門(mén)部門(mén)負(fù)責(zé)人單領(lǐng)取時(shí)間物品名稱(chēng)規(guī)格數(shù)量領(lǐng)取人備注位專(zhuān)業(yè)知識(shí)分享完美 WORD 格式備注：此表作為各部門(mén)年度領(lǐng)用辦公消耗品的記錄憑證之一。銷(xiāo)售部獎(jiǎng)品庫(kù)存統(tǒng)計(jì)表（_月）獎(jiǎng)品名稱(chēng)入庫(kù)時(shí)間新購(gòu)數(shù)量現(xiàn)庫(kù)存上月領(lǐng)取總領(lǐng)取備注專(zhuān)業(yè)知識(shí)分享完美 WORD 格式專(zhuān)業(yè)知識(shí)分享完美