關(guān)于試論高校檔案管理方式存在的問題

1、關(guān)于試論高校檔案管理方式存在的問題有學(xué)校就會有檔案，檔案是伴隨學(xué)校的發(fā)展過程產(chǎn)生的。從整體 來說，學(xué)校檔案是學(xué)校發(fā)展的原始記錄，是寶貴的文化財富;具體來 看，學(xué)校檔案是各部門、教師和學(xué)生在教育教學(xué)活動中保存起來以備 查考的文字、圖表、音像和其他各種形式的歷史記錄。然而，隨著學(xué) 校的發(fā)展和時間的推移，方面檔案的數(shù)量和形式不斷增加和豐富， 另一方面，檔案的損失和毀壞現(xiàn)象也頻頻發(fā)生。無論是針對學(xué)校工作中日益增多的形式內(nèi)容，還是保管過程中不 斷損毀的檔案，都存在著一定的困難來確保其完整和價值。因此，檔 案管理工作的安全性問題迫在眉睫。眾所周知檔案保護工作是為學(xué)校各項工作服務(wù)的。然而一些學(xué)校 工作存在陳

2、i口觀念，過分強調(diào)為教育教學(xué)服務(wù)，在一定程度上導(dǎo)致了 保護檔案意識的薄弱，表現(xiàn)在對檔案資料疏于整理和保護。一些領(lǐng)導(dǎo) 不能將其與學(xué)校發(fā)展及各項建設(shè)密切結(jié)合起來，對檔案工作的資金設(shè) 備需求不予支持。由于大量文檔處于不被有效管理的四處分散狀態(tài)， 不僅資源浪費，文檔丟失、權(quán)限控制不明等情況屢屢發(fā)生，使得安全 性無法得到保障。另外紙質(zhì)文檔的抗災(zāi)難性差。這與現(xiàn)代檔案管理工 作的信息化要求相距甚遠。寶葫蘆集團針對當(dāng)前學(xué)校教育文檔的特點推出檔案云服務(wù)平臺， 幫助學(xué)校有效解決檔案保管利用過程中的各種問題，實現(xiàn)檔案信息 化。平臺支持網(wǎng)頁瀏覽和移動端應(yīng)用登錄，支持全文模糊查詢以及標(biāo) 簽查詢，操作簡單。平臺無需增加任

3、何硬件、軟件，由承建方統(tǒng)提 供運維服務(wù)。真正實現(xiàn)“零”投入。并且是經(jīng)主管部門批準(zhǔn)，擁有涉 密資質(zhì)，提供多種數(shù)據(jù)備份機制以及安全加密功能。總之，這套軟件是符合檔案管理人員使用習(xí)慣的、集人性化、智 能化和科學(xué)化為一體的綜合性檔案管理軟件。只有認真做好檔案t作，建立健全檔案管理制度，讓檔案丁作有 章可循，才能更好的為學(xué)校服務(wù)，真正實現(xiàn)檔案的價值，增強學(xué)校綜 合實力。高校檔案管理方式存在的問題如何整改1、在基本建設(shè)丁程的實際運作中，因基本建設(shè)檔案材料形成的 周期長，涉及的單位廣，專業(yè)技術(shù)性強要求工程承包單位是實施運作 該項工作的保證目前，一個工程建設(shè)項目完成后不論是總承包還是分 承包，都應(yīng)按照“城建檔

4、案歸檔條例”及“高校檔案歸檔條例”負責(zé) 整理所承包工程的基建文件材料，統(tǒng)向建設(shè)部門提交完整的、準(zhǔn)確 的、系統(tǒng)的基建檔案材料?；ú块T要把住文件材料形成的質(zhì)量關(guān)， 為日后辦理建設(shè)項目竣工驗收、產(chǎn)權(quán)登記以及今后建筑物維修、改、 擴建提供第一手資料。2、加強建設(shè)單位檔案管理部門的科學(xué)管理職能和水平是檔案管 理工作的基礎(chǔ)辦公自動化的普及是歷史發(fā)展的必然。不科學(xué)的管理高 校基建檔案，將阻礙檔案工作的正常運轉(zhuǎn)，最終直接影響到高校基建 檔案的開發(fā)利用丁作，同時制約和影響著檔案管理現(xiàn)代化的進程。那 么如何科學(xué)管理呢？第-，要提高檔案人員的管理水平。除了要有較高的檔案基礎(chǔ)知 識技能外，還要懂得基建方面的活動程序

5、以及法規(guī)政策。檔案人員具 備了這些知識技能，才能有效地把握檔案形成過程中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，確 保檔案質(zhì)量。學(xué)校檔案部門應(yīng)努力提高服務(wù)質(zhì)量，結(jié)合現(xiàn)代化手段提 高基建檔案的開發(fā)和利用工作。第二，要增強基建部門的責(zé)任感。學(xué)?；ú块T是收集、利用大 量檔案基礎(chǔ)材料進行基建規(guī)劃的設(shè)計者，又是基建檔案的形成者。所 以基建部門應(yīng)有專門負責(zé)人分管檔案工作，并配備具有專業(yè)知識的專 （兼）職檔案人員，負責(zé)基建文件材料的形成、收集、積累和歸檔工作。 檔案部門和基建部門之間耍培養(yǎng)良好、密切的協(xié)作關(guān)系，制定制度和 管理辦法，宣傳集中統(tǒng)-管理的重要性，實行集中統(tǒng)-管理，檔案人 員取得基建人員的信任，消除他們的心理障礙，使z能主

6、動將竣工檔 案交到檔案部門集中管理。第，制定收集歸檔制度，作為工作行為規(guī)范準(zhǔn)則?；n案工 作制度應(yīng)在基建部門立項的同時下達，在基建部門與施工單位簽訂合 同時，把此制度作為附件附上，使施工單位明確基建檔案要求，保證 能在竣工驗收時提供完整的檔案材料，否則，未按要求向建設(shè)單位提 交所需檔案材料的，應(yīng)扣罰承包單位一定比例的款項。第四，做好“三個同步” o基建部門應(yīng)把基建檔案工作納入基建 規(guī)劃、計劃、管理制度和工作技術(shù)人員職責(zé)范圍之中，做到三個同步: 基建開始就與建立基建檔案規(guī)劃同步進行;匚程建設(shè)實施過程，與 竣工材料積累、整編、審定工作同步進行;工程交工驗收與提交一整 套合格的竣工圖的驗收同步進行。對竣工圖等材料編制不夠完整、準(zhǔn) 確、不符和歸檔要求的，都要及吋進行查漏補缺。工程交工驗收吋， 必須要有學(xué)校檔案部門參加驗收，如果竣工檔案歸檔不全，檔案部門 不能驗收，因此，有關(guān)部門也不能辦理止式交工款項手續(xù)。3、逐步實現(xiàn)檔案工作網(wǎng)絡(luò)化管理高?；窘ㄔO(shè)檔案的管理工作, 己經(jīng)進入從經(jīng)驗管理向科學(xué)管理，逐步采用先進技術(shù)管理