做好檔案管理工作的重要意義

1、做好檔案管理工作的重要意義企業(yè)檔案是指企業(yè)在各項(xiàng)生產(chǎn)、 經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的對(duì)國(guó)家、 社會(huì)和本企業(yè)具有保存價(jià)值的各種文字、 圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。做好檔案管理工作一個(gè)企業(yè)健康發(fā)展的需要， 檔案管理工作是企業(yè)管理工作的一部分，是提高企業(yè)工作質(zhì)量和工作效率的必要條件，是維護(hù)歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作。科學(xué)規(guī)范的管理檔案， 是衡量一個(gè)企業(yè)業(yè)績(jī)與管理水平的重要尺度。企業(yè)檔案記載著這個(gè)企業(yè)發(fā)展史上的優(yōu)秀成果， 對(duì)研究本企業(yè)的經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)和科學(xué)發(fā)展提供了第一手資料，是進(jìn)行科學(xué)分析，揚(yáng)長(zhǎng)避短，制定發(fā)展方向的好教材。檔案管理工作做好了，一方面為企業(yè)高層管理人員及時(shí)了解企業(yè)整體經(jīng)營(yíng)狀況，適時(shí)調(diào)整經(jīng)營(yíng)策略提供準(zhǔn)

2、確依據(jù)， 為經(jīng)營(yíng)決策提供支持性證據(jù)； 另一方面有利于有關(guān)各方準(zhǔn)確認(rèn)定企業(yè)經(jīng)營(yíng)成果，為企業(yè)與各有關(guān)方面進(jìn)行有益合作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。做好檔案管理工作， 不斷地更新檔案管理觀念， 勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段，以全面、真實(shí)地反映企業(yè)整體發(fā)展?fàn)顩r和經(jīng)營(yíng)成果。檔案管理成果同企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的有機(jī)結(jié)合決定了該企業(yè)資源配置的取向和模式，對(duì)于實(shí)現(xiàn)該企業(yè)經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略，不斷提高管理效率具有深遠(yuǎn)的影響。因此，做好檔案管理工作對(duì)于不斷提升企業(yè)在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中競(jìng)爭(zhēng)力具有重要意義。根據(jù)我市物業(yè)管理企業(yè)的管理模式和實(shí)際情況，檔案管理的歸檔內(nèi)容劃分為11 個(gè)一級(jí)類目包含黨群管理工作、行政管理工作、經(jīng)營(yíng)管理工作、物業(yè)管理工等工作形成的文

3、件資料。 物業(yè)管理企業(yè)檔案管理工作應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持“及時(shí)歸檔、 合理分類、規(guī)范整理、安全保管、方便利用”的原則。物業(yè)管理企業(yè)退出項(xiàng)目時(shí)要按照國(guó)務(wù)院物業(yè)管理?xiàng)l例 、 天津市物業(yè)管理?xiàng)l例和天津市物業(yè)管理企業(yè)退出項(xiàng)目管理暫行辦法 的規(guī)定要求， 將檔案資料整理完畢后制作移交目錄，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)認(rèn)真做好交接工作。結(jié)合 xx物業(yè)的管理規(guī)模和經(jīng)營(yíng)理念等方面需求，公司領(lǐng)導(dǎo)立足企業(yè)的實(shí)力和能力采用了集中管理模式。投入近30 萬元進(jìn)行了庫房的裝修、檔案柜架的添置、辦公設(shè)備的購買、 檔案管理軟件的購置及檔案裝具的定做等來滿足企業(yè)檔案建設(shè)的需要。公司建立健全了各項(xiàng)檔案管理制度13 項(xiàng)。包括 xx物業(yè)檔案綜合管理辦法、 各類檔案

4、歸檔制度及分類方案、 歸檔范圍及保管期限表 、檔案工作責(zé)任制與獎(jiǎng)懲辦法以及檔案借閱制度、保密制度、庫房管理制度、統(tǒng)計(jì)制度等。 建立起公司、 中心、項(xiàng)目三級(jí)檔案員隊(duì)伍 , 通過集中管理統(tǒng)一培訓(xùn)，大力推進(jìn)檔案管理 “三化”建設(shè)。一是規(guī)范化。檔案實(shí)行集中管理后， 統(tǒng)一印制檔案裝具， 統(tǒng)一進(jìn)行人員培訓(xùn)，統(tǒng)一整理方法，統(tǒng)一驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，有力的保證了案卷質(zhì)量。對(duì)文件借閱、復(fù)印、轉(zhuǎn)出等環(huán)節(jié)都分別進(jìn)行了登記造冊(cè)進(jìn)行控制，切實(shí)做到了管理規(guī)范化， 為以后工作的順利開展奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。二是信息化。 為了提高檔案管理效果和工作效率，檔案室利用津科檔案信息化管理軟件， 為推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)創(chuàng)造了先決條件。我們應(yīng)用軟件

5、對(duì)文書檔案實(shí)行文件集錄入， 對(duì)業(yè)主檔案實(shí)行案卷級(jí)錄入， 對(duì)建筑類實(shí)行文件級(jí)和案卷級(jí)兩級(jí)錄入， 形成了紙質(zhì)檔案和電子檔案并存共用的管理機(jī)制。同時(shí)，建立科學(xué)的檢索方式， 實(shí)現(xiàn)了檔案工作信息化管理，使“死”檔案變成了 “活”信息，切實(shí)強(qiáng)化了管理效果。三是安全化。檔案實(shí)行集中管理后，硬件條件要比原來基層管理要好的多，“十防”工作也落實(shí)到了實(shí)處， 檔案管理的安全系數(shù)很高。 更重要的是通過建立檔案查閱監(jiān)督機(jī)制， 嚴(yán)把了檔案查閱關(guān)。 在檔案查閱這個(gè)環(huán)節(jié)上， 不允許任何個(gè)人和本局與檔案業(yè)務(wù)無關(guān)的人員查閱檔案內(nèi)容，是在檔案員的監(jiān)督下進(jìn)行。 由于管理機(jī)制的進(jìn)一步科學(xué)化和規(guī)范化，檔案的安全性、 完整性和保密性得到了

6、有效保證。檔案在企業(yè)經(jīng)營(yíng)過程中主要發(fā)揮以下五方面作用：一、行政管理方面的作用， 檔案是企業(yè)行政工作的工具之一，企業(yè)任何規(guī)章制度的出臺(tái)， 都是建立在原有管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，充分發(fā)揮檔案的作用有助于計(jì)劃和決策的科學(xué)化，有利于提高工作效率和管理水平。二、項(xiàng)目運(yùn)營(yíng)方面的作用， 檔案是企業(yè)業(yè)務(wù)活動(dòng)的記錄，具有憑證和參考作用。項(xiàng)目管理的各個(gè)環(huán)節(jié)都會(huì)產(chǎn)生相應(yīng)記錄，公司品質(zhì)管理， 項(xiàng)目的達(dá)標(biāo)創(chuàng)優(yōu)工作，都是建立在項(xiàng)目檔案整理和分析的基礎(chǔ)上，檔案整理與運(yùn)營(yíng)工作相互促進(jìn)，才能不斷提升項(xiàng)目的管理水平和盈利能力。圖紙、表單、設(shè)備等三、企業(yè)文化方面作用， 檔案與企業(yè)文化緊密相連， 檔案是企業(yè)發(fā)展的真實(shí)記錄和見證， 檔案是企

7、業(yè)文化的重要組成部分。通過企業(yè)的檔案我們能夠了解到企業(yè)的成長(zhǎng)歷程，企業(yè)的核心價(jià)值觀，文化氛圍等。那一張張照片，一段影像，一份份文件，一件件實(shí)物，讓員工產(chǎn)生了歸屬感、凝聚力和向心力；讓客戶更感性的了解我們。四、法律方面作用， 檔案是當(dāng)時(shí)、 當(dāng)?shù)睾彤?dāng)事人在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的原始記錄，真實(shí)可靠，是令人信服的真憑實(shí)據(jù)。能夠保護(hù)企業(yè)、員工、業(yè)主合法權(quán)益不受侵害，明確各方面的責(zé)任，減少不必要的糾紛。五、 培訓(xùn)方面的作用， 檔案是一種重要的教育資源， 其真實(shí)性和原始記錄性，具有不可抗拒的說服力和感染力， 一個(gè)個(gè)真實(shí)的案例可以提高的培訓(xùn)的效率和效果。制度、流程檔案管理工作對(duì)現(xiàn)代企業(yè)制度的健康發(fā)展起著至關(guān)重要的作

8、用。要做好檔案管理工作，就必須立足于企業(yè)管理的現(xiàn)狀， 吸收和借鑒優(yōu)秀的檔案管理工作研究成果，立足于服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、服務(wù)項(xiàng)目、服務(wù)業(yè)主，使檔案管理工作更好的為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。檔案作為一種信息資源，作為企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)、科研和經(jīng)營(yíng)等活動(dòng)的真實(shí)記錄和一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，同時(shí)作為與企業(yè)同步發(fā)展的無形資產(chǎn)，在企業(yè)管理等各方面正積極地發(fā)揮應(yīng)有的作用。建立一套適應(yīng)本公司業(yè)務(wù)特點(diǎn)、體現(xiàn)本公司規(guī)范化、科學(xué)管理水平的檔案體系，是企業(yè)必須做好的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。它將為公司各項(xiàng)綜合業(yè)務(wù)、研究工作的開展創(chuàng)造必要條件，對(duì)避免和抵御各種風(fēng)險(xiǎn)起到了必備作用。檔案是企業(yè)的無形資產(chǎn)，其價(jià)值在于其內(nèi)容中所蘊(yùn)含的知識(shí)。檔案是企業(yè)在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成

9、的真實(shí)的歷史記錄，不僅記錄了工作活動(dòng)的歷史過程，而且記載了其形成和積累的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，是企業(yè)重要的知識(shí)資源。特別是企業(yè)檔案的建立，不僅要求做到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，更要擴(kuò)展思路，將企業(yè)當(dāng)前生存和發(fā)展急需的各種資料和信息等知識(shí)及時(shí)整理歸檔，經(jīng)過深度編研納入本企業(yè)知識(shí)管理體系之中。面對(duì)日益劇增的、動(dòng)態(tài)的電子文件和對(duì)檔案信息的大量、及時(shí)的需求，忠誠(chéng)的檔案“保管員”并不能充分實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代檔案管理目標(biāo)，檔案管理者必須成為概念、知識(shí)的提供者，即從檔案實(shí)體保管員轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案知識(shí)管理者、知識(shí)提供者及決策咨詢者，才能滿足企業(yè)又好又快發(fā)展的需要。因此，做好檔案管理工作是一項(xiàng)重要的任務(wù)。一. 強(qiáng)化意識(shí)，規(guī)范管理提高公司員工檔案

10、歸檔意識(shí)，文件材料辦理完畢后應(yīng)及時(shí)歸檔，會(huì)避免時(shí)間長(zhǎng)了材料遺失。檔案管理人員應(yīng)提高管理意識(shí)，做好檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索和開發(fā)利用等工作。二提高素質(zhì)，不斷改革檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)水平直接影響檔案管理工作的質(zhì)量，為了使檔案工作人員能夠適應(yīng)檔案管理工作的需要，首先要充分發(fā)揮檔案工作人員的積極主動(dòng)性、創(chuàng)造性，努力提高檔案人員的知識(shí)水平和管理能力。由于設(shè)備的現(xiàn)代化，檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷改革。應(yīng)盡快培養(yǎng)一批既能掌握新技術(shù)，又能熟悉檔案專業(yè)知識(shí)的人才，才能完成檔案管理現(xiàn)代化的任務(wù)。三信息保密、安全工作檔案室應(yīng)防止機(jī)密文件泄密，制定保密制度及檔案人員崗位責(zé)任制，實(shí)行專人負(fù)責(zé)制。在檔案室內(nèi)配置滅火器、防蟲劑，切實(shí)做好防盜、防火、防蛀工作。四.做好開發(fā)，充分利用實(shí)現(xiàn)檔實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值、實(shí)現(xiàn)檔案知識(shí)共享是檔案管理的重要課題。以多種形式迅速、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地開發(fā)、傳遞、應(yīng)用檔案信息資源，為企業(yè)各項(xiàng)工作提供有效服務(wù)，已成為開發(fā)利用檔案工作的一個(gè)新特點(diǎn)。因此，要在科技檔案的開發(fā)利用中多做些工作。檔案人員不僅要熟悉生產(chǎn)，精通檔案業(yè)務(wù)，還必須能夠隨時(shí)掌握生產(chǎn)技術(shù)工作動(dòng)態(tài)，了解、利用情況，以便及時(shí)采取相應(yīng)措施，做好提供利用的準(zhǔn)備和信息的輸出工作，滿足各項(xiàng)