HY酒店業(yè)采購部工作程序

1、hy酒店業(yè)采購部工作程序 hy酒店業(yè)采購部工作程序之相關制度和職責，采購部工作程序第一節(jié):采購基本程序一、采購審批程序:流程表:使用部門經理倉庫主任采購部經理財務部成本主管財務部經理主管副總總經理二、采購審批權限采購內容. 采購部工作程序br>第一節(jié):采購基本程序br>一、采購審批程序:br> 流程表:使用部門經理倉庫主任采購部經理財務部成本主管財務部經理主管副總總經理br>二、采購審批權限br>采購內容限制金額批準人br>庫存物品$ 元至$元br>$ 元至$元br>$ 元至$元br>生鮮、食品$ 元至$元br>$ 元至$元br>

2、;$ 元至$元br>家私$ 元至$元br>$ 元至$元br>文具$ 元至$元br>$ 元至$元br>$ 元至$元br>辦公設備$ 元至$元br>$ 元至$元br>$ 元至$元 br>日常修理配件$ 元至$元br>$ 元至$元br>$ 元至$元 br>工程設備$ 元至$元br>$ 元至$元br>$ 元至$元br>三、基本程序:br>1、使用部門申購;br>2、報價;br>3、報批;br>4、訂貨入倉。br>四、采購貨品分為:br>1、貨倉存貨補充:倉庫管理人員要常常檢查庫

3、存貨品的存量的變化,貨品庫存量到達最低界線時,填寫“采購申請單。庫存最低線,也稱采購線,是酒店為保證供應,減少資金積壓而確定的訂貨點的庫存量,它主要依據各種貨品的每日消耗數量保存期限,進貨容易易以及訂貨到進貨入庫時天數等因素確定。z#br>2、部門新增物料:各部門固業(yè)務所需要設備或物料時,由各部門填寫采購申請單,按采購審批程序獲得批準后,由采購部組織實施。l1wvhbr>3、部門更替舊有設備或物品:當酒店的經營活動至一定周期時,操作設備、器材、用具、低值易耗品等均要按實際使用狀況更新、補充。br>(3)庫存數量;br>(4)最近一次訂貨單價;br>(5)最近一次訂

4、貨數量;br>(6)提供本次訂貨數量建議。br>送采購部經理初審,采購部經理應把倉庫交來采購申請單上簽字確認,并注明到貨時間,退一份回倉庫。采購部經理初審同意后,按倉庫“采購申請單內容要求,選定相應供應商,提出采購看法,標明本次申購單每種商品的價格,按采購審批程序報批,經總經理批準后,采購部馬上組織實施,一般物品要求之2天內完成。有特別狀況,要向主管領導匯報。br>2、部門新增物品采購程序;br> 假設部門欲增置新物料,部門經理或各餐廳總廚應查閱每年編制計劃,弄清計劃是否包括該項目等,如沒有預算,應攢寫有關報告,連同“采購申請單一并送交采購部,采購部按酒店有關采購程序和

5、審批程序進行辦理,經總經理批準后,組織實施。br>3、部門更新替舊設備和物品采購程序:br>如部門欲替換舊有設備或物品,應先填寫一份“固定資產、物品遺失或損壞報告給主管副總及財務經理審批。經審批后,將一份遺失或損壞報告和采購申請單一并送交采購部,采購部按酒店采購程序和審批程序辦理有關審批,經總經理批準后,組織采購。br>4、食品飲料,煙酒的采購程序br>酒店中的食品和飲料天天消耗量很大,其中有些食物可以存放較長時間,但有些食物存放卻不能。例如:海鮮、凍品、三鳥、肉類和蔬菜等就不同,有些物料還有有效使用日期限制。所以采購部需要與各出品部、餐飲部,酒吧和成本會計有緊密合作。

6、作出適當的采購,就食物飲料而言。天天都有不同種類和數量的需求。各出品部的用料因營業(yè)狀況變化較大,申請購買的手續(xù)也跟其他方法不盡相同。.br>(1)蔬菜、肉類、凍品、三鳥、海鮮,水果及各部門餐飲用料的采購申請,由各出品部、酒吧、各餐飲部門總廚或主管,依據當日經營狀況,猜測明天用量,填寫每日市場購貨表,采購部按每月兩次定價的價格填上,經餐飲部門經理及質量成本監(jiān)督審核后,便可以 落單或直接到市場選購。br>(2)蔬菜、肉類、凍品、三鳥、海鮮、水果的供應商選定:以上貨品購買可采納合約形式固定價格,并可保證貨源,采購部、出品部、餐飲營業(yè)部和成本會計主任必須合作,進行價格及質量的比較,選定供應

7、商。采購部要邀請供應商對酒店常常使用的餐飲用料提供七到十五日的報價,采購部組織市場調查,根椐市場調查的價格,與供應商確定固定的十五日供應價,在此確認期間內,供應商將按此固定價提供酒店所需的物料,這些報價和供應商的選定必須送交主管副總和總經理審核方為有效。br>(3)選擇供應商,除合計其價格是否合理外,亦需合計到其供應能力和供貨水平的穩(wěn)定性,需要對下面幾點進行比較:br>a、哪一家供應商的價格最低;br>b、哪一家的質量最高;br>c、哪一家具備提供相同水平酒店的供貨經驗。br>d、哪一家供應商最誠實。- 、燃料和c5采購程序br>采購部依據餐飲部營業(yè)狀況與工

8、程部、餐飲部編制每日c5燃油、石油氣、柴油采購申購計劃,按采購審批程序辦理審批。br>6、修理零配件各工程物料采購程序br>采購部依據工程部每月上報每月用量計劃,有計劃辦理審批手續(xù),并組織實施。br>7、部門急用和零星用品、辦公用品的采購程序br>采購部按酒店采購工作程序和審批程序辦理。br>六、審核采購申請單br>1所有的采購申請必須填寫一式四聯(lián),采購申請單經部門經理核簽后,整份共四聯(lián)交給倉庫,經倉庫主任復核送采購部。br>2、采購申請單一共四聯(lián),在經審批批準后:第一聯(lián)作倉庫收貨用。第二聯(lián)采購部存檔并組織采購。第三聯(lián)財務部應付會計主任存檔核實。第四聯(lián)

9、部門存檔。br>3、審定采購申清單:當采購部收到采購申請單后、應作出以下復查以防錯漏。br>(1)簽置核對:檢查采購申請單是否部門經理簽置,核對其是否正確。br>(2)數量核對,復查存?zhèn)}數量及每月消耗,決定采購申請單上的數量是否正確。br>4、選定供應商。br>(1)聯(lián)系供應商,可以利用 。 或其他通訊途徑向供應商索要資料,報價及樣品,供應商資料可從以下來源獲得。br>a、營業(yè)代表的來訪;br>b、供應商目錄及郵寄小冊子;br>c、刊物或 黃頁,報刊的廣告;br>d、網上查詢。br>(2)有關部門的介紹。選擇供應商是一項是十分重要的環(huán)

10、節(jié),所以要合計以下條件:br>a、穩(wěn)固財政;最好選擇有穩(wěn)固財政能力的供應商,因這樣對堅持酒店貨品的水準、數量及交貨期有一定的保證;br>b、品質的統(tǒng)一,所選擇的供應商必須能供應符合酒店要求的物品,令酒店堅持一貫穩(wěn)定水平;br>c、地區(qū)假設品質或數量上可以接受的話,最好選擇本地的供應商,從而節(jié)省運什費,且聯(lián)系方便,易于隨時檢查合同的執(zhí)行狀況;br>d、價格:如所有供應商供應貨品、品質、數量及交貨期都能符合酒店要求,選擇供應商要選擇價格最低的一個,假設品質條件不同則應與申購部門共同合計,協(xié)商核定最符合酒店要求的供應商;br>e、維護保養(yǎng):如所購買的物品是需要日后修理保

11、養(yǎng)的,選擇供應商便需要注意這一項,對設備等項目的購買,采購員要向工程部咨詢有關自行維護的可能性及日后保養(yǎng)修理方法。同時,事先一定要向工程部了解所購物品能否與酒店的現(xiàn)有配套系統(tǒng)兼容,以免造成不能配套或無法安裝的狀況。i/bvbr>b、客房部、康樂城物品:主管客房副總經理、客房部經理、娛樂部經理、采購部經理、財務經理、財務成本;br>c、工程部、其他部門物品:主管工程副總經理、工程部經理、采購部經理、財務經理、財務成本。br>4、供應單位確定后,采購部門向供應商進行議價,由于酒店物品的價值和數量較大時,可以和供應商作議價,以進一步達成對酒店較為有利的協(xié)議。而且議價方式不僅可以在價

12、錢方面洽談,甚至物品的質量、交貨期或一切細節(jié)都可以商磋。降低價格對酒店有直接的利益。在以下狀況下,儀價是沒有多大作用的,但盡力嘗試。br>a、小數額的購買;br>b、唯一供應的來源;br>c、法律規(guī)定的價格;br>d、己定折扣之價目表;br>e、緊俏的市場商品。br>當一切步驟完成后,采購部便可將有關資料填寫在采購申請單的適當欄目內,連同所有報價單和推舉供應商的報價,交給主管副總和總經理批準。、定購:采購申請單一經總經理審核批準后,交回采購部,采購部便安排分派采購申請單給有關的部門,而采購員應立即準備采購單給供應商,及時進行采購。采購單是酒店正式給予供應商的

13、授權文件,此份定單一式三份,而其中所列的供應商、貨品內容質量、數量及價格必須與己批準之采購申請單相同。采購單一式三聯(lián):第一聯(lián)供應商;第二聯(lián)采購部;第三聯(lián)財務應付帳款聯(lián)。采購定單要注明資料:br>a、貨品供應商的名稱、地址及有關資料br>b、采購申請單的號碼;br>c、訂單日期;br>d、需求部門;品名、規(guī)格、型號、產地、數量、單價、包裝要求、交貨日期、運輸方式及驗收標準;br>f、總值;br>g、付款方法。br>6、合同:有關服務性質的需求,工程項目或高總值及數量大的物品的定購,采購部要以采購合同代替采購訂單。采購合同是一份互相協(xié)定的有效法律文件,一經

14、簽置,雙方便需遵守合同上的細則。br>(1)、合同的目的:br>a、買賣雙方通過合同確認雙方的責任,保證雙方利益;br>b、合同經雙方蓋章及簽置后,彼此各執(zhí)一份以作為憑證,完善合同的效力;br>c、合同足以約束買賣雙方的行為,減少違約事件發(fā)生,保證合同的有效執(zhí)行。br>(2)、工程合同細則應具體列明br>a、工作范圍物料供應,安裝家私設備;br>b、規(guī)格、質量標準及驗收標準和方法;br>c、其他費用雜項開支、超時、工人工資、保險費等的承當;br>d、完成工期和工程進度界定方法;br>e、延期完工的賠償;br>f、保養(yǎng)期及修理事項

15、的規(guī)定;br>g、工程進度款,保證金等的付款方法和規(guī)定。br>(3)物品或服務性采購合同細則應列明:br>a、具體采購項目標明的:名稱、產地、型號、規(guī)格、數量、價格、質量標準、包裝的規(guī)定。br>b、交貨期限,運輸方法及交貨地點;br>c、付款細則和驗收方法;br>d、修理保養(yǎng)辦法及收費;br>e、保修的年限;br>f、接受或拒絕貨品程序和處理方法;br>g、什么情形下可取消合同;br>h、合法的權利及義務。br>八、其他;br>1、采購定單的跟催br>當定單發(fā)出后,采購部需要跟催整個過程直至收貨入庫。br>以下狀況采購部需要跟催的:br>(1)物品未能依期交貨;br>(2)交負數量或品質與訂單有出入;br>(3)新定的供應商或改變供應商;br>(4)唯一來源但有問題的供應商;br>(5)供應商未能履行合同責任。br>2、采購定單取消br>(1)酒店取消定單:br> 如因某種原因,酒店需要取消己發(fā)出之定單,供應商可能提出取消的賠償,故采購部必須預先提出有可能的問題及可行解決方法,以便報總經理作出決定。br>(2)供應商取消定單:br>如因某種原因,供應商取消了酒店已發(fā)出的訂單,采購部必須能找到另一供應商并馬上通知需求部門。為保證