費用支出管理制度[1]

1、.費用支出管理制度一總則 為加強公司財務管理，嚴格執(zhí)行財務制度，充分發(fā)揮財務部門的監(jiān)督控制作用，特制定以下標準及程序。第一節(jié)費用報銷制度的原則、內(nèi)容及要求費用支出的原則（1）勤儉節(jié)約的原則。各公司的一切開支都必須本著節(jié)約的原則，費用開支的標準必須依據(jù)費用報銷管理辦法的有關要求執(zhí)行。 （2）真實合法的原則。費用支出必須以真實性、合法性為前提，不得多列成本費用和虛擬經(jīng)濟業(yè)務。 （3）嚴格審批的原則。費用支出必須有嚴格的用款審批制度和報銷審批程序，嚴格審批權(quán)限，堵塞漏洞。 （4）可控性原則。對管理費用中可以通過管理措施加以控制的費用應制定明確的管理辦法及監(jiān)督檢查制度。適用范圍及要求 本章的內(nèi)容適用于

2、全集團的費用支出管理，集團級各個公司必須結(jié)合預算管理辦法執(zhí)行，如有特殊情況，上報集團董事長審批后執(zhí)行。第二節(jié)費用審批管理為加強集團內(nèi)部管理，規(guī)避經(jīng)營風險，現(xiàn)將集團及各公司范圍內(nèi)對各項費用的審批權(quán)限實行統(tǒng)一管理。費用審批制度（1）各公司各種費用開支項目，必須實行事前審批制度。事前需將費用開支項目的內(nèi)容、事項、經(jīng)費預算等報集團審批人批準后方可執(zhí)行（集團審批人如不在，必須電話請示，并在審批單上寫明已電話請示，并及時辦理補簽手續(xù)。）報銷時，需同時持審批單和發(fā)票等原始單據(jù)在批準范圍內(nèi)據(jù)實報銷，僅持發(fā)票但無審批單的，財務不得予以報銷。（2）各公司招待費、差旅費報銷，必須經(jīng)負責行政職能部門審查、財務審核，報

3、各公司總經(jīng)理、集團審批人批準后方可報銷。（3）、各公司車輛用油，由負責行政職能的部門統(tǒng)一采購，統(tǒng)一發(fā)放，由其對每月油品采購、每輛車的耗油逐筆登記備查。每次領用必須有經(jīng)辦人簽字。下次申請采購時必須將前次采購、使用、結(jié)存情況一并上報，作為審批依據(jù)。由各公司總經(jīng)理、集團審批人批準后采購。未經(jīng)統(tǒng)一辦理采購的油品燃料費用（長途出差途中加油費用除外）財務不予審核報銷。其他經(jīng)濟事項審批制度（1）各公司、各部門各種合同必須由集團審批人審批后方可簽定。（2）各公司銷售折扣、折讓及各種優(yōu)惠事項，必須形成經(jīng)審批的成文優(yōu)惠政策，金額在制度規(guī)定范圍內(nèi)的，可由銷售經(jīng)理、總經(jīng)理決定，超出一定范圍的，必須經(jīng)集團主管領導審批，

4、但無論金額大小，必須履行集團主管領導簽字手續(xù)（集團主管領導如不在，必須電話請示，并在審批單上寫明已電話請示，并及時辦理補簽手續(xù)）。（3）各公司在進行各銷售時必須實行現(xiàn)銷制度。如遇特殊情況需要賒銷，必須報集團審批人批準。第三節(jié)會議費用報銷管理會議預算的審批無論是集團召開全集團工作會議還是各公司、各部門召開業(yè)務工作會議，如需租用外部會議場地、安排就餐及其他活動的，必須在會議召開之前由會議發(fā)起部門作出會議日程安排和用款計劃，報各公司總經(jīng)理審批，財務負責人審核，集團分管領導批準后由集團幫上負責辦理用款手續(xù)。會議費報銷（1）各類會議結(jié)束后，會務組的工作要在10天內(nèi)到財務部門按事先審批過的會議經(jīng)費預算表報

5、銷，會議費用要嚴格控制在預算以內(nèi)。一般不準超出預算額，超出金額，要寫出支出情況說明，按會議預算審批程度，經(jīng)審核批準后，方可報銷。（2）各公司人員參加集團召開的各類會議（食宿由集團安排），除往返路費（乘坐公共交通工具的）外，不得在各公司再報銷會議期間的伙食補助費以及其他路費。（3）會議期間不準超標消費，不準以任何名義，任何方式給會議代表發(fā)放禮品、禮金。業(yè)務會議需贈送紀念品、宣傳品，必須在會議預算內(nèi)購置。第四節(jié)、業(yè)務招待費報銷管理事前申請（1）各職能部門因業(yè)務招待用餐，須報主管領導同意后，由行使辦公室職能的部門統(tǒng)一安排。（2）各職能部門因業(yè)務需要饋贈禮品，需事先請示主管領導同意后方可購買。報銷審批

6、招待費結(jié)算原則上一次一結(jié)，結(jié)算時，由行使辦公室職能的部門持就餐費報銷發(fā)票（經(jīng)辦人簽字），經(jīng)部門負責人、財務經(jīng)理及總經(jīng)理審核簽字，集團審批人簽批后，方可予以報銷。第五節(jié)、差旅費報銷管理差旅費開支范圍包括城市間交通費、住宿費、伙食補助費和市內(nèi)交通補貼。補貼標準按區(qū)域劃分：一類地區(qū)：北京、天津、上海、深圳、重慶、廣州、珠海、廈門、汕頭、海南、青島；二類地區(qū)：各省的首府城市、計劃單列市三類地區(qū)：除一、二類地區(qū)外的其他區(qū)外城市及銀川；四類地區(qū)：自治區(qū)境內(nèi)除銀川外其他市縣借款制度（1）因工作需要出差預借差旅費的，應填寫差旅費借款單，詳細填寫事由、出差路線、時間，經(jīng)部門負責人簽字認可，到行使辦公室職能的部門

7、備檔，并由總經(jīng)理、財務負責人（或電話請示后集團審批人）審批人簽字同意后，方可辦理借款手續(xù)。省內(nèi)出差借支差旅費不得超過三千元，省外出差借支差旅費不得超過一萬元。 （2）凡出差人員個人欠款未清、或使用支票未報銷者，不論任何理由都不予借款。（3）借款金額由部門負責人按出差事由和出差期限把關，財務負責人本著安全合理的原則審批。出差人員出差乘坐交通工具規(guī)定符合條件的工作人員允許乘坐飛機，（集團部長級以上工作人員及各公司總經(jīng)理，）其他工作人員原則上出差乘坐火車、汽車，但在全面考慮多種交通工具，及不同時期各航線推出的機票折扣等因素下，同時結(jié)合各崗位實際工作的需要，可根據(jù)情況事先填寫交通工具改乘申請單。經(jīng)各公

8、司總經(jīng)理及集團主管領導審批后，方可改乘飛機，否則各公司財務人員不予報銷機票差旅費報銷1、差旅費報銷審批程序報銷人填寫費用報銷單粘貼相關報銷憑證部門負責人審核財務負責人審批公司總經(jīng)理審批集團審批人審批財務部支付。2、出差人員返回后，必須在十五日內(nèi)到財務部門報銷差旅費，逾期不報者，在次月工資中扣除借支金額，并扣罰報銷金額的5%。3、預借差旅費報銷時填寫差旅費報銷單，由所在部門負責人簽字，并持領導簽字的預借款單，經(jīng)財務部門審核無誤后，報總經(jīng)理和集團審批人簽字，方可報銷。超過規(guī)定標準的報銷金額，經(jīng)本人寫出超支原因，經(jīng)審批人簽字后，方能報銷。4、出差人員在報銷時，要一次性交回全部余款，不得拖欠。特殊情況

9、下不能一次交清的，應向財務部門說明情況，但最遲不能超過一個月。凡沒有交清欠款的，轉(zhuǎn)為本人借款，從其工資中扣除，直到扣清，為扣清所欠借款，下次出差時，不能預借差旅費。5、出差人員有責任對其在出差期間取得報銷發(fā)票的合法性進行審核，要求發(fā)票內(nèi)容填寫齊全，大小寫金額無誤、清楚，有稅務部門監(jiān)章和出票部門的公章，否則財務部門有權(quán)拒絕報銷。住宿及餐飲補貼標準（具體標準事項見制度流程匯編168頁）第六節(jié)、資產(chǎn)維修管理編制維修預算固定資產(chǎn)的維修應由使用部提出維修申請、編制維修預算，經(jīng)管理部門審核后，報財務負責人、總經(jīng)理復審后，報審批人審批即可；對于維修金額超過一萬元、不足五萬元的維修項目，由審批人審批即可；維修

10、金額超過五萬元的較大維修項目須上報集團，經(jīng)集團總經(jīng)理辦公會議研究決定后再報審批人審批。財務部門應對審批手續(xù)及維修預算進行嚴格審查，符合以上規(guī)定，并辦理了相關手續(xù)后方可辦理預付款手續(xù)。內(nèi)控及保障1、資產(chǎn)管理部門對資產(chǎn)的維修結(jié)果負責。資產(chǎn)的維修必須經(jīng)資產(chǎn)管理部門同意后方可進行，否則不予報銷。2、單項維修金額超過一萬元的維修項目，由資產(chǎn)管理部門及資產(chǎn)使用部門與維修單位簽訂維修合同（或?qū)Ψ絾挝怀鼍叩馁|(zhì)量保證承諾），明確維修日期、質(zhì)量保證、雙方的權(quán)力與責任等。3、資產(chǎn)管理部門應對維修單位的情況進行了解，承承擔較大維修項目的單位，應有一定的規(guī)模、能承擔維修責任和義務。4、金額1000元以下的小修理及零星開

11、支費用，由資產(chǎn)管理部門主要負責人組織人員進行維修。報銷規(guī)定由經(jīng)辦人填制報銷單，后附正式發(fā)票、維修預算、合同、費用審批單，經(jīng)資產(chǎn)管理部門負責人審核簽字后，報財務負責人、總經(jīng)理審核，由審批人簽批，手續(xù)齊全后到財務部門辦理報銷手續(xù)。第七節(jié)、辦公費用報銷管理辦公用品報銷（1）嚴格預算管理，超月度預算10%以上的部分實行財務備案，將該信息及時傳遞至公司績效考核機構(gòu)進行扣分。（2）由經(jīng)辦人填制報銷單，后附有正式發(fā)票、費用審批單，經(jīng)部門負責人審核簽字后，報財務負責人、總經(jīng)理審核，審核無誤后，由集團審批人簽批。以上手續(xù)齊全后辦理報銷手續(xù)。 辦公電話費報銷（1）各公司副總經(jīng)理、集團各副部長以上高管人員及特批的業(yè)

12、務部門固定電話費據(jù)實報銷。（2）其他人員、部門實行單部限額控制，限額如下：營銷部門：實報，業(yè)務部門250元，辦公室150元，財務部200元，門衛(wèi)室50元。（3）限額以內(nèi)據(jù)實報銷，超限額部分的50%由部門負責人的工資中扣除，剩余50%由部門其他人員均攤，由其工資中扣除。報刊、資料報銷各部門訂閱報刊、雜志、業(yè)務書籍、資料，均由辦公室統(tǒng)一訂閱。個人使用的非本職工作需要的學習資料書刊不能報銷。第八節(jié)、通訊費報銷管理報銷范圍通訊費是指因工作崗位需要而使用移動電話鎖產(chǎn)生的費用，不含固定電話和網(wǎng)絡信息費，通訊費不受通訊工具限制，超支部分自理。通訊費標準：集團高管、各公司總經(jīng)理500元，各公司副總經(jīng)理、集團各

13、部門部長、主任300元，集團各部門副部長（部長助理）、副主任、各公司總經(jīng)理助理260元，各公司部門經(jīng)理、集團各部主管、會計主管、集團秘書200元，各公司業(yè)務主管、秘書、司機、出納150元，班組長100元，重要崗位且外勤聯(lián)系較多的員工（需經(jīng)集團批準）100元。管理規(guī)定（1）通訊費每月隨工資發(fā)放，超支部分個人負擔。（2）凡享受保修通訊費待遇的職工，其移動通訊工具必須保證每日（含國家法定節(jié)假日）7:30至22:00正常開通，各公司總經(jīng)理、副總經(jīng)理、集團部長助理以上人員以及特殊崗位人員必須保證24小時開機。如有一個月內(nèi)三次以上（含三次）違反本規(guī)定者，停發(fā)當月通訊費并罰款200元。（3）凡享受報銷通訊費待遇的職工，其通訊號碼不得隨意變更或停機，確有特殊原因需要變更的，必須報行使辦公室職能的部門備案。擅自變更移動通訊號碼或停機，導致集團無法與其正常聯(lián)絡的，停發(fā)當月通訊費并罰款200元。費用支出簽批部門費用需要預先做費用申請的，必須注明用途、時間、金額等，部門領導審核，報總經(jīng)理審批。用款或借款申請、費用報銷等，必須經(jīng)負責行政職能部門審查、財務審核，報公司總經(jīng)理、集團審批人批準后方可辦理。1各項費用支出必須由經(jīng)辦人填寫必要的單據(jù)粘貼票據(jù)，先由部門主管領導審核業(yè)務的真實性，再由財務經(jīng)理審核業(yè)務及票據(jù)的合規(guī)性，最后由總經(jīng)理審批，經(jīng)授權(quán)