文檔管理制度

1、部門文檔管理制度（試行）一、目的文檔是企業(yè)重要的智力資產(chǎn)， 文檔一般以電子文檔的形式存在， 從內(nèi)容上， 有商務(wù)合同， 會議記錄， 客戶資料，推廣文案，項目文檔，經(jīng)驗心得等。每一個信息系統(tǒng)都會經(jīng)歷規(guī)劃階段，制度方案階段，運 行階段，在每一個階段都會有大量的文檔產(chǎn)生。文檔管理就是將這些大量的文檔， Excel, 圖片，影音 進行存儲，分類和檢索。文檔管理通過對部門大量的文檔信息，合理有序的分類存放。解決了大海撈針的困擾，充分加強 了部門文檔信息共享作用， 使部門工作更優(yōu)化， 有效統(tǒng)一規(guī)范的文檔管理能夠確保部門內(nèi)部及相關(guān)部門 得到有效的文件。二、文件材料的收集管理1 每一階段的文檔， 由行業(yè)負責人將

2、進行該項工作形成的全部文件材料系統(tǒng)整理后， 送交管理員歸檔。2 編制文檔入檔表，一項資料由行業(yè)負責人交管理員歸檔時，應(yīng)登記并雙方簽名。 附：見文檔管理入庫登記表 3. 戰(zhàn)略組，市場組需要每周提供相應(yīng)的資料信息交于信息管理員歸檔。戰(zhàn)略組每周提供其負責的行業(yè) 的資料或項目資料，市場組每周提供正在運作的展會資料，協(xié)會資料或宣傳資料。4. 每周五由管理員將文檔入檔表報備于部門負責人。注： 文檔收集管理現(xiàn)處于試行階段，試用 2 個月，待文檔管理制度完善后可再做修改或沿用三、歸檔資料范圍1 重要的會議材料，包括會議的報告，會議紀要等。2 部門與有關(guān)單位簽訂的合同，協(xié)議書等文件材料。3 部門的各種工作計劃，

3、總結(jié)，報告，會議記錄，部門制度，公司資質(zhì)等資料。4 部門有關(guān)各行業(yè)的調(diào)研，包括，調(diào)研報告，行業(yè)廠商目錄，供應(yīng)商信息調(diào)查表等資料。5 市場展會資料，包括公司宣傳資料，展會論壇調(diào)研，展會圖片，視頻，音頻等資料。6 軟件信息資料，包括辦公軟件， DEMO ，學習資料等資料。四、文檔規(guī)范1. 頁面設(shè)置各類文檔一律采用 A4 紙張大小，頁邊距一律采?。荷?、下 2.5cm ，左 3cm, 右 1.5cm ，行間距取多 倍行距（設(shè)置值為 1.5 ）；字符間距為默認值（縮放100% ，間距：標準），標題在文檔上端居中，兩邊空格要均勻。如有副標題，破折號應(yīng)比正題縮進兩格，用稍小字體。2. 字體要求文檔所用字體要

4、求為微軟雅黑。3. 字號主標題采用 “二號“微軟雅黑黑體字；副標題采用 ”小二號 “微軟雅黑黑體字。第一層次題序和標 題用”小三號 “微軟雅黑黑體字；第二層次題序和標題用 ”小四號 “微軟雅黑黑體字，第三層次及以 下題序和標題用 “小四號 “微軟雅黑字體。正文用五號微軟雅黑體。英文字體應(yīng)與中文字體相對應(yīng)，字體為五號Times New Roman 。4. 圖、表格式1. 圖：要精選、簡明，切忌與表及文字表述重復。圖中術(shù)語、符號、單位等應(yīng)同文字表述一致。圖序及圖名居中置于圖的下方，用五號字微軟雅黑體。2. 表：表中參數(shù)應(yīng)標明量和單位的符號。表序及表名置于表的上方。表序、表名和表內(nèi)內(nèi)容米用五號微軟雅

5、黑體字。5. Excel 格式Excel表格按照以上Word 文檔格式，主標題米用“二號“微軟雅黑黑體字；副標題米用”小二號“微軟雅黑黑體字。表格內(nèi)文用五號微軟雅黑體。6. 文檔格式凡上傳至服務(wù)器的主要文檔。如合同協(xié)議，宣傳如下圖：PPT,由管理員在電子文檔前頁附上文檔編碼表文件編號文件管理名稱版本/修改發(fā)布日期五 、 文檔版本管理1. 文檔的狀態(tài)變遷規(guī)則文檔的狀態(tài)可分為 “草稿” 、“正式”和“修改”三種。文檔建立時，狀態(tài)為 “草稿 ” ，通過評審后， 其狀態(tài)變?yōu)?“正式 ” 。此后若更改文檔，則其狀態(tài)變?yōu)?“修改 ” ，當文檔修改完畢重新通過評審時，狀態(tài) 又變?yōu)?“正式 ” 。2. 文檔版

6、本號標識文檔的版本號規(guī)則與文檔的狀態(tài)有關(guān)。處于“草稿”狀態(tài)的文檔的版本號格式為0.YZ,YZ 的數(shù)字范圍為 01-99.隨著草稿的修正， YZ 的取值應(yīng)遞增。 YZ 的初值和增幅由用戶自己把控。處于 “正式 ”狀態(tài)的文檔版本號格式為X.Y， X 為主版本號，取值范圍為1-9.Y 為次版本，取值范圍為 0-9.如果文檔升級幅度比較小，文檔第一次成為 “正式 ”文件時，版本號為可將變動部門制作成文檔的附件，當附件的變動積累到一定程度時，文檔項的1.0.附件版本一次為 1.0 、Y 值可適量增加，1.1 、 。Y 值增加一定程度時， X 值X 値。將適量增加。當文檔升級幅度比較大時，才允許直接增大處

7、于“修改”狀態(tài)的文檔的版本號格式為X.YZ 文.檔正在修改時， 一般只增大 Z 値， X.Y 値保持不變當文檔修改完畢，狀態(tài)成為 “正式”時，將 Z 値設(shè)置為 0，增加 X.Y 値。參考 23. 文檔版本控制文檔的版本控制作用于多個文檔管理活動之中，如創(chuàng)建文檔、文檔的變更和文檔的評審等。在項目開發(fā)過程中， 絕大部分的文檔都要經(jīng)過多次的修改才能最終確定下來。 對文檔的任何修改都將產(chǎn)生新 的版本。由于我們不能保證新版本一定比歸檔的舊版本“好 ”，所以就不能拋棄歸檔的舊版本。版本控制的目的是按照一定的規(guī)則保存文檔的所有版本， 避免發(fā)生版本丟失或混淆現(xiàn)象， 并且可以快速準確地 查找到文檔的任何版本。六

8、、文檔更改與發(fā)放管理1. 各行負責人對文件和資料若要進行對外發(fā)放，報備信息管理員并在文檔資源申請表登記內(nèi)容 包括：發(fā)放文件名稱、編碼、輸出對象、日期、行業(yè)負責人名字。附：見文檔資源申請表 為了規(guī)范部門信息管理安全，文件發(fā)放注意事項如下 :1. 參考文檔級別，所有級別 3 以上的文檔對外發(fā)放均要填寫文檔資源申請說明表。2. 對其他部門發(fā)放文檔，視情況給予加密或不加密格式。參考申請表部門負責人意見。3. 對其他合作單位發(fā)放文檔，均統(tǒng)一格式為 PDF 加密格式。由行業(yè)負責人填寫文檔資源申請表4. 統(tǒng)一發(fā)放人為信息管理員 。2. 文檔級別參考如下：文檔級別分為 5 類。類別 5 為最高級別，類別 1

9、為最低級別。類別 5 文檔分類如下：公司對外宣傳 PPT，簽訂的合同，協(xié)議書，公司資質(zhì)，類別 4 文檔分類如下：有關(guān)行業(yè)的調(diào)研報告，展會論壇的調(diào)研、行業(yè)廠商目錄，供應(yīng)商信息調(diào)查表。類別 3 文檔分類如下：部門的工作計劃總結(jié)報告 ，重要會議報告或會議紀要。 DEMO類別2文檔分類如下：部門制度，部門會議記錄，展會圖片，視頻，音頻。類別1文檔分類如下：辦公軟件。事務(wù)性文檔由其更改文件版本號及發(fā)布日期必要時備注2.已歸檔的正式文檔，如需更改，請報備給信息管理員，1.對于紙質(zhì)文檔編號更改，文檔圭寸面附上文檔編號更改表附：見文檔編號更改表2.已歸檔的正式文檔電子版含PPT。版本更改，則在文檔，PPT首頁

10、填寫如下表格文件編號版本/修改發(fā)布日期表二：文件更改記錄表文件管理名稱3. 所有歸檔文檔更改，信息管理員均統(tǒng)一另行備份。登記于文檔更改匯總表.xlsx七、文檔分類裔兩C CT I除擁曲飛FA$M ?l«m E#辭口朝片間禍CK-i-聶亦湖tQA.協(xié)詹瞬贋<0F>DEH0：£M<I1頓険ivo-iftH Ei“ Mlri*kMbl lRH49fr*alK33)PHDDl.PMDQ荊堆滇 MH 工 * CW ，就昨<osa> 粗呼j瞞匚眠)圖一：戰(zhàn)略合作部文檔分類框架圖.測備卿唧達刈燈齣圏割初"*r.誓*T辭邊鐘裁steas#wT <

11、;w>flf#倔淄隔八、編碼定義編譯均由英文簡寫作為代碼。具體編碼定義參考以下各表。表部門代碼縮寫戰(zhàn)略合作部strategic co-operationdepartme nt -SC表二資料類別代碼縮寫行業(yè)資料In dustry In formatio n-ID項目資料Project In formatio n-PJ合同協(xié)議Con tract agreeme nt-CA市場資料Marketi ngIn formatio n-MT部門事務(wù)Departme nt Affairs-DA軟件資料Software In formatio n-SW影音資料Video & Audio In f

12、ormatio n-VA表二文檔類別代碼縮寫各行業(yè)方向資料文件夾A.B.C.D Z , AaZz.各項目名稱文件夾PJ+名稱+項目+日期簡寫注:E-電L-中間各行業(yè)方向資料文件夾定義為：A-智慧城管，B-城市一卡通，C-智慧景區(qū)， D數(shù)據(jù)中心,子政務(wù)，F(xiàn)-智慧質(zhì)監(jiān)，G-節(jié)能減排，H智慧交通，I-安全生產(chǎn)，J-智慧城建，K-智慧環(huán)保,件，M-智慧樓宇，N-智慧醫(yī)療，0-智慧物流，P-智慧農(nóng)業(yè)，依次類推，Z-物聯(lián)網(wǎng)綜合各項目名稱文件夾:代碼縮寫用PJ+名稱+項目+日期簡寫如XX新城項目招標，文件名為PJXX新城項目1206(其中1206 為 2012年6月)一文檔性質(zhì)代碼縮寫ID-行業(yè)資料行業(yè)調(diào)研

13、報告X(X為各行業(yè)代碼縮寫)01會議紀要X(X為各行業(yè)代碼縮寫)02行業(yè)丿商目錄X(X為各行業(yè)代碼縮寫)03供應(yīng)商信息調(diào)查表X(X為各行業(yè)代碼縮寫)04行業(yè)宣講PPTX(X為各行業(yè)代碼縮寫)05CA-合同協(xié)議 一框架協(xié)議廠 lamewoik agieemeniFA合同Con tract- CTMT-市場資料市場展會資料Exhibiti on in formati onEX國外展會資料Oversea Exhibiti on-OE國內(nèi)展會資料Domestic Exhibiti on-DEPromotio nP公司宣傳資料In formatio n-MSociety In formatio n-協(xié)會

14、資料Expert database-專家?guī)霦DDA-部門事務(wù)部門信息Departme nt Info rmati on-DT部門制度Departme nt SystemDepartme ntDS部門計劃Plan-Trai ningDP培訓資料In formatio n-TR部門名片制作Bus in ess Card-BC公司資質(zhì)Qualificatio n- QASW-軟件資料辦公軟件Office Software-OFDEMODEM O- DMLear ning學習資料In formatio n-LEVA-影音資料視頻Video- VD音頻Audio AD圖片Picture- PT編碼規(guī)則部門-資料類別-（行業(yè)/項目代碼縮寫）-文檔性質(zhì)-編號例如：SC-ID-A-A