哈佛管理導(dǎo)師-時(shí)間管理課程

1、哈佛管理導(dǎo)師主題摘要 本主題將幫助您：· 分析您目前的時(shí)間安排，并尋找改進(jìn)機(jī)會(huì)· 確定哪些任務(wù)對(duì)實(shí)現(xiàn)您的長(zhǎng)期目標(biāo)最為關(guān)鍵· 使用計(jì)劃工具來(lái)有效地計(jì)劃時(shí)間· 控制時(shí)間浪費(fèi)因素· 實(shí)施您的日程表，在實(shí)施過(guò)程中進(jìn)行評(píng)估，并根據(jù)需要進(jìn)行修改主題列表 主題概述 如果是您，您會(huì)怎么做？主題列表主題摘要導(dǎo)師簡(jiǎn)介主題使用說(shuō)明核心概念 為何要管理時(shí)間？確定目標(biāo)和排定目標(biāo)的優(yōu)先次序?qū)⒛繕?biāo)分解成任務(wù)分析您是如何利用時(shí)間的判別和消除常見(jiàn)的“時(shí)間浪費(fèi)因素”更有效地安排您的時(shí)間監(jiān)督和改進(jìn)您的時(shí)間管理策略與浪費(fèi)時(shí)間的上司打交道平衡工作需要和個(gè)人時(shí)間幫助您的員工管理他們的時(shí)間

2、步驟 管理時(shí)間的步驟對(duì)上司說(shuō)“不”的步驟技巧 授權(quán)的技巧最大限度地利用差旅時(shí)間的技巧取得最佳會(huì)議成果的技巧有效使用遠(yuǎn)程辦公的技巧在家工作的技巧練習(xí) 說(shuō)明工具 目標(biāo)確定及排序工作表將目標(biāo)分解成任務(wù)的工作表日常活動(dòng)日志表時(shí)間浪費(fèi)因素判別及評(píng)估工作表任務(wù)列表自測(cè) 說(shuō)明學(xué)習(xí)更多內(nèi)容 在線文章文章著作導(dǎo)師簡(jiǎn)介 大衛(wèi)史道弗 (David Stauffer) 是一位商務(wù)作家，是企業(yè)寫(xiě)作公司 Stauffer Bury Inc. () 的老板。他創(chuàng)作了四部有關(guān)企業(yè)成功的作品，全部由 John Wiley & Sons 出版，而且他還為Harvard Management Update、Across t

3、he Board、華爾街日?qǐng)?bào)及其他出版物撰寫(xiě)了許多工商管理方面的文章。作為企業(yè)與商業(yè)協(xié)會(huì)的簽約作家，大衛(wèi)撰寫(xiě)了幾百份年度報(bào)告、投資指南、行業(yè)介紹以及管理信息簡(jiǎn)訊等。如果是您，您會(huì)怎么做？ 下午 5 點(diǎn)，馬里索從她的辦公桌上抬頭看到同事們正在收拾東西準(zhǔn)備回家。以她目前的速度，她可能要在辦公室里待到半夜。盯著她的任務(wù)列表，她沮喪地嘆了口氣。還剩下三項(xiàng)關(guān)鍵任務(wù)。自己這一整天都做了些什么？為什么這些任務(wù)還完不成？她回顧了自己的一天。上午，她與托尼一起討論他的月度報(bào)告。午餐時(shí)間則用來(lái)回復(fù) 20 多封電子郵件。然后被一個(gè)客戶服務(wù)請(qǐng)求占去了一下午時(shí)間，而這件事本該由其他人來(lái)處理。如果她沒(méi)有完成確實(shí)需要處理的

4、工作，那她的任務(wù)列表和精心規(guī)劃又有何意義呢？如果是您，您會(huì)怎么做？這時(shí)您會(huì)怎么做？ 馬里索應(yīng)該從檢查自己的長(zhǎng)期組織目標(biāo)開(kāi)始。通過(guò)評(píng)估最重要的目標(biāo)并排列優(yōu)先次序，馬里索能夠弄清楚應(yīng)該在哪里或不應(yīng)該在哪里花費(fèi)時(shí)間。接下來(lái)就是將目標(biāo)分解為易管理的任務(wù)，列出完成各項(xiàng)任務(wù)的所有必需步驟。然后，她應(yīng)該估算每項(xiàng)任務(wù)或活動(dòng)所需要的時(shí)間，并設(shè)定最后完成期限。她應(yīng)該在日程表上安排出大量時(shí)間，以確保能夠有時(shí)間來(lái)完成這些任務(wù)。最重要的是，她應(yīng)該盡量避免任何中斷，因?yàn)檫@會(huì)浪費(fèi)她的時(shí)間或者使她偏離主要目標(biāo)。在本主題中，您將學(xué)會(huì)如何確定最重要的工作和最不重要的工作，然后將時(shí)間花費(fèi)在最關(guān)鍵的任務(wù)上，而不要浪費(fèi)在不重要的事情上

5、。了解了本主題中闡述的各種觀點(diǎn)后，請(qǐng)點(diǎn)擊“練習(xí)”，參與互動(dòng)場(chǎng)景練習(xí)、做出決策并獲得針對(duì)您所做選擇的即時(shí)反饋。主題使用說(shuō)明 主題架構(gòu) “時(shí)間管理”主題分成下列幾個(gè)部分。屏幕頂部顯示了進(jìn)入各部分的鏈接。 主題概述 點(diǎn)擊“主題概述”可查看對(duì)這一主題的介紹。首先瀏覽“如果是您，您會(huì)怎么做？”中的虛擬場(chǎng)景，然后查看“這時(shí)您會(huì)怎么做？”中的回答?！爸黝}列表”提供了“站點(diǎn)地圖”，其中包含指向本主題中所有要素的鏈接。 核心概念 點(diǎn)擊“核心概念”，可詳細(xì)了解這一主題的主要思想。學(xué)習(xí)如何確定目標(biāo)的優(yōu)先次序，并將它們分成易管理的任務(wù)，分析如何更有效地安排與使用時(shí)間，監(jiān)控您的時(shí)間管理戰(zhàn)略，以及判別常見(jiàn)的“時(shí)間浪費(fèi)因素

6、”。步驟 點(diǎn)擊“步驟”可獲得有關(guān)如何更有效地管理時(shí)間的指南，并可了解在上司的要求與您的最高優(yōu)先級(jí)目標(biāo)沖突時(shí)如何拒絕他。技巧 點(diǎn)擊“技巧”可獲得關(guān)于如何更有效地分配任務(wù)、如何充分利用差旅時(shí)間和會(huì)議時(shí)間、如何進(jìn)行遠(yuǎn)程工作和在家辦公等問(wèn)題的信息。練習(xí) 點(diǎn)擊“練習(xí)”，可參與互動(dòng)場(chǎng)景練習(xí)，在其中扮演管理者的角色、做出決策并獲得針對(duì)您所做選擇的即時(shí)反饋。工具 點(diǎn)擊“工具”可獲取相關(guān)表格，幫助您確定目標(biāo)及其優(yōu)先次序；將目標(biāo)分成多項(xiàng)任務(wù)；記錄日?；顒?dòng)；判別時(shí)間浪費(fèi)因素；創(chuàng)建任務(wù)列表；以及評(píng)估您的日程表。自測(cè) 點(diǎn)擊“自測(cè)”，可了解自己對(duì)所學(xué)內(nèi)容的掌握程度。您將會(huì)獲得針對(duì)您所做選擇的即時(shí)反饋。摘要頁(yè)面列出了參考資

7、料的鏈接。學(xué)習(xí)更多內(nèi)容 點(diǎn)擊“學(xué)習(xí)更多內(nèi)容”，可閱讀兩篇與本主題相關(guān)的文章。同時(shí)，您將看到其他文章和資料的列表，并附有簡(jiǎn)要的介紹。主題導(dǎo)航 點(diǎn)擊屏幕頂部和左側(cè)的鏈接，可瀏覽本主題中的內(nèi)容。點(diǎn)擊屏幕頂部的鏈接，您將看到屏幕左側(cè)的鏈接有相應(yīng)變化。按以下步驟，可循序漸進(jìn)瀏覽本主題的全部?jī)?nèi)容：· 從左到右點(diǎn)擊頂部的鏈接，訪問(wèn)本主題的各個(gè)部分。 · 從上到下點(diǎn)擊左側(cè)的鏈接，查看各部分中的內(nèi)容。 · 在“練習(xí)”部分中，點(diǎn)擊“下一頁(yè)”可繼續(xù)場(chǎng)景練習(xí)。在需要選擇答案時(shí)，請(qǐng)選擇一個(gè)選項(xiàng)，并閱讀相應(yīng)反饋。然后再嘗試其他選項(xiàng)，以了解更多信息。再次點(diǎn)擊“下一頁(yè)”繼續(xù)。 · 在“

8、工具”部分中，點(diǎn)擊圖標(biāo)可打開(kāi)相應(yīng)工具。您可以將工具打印出來(lái)以便脫機(jī)使用?；蛘?，您也可以在線填寫(xiě)工具，并將其保存到您的硬盤。 · 最后，參加“自測(cè)”中的測(cè)驗(yàn)，并閱讀“學(xué)習(xí)更多內(nèi)容”中的“在線文章”，至此完成整個(gè)主題的學(xué)習(xí)。 為何要管理時(shí)間？ 當(dāng)您身陷電子郵件、語(yǔ)音郵件、會(huì)議、以及文書(shū)工作等瑣碎的事務(wù)中，而下屬又不斷向您尋求幫助或給您帶來(lái)問(wèn)題時(shí)，您將如何成為一名平易近人、盡忠職守的管理者，同時(shí)又能圓滿完成任務(wù)，實(shí)現(xiàn)自己最高的目標(biāo)呢？您需要巧妙地管理自己的時(shí)間。時(shí)間管理是一門關(guān)于如何合理地組織、分配和控制各種活動(dòng)時(shí)間才能實(shí)現(xiàn)預(yù)期結(jié)果的學(xué)科。時(shí)間管理能夠迫使您真正了解自己的價(jià)值，幫助您相應(yīng)地

9、安排好自己的工作。提高時(shí)間利用效率的好處 有效地利用時(shí)間將使您和組織都受益匪淺。例如：· 您可以將精力和注意力集中到能為公司目標(biāo)提供最大支持的工作上。· 您能排除干擾，更多地關(guān)注對(duì)部門和組織最為重要的方面。· 您可以避免因設(shè)法同時(shí)滿足相互矛盾的時(shí)間需求而產(chǎn)生的壓力甚至是倦怠。· 您在時(shí)間管理上為下屬和同事樹(shù)立了榜樣，可以讓大家學(xué)習(xí)您的做法。· 您能提高崗位工作績(jī)效，為組織、部門和團(tuán)隊(duì)帶來(lái)更多價(jià)值。顯然，如果企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)擅長(zhǎng)時(shí)間管理，企業(yè)就能贏得競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。然而，時(shí)間管理的難度比表面上看起來(lái)更大。訓(xùn)練與實(shí)踐 要學(xué)會(huì)有效利用時(shí)間，需要訓(xùn)練和實(shí)踐。下列六

10、個(gè)步驟可助您充分地利用好您每周的時(shí)間：1. 確定目標(biāo)及其優(yōu)先次序：您最重要的崗位工作目標(biāo)是什么？要實(shí)現(xiàn)這些目標(biāo)，您需要完成哪些任務(wù)？您要在這些任務(wù)上花多少時(shí)間？ 2. 將目標(biāo)分解為可管理的任務(wù)：要實(shí)現(xiàn)每一個(gè)目標(biāo)，需要完成哪些任務(wù)？每一項(xiàng)任務(wù)預(yù)計(jì)需要多長(zhǎng)時(shí)間？ 3. 分析您是如何利用時(shí)間的：管理者往往認(rèn)為他們將時(shí)間用在了重要任務(wù)的完成上。但是實(shí)際上，他們會(huì)將時(shí)間用在一些并不能幫助他們實(shí)現(xiàn)最重要目標(biāo)的任務(wù)上。例如，他們每天都要用好幾個(gè)小時(shí)回復(fù)電子郵件，而不是規(guī)劃部門的長(zhǎng)期戰(zhàn)略或幫助下屬提高技能。為了更有效地利用時(shí)間，您需要判斷自己實(shí)際上是如何利用時(shí)間的，并將這種方式與應(yīng)當(dāng)采用的方式進(jìn)行比較。然后，

11、您需要找到改正無(wú)效時(shí)間管理的方法。 4. 判別和消除常見(jiàn)的“時(shí)間浪費(fèi)因素”：辦事拖拉、包辦代替、頻繁變換工作等做法會(huì)浪費(fèi)侵蝕其他工作的時(shí)間，這是眾所周知的事實(shí)。如果能了解和預(yù)見(jiàn)到這些時(shí)間浪費(fèi)因素，您就能更好地預(yù)防或改正這些做法。 5. 更有效地安排時(shí)間：明確了自己的目標(biāo)、實(shí)際利用時(shí)間的方式以及存在哪些您深受其害的無(wú)效時(shí)間管理方式后，您就可以開(kāi)始改變安排時(shí)間的方法。這需要更有效地利用時(shí)間管理工具，需要?jiǎng)?chuàng)建能夠支持您的優(yōu)先級(jí)的日程表，還需要分配一定的時(shí)間來(lái)解決未預(yù)料到的問(wèn)題以及利用各種計(jì)劃外機(jī)會(huì)。 6. 監(jiān)控和完善您的時(shí)間管理策略：制定日程表后，就要付諸行動(dòng)。監(jiān)控發(fā)生的情況，發(fā)現(xiàn)存在的問(wèn)題，調(diào)整時(shí)

12、間管理策略，這樣就能不斷完善利用時(shí)間的方法。 另請(qǐng)參見(jiàn)管理時(shí)間的步驟。下面的核心概念內(nèi)容將進(jìn)一步探討這些步驟。此外，還為應(yīng)對(duì)下列特殊時(shí)間管理難題提供了指導(dǎo)方法：· 如何應(yīng)對(duì)浪費(fèi)時(shí)間的上司· 如何平衡工作時(shí)間和個(gè)人時(shí)間· 如何幫助員工更有效地管理時(shí)間確定目標(biāo)和排定目標(biāo)的優(yōu)先次序 確定目標(biāo)是有效管理時(shí)間的起點(diǎn)。它們像指南針一樣，指示著您前進(jìn)的方向。確定了目標(biāo)后，您就知道每天、每周和每個(gè)月當(dāng)中最重要的工作是什么。確定目標(biāo)是明確所追求成果的一個(gè)正式流程。在確定目標(biāo)后，您承諾的結(jié)果就要由您個(gè)人或團(tuán)隊(duì)來(lái)完成。通過(guò)確定目標(biāo)和衡量取得的成果，您可以：· 關(guān)注最重要的東西

13、· 為團(tuán)隊(duì)提供統(tǒng)一的方向· 減少對(duì)非關(guān)鍵任務(wù)投入的精力· 消除時(shí)間浪費(fèi)因素· 激勵(lì)自己· 提升總體工作滿意度目標(biāo)隨時(shí)限和重要性而變化。因此，了解如何對(duì)目標(biāo)分類和排序是非常重要的。另請(qǐng)參見(jiàn)目標(biāo)確定及排序工作表。目標(biāo)類型 可以根據(jù)目標(biāo)重要性（包括關(guān)鍵性、使能性或輔助性）對(duì)目標(biāo)進(jìn)行分類。下表介紹了三者的區(qū)別。目標(biāo)類型目標(biāo)類型 定義 示例 關(guān)鍵性目標(biāo)為使部門或團(tuán)隊(duì)持續(xù)成功運(yùn)轉(zhuǎn)所必須實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理來(lái)說(shuō)，在預(yù)算范圍內(nèi)按時(shí)完成一個(gè)兩年期的項(xiàng)目就是一個(gè)關(guān)鍵性目標(biāo)。使能性目標(biāo)最終能夠創(chuàng)造更理想的業(yè)務(wù)環(huán)境或充分利用業(yè)務(wù)機(jī)會(huì)的目標(biāo)對(duì)產(chǎn)品開(kāi)發(fā)經(jīng)理來(lái)說(shuō)，為員工提供

14、培訓(xùn)，提高員工工作效率，就是一個(gè)使能性目標(biāo)。輔助性目標(biāo)能夠改善業(yè)務(wù)但不能帶來(lái)根本改變的目標(biāo)，如提高工作效率、簡(jiǎn)化工作或提升工作的吸引力等。對(duì)團(tuán)隊(duì)經(jīng)理來(lái)說(shuō)，設(shè)計(jì)一份比現(xiàn)有費(fèi)用報(bào)表使用更方便、填寫(xiě)更快捷的新費(fèi)用報(bào)表，就是一個(gè)輔助性目標(biāo)。您的關(guān)鍵性目標(biāo)和使能性目標(biāo)最為重要，應(yīng)該根據(jù)這兩類目標(biāo)來(lái)決定您管理時(shí)間的方法。目標(biāo)一致性 管理者應(yīng)該從公司目標(biāo)開(kāi)始制定一系列層級(jí)目標(biāo)。部門目標(biāo)應(yīng)支持公司目標(biāo)。個(gè)人目標(biāo)應(yīng)支持部門目標(biāo)。應(yīng)當(dāng)讓公司目標(biāo)、部門目標(biāo)和個(gè)人目標(biāo)這三個(gè)層次的目標(biāo)保持一致，并將它們傳達(dá)給每一位員工，使大家都能在沒(méi)有他人提示的情況下流暢地說(shuō)出來(lái)：“公司的目標(biāo)是 _。本部門應(yīng)為該目標(biāo)做出的貢獻(xiàn)是 _。

15、我個(gè)人的努力目標(biāo)是 _?！绷粜挠^察一下您所在的公司。管理層是否明確了最高目標(biāo)并將其傳達(dá)給了管理者和員工？如果您是管理者，您是如何在部門和部門成員中有效貫徹公司目標(biāo)的？是否每個(gè)人都能夠理解公司的目標(biāo)和自己應(yīng)做哪些貢獻(xiàn)？通過(guò)闡釋和傳達(dá)清晰的目標(biāo)，您可以幫助自己和員工充分利用時(shí)間。另請(qǐng)參見(jiàn) Harvard ManageMentor 主題設(shè)定目標(biāo)。確定目標(biāo)的優(yōu)先順序 確定目標(biāo)的優(yōu)先順序就是按照重要性確定項(xiàng)目的優(yōu)先等級(jí)。具體方法有多種：· 確定關(guān)鍵性目標(biāo)和使能性目標(biāo)。列出該年度內(nèi)您的所有崗位工作目標(biāo)。哪些是關(guān)鍵性目標(biāo)？哪些是使能性目標(biāo)？哪些僅僅是輔助性目標(biāo)？與此同時(shí)，寫(xiě)下您這樣分類的原因。然后

16、，按照優(yōu)先級(jí)對(duì)目標(biāo)進(jìn)行排序。· 區(qū)分緊急任務(wù)和關(guān)鍵任務(wù)。緊急任務(wù)需要立即給予關(guān)注。但是，并非每項(xiàng)緊急任務(wù)都一定支持某個(gè)關(guān)鍵性目標(biāo)。例如，假設(shè)您負(fù)責(zé)監(jiān)督一個(gè)必須在今年的預(yù)算范圍內(nèi)按時(shí)完成的大項(xiàng)目。上司希望您明天參加一個(gè)全天的員工發(fā)展研討會(huì)，但是，您已經(jīng)計(jì)劃明天與項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)開(kāi)會(huì)討論項(xiàng)目計(jì)劃。這個(gè)研討會(huì)需要您立即關(guān)注，但是，它并不能給您的關(guān)鍵性目標(biāo)提供直接支持。因此，盡管該任務(wù)很緊急（您必須馬上安排時(shí)間），但它不是關(guān)鍵任務(wù)。緊急任務(wù)總是要求您立即給予關(guān)注，它擠占了本來(lái)可以更好地安排關(guān)鍵性目標(biāo)的時(shí)間和資源。當(dāng)關(guān)鍵性目標(biāo)是長(zhǎng)期目標(biāo)時(shí)，由于沒(méi)有必要或沒(méi)有可能立即實(shí)現(xiàn)，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)這種問(wèn)題。您這周將面

17、對(duì)哪些緊急任務(wù)？請(qǐng)將它們列出來(lái)。哪些任務(wù)支持關(guān)鍵性目標(biāo)和/或使能性目標(biāo)？這些任務(wù)是您應(yīng)該首先給予最大關(guān)注的任務(wù)。通過(guò)訓(xùn)練來(lái)使自己能夠區(qū)分支持關(guān)鍵性目標(biāo)和使能性目標(biāo)的緊急任務(wù)，以及不支持關(guān)鍵性目標(biāo)和使能性目標(biāo)的緊急任務(wù)。認(rèn)識(shí)到差別后，您將更好地了解應(yīng)該如何確定工作的優(yōu)先排序以及如何分配時(shí)間。另請(qǐng)參見(jiàn)在線文章：“How to Be Sure You're Spending Your Time in the Right Places”和“快比慢好？”。確定目標(biāo)的優(yōu)先順序后，您需要將它們分解為可管理的任務(wù)，并預(yù)計(jì)完成每項(xiàng)任務(wù)所需的時(shí)間。請(qǐng)參見(jiàn)下一個(gè)核心概念中的指導(dǎo)方法。將目標(biāo)分解成任務(wù) 您已經(jīng)

18、確定了目標(biāo)的先后順序?，F(xiàn)在，您需要將它們分解為可管理的任務(wù)，并估算出每項(xiàng)任務(wù)所需的時(shí)間。下面提供了分步過(guò)程：第一步：確定所需任務(wù) 寫(xiě)下您和部門必須實(shí)現(xiàn)的每一個(gè)目標(biāo)。列出實(shí)現(xiàn)每個(gè)目標(biāo)所需的關(guān)鍵任務(wù)。第二步：確定任務(wù)優(yōu)先級(jí) 等到自認(rèn)為任務(wù)列表已經(jīng)完整之后，再給每項(xiàng)任務(wù)指定一個(gè)優(yōu)先級(jí)，用 A、B 和 C 來(lái)表示：優(yōu)先級(jí) A 代表最高級(jí)任務(wù)。您指定的任務(wù)優(yōu)先級(jí)應(yīng)該反映每項(xiàng)任務(wù)所支持的目標(biāo)的重要性：· 優(yōu)先級(jí)為 A 的任務(wù)支持關(guān)鍵性目標(biāo)。它們具有很高的價(jià)值，是應(yīng)該優(yōu)先關(guān)注的任務(wù)。· 優(yōu)先級(jí)為 B 的任務(wù)支持使能性目標(biāo)，間接支持關(guān)鍵性目標(biāo)。它們具有中等價(jià)值和較高緊迫性。· 優(yōu)

19、先級(jí)為 C 的任務(wù)包括價(jià)值和重要性均較低的緊急任務(wù)和非緊急任務(wù)。第三步：確定任務(wù)的順序 在分析任務(wù)時(shí)，您會(huì)注意到有些任務(wù)是連續(xù)的，有些任務(wù)是不連續(xù)的。· 連續(xù)的任務(wù)需要按一定的次序完成，即需要完成一項(xiàng)之后再開(kāi)始下一項(xiàng)。例如，為高管層準(zhǔn)備一個(gè)重要報(bào)告可能需要按照這樣的順序：收集數(shù)據(jù) 撰寫(xiě)報(bào)告大綱 編寫(xiě)報(bào)告 反復(fù)修訂 提交確定連續(xù)任務(wù)的正確排序，指出您必須親自完成哪些任務(wù)，部門或團(tuán)隊(duì)必須完成哪些任務(wù)。下圖描述了整個(gè)過(guò)程。· 不連續(xù)的任務(wù)是不遵循這種先后順序的任務(wù)。例如，如果您要協(xié)調(diào)一套新計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)，軟件開(kāi)發(fā)人員可能需要等到開(kāi)發(fā)出某些（但不是全部）硬件之后再開(kāi)始工作。此后，

20、兩個(gè)部門的很多工作可以并行。對(duì)于這類任務(wù)，應(yīng)注意兩個(gè)工作組之間的關(guān)系，并在安排工作日程時(shí)給予考慮。第四步：估計(jì)所需的時(shí)間 評(píng)估完成所確定的優(yōu)先級(jí)為 A 和優(yōu)先級(jí)為 B 的各項(xiàng)任務(wù)或工作需要多長(zhǎng)時(shí)間。如果您以前完成過(guò)類似的任務(wù)，可以根據(jù)自己的經(jīng)驗(yàn)來(lái)估算。如果沒(méi)有完成過(guò)類似任務(wù)，可咨詢那些能夠提供幫助的同事、上司或同行。預(yù)留 10% 到 20% 的緩沖時(shí)間，以防發(fā)生意外情況。下表顯示一個(gè)示例，說(shuō)明如何將一個(gè)目標(biāo)分解為多項(xiàng)任務(wù)，并根據(jù)估計(jì)為每項(xiàng)任務(wù)分配了時(shí)間。任務(wù)和時(shí)間目標(biāo)： 召開(kāi)一系列內(nèi)部培訓(xùn)會(huì)。起初，每個(gè)月兩次，連續(xù)三個(gè)月（總共為 6 次）。如果參與情況和效果都很好，那么，則繼續(xù)召開(kāi)這種培訓(xùn)會(huì)。

21、任務(wù)編號(hào) 活動(dòng) 估計(jì)時(shí)間（分鐘） 注釋 1初次頭腦風(fēng)暴會(huì)議60與會(huì)者雷蒙、哈里特、朱莉葉和彼得2第二次會(huì)議：確定主題和演講者75與會(huì)者同上，加上佛瑞德3頭腦風(fēng)暴會(huì)議選址和內(nèi)部宣傳/溝通1204與每位演講者單獨(dú)會(huì)談2405開(kāi)發(fā)通信包180讓營(yíng)銷部門參與進(jìn)來(lái)6監(jiān)督實(shí)施1807會(huì)后評(píng)估60哪些工作收效顯著，哪些工作效果不佳8向每位演講者表示感謝，并贈(zèng)送小禮物60總時(shí)間 975 小時(shí)數(shù)：16.25 您還需要確定完成任務(wù)或活動(dòng)的最后期限。對(duì)于復(fù)雜的活動(dòng)，要建立臨時(shí)里程碑來(lái)追蹤進(jìn)展情況。對(duì)于涉及其他團(tuán)隊(duì)的成員的大目標(biāo)，要考慮采用項(xiàng)目經(jīng)理經(jīng)常使用的工作分解結(jié)構(gòu)(WBS) 方法。WBS 是一種計(jì)劃編制的方法，

22、它將項(xiàng)目的目標(biāo)分解為實(shí)現(xiàn)該目標(biāo)所必需的多項(xiàng)任務(wù)。您也可以利用這種方法，來(lái)估算完成這些任務(wù)所需的資金。您已經(jīng)將高優(yōu)先級(jí)的目標(biāo)分解為任務(wù)，并估算了每項(xiàng)任務(wù)所需的時(shí)間。現(xiàn)在，您知道了應(yīng)該在各項(xiàng)重要任務(wù)上花多少時(shí)間。但實(shí)際上，您將如何利用自己的時(shí)間呢？另請(qǐng)參見(jiàn)將目標(biāo)分解成任務(wù)的工作表。另請(qǐng)參見(jiàn) Harvard ManageMentor 主題項(xiàng)目管理中的“進(jìn)行高級(jí)別估算”。通過(guò)分析真實(shí)的時(shí)間利用情況，并與實(shí)際應(yīng)該如何利用時(shí)間進(jìn)行對(duì)比，您可以判斷出低效率的時(shí)間管理做法，進(jìn)而進(jìn)行改進(jìn)。這就是下一個(gè)核心概念的主題。分析您是如何利用時(shí)間的 如果了解您當(dāng)前的時(shí)間利用情況，就可以很輕松地控制時(shí)間，以使其支持您的關(guān)鍵

23、性目標(biāo)。只有掌握了您當(dāng)前的時(shí)間利用情況，才能規(guī)劃和控制好未來(lái)如何使用時(shí)間。下面的過(guò)程曾幫助很多管理者準(zhǔn)確地掌握他們利用時(shí)間（以及經(jīng)常不當(dāng)利用時(shí)間）的真實(shí)情況。1. 創(chuàng)建活動(dòng)日志。 創(chuàng)建一份記錄一周時(shí)間利用情況的書(shū)面記錄，即活動(dòng)日志。務(wù)必在日志中包括三個(gè)或更多典型工作日。（例如，不要包括那些大部分時(shí)間都是出差的工作日。）下面是一個(gè)活動(dòng)日志的摘錄，從中可以看出一位名叫簡(jiǎn)的經(jīng)理在一天內(nèi)的時(shí)間利用情況。日常活動(dòng)日志示例活動(dòng) 所用時(shí)間 優(yōu)先級(jí) 8:45電子郵件：查看和回復(fù)15B9:00休息：咖啡廳；聊天9C9:09等待會(huì)議；整理辦公桌6C9:15會(huì)議：產(chǎn)品發(fā)布團(tuán)隊(duì)60A10:15休息：咖啡；個(gè)人電子郵件

24、15C10:30電話：外線，S·赫明，確認(rèn)午餐12B10:42電話：內(nèi)線，D·格茨8B10:50電子郵件：給比爾回信3C10:53上網(wǎng)：查看天氣情況和新聞7C11:00準(zhǔn)備：午餐會(huì)8B11:08會(huì)議：討論獎(jiǎng)金計(jì)劃32C11:40出行：與 A·戴維斯到外面共進(jìn)午餐120B1:52電子郵件：發(fā)送和回復(fù)12C2:04電話：回復(fù)語(yǔ)音留言11C2:15訪客：暑期實(shí)習(xí)生請(qǐng)求指導(dǎo)8C2:23訪客：D·霍洛維茨詢問(wèn)有關(guān)項(xiàng)目的事宜5A2:28文書(shū)工作：開(kāi)始寫(xiě)月度項(xiàng)目報(bào)告4B2:32電子郵件：收郵件3C2:35文書(shū)工作：繼續(xù)寫(xiě)項(xiàng)目報(bào)告12B2:47休息：喝咖啡10C2:57

25、準(zhǔn)備：收集會(huì)議資料3B3:00開(kāi)會(huì)：審核預(yù)算75B4:15電子郵件：發(fā)送和回復(fù)11B4:26上網(wǎng)：看新聞4C4:30計(jì)劃：檢查/調(diào)整項(xiàng)目工作的日程10A4:40文書(shū)工作：繼續(xù)寫(xiě)項(xiàng)目報(bào)告10B4:50電子郵件：發(fā)送與項(xiàng)目相關(guān)的郵件10B5:00回家好的活動(dòng)日志有幾個(gè)特征：· 它應(yīng)列出在記錄活動(dòng)日志期間發(fā)生的所有活動(dòng)。· 它應(yīng)記錄您的每項(xiàng)活動(dòng)使用的時(shí)間。· 它甚至應(yīng)包括各種瑣事（如整理辦公桌和喝咖啡等）。· 它應(yīng)當(dāng)用特定類別對(duì)每項(xiàng)任務(wù)進(jìn)行標(biāo)記，如“電子郵件”、“文書(shū)工作”、“上網(wǎng)”、“打電話”、“編制計(jì)劃”、“開(kāi)會(huì)”、“訪客”和“出行”。另請(qǐng)參見(jiàn)日?；顒?dòng)日志

26、表。2. 為日志中的每項(xiàng)活動(dòng)指定優(yōu)先級(jí)。 記下一天的活動(dòng)后，應(yīng)根據(jù)您的關(guān)鍵性目標(biāo)、使能性目標(biāo)和輔助性目標(biāo)為每項(xiàng)活動(dòng)指定優(yōu)先級(jí)。請(qǐng)記?。?#183; 優(yōu)先級(jí)為 A 的任務(wù)涉及您的關(guān)鍵目標(biāo)。它們代表具有較高價(jià)值且應(yīng)優(yōu)先關(guān)注的任務(wù)。· 優(yōu)先級(jí)為 B 的任務(wù)涉及使能性目標(biāo)，這些任務(wù)間接支持著關(guān)鍵性目標(biāo)。它們具有中等價(jià)值和較高緊迫性。· 優(yōu)先級(jí)為 C 的任務(wù)可能涉及輔助性目標(biāo)，包括低價(jià)值的緊迫和非緊迫任務(wù)。3. 分析日志。 檢查您的日志，找出您利用時(shí)間的規(guī)律。問(wèn)自己以下問(wèn)題：· “哪類活動(dòng)占用了我大部分時(shí)間？”是文書(shū)工作、喝咖啡、還是回復(fù)語(yǔ)音留言電話？· “特定活

27、動(dòng)集中在哪段時(shí)間？”您周一早上的大部分時(shí)間是否用于回復(fù)電子郵件？午餐后是否總有很多不期而至的訪客？會(huì)議是否集中在這周的晚些時(shí)候？現(xiàn)在考慮您利用時(shí)間的方式是否支持您的目標(biāo)。問(wèn)自己：· “這種利用時(shí)間的方式是否符合我最重要的目標(biāo)？”如果您是做銷售的，那么您每天的大多數(shù)時(shí)間都用于電話，這是很正常的，但如果不是在催款，那么可能電話就太多了。· “我一天有多少時(shí)間用于優(yōu)先級(jí)為 A 和優(yōu)先級(jí)為 B 的活動(dòng)？”您最終的目標(biāo)是大部分時(shí)間都用于高優(yōu)先級(jí)的活動(dòng)，優(yōu)先級(jí)為 C 的活動(dòng)盡量少占用時(shí)間。使用記號(hào)筆標(biāo)記日志中優(yōu)先級(jí)為 C 的活動(dòng)，讓此類時(shí)間浪費(fèi)因素更顯眼。如果您看到日志中有很多彩色標(biāo)記

28、，您就會(huì)知道有多大的改進(jìn)空間！4. 找出改善時(shí)間利用情況的方法。 您在優(yōu)先級(jí)為 C 的任務(wù)上所花的時(shí)間是否超過(guò)正常值，而在優(yōu)先級(jí)為 A 和 B 的任務(wù)上使用足夠的時(shí)間呢？如果是這樣，那么請(qǐng)?jiān)O(shè)法去掉或?qū)?yōu)先級(jí)為 C 的活動(dòng)委托給他人，以免浪費(fèi)您的時(shí)間。例如，如果您在銷售行業(yè)工作，您在文書(shū)工作上花了太多時(shí)間，那么您要考慮委托助手來(lái)做這件事。尋找導(dǎo)致您時(shí)間管理不善的內(nèi)在原因。問(wèn)自己一些尖銳的私人問(wèn)題，并如實(shí)回答：?jiǎn)枺骸盀槭裁次以诘蛢r(jià)值的會(huì)議上花這么多時(shí)間？”答：“因?yàn)槲覔?dān)心如果不參加會(huì)議，別人會(huì)認(rèn)為我沒(méi)有團(tuán)隊(duì)精神。”問(wèn)：“我為什么浪費(fèi)時(shí)間接待未預(yù)約的訪客？”答：“如果告訴別人我沒(méi)有時(shí)間同他們談話，我

29、會(huì)覺(jué)得很無(wú)禮?！眴?wèn)：“我為什么在電子郵件和網(wǎng)絡(luò)上花這么多時(shí)間？”答：“因?yàn)楹芏嚯娮余]件都是私人郵件，我上網(wǎng)沖浪是為了拖延時(shí)間。”了解造成時(shí)間管理不善的內(nèi)在原因之后，您就可以采取措施來(lái)解決問(wèn)題。例如：· 提醒自己，如果您參加的會(huì)議對(duì)您的高優(yōu)先級(jí)目標(biāo)很重要，您將被認(rèn)為富有團(tuán)隊(duì)精神。· 向未預(yù)約的訪客解釋您有一件重要事情需如期完成，然后建議利用一個(gè)午餐時(shí)間進(jìn)行交談?；蛘?，如果您在午餐過(guò)后的一段時(shí)間內(nèi)會(huì)有很多不速之客，可以在這段時(shí)間關(guān)上辦公室的門。· 盡量減少私人電子郵件，例如，請(qǐng)朋友和家人在您回家而不是上班的時(shí)間發(fā)電子郵件。如果您用上網(wǎng)來(lái)拖延時(shí)間，那么當(dāng)您發(fā)現(xiàn)您正在拖延

30、項(xiàng)目時(shí)，請(qǐng)馬上投入到項(xiàng)目中。由于要發(fā)生行為的改變，所以矯正不良的時(shí)間管理做法需要時(shí)間。逐步改變您的行為方式，每周實(shí)踐一到兩個(gè)新的行為方式，直到逐漸習(xí)慣為止。如果犯了錯(cuò)誤，不要對(duì)自己過(guò)于苛刻。不妨重新開(kāi)始實(shí)踐新的行為方式。某些“時(shí)間浪費(fèi)因素”非常普遍，會(huì)在許多管理者的活動(dòng)日志中出現(xiàn)。在下一個(gè)“核心概念”中，您將學(xué)習(xí)如何判別和消除這些時(shí)間浪費(fèi)因素。判別和消除常見(jiàn)的“時(shí)間浪費(fèi)因素” 如果與大多數(shù)管理者一樣，您的活動(dòng)日志暴露了源自個(gè)人習(xí)慣的許多時(shí)間管理問(wèn)題，那么您可以加以改正。以下是用于消除這些“時(shí)間浪費(fèi)因素”的策略。拖延 拖延是一種推遲、耽擱或延誤行動(dòng)的習(xí)慣。造成人們拖延的原因有很多：或許他們認(rèn)為當(dāng)

31、前的任務(wù)令人生厭或枯燥乏味，他們可能擔(dān)心無(wú)法出色地完成任務(wù)，或根本無(wú)從下手。請(qǐng)考慮以下對(duì)抗拖延的方法：拖延的原因 解決方案 任務(wù)令人生厭或枯燥乏味· 將任務(wù)委托給他人，他們可能會(huì)感興趣。· 承認(rèn)自己的拖延行為并努力完成工作。· 設(shè)想自己完成任務(wù)后的愉快心情。· 避免造成任務(wù)躑躅不前的安排方式。懼怕失敗· 如果您缺乏完成任務(wù)所需的培訓(xùn)或資源，應(yīng)如實(shí)反應(yīng)并獲取必要的幫助。· 如果您是由于缺乏自信而擔(dān)心，就采取積極主動(dòng)的姿態(tài)，對(duì)完成工作必需要做的所有事宜進(jìn)行規(guī)劃。· 堅(jiān)持工作：行動(dòng)有助于消除恐懼。無(wú)從入手· 自由地決定切

32、入點(diǎn)。您很可能逐漸步入工作的正軌。· 將工作分解為幾個(gè)部分，然后具體說(shuō)明完成每部分工作所需的任務(wù)。確定任務(wù)的順序，然后著手處理首要任務(wù)。超負(fù)荷日程安排 您是否承擔(dān)了過(guò)多的義務(wù)和職責(zé)？為了完成任務(wù)，您晚上和周末是否要加班？您是否感到無(wú)論怎樣努力依然毫無(wú)起色？如果回答是肯定的，請(qǐng)采取以下措施：· 牢記自己的關(guān)鍵職責(zé)和目標(biāo)。避開(kāi)與這些目標(biāo)無(wú)益的活動(dòng)。· 授權(quán)。不要因?yàn)樗说氖毣驘o(wú)法達(dá)到您的工作標(biāo)準(zhǔn)而大包大攬所有任務(wù)，而是要將任務(wù)委托給認(rèn)真負(fù)責(zé)的人。· 不要奢望面面俱到。集中精力處理真正重要的任務(wù)。· 學(xué)會(huì)向同事和上司說(shuō)“不”。闡述您的關(guān)鍵職責(zé)，指出

33、承擔(dān)無(wú)關(guān)任務(wù)對(duì)自己目標(biāo)的危害，并提出合理的替代方案。另請(qǐng)參見(jiàn)向上司說(shuō)“不”的步驟以及授權(quán)的技巧。另請(qǐng)參見(jiàn) Harvard ManageMentor 主題授權(quán)。下屬的問(wèn)題 您是否總是疲于奔命而下屬們卻無(wú)所事事？或許您放任員工將本應(yīng)自己解決的問(wèn)題推卸給您。如果是這樣，請(qǐng)學(xué)會(huì)幫助下屬們解決他們自己的問(wèn)題：· 允許員工征求您對(duì)問(wèn)題的建議，但僅限于報(bào)告問(wèn)題解決的進(jìn)展或所遇到的困難。· 當(dāng)員工將問(wèn)題帶給您時(shí)，詢問(wèn)他們準(zhǔn)備如何處理這種情況。· 對(duì)下屬提議的問(wèn)題解決方案給予反饋，但應(yīng)確保由員工（而不是您）來(lái)執(zhí)行解決方案。不必要的出差 出差會(huì)占用很多時(shí)間，因此需要定期評(píng)估它的價(jià)值。

34、評(píng)估方法是：1. 記錄各項(xiàng)活動(dòng)所花費(fèi)時(shí)間，例如去機(jī)場(chǎng)的時(shí)間、候機(jī)時(shí)間及返程時(shí)間。2. 依照您的工資和收益標(biāo)準(zhǔn)，估算這些時(shí)間的成本。將該數(shù)字與交通費(fèi)、食宿費(fèi)用累加。3. 比較差旅的成本收益。是否有凈收益或凈損失？4. 考慮差旅的機(jī)會(huì)成本，即如果放棄出差而在辦公室工作所創(chuàng)造的價(jià)值。5. 考慮出差的替代方案，例如電話會(huì)議或網(wǎng)絡(luò)會(huì)議。另請(qǐng)參見(jiàn)最大限度地利用差旅時(shí)間的技巧。過(guò)多的電子郵件和書(shū)面工作 避免因電子郵件浪費(fèi)寶貴時(shí)間的對(duì)策：· 每天僅在指定的時(shí)間檢查電子郵件。· 讓非業(yè)務(wù)聯(lián)系人使用家庭電子郵件地址。· 將您的信件分類：刪除所有垃圾郵件，然后將緊急信件轉(zhuǎn)移至“緊急”郵

35、件夾。在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)處理這些信件。將其他郵件一并歸入“待處理”郵件夾，并在完成日程表上所有高優(yōu)先級(jí)任務(wù)之后再回復(fù)。· 要求員工創(chuàng)建明確的郵件主題行，便于您分清如何處理相應(yīng)的郵件：刪除、立即處理還是或稍后回復(fù)。· 讓員工了解您希望通過(guò)電子郵件接收哪些信息，不希望接收哪些信息。書(shū)面工作的管理：· 對(duì)于無(wú)需回復(fù)的書(shū)面信件，快速瀏覽后可根據(jù)需要丟棄或歸檔。· 如果需要回復(fù)，而您也能夠迅速回復(fù)，就應(yīng)立即處理，然后丟棄或歸檔信件。· 如果您太忙無(wú)暇顧及回復(fù)事宜，如果可能可將郵件委托給下屬，或?qū)⑿偶w入按優(yōu)先級(jí)排列的“待處理”文件。管理不善的會(huì)議 要減少在會(huì)

36、議上浪費(fèi)的時(shí)間：· 取消或不參加不必要的會(huì)議。· 避免參加自己無(wú)所建樹(shù)或毫無(wú)收獲的會(huì)議。· 在同意出席之前，索要會(huì)議的議程表以便決定是否參會(huì)。· 如果您要組織一個(gè)會(huì)議，應(yīng)確保嚴(yán)格遵循議程，遵循日程表，并按照向會(huì)者承諾的具體行動(dòng)來(lái)結(jié)束會(huì)議。另請(qǐng)參見(jiàn)取得最佳會(huì)議成果的技巧。另請(qǐng)參見(jiàn) Harvard ManageMentor 主題主持會(huì)議。分心因素和轉(zhuǎn)換成本 分心因素（如：在網(wǎng)上查看天氣預(yù)報(bào)或與訪客閑談）會(huì)迫使您必須花時(shí)間回顧之前所進(jìn)行的工作，并將注意力重新集中到當(dāng)前的任務(wù)上來(lái)。這些轉(zhuǎn)換成本總體上會(huì)使企業(yè)效率下降 20-40%。要在從事重要工作時(shí)抵制分心因素：

37、· 使用語(yǔ)音信箱應(yīng)答來(lái)電。· 關(guān)閉電子郵件。· 清除辦公桌上的報(bào)紙和其他與工作無(wú)關(guān)的材料。· 關(guān)上辦公室的門并放置“請(qǐng)勿打擾”的標(biāo)志。· 專注于一項(xiàng)任務(wù)直至完成。然后再開(kāi)始下一項(xiàng)任務(wù)。另請(qǐng)參見(jiàn)時(shí)間浪費(fèi)因素判別及評(píng)估工作表。您已經(jīng)分析了自己的時(shí)間利用情況并了解常見(jiàn)的時(shí)間浪費(fèi)因素，現(xiàn)在可以開(kāi)始更有效地安排自己的時(shí)間了。更有效地安排您的時(shí)間 您已經(jīng)對(duì)自己的時(shí)間利用情況和存在的時(shí)間浪費(fèi)因素有所了解，現(xiàn)在可以開(kāi)始更有效地安排自己的時(shí)間了。您的目標(biāo)是什么？您的目標(biāo)是以有助于實(shí)現(xiàn)最重要目標(biāo)的方式來(lái)利用時(shí)間。日程表是系統(tǒng)安排時(shí)間的最佳方法。日程表是在具體時(shí)限內(nèi)

38、完成任務(wù)的書(shū)面承諾。它將您的可用時(shí)間及時(shí)間分配計(jì)劃形象化。通過(guò)日程表，您可以更容易看到未分配的時(shí)間。而尤為關(guān)鍵的是，它會(huì)顯示優(yōu)先級(jí)為 A 和優(yōu)先級(jí)為 B 的任務(wù)是否占據(jù)了您的大部分時(shí)間，得到了應(yīng)有的重視。選擇計(jì)劃工具 有很多種計(jì)劃工具：· 任務(wù)列表· 約會(huì)時(shí)間表· 書(shū)面或電子版的日、周計(jì)劃· 聯(lián)網(wǎng)的日程安排軟件和硬件· 掛歷企業(yè)可能提供這些工具。如果這些工具符合您的個(gè)人風(fēng)格，就使用它們；如果不適合，應(yīng)該另尋他法。您很可能會(huì)使用更適合自己工作風(fēng)格的系統(tǒng)。另請(qǐng)參見(jiàn)任務(wù)列表。制定日程表 將任務(wù)輸入日程表，并指定完成任務(wù)的預(yù)期時(shí)限即可制定日程表。以下指

39、導(dǎo)原則可以幫助您制定實(shí)用的日程表：· 首先輸入優(yōu)先級(jí)為 A 的任務(wù)，然后將剩余時(shí)段分配給優(yōu)先級(jí)為 B 的任務(wù)。· 在每天您思想最活躍、精力最充沛的時(shí)段安排需要?jiǎng)?chuàng)造力與活力的活動(dòng)。將例行任務(wù)安排在精力不足的時(shí)段。· 預(yù)留一些時(shí)間不做安排，以應(yīng)對(duì)突發(fā)危機(jī)、意外機(jī)會(huì)以及與同事或下屬之間的臨時(shí)性交流。· 避免連續(xù)不斷的會(huì)議。每次會(huì)議結(jié)束后，您都需要時(shí)間來(lái)處理信息和完成行動(dòng)事項(xiàng)。· 盡量固定處理電子郵件、書(shū)面工作和電話等各任務(wù)的時(shí)間。例如，規(guī)定上午 9:00-9:30 和下午 4:30-5:00 執(zhí)行這些任務(wù)。固定各項(xiàng)任務(wù)的時(shí)間通?？梢员苊忾_(kāi)始和轉(zhuǎn)換的時(shí)

40、間，從而減少執(zhí)行任務(wù)所需的整體時(shí)間。· 工作周快結(jié)束時(shí)，應(yīng)將未完成的優(yōu)先任務(wù)轉(zhuǎn)移到以后未安排的時(shí)段，必要時(shí)暫緩低優(yōu)先級(jí)任務(wù)。· 將日程表置于電腦顯示器或辦公桌的明顯位置。充分利用任務(wù)列表 任務(wù)列表是一種簡(jiǎn)便、常用的計(jì)劃工具，一目了然地列出您一天內(nèi)必須完成的所有任務(wù)。其中包括：· 要參加的會(huì)議· 必須制定的決策· 必須撥打或要接聽(tīng)的電話· 需要起草的電子郵件、信件和備忘錄· 前一天未完成的優(yōu)先級(jí)為 A 和 B 的任務(wù)許多管理者在每天早晨或下班時(shí)準(zhǔn)備任務(wù)列表，并將其與日（周）計(jì)劃結(jié)合使用。例如，如果每天日程表提醒您周二下午 3

41、點(diǎn) 到 4 點(diǎn)“回復(fù)電話”，那么當(dāng)天的任務(wù)列表就應(yīng)明確要給哪些人回電話，并指出每次談話的目的。運(yùn)用以下策略可以充分利用任務(wù)列表：· 僅包括您認(rèn)為可以完成的一半任務(wù)；人們經(jīng)常低估完成任務(wù)所需的時(shí)間。· “緊急但不重要”和低優(yōu)先級(jí)的任務(wù)一概不列入任務(wù)列表。· 下班時(shí)要查看列表。是否還有未完成的優(yōu)先級(jí)為 A 和 B 的任務(wù)？如果有，必須重新進(jìn)行安排，但首先您要考慮為什么沒(méi)有按計(jì)劃完成任務(wù)。如果您不習(xí)慣列表，可以考慮嘗試其他的方法描述待完成的任務(wù)。例如，在一大張紙或白板上貼一些便簽，以便為您的關(guān)鍵任務(wù)創(chuàng)建“思維導(dǎo)圖”。以下是一位管理者的思維導(dǎo)圖示例：讓日程表具有靈活性 當(dāng)

42、人們承擔(dān)更高級(jí)別的管理職責(zé)時(shí)，他們的責(zé)任往往更缺乏組織性，而他們的工作則變得更加不明確且不可預(yù)測(cè)。因此，管理者的日程表必須具有足夠的靈活性以適應(yīng)工作的需要。讓日程表具有靈活性：· 在每天的日程表中預(yù)留更多的“空閑時(shí)間”。· 在您的日程表中只列出未來(lái)兩周（或更長(zhǎng)）的最關(guān)鍵任務(wù)及最終期限。· 培養(yǎng)在機(jī)遇或危機(jī)出現(xiàn)的時(shí)刻主動(dòng)放棄計(jì)劃任務(wù)的意識(shí)。較大的靈活性并不會(huì)令您的日程不飽滿，而是會(huì)確保您有充裕的時(shí)間處理最重要的事務(wù)。日程表制定完成后，您可能希望定期檢查自己的進(jìn)度以確保正確的工作方向。在“核心概念”的下一部分中，您將了解到監(jiān)督并不斷改進(jìn)時(shí)間管理系統(tǒng)的方法。監(jiān)督和改進(jìn)您

43、的時(shí)間管理策略 在日程表開(kāi)始啟用后，對(duì)照它來(lái)監(jiān)控您的工作進(jìn)度是至關(guān)重要的。這樣，您才能明確問(wèn)題并發(fā)現(xiàn)不斷改進(jìn)時(shí)間管理系統(tǒng)的方法。檢查進(jìn)度 每天至少對(duì)照日程表檢查一次任務(wù)的完成情況。許多管理者每天早晨和下班之前進(jìn)行這項(xiàng)工作。在檢查進(jìn)度時(shí)，向自己提出以下問(wèn)題：· “我是否完成了今天安排的任務(wù)？”如果沒(méi)完成，原因是什么？例如，您是否低估了完成任務(wù)所需的時(shí)間？· “我是否向著目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)又躍進(jìn)了一步？”如果不是，可能是由于您的日程安排過(guò)于繁重。· “我的精力是否更加集中？”如果不是，您可能安排了過(guò)多的優(yōu)先級(jí)為 C 的任務(wù)，或未將同類任務(wù)合并處理。· “我是否能堅(jiān)持

44、使用這個(gè)日程表？”如果不能，可能您使用的計(jì)劃工具或系統(tǒng)并不適合您的個(gè)人工作風(fēng)格。根據(jù)您對(duì)上述問(wèn)題的回答，決定是要對(duì)時(shí)間管理系統(tǒng)進(jìn)行徹底改革還是進(jìn)行微調(diào)。尋找規(guī)律 在您檢查自己的進(jìn)度并考慮是否需要改進(jìn)計(jì)劃系統(tǒng)的同時(shí)，尋找您所經(jīng)歷的各種問(wèn)題的規(guī)律。例如，如果您無(wú)法按時(shí)完成任務(wù)，那就必須努力找到造成這種狀況的原因。導(dǎo)致這種局面的常見(jiàn)原因包括：· 習(xí)慣性地對(duì)任務(wù)所需時(shí)間估計(jì)不足· 拖延· 各種干擾浪費(fèi)時(shí)間· 為意外需求預(yù)留的時(shí)間不足改進(jìn)您的計(jì)劃系統(tǒng) 發(fā)現(xiàn)自己的計(jì)劃系統(tǒng)存在問(wèn)題并不是個(gè)別現(xiàn)象。大多數(shù)管理者都需要調(diào)整他們的時(shí)間管理方式。關(guān)鍵在于迅速地采取措施解決這些

45、問(wèn)題。您的目標(biāo)是什么？是要不斷改進(jìn)管理時(shí)間的方式。以下做法會(huì)對(duì)您有所幫助：· 學(xué)以致用。在確定未能如期完成計(jì)劃任務(wù)的原因之前，不要將未完成任務(wù)重新列入日程表。一旦發(fā)現(xiàn)計(jì)劃缺陷背后的原因，您就需要重新安排日程，將自己了解的情況反映到日程安排中去。例如，提醒自己為先前未能完成的活動(dòng)分配更多的時(shí)間?；蛟谛碌娜粘瘫碇蓄A(yù)留更多的“空閑時(shí)間”以便處理意外事件?；蚪鉀Q拖延傾向背后的原因，例如懼怕失敗或無(wú)法確定如何處理大型任務(wù)。· 征詢建議。如果那些困擾您的“時(shí)間浪費(fèi)因素”和計(jì)劃問(wèn)題也同時(shí)困擾著其他人，那么征求他們的意見(jiàn)就顯得彌足珍貴。詢問(wèn)您的上司、同事和下屬怎樣不斷改進(jìn)其管理時(shí)間的方法。

46、您將發(fā)現(xiàn)他們提出的一些創(chuàng)造性的想法可能成效顯著。例如，一位管理者發(fā)現(xiàn)他的助理制定了一項(xiàng)利用意外空閑時(shí)間的有效策略。該策略是：如果助理突然獲得五分鐘的空閑時(shí)間，他將利用這段時(shí)間安排會(huì)面，書(shū)寫(xiě)簡(jiǎn)單的工作筆記，或更新他的日程表。如果他有10 分鐘的意外空閑時(shí)間，他就會(huì)打個(gè)簡(jiǎn)短的電話，制定會(huì)議議程，回復(fù)電子郵件或計(jì)劃即將來(lái)臨的出差旅行。當(dāng)有半個(gè)小時(shí)意料之外的空閑時(shí)，他就能翻閱一下行業(yè)期刊或商業(yè)雜志，制定每周日程表，擬定報(bào)告的草稿，或填寫(xiě)費(fèi)用報(bào)表。于是管理者開(kāi)始采納這一策略，并發(fā)現(xiàn)它確實(shí)行之有效。· 要有耐心。如同所有的行為變化一樣，完善您的時(shí)間管理系統(tǒng)需要實(shí)踐與耐心。由微小的改變?nèi)胧?。如果這

47、些變化取得成果，那么就嘗試更大的改變。并主動(dòng)調(diào)整您的期望。例如，假設(shè)您改進(jìn)計(jì)劃系統(tǒng)的策略包括將電子郵件的回復(fù)時(shí)間縮短為 5 分鐘，但這種嘗試被證明不切實(shí)際。這時(shí)，可以考慮改為 10 分鐘。許多管理者在改進(jìn)時(shí)間管理系統(tǒng)時(shí)面臨一些頗令人生畏的挑戰(zhàn)。尤其是，如果您的上司由于經(jīng)常安排低效會(huì)議或設(shè)定模糊期望而浪費(fèi)了您的時(shí)間，您應(yīng)該怎么辦？而您又該如何創(chuàng)建一個(gè)有效的計(jì)劃系統(tǒng)以平衡自己的工作和個(gè)人生活？下面兩項(xiàng)“核心概念”對(duì)這些挑戰(zhàn)進(jìn)行了分析，并提供了應(yīng)對(duì)挑戰(zhàn)的指導(dǎo)原則。與浪費(fèi)時(shí)間的上司打交道 令人遺憾的是，一些上司無(wú)意中為下屬制造了許多障礙，浪費(fèi)了很多時(shí)間。這種問(wèn)題的原因可能包括：目標(biāo)不明確、方向不清晰、

48、不必要的會(huì)議以及在上司處存在工作瓶頸。以下是扭轉(zhuǎn)這種狀況的對(duì)策：向上司闡明您的目標(biāo) 如果您與上司未能完成如下工作：就目標(biāo)達(dá)成一致、為目標(biāo)賦予時(shí)限并確保它們對(duì)公司戰(zhàn)略的支持等，那么您就無(wú)法確定一系列的任務(wù)，也無(wú)法制定相應(yīng)的日程表。當(dāng)一位管理者被告知削減成本但未告知詳情，就出現(xiàn)了以上的問(wèn)題，例如這位管理者應(yīng)該裁減一定比例的個(gè)人開(kāi)銷，還是要達(dá)到總削減量的特定數(shù)額。結(jié)果將如何？結(jié)果只能是導(dǎo)致耗盡管理者時(shí)間的混亂活動(dòng)。您可以借助以下措施避免這種情況：· 請(qǐng)求與上司會(huì)談以討論您的目標(biāo)。設(shè)定下一年和后半年的目標(biāo)。· 確保目標(biāo)的具體、有實(shí)效性、可衡量并與部門或公司目標(biāo)的一致。·

49、確保您為既定目標(biāo)所做的工作會(huì)受到獎(jiǎng)勵(lì)而非處罰。· 評(píng)估您實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的能力。如果缺乏必要的技能和資源，請(qǐng)申請(qǐng)額外的培訓(xùn)或資源。· 將目標(biāo)整理為書(shū)面材料。· 定期與上司會(huì)面，討論您的進(jìn)展并對(duì)照目標(biāo)做出必要的調(diào)整。另請(qǐng)參見(jiàn) Harvard ManageMentor 主題設(shè)定目標(biāo)。掌握上司的偏好 上司是否要求您獨(dú)立處理項(xiàng)目，而無(wú)須就工作方式的問(wèn)題征求他的意見(jiàn)？例如，一位管理者剛剛完成了上司布置的一份報(bào)告，但稍后卻發(fā)現(xiàn)它與上司所期望的文件格式大相徑庭。當(dāng)上司具有特殊偏好但未能明確傳達(dá)給下屬時(shí)，員工經(jīng)常為了迎合自己的上司而浪費(fèi)時(shí)間重復(fù)工作。以下步驟有助于您扭轉(zhuǎn)這種狀況：1. 當(dāng)

50、上司安排您處理項(xiàng)目時(shí)，起草一個(gè)初步計(jì)劃，說(shuō)明您打算如何處理這項(xiàng)任務(wù)。2. 與上司面談，“這是我開(kāi)展這個(gè)項(xiàng)目的計(jì)劃。您的意見(jiàn)如何？”3. 根據(jù)上司的反饋修訂計(jì)劃。4. 就改進(jìn)后的計(jì)劃征詢反饋。5. 重復(fù)以上過(guò)程直至上司批準(zhǔn)您的計(jì)劃。這一過(guò)程的不斷反復(fù)最終將使您的上司意識(shí)到，如果在最初布置工作時(shí)要求更為明確，就會(huì)大大節(jié)省時(shí)間。因而，您的上司可能會(huì)采取更加有效的新方法來(lái)分配工作。反對(duì)無(wú)謂的會(huì)議 某些上司會(huì)召開(kāi)一些浪費(fèi)時(shí)間的會(huì)議。例如，一些管理者總是在會(huì)議期間接聽(tīng)電話。另一些則拘泥于達(dá)成一致的過(guò)場(chǎng)，即使他們已對(duì)預(yù)計(jì)的結(jié)果了然于心。和其他會(huì)議一樣，您的上司所組織的會(huì)議同樣需要周密的安排、緊湊的議程、合適

51、的與會(huì)者以及最終的決策或行動(dòng)計(jì)劃。應(yīng)該讓與會(huì)者感覺(jué)到自己的時(shí)間被有效地利用，并且在會(huì)議上有所建樹(shù)并從中獲益。如果您的上司所主持的會(huì)議不符合以上描述，盡自己所能去改變或善用這種狀況。例如：· 在會(huì)議開(kāi)始之前，要求調(diào)整議程以突出會(huì)議的重點(diǎn)。向上司說(shuō)明您建議改變的原因。· 禮貌地表達(dá)您對(duì)會(huì)議安排方式的顧慮。指出召開(kāi)不必要會(huì)議的成本，說(shuō)明如果將這些時(shí)間用于實(shí)現(xiàn)您與上司達(dá)成共識(shí)的目標(biāo)將獲得更多收益。· 如果您的上司一意孤行，繼續(xù)接聽(tīng)電話或容許其他與會(huì)議無(wú)關(guān)且乏味的行為，那么您就準(zhǔn)備一些可以利用這些時(shí)間完成的額外工作。這樣至少能夠完成某些任務(wù)。消除瓶頸 某些上司需要事事批準(zhǔn)后

52、，才允許員工采取進(jìn)一步行動(dòng)來(lái)完成任務(wù)。無(wú)庸置疑，這些管理者們往往無(wú)法及時(shí)響應(yīng)想要干預(yù)的決策。于是在上司這里形成工作瓶頸，使整個(gè)工作停滯不前。為打破這一瓶頸，可以采取以下步驟：1. 評(píng)估由瓶頸引致的生產(chǎn)率損失。2. 與您的上司面談，討論評(píng)估結(jié)果并尋求補(bǔ)救措施。3. 制定上司能夠接受的修正方案。例如，明確哪些任務(wù)可以不經(jīng)“瓶頸”就能自行開(kāi)展。或敦促上司將次要任務(wù)的審批權(quán)授予您或其他人。多數(shù)上級(jí)都會(huì)對(duì)提高效率感興趣。通過(guò)就問(wèn)題進(jìn)行交流并指出造成的損失，您可能能夠說(shuō)服上司放棄某些控制權(quán)?？紤]您 在哪些方面可能浪費(fèi)上級(jí)的時(shí)間 抱怨上司浪費(fèi)時(shí)間是很容易的事，但反省自己的行為是否浪費(fèi)了上司的時(shí)間卻極為難得。

53、要尊重上司的時(shí)間：· 如果您或您的下屬不用上司幫忙就能完成任務(wù)，就要避免頻繁地要求上司介入。· 不要將問(wèn)題推給上司處理。相反，提出可能的解決方案，征詢他們的反饋意見(jiàn)。· 適應(yīng)上司的工作風(fēng)格。例如，如果相對(duì)于面談的形式，他更喜歡接收書(shū)面信息，那么請(qǐng)尊重這些偏好。當(dāng)然，您自己作為上級(jí)，也必須注意與下屬相處過(guò)程中浪費(fèi)時(shí)間的行為。您一定不希望他們 占用寶貴的時(shí)間思考如何糾正您的 習(xí)慣。在“核心概念”的下一部分中，您將了解時(shí)間緊迫的管理者當(dāng)前面臨的另一項(xiàng)主要挑戰(zhàn)：平衡工作與個(gè)人生活。平衡工作需要和個(gè)人時(shí)間 您的工作生活是否滲透到了您的個(gè)人生活中，以至您與朋友和家庭相處、履行

54、對(duì)社區(qū)的承諾以及追求個(gè)人興趣的時(shí)間越來(lái)越少？如果答案是肯定的，您并不是特例。為什么需要如此大量的個(gè)人時(shí)間？有以下幾個(gè)原因：· 更富吸引力的工作。許多工作變得更具有吸引力，對(duì)人們的心理有很大的沖擊力。眾多的商業(yè)人士發(fā)現(xiàn)他們?cè)敢庠谧约旱墓ぷ髦型度敫嗟臅r(shí)間和精力，但這往往對(duì)其家庭生活造成了損害。· 通信技術(shù)的進(jìn)步。隨著諸如電子郵件等通信手段的進(jìn)步，人們發(fā)現(xiàn)自己在晚間、周末甚至休假期間也會(huì)經(jīng)常查看、回復(fù)與工作相關(guān)的郵件。· 更繁重的工作。隨著所面臨的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境日益嚴(yán)峻，許多公司為自己的員工施加了沉重的工作壓力，他們不得不在辦公室停留得更久或在家中繼續(xù)工作。任由工作吞噬您的

55、個(gè)人生活是錯(cuò)誤的。您必須平衡二者的關(guān)系。為使其重歸平衡，您可能需要掌控自己的個(gè)人時(shí)間。怎么做呢？可運(yùn)用與管理工作時(shí)間類似的方法：1. 澄清您的個(gè)人目標(biāo)。 請(qǐng)思考，“我的最高個(gè)人目標(biāo)是什么？”您想學(xué)會(huì)彈奏吉他嗎？花更多時(shí)間與家人在一起？為社區(qū)服務(wù)？完成一項(xiàng)重要的住宅或花園工程？哪些目標(biāo)使您最具有成就感并且 符合您生活中重要人員的目標(biāo)和喜好？用具體的言語(yǔ)描述您的目標(biāo)；例如，“這個(gè)夏天要在鄉(xiāng)間別墅與已成年的孩子以及他們的家庭共度兩周的假期。”2. 區(qū)分目標(biāo)的優(yōu)先次序。 您設(shè)定的個(gè)人目標(biāo)可能超出了自己的精力范圍。因此，請(qǐng)確定它們的優(yōu)先級(jí)。例如，如果與家庭共度假期是您最為重要的目標(biāo)，那么花園的整修可以稍

56、后再完成。3. 明確實(shí)現(xiàn)最高目標(biāo)所必須完成的任務(wù)。 為實(shí)現(xiàn)最重要的個(gè)人目標(biāo)，您可能必須同時(shí)完成工作與家庭兩方面的具體任務(wù)。請(qǐng)回顧上面家庭度假的例子：· 工作方面。為了與家庭共度兩周的假期，您可能需要在成行前對(duì)工作進(jìn)行安排以騰出時(shí)間。您還需要委托其他人員在這段時(shí)間內(nèi)處理您的項(xiàng)目。· 家庭方面。您可能需要雇傭房屋看管員、“寵物保姆”，或請(qǐng)鄰居臨時(shí)代管自己負(fù)責(zé)的社區(qū)志愿活動(dòng)。4. 安排任務(wù)和目標(biāo)。 您已經(jīng)明確了最高目標(biāo)和完成它們所需的任務(wù)，現(xiàn)在要在日程表中留出時(shí)間。預(yù)留兩周的假期。在任務(wù)列表中加入“向上司提出假期計(jì)劃”，然后付諸行動(dòng)。以下輔助技巧有助于您更有效地安排個(gè)人時(shí)間：&#

57、183; 不要將個(gè)人時(shí)間安排得太緊，以免無(wú)法應(yīng)對(duì)意外事件和機(jī)會(huì)。· 如果您的日歷沒(méi)有足夠的空余空間，就創(chuàng)建一份個(gè)人時(shí)間的活動(dòng)日志。分析日志，檢查自己是否在無(wú)益于最高個(gè)人目標(biāo)的活動(dòng)上浪費(fèi)了過(guò)多時(shí)間。5. 尋找釋放個(gè)人時(shí)間的機(jī)會(huì)。 通常，只需通過(guò)一些簡(jiǎn)單的方法便可以極大地釋放個(gè)人時(shí)間。例如：· 評(píng)估人際關(guān)系。是否存在不健康或一廂情愿的友誼和較為親密的關(guān)系，以至耗盡了您的時(shí)間與感情精力，卻很少（或完全不能）得到有價(jià)值的回報(bào)？如果是這樣，請(qǐng)考慮結(jié)束這種關(guān)系。您可以騰出時(shí)間和精力構(gòu)建更健康、更充實(shí)的個(gè)人關(guān)系。· 養(yǎng)精蓄銳。通過(guò)合理的膳食和長(zhǎng)期的身體訓(xùn)練計(jì)劃，您的精力和體力都將獲得長(zhǎng)足的進(jìn)步。這些精力的深層儲(chǔ)備有助于您更積極、更迅速地達(dá)成目標(biāo)，并可以有更多時(shí)間從事其他重要活動(dòng)。· 評(píng)估社區(qū)責(zé)任。您承擔(dān)的義務(wù)對(duì)自己和他人是否具有真正的價(jià)值？您從別人那里得到的收益與為他人提供的價(jià)值是否相稱？如果這些問(wèn)題的答案是否定的，就應(yīng)考慮取消這些義務(wù)，將時(shí)間投入到更重要的活動(dòng)中。· 減少混亂。財(cái)產(chǎn)也占用時(shí)間。您必須對(duì)這些東西進(jìn)行整理，尋找合適的地點(diǎn)保存，定期清潔和維護(hù)等等。扔掉那些并不需要或不能用的東西，可以為更重要的事務(wù)留出時(shí)間。當(dāng)您能夠成功管理工作和個(gè)人時(shí)間時(shí)，您將成為同事、朋友、家人和下屬的榜樣。在