商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作(2)--Notice

1、1uNotice writing A notice is often to inform sb. of the information or a declaration of a lecture or a meeting. 2uThe main components in a notice: 1) time: the date (month. date) and information like Sunday or Saturday etc. 2) exact place and address; 3) the theme of the meeting, and the participant

2、s. 3Notice 寫(xiě)作要點(diǎn)寫(xiě)作要點(diǎn): u1) 語(yǔ)言要求規(guī)范簡(jiǎn)短, 具體明確. 選用正式或普通的語(yǔ)域; u2) 一般要寫(xiě)明發(fā)布通知的單位和時(shí)間;u3) 正文要明確寫(xiě)出通知的人員范圍,活動(dòng)內(nèi)容,活動(dòng)時(shí)間和地點(diǎn); u4) 必要時(shí)還應(yīng)寫(xiě)明活動(dòng)方式及注意事項(xiàng)等. 英語(yǔ)通知英語(yǔ)通知的具體寫(xiě)法的具體寫(xiě)法v 通知一般可分為口頭通知和書(shū)面通知一般可分為口頭通知和書(shū)面通知兩種。書(shū)面通知又有兩種：一通知兩種。書(shū)面通知又有兩種：一種是布告式通知，即以布告的形式種是布告式通知，即以布告的形式把事情通知有關(guān)人員；另一種是書(shū)把事情通知有關(guān)人員；另一種是書(shū)信式通知，即以書(shū)信的形式把事情信式通知，即以書(shū)信的形式把事情傳達(dá)給

3、有關(guān)人員。通知的內(nèi)容一般傳達(dá)給有關(guān)人員。通知的內(nèi)容一般可分為五個(gè)部分：可分為五個(gè)部分： 一、通知的標(biāo)志一、通知的標(biāo)志v 通知的正上方通常要有一個(gè)通知的正上方通常要有一個(gè)標(biāo)題。口頭通知常用標(biāo)題?？陬^通知常用Announcement，書(shū)面通知，書(shū)面通知多用多用Notice或或NOTICE。通知。通知一般使用一般使用一般將來(lái)時(shí)和一般一般將來(lái)時(shí)和一般現(xiàn)在時(shí)現(xiàn)在時(shí)。書(shū)面通知是書(shū)面的正式公告或布告，常常是張貼在顯眼的位置。為了醒目起見(jiàn)，標(biāo)志的每個(gè)字母可以用大大寫(xiě)寫(xiě)NOTICE(但如發(fā)出通知的單位以首字母大寫(xiě)形式出現(xiàn)在通知的標(biāo)志之上，則也要首字母大寫(xiě)形式首字母大寫(xiě)形式Notice)，并常寫(xiě)在正文上方的正正文

4、上方的正中位置中位置。還可以用核心內(nèi)容核心內(nèi)容做標(biāo)題?？陬^通知用Announcement作標(biāo)志，但通常省略不說(shuō)。二、書(shū)面通知的單位及時(shí)間二、書(shū)面通知的單位及時(shí)間v 發(fā)出通知的人或單位的名稱，發(fā)出通知的人或單位的名稱，一般寫(xiě)在標(biāo)志的上方或在正文后面一般寫(xiě)在標(biāo)志的上方或在正文后面的右下角；的右下角；發(fā)出通知的時(shí)間要寫(xiě)在發(fā)出通知的時(shí)間要寫(xiě)在正文的左下角，也可按書(shū)信格式寫(xiě)正文的左下角，也可按書(shū)信格式寫(xiě)正文的右上角。正文的右上角。不過(guò)，這兩項(xiàng)有時(shí)不過(guò)，這兩項(xiàng)有時(shí)可以省略?？陬^通知不說(shuō)這兩項(xiàng)。可以省略。口頭通知不說(shuō)這兩項(xiàng)。 三、呼語(yǔ)三、呼語(yǔ)v 口頭通知口頭通知往往要有呼語(yǔ)，如往往要有呼語(yǔ)，如Boys an

5、d girls，Ladies and gentlemen，Dear friends，Comrades等。但等。但書(shū)書(shū)面通知沒(méi)有稱呼語(yǔ)面通知沒(méi)有稱呼語(yǔ)被通知的單位或人被通知的單位或人一般用第三第三人稱人稱；但如果帶有稱呼語(yǔ)帶有稱呼語(yǔ)，則則用第二人稱用第二人稱表示被通知的對(duì)象，口頭通知就常用第二人稱表示被通知的對(duì)象。涉及要求或注意事項(xiàng)時(shí)，也常用第二人稱表示被通知的對(duì)象(祈使句中常常省略)。四、正文四、正文v正文要寫(xiě)明所做事情的具體時(shí)間具體時(shí)間、地點(diǎn)地點(diǎn)、概概括性內(nèi)容括性內(nèi)容(多為書(shū)面通知的首句)、出席對(duì)象出席對(duì)象及及有關(guān)注意事項(xiàng)有關(guān)注意事項(xiàng)。布置工作的通知要把工作內(nèi)容和要求寫(xiě)清楚。正文一般可采用文

6、章式文章式，為了醒目也可采用廣告式廣告式。廣告式要求簡(jiǎn)明扼要，一個(gè)句子可以寫(xiě)成幾行，且盡量寫(xiě)在中間，各行的第一個(gè)字母一般都大寫(xiě)第一個(gè)字母一般都大寫(xiě)。書(shū)面通知用詞貼切用詞貼切，語(yǔ)句簡(jiǎn)潔語(yǔ)句簡(jiǎn)潔，具有書(shū)面化；口頭通知用詞表達(dá)要注重口語(yǔ)化?？陬^通知的開(kāi)頭往往有稱呼語(yǔ)(被通知的對(duì)象)，如：“Boys and girls”，“Ladies and gentlemen” 等，或用提醒聽(tīng)眾注意的語(yǔ)句，如“Attention, please!” “Your attention, please!”等，且最好有結(jié)束語(yǔ)，如：“Thank you (for listening)”以示禮貌。 v通知正文所使用的語(yǔ)言應(yīng)盡

7、量簡(jiǎn)明通知正文所使用的語(yǔ)言應(yīng)盡量簡(jiǎn)明扼要?？陬^通知開(kāi)始往往要用上扼要?？陬^通知開(kāi)始往往要用上“Attention，please，或，或“May I have your attention，please?”或或“Be quiet，please”，其后可以加，其后可以加上上I have an announcement to make，結(jié)束時(shí)可加上，結(jié)束時(shí)可加上“Thats all”，“Thank you!”之類的客套話。之類的客套話。 v對(duì)舉行活動(dòng)的口頭或書(shū)面通知，常對(duì)舉行活動(dòng)的口頭或書(shū)面通知，常用用“sth willis going to be held+地點(diǎn)地點(diǎn)+時(shí)間時(shí)間”或或“There w

8、illis going to be+sth+地點(diǎn)地點(diǎn)+時(shí)間時(shí)間”結(jié)構(gòu)。結(jié)束語(yǔ)前常用結(jié)構(gòu)。結(jié)束語(yǔ)前常用“Please attend it on time”，“Do be present on time”或或“Everyone isAll are welcomeexpected、to attend it”，“Dont be late”之之類的句子。類的句子。 五、落款五、落款v口頭通知通常不用落款；書(shū)面通口頭通知通常不用落款；書(shū)面通知要落款，寫(xiě)出發(fā)出通知的人或知要落款，寫(xiě)出發(fā)出通知的人或單位名稱。落款一般寫(xiě)在通知的單位名稱。落款一般寫(xiě)在通知的右下角。右下角。 樣文：v假如你是學(xué)生會(huì)文體委員。請(qǐng)根假

9、如你是學(xué)生會(huì)文體委員。請(qǐng)根據(jù)下表，用英語(yǔ)寫(xiě)一則關(guān)于春游據(jù)下表，用英語(yǔ)寫(xiě)一則關(guān)于春游的通知的通知。 參考范文：參考范文：v Noticev The students of Grades One and Two will go to Xiangshan Park on April 18. Well climb the hill there and have a picnic on top of it. After that ,well visit the famous botanical garden. Please wear your sports shoes and some drinking

10、 water with you.Well gather in front of our school gate at seven in the morning. The buses will leave at ten past seven. So be sure to come on time.Those who want to go should enter your names at the Students Union before Friday. The Students UnionCompany LogoB. How to write a notice?通通 知知 星期五（星期五（9

11、月月10日）下午日）下午4點(diǎn)全體教師在點(diǎn)全體教師在會(huì)議室開(kāi)會(huì)，慶祝教師節(jié)。請(qǐng)準(zhǔn)時(shí)參加。會(huì)議室開(kāi)會(huì)，慶祝教師節(jié)。請(qǐng)準(zhǔn)時(shí)參加。 校工會(huì)校工會(huì) 20052005年年9月月8日日 Please put the Chinese notice below into an English one:Company LogoNOTICE WRITINGThe School Teachers UnionNOTICEAll teachers are requested to meet in the school conference room on Friday (Sep.10) at 4 p.m. to cele

12、brate Teachers Day. Please arrive on time.Sep. 8, 2005English version of the notice:Company LogoNOTICE WRITINGNOTICEAll teachers are requested to meet in the school conference room on Friday (Sep.10) at 4 p.m. to celebrate Teachers Day. Please arrive on time. The School Teachers Union Sep. 8, 2005 A

13、nother format of English notice:22 Follow-Up PracticeDirections: 以公司行政辦公室的名義，按通知的格式和要以公司行政辦公室的名義，按通知的格式和要求寫(xiě)一份于求寫(xiě)一份于20052005年年6 6月月3030日公布的通知，包括日公布的通知，包括以下內(nèi)容：以下內(nèi)容：1 1）時(shí)間：）時(shí)間：7 7月月7 7日星期五下午日星期五下午2:002:002 2）會(huì)議地點(diǎn)：公司辦公大樓會(huì)議廳）會(huì)議地點(diǎn)：公司辦公大樓會(huì)議廳3 3）會(huì)議內(nèi)容：討論財(cái)務(wù)計(jì)劃）會(huì)議內(nèi)容：討論財(cái)務(wù)計(jì)劃4 4）出席人員：各部門(mén)負(fù)責(zé)人）出席人員：各部門(mén)負(fù)責(zé)人5 5）要求：每人準(zhǔn)備一份建議書(shū)）要求：每人準(zhǔn)備一份建議書(shū)Words for reference:Financial program 財(cái)務(wù)計(jì)劃 Office BuildingDepartment head23Sample 1Meeting Notice June 30, 2005Subject: Financial program of the companyParticipants: Heads of all sectionsTime: 2:00 p.m. July 7, FridayPlace: Meeting Hall of Office BuildingNote: Each participant is