檔案管理工作中存在的問(wèn)題和對(duì)策探究

1、    檔案管理工作中存在的問(wèn)題和對(duì)策探究    李楊摘 要：當(dāng)今社會(huì)科技在不斷進(jìn)步。因此，事業(yè)單位必須加強(qiáng)對(duì)檔案部門(mén)的管理和認(rèn)識(shí)，要更正檔案管理觀念，在技術(shù)上給予一定的支持，堅(jiān)持以制度建設(shè)為根本，注重人才保障。在檔案管理工作中如果遇到問(wèn)題要對(duì)其進(jìn)行及時(shí)分析和解決，從解決問(wèn)題的過(guò)程中不斷總結(jié)，積極創(chuàng)新，制定出新的有效對(duì)策。本篇文章主要根據(jù)檔案管理工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，并就這些問(wèn)題提出合理化的建議，使得檔案管理工作得到更好的發(fā)展。關(guān)鍵詞：檔案管理 文藝 對(duì)策 質(zhì)量檔案管理工作在針對(duì)社會(huì)發(fā)展進(jìn)步問(wèn)題方面，能夠有效推動(dòng)事業(yè)單位工作的展開(kāi)。目前，我國(guó)逐漸實(shí)現(xiàn)

2、現(xiàn)代化建設(shè)，檔案工作也因此得到相應(yīng)的發(fā)展，因此，檔案管理工作也顯現(xiàn)出一些問(wèn)題。一、檔案管理存在的問(wèn)題分析1、檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不高就當(dāng)前社會(huì)形勢(shì)來(lái)看，檔案管理部門(mén)雖然具備一批穩(wěn)定并且經(jīng)驗(yàn)豐富的檔案員工，但是這些員工所組成的隊(duì)伍，其文化程度和創(chuàng)新能力并不高，并且其專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不能適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)的發(fā)展需要，在二十一世紀(jì)的今天，檔案部門(mén)人才匱乏，極度缺乏熟練運(yùn)用檔案內(nèi)容、能夠?qū)n案信息進(jìn)行深入研究和開(kāi)發(fā)的專(zhuān)業(yè)人才。2、檔案管理不夠規(guī)范在當(dāng)前檔案管理工作中普遍存在管理不當(dāng)?shù)葐?wèn)題。其主要體現(xiàn)在檔案號(hào)碼不規(guī)范、檔案入卷標(biāo)題不規(guī)范、卷內(nèi)目錄不完整和組卷混亂等問(wèn)題。這些問(wèn)題的存在嚴(yán)重制約了檔案工作的進(jìn)展。3、檔案

3、檢索效率不高目前，檔案檢索的主要形式為手工檢索和計(jì)算機(jī)檢索。從當(dāng)前檔案管理形式來(lái)看，傳統(tǒng)的手工檢索所占比例相對(duì)較大，各檔案管理部門(mén)在手工檢索的基礎(chǔ)上進(jìn)行工作的安排，編制出多種檔案檢索工具。在編制檢索工具的過(guò)程中往往會(huì)出現(xiàn)只注重?cái)?shù)量而忽視質(zhì)量的問(wèn)題，檔案員工將檔案服務(wù)工作質(zhì)量寄托在編制檢索工具中。4、在信息開(kāi)發(fā)和編研工作上也存在一些問(wèn)題當(dāng)前存在部分檔案部門(mén)為了能夠順利通過(guò)檢查而隨意從其它部門(mén)調(diào)來(lái)人員進(jìn)行研發(fā)產(chǎn)品，這種產(chǎn)品層次低并且質(zhì)量很差，不具備利用價(jià)值。雖然部分選題能夠順應(yīng)當(dāng)前的形式但是通常這些選題在題材上并不新穎，嚴(yán)重影響了檔案作用的發(fā)揮。二、檔案管理中存在問(wèn)題的對(duì)策探討1、提高檔案工作人員

4、專(zhuān)業(yè)技能和素質(zhì)提高檔案工作者素質(zhì)，是加速檔案科技進(jìn)步，推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。首先，要把住人才入口關(guān)，注意引進(jìn)招聘一些有文化專(zhuān)業(yè)知識(shí)，有專(zhuān)業(yè)技術(shù)、技能的人才充實(shí)檔案隊(duì)伍。同時(shí)，加強(qiáng)現(xiàn)有人員的繼續(xù)教育是目前和今后一段時(shí)間內(nèi)一項(xiàng)刻不容緩的工作任務(wù)。當(dāng)前，社會(huì)和經(jīng)濟(jì)生活處于快速發(fā)展時(shí)期，新的行業(yè)和領(lǐng)域不斷形成，這些對(duì)檔案業(yè)務(wù)的管理、服務(wù)等各項(xiàng)工作提出了新的要求和挑戰(zhàn)。檔案人員應(yīng)努力學(xué)習(xí)，拓寬視野，了解所涉及工作領(lǐng)域的現(xiàn)狀及發(fā)展動(dòng)態(tài)，提高自身素質(zhì)，運(yùn)用檔案學(xué)科新理論、新技術(shù)來(lái)指導(dǎo)和改進(jìn)檔案工作，實(shí)現(xiàn)單一型向多樣復(fù)合型轉(zhuǎn)變。扎實(shí)有效地推行專(zhuān)業(yè)繼續(xù)教育。法制化是做好檔案管理工作的一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)，要做好檔案

5、管理工作必須以依法治檔為根本，落實(shí)好檔案管理制度化。檔案法是目前我國(guó)檔案工作所遵循的主要法律。因此，檔案工作需依照檔案法的相關(guān)規(guī)章制度，依法辦事，并結(jié)合本單位檔案工作的實(shí)際情況，制定一套適合于本單位的行之有效的管理制度?？萍荚龠M(jìn)步，檔案管理工作還是離不開(kāi)人的操作。因此，要重視檔案管理人員的素質(zhì)提升。2、調(diào)動(dòng)檔案管理人員工作積極性檔案界長(zhǎng)期單調(diào)而枯燥的工作方式，傳統(tǒng)而落后的工作方法，談不上檔案工作如何主動(dòng)、超前服務(wù)于市場(chǎng)，服務(wù)于社會(huì)和企業(yè)，而服務(wù)的落伍，必將使檔案工作失去生存的活力和市場(chǎng)。因此，應(yīng)努力使檔案部門(mén)從“伸手派”變成先行官、創(chuàng)造者，形成檔案工作由事后收集材料變?yōu)槭虑敖槿?、事中參與的新的

6、檔案工作理念。（1）增強(qiáng)激勵(lì)機(jī)制檔案工作應(yīng)當(dāng)引進(jìn)競(jìng)爭(zhēng)激勵(lì)機(jī)制，改變?cè)跈n案部門(mén)實(shí)際存在的“鐵飯碗”現(xiàn)象，積極推行全員聘任合同制，對(duì)現(xiàn)有人員實(shí)行公平競(jìng)爭(zhēng)、擇優(yōu)上崗，真正做到優(yōu)勝劣汰，能者上庸者下，從而使檔案工作者清楚地認(rèn)識(shí)到自己的工作成績(jī)與其生存和發(fā)展息息相關(guān)，從而激發(fā)每個(gè)人的工作活力，最大限度地發(fā)揮個(gè)人潛力，使檔案工作出現(xiàn)充滿競(jìng)爭(zhēng)活力、開(kāi)拓創(chuàng)新的新局面。（2）更新觀念，實(shí)現(xiàn)自我價(jià)值有時(shí)搞檔案工作的人未必都能明白檔案工作的重要性，這是因?yàn)樗麄円郧凹兇鉃榱斯ぷ鞫ぷ?，忽視了總結(jié)自己對(duì)社會(huì)的影響。這要求相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員做好檔案管理工作的宣傳和教育工作，使人們特別是檔案人員對(duì)工作有積極地認(rèn)識(shí)。使檔案人員積極

7、進(jìn)取，對(duì)自己的各方面都做出相應(yīng)地調(diào)整和重新定位，一改過(guò)去收攤看點(diǎn)，倉(cāng)庫(kù)保管員的現(xiàn)象，在埋頭苦干的同時(shí)，多一些敏感和睿智，有為才能有位，使檔案創(chuàng)造出更豐厚的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。3、檔案的現(xiàn)代化要與企業(yè)的信息化同步企業(yè)檔案必須適應(yīng)信息化要求，把電子文件妥善保管起來(lái)。信息化的迫切要求及飛速發(fā)展，對(duì)檔案部門(mén)提出了更高的要求和一些亟待解決的問(wèn)題。當(dāng)前，在企業(yè)信息化建設(shè)過(guò)程中，也有檔案部門(mén)不了解、不懂的東西，特別是信息管理系統(tǒng)、資源管理系統(tǒng)、erp 系統(tǒng)、cad/cam 系統(tǒng)等。在這種情況下，檔案部門(mén)要知難而上，積極參與企業(yè)信息化建設(shè)，使檔案管理成為企業(yè)信息化的一個(gè)重要組成部分。檔案人員要邊干邊學(xué)，在管理

8、的過(guò)程中學(xué)習(xí)和掌握信息化的有關(guān)知識(shí)，使檔案現(xiàn)代化與企業(yè)信息化有機(jī)結(jié)合，同步發(fā)展。在信息化的今天，檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化是必然趨勢(shì)，也只有實(shí)現(xiàn)檔案管理同現(xiàn)代技術(shù)的有機(jī)結(jié)合，檔案管理工作才能走上良性發(fā)展的軌道。因此，要努力實(shí)現(xiàn)檔案管理同現(xiàn)代科技的有效對(duì)接，利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化管理，減少檔案工作的繁瑣和重復(fù)勞動(dòng)。三、結(jié)語(yǔ)隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的迅速發(fā)展，檔案管理作為企事業(yè)員工人事管理工作中的一個(gè)重要組成部分，不僅在員工職位晉升、績(jī)效考評(píng)等活動(dòng)中的作用日益重要，而且檔案信息資源的利用也逐步受到社會(huì)的重視。檔案管理工作對(duì)于社會(huì)的發(fā)展進(jìn)步，對(duì)于企事業(yè)單位的工作展開(kāi)都有著十分重要的意義。參考文獻(xiàn)：1 何小飛.探討文書(shū)檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策研究j.東方企業(yè)文化，2