提升物資采購效益探討

1、    提升物資采購效益探討    李昌平摘 要：以煙草企業(yè)物資采購為例，從物資計劃源頭、項目管理、采購實施和監(jiān)督管理全過程的闡述，說明精益采購和規(guī)范項目管理對提升物資采購效益，節(jié)約企業(yè)成本的重要性。關(guān)鍵詞：物資；采購；精益；規(guī)范；成本：f25：adoi：10.19311/ki.1672-3198.2016.29.015在當前履行國際煙草控制框架公約、公共場所禁煙、經(jīng)濟增長下行的形勢下，煙草行業(yè)新一屆黨組提出了實踐“三大課題”、提升“五個形象”的要求，向管理要效益、要紅利。為此，我們煙草企業(yè)需要深入挖潛，開展全員、全過程、全方位的精益管理，走內(nèi)涵式發(fā)展的

2、路子，而節(jié)約費用尤其是采購費用，是實現(xiàn)節(jié)流的一個重要抓手。筆者結(jié)合寶雞卷煙廠物資采購管理的工作實際，談談在物資采購工作中導入精益管理理念，創(chuàng)新工作思路，加強招投標監(jiān)管，規(guī)范操作程序，可以提升物資采購效益，有效管控企業(yè)降本增效的能力。1 精益計劃管理，規(guī)范采購需求源頭采購需求是我們物資采購項目實施的源頭，夯實企業(yè)使用需求，規(guī)范各部門職責，以“滿足需求，不用不買”的原則確定采購需求計劃。在工作中依據(jù)行業(yè)特點，將物資分為三類：煙用物資，非煙用物資和零配件，我們根據(jù)三類物資的需求特點抓起，追溯使用源頭，精益計劃管理，確保計劃到位，有的放矢。一是緊貼市場，煙用物資計劃與產(chǎn)品牌號材料需求一一對應。煙用物資

3、采購計劃和生產(chǎn)計劃緊密相關(guān)，一方面每年按照年度預計劃，工廠生產(chǎn)的品牌情況，編制年度采購計劃，一次做好年度招標工作，較少采購費用。另一方面每月嚴格按照生產(chǎn)計劃制作訂單，減少庫存積壓，杜絕材料報廢，以責任倒逼來減少庫存積壓，降低企業(yè)成本費用。二是嚴密組織、做好非煙用物資計劃編制工作。非煙用物資涉及面廣，工作中不可預知的情況時有出現(xiàn)。首先合理編制非煙用物資年度采購預算，依據(jù)工廠生產(chǎn)經(jīng)營和部門需求計劃，合理歸類。其次嚴格按照“誰申報、誰領(lǐng)用、誰負責”的原則，實現(xiàn)零庫存的管理方式，避免了積壓浪費。三是零配件需求計劃實行三級審核，各負其責。車間修理人員綜合設(shè)備維修狀況，科學預見、提前申報需求計劃，車間技術(shù)

4、員按照預防性維修計劃，充分論證，核實計劃的必要性，做到型號正確，數(shù)量科學；車間設(shè)備主任要加強零配件計劃把關(guān)審核；計劃員要到全面掌控計劃申報的原因、需求數(shù)量、規(guī)格型號和庫存情況，從計劃源頭精益管理。2 精益項目管理，提高采購效益寶雞卷煙廠屬國家重點卷煙企業(yè)，物資采購類別多，范圍廣，每年物資采購項目和金額都較多，為降低采購成本，我們通過出目錄、整類別、細招標來規(guī)范項目管理，深入推行精益管理，開展全員、全過程、全方位的降本增效。2.1 嚴格目錄管理根據(jù)煙草企業(yè)采購管理規(guī)定（中煙辦2012313號）文件精神，我們整理近年來的歷史采購項目情況，結(jié)合目前工廠需求，編制寶雞卷煙廠物資類采購目錄，將熱熔膠、二

5、氧化碳采、酒精、改良劑、木糖醇、葡糖糖、白砂糖等煙用材料；零配件以及日雜、化工、五金、勞保、辦公用品、辦公設(shè)施、計算機耗材、信息類低值易耗品、防暑降溫品、工作服、職工文體活動用品、包裝防護物資、賓館用品、鍋爐清灰劑、工業(yè)鹽、燃煤、燃油等非煙用物資全部進行梳理，收集到采購目錄中，對目錄范圍內(nèi)的項目一律通過工廠采購辦、三項委員會以及公司統(tǒng)一審核。2.2 整合物資類別一方面整合大類，將目前工廠生產(chǎn)和生活所需物資分為三大類：煙用物資，非煙用物資和零配件。每個大類按照對應的流程實施采購，針對不同物資特點，合理確定采購方式。另一方面合并采購同類項，對招標額度較小的相近物資項目進行合并招標，提高項目吸引力，

6、節(jié)約采購費用。如：將辦公用品、辦公設(shè)施合并；將計算機耗材、信息類低值易耗品合并；木糖醇、葡糖糖、白砂糖合并為糖類添加劑采購項目。2.3 精益招標文件編制運用精益化的思想，科學制定招標文件和評分辦法，招標文件和控制價的制定由需求部門、歸口部門、采購辦結(jié)合市場考察情況聯(lián)合制定，杜絕控制價虛高和傾向性問題的發(fā)生，并由法規(guī)、審計等部門對招標文件進行審核，確保采購活動科學性、合法性、經(jīng)濟性。根據(jù)物資類別特點制定評分模板，不同類別的評分側(cè)重點和分值設(shè)置不同，針對重點、特殊物資的關(guān)鍵指標，分值設(shè)置有所傾斜，突出物資采購性價比的重點，通過精益編制招標文件來節(jié)約費用。3 創(chuàng)新機制，精益采購深入貫徹落實行業(yè)“精益

7、管理做除法”總要求，把握“精益管理降本增效是內(nèi)功”的基本定位，樹立采購人員的精益化思想，通過做調(diào)研、集中采購、擴展采購內(nèi)涵、供應商管理實現(xiàn)企業(yè)采購成本的降低。3.1 做調(diào)研采購項目實施前，業(yè)務部門開展市場考察調(diào)研，掌握第一手資料，報招標辦核實。如非煙用物資類項目，與職工生活和工作息息相關(guān)，市場上的物資品牌、品質(zhì)良莠不齊，這就需要采購人員做好充分的市場調(diào)研，確定采購標的規(guī)格、質(zhì)量，合理確定招標談判控制價，精益采購資金管控。3.2 擴大集中采購集中采購是降低采購成本、提高采購質(zhì)量的重要形式，是行業(yè)采購工作的方向，也是實現(xiàn)“應招盡招”的有效途徑。我們將采購目錄的項目全部實行集中采購招標，便于業(yè)務實施

8、、招標管理和監(jiān)督檢查等部門分工合作，集中優(yōu)勢力量，對物資項目集中采購，節(jié)約采購費用。3.3 擴展采購的內(nèi)涵在項目公開招標的基礎(chǔ)上不再狹義的理解“招多少，就買多少”的原則，而是根據(jù)不同物資具體需求情況來定。一方面在煙用物資和非煙用物資中實行“一次招標，按需供貨，據(jù)實結(jié)算”的采購形成，實現(xiàn)物資的“零庫存”。另一方面在零配件業(yè)務中推廣寄售制，就是卷包設(shè)備的零配件，由于設(shè)備機型相對集中，單機型零配件用量大，在項目招標完成后，對使用量大和單價金額較大的零配件實行寄售管理，各供應商先將零配件放在煙廠的倉庫，維修領(lǐng)用后，再與供應商結(jié)算。通過采購內(nèi)容的延伸，縮短了采購周期，減少了物資庫存，增加了企業(yè)的積極運行

9、效益。 3.4 精益供應商管理以公正、公開的原則選擇供貨能力強、信譽好好的優(yōu)質(zhì)供應商，為企業(yè)的降本增效做出貢獻。一方面在零配件業(yè)務中建立合格供應商庫，每月收集供應商的零配件質(zhì)量反饋情況，年終按質(zhì)量、技術(shù)、服務和價格幾方面的競爭能力進行評價，實行供應商的動態(tài)管理，并與優(yōu)質(zhì)供應商建立長期、互惠互利的戰(zhàn)略伙伴關(guān)系，實現(xiàn)供給渠道的穩(wěn)定和低成本。另一方面由于煙用物資需求量大、質(zhì)量要求高，對同一種材料，尋找較多合格的供應商，開展多供應商的材料上機適應性測試，讓供應商之間形成良性的競爭模式，減少浪費，從而增加工廠的效益。4 監(jiān)督到位，規(guī)范采購嚴格規(guī)范是保持行業(yè)持續(xù)健康發(fā)展的“生命線”。寶雞卷煙廠各相關(guān)部門認

10、真履行職責，健全制度，建立監(jiān)督制約機制，實現(xiàn)采購管理規(guī)范化。4.1 完善規(guī)章制度根據(jù)行業(yè)和公司的規(guī)范要求，結(jié)合采購工作中遇到的問題和薄弱環(huán)節(jié)，修訂了煙用材料采購管理辦法，非煙用物資采購管理辦法和零配件管理辦法，同時對采購管理辦法有關(guān)條款進行細化，修訂了項目管理實施細則、加強對采購相關(guān)各方的管理，明確責任，確保采購活動依法依規(guī)實施，用好企業(yè)的每一分錢。4.2 規(guī)范“三項工作”管理按照“流程程序化、節(jié)點科學化、標準明細化、責任具體化”的原則，“三項工作”管理委員會明確各部門職責，尤其是業(yè)務部門和業(yè)務人員職責，嚴格按照五種采購方式工作模板，堅持標準運作，嚴格職責履行，對采購的全過程進行監(jiān)督，確保物資采購質(zhì)量，提升精益管理水平。4.3 定期查評，優(yōu)化招標流程每季度檢查采購項目“一項一卷”，檢查評議業(yè)務人員的采購過程，將實際采購工作與“一項一卷”材料一一對應，對招投標資料的全面性、科學性以及招投標過程進行全面評價，對發(fā)現(xiàn)問題及時糾正，促使招標流程不斷優(yōu)化。目前卷煙工廠在增加銷量、提升結(jié)構(gòu)方面存在一定難度，只能在企業(yè)管理上下功夫，做文章。為