會議籌備方案的擬訂

1、會議籌備方案的擬訂    （一）相關(guān)知識    （1）確定會議的主題與議題    會議的主題是指關(guān)于會議要研究的問題、要達(dá)到的目的。    確定會議主題的要素有3點：一是要有切實的依據(jù)；二是必須要結(jié)合本單位的實際；三是要有明確的目的。    例：()的會議堅決不開    答案：b    解析：明確的目的是開會的重點和關(guān)

2、鍵    例：會議主題的確定應(yīng)做到（）    答案：abd    解析：確定會議主題的要素有3點：一是要有切實的依據(jù)；二是必須要結(jié)合本單位的實際；三是要有明確的目的。    （2）確定會議的名稱    （3）確定會議的流程：根據(jù)到會的主要領(lǐng)導(dǎo)，安排會議主持人；根據(jù)會議的主題，確定會議發(fā)言人；    （4）確定會議的時間和地點   

3、; 會議時間包括實際進行時間和會議過程中的體會時間。會議的最佳時間要考慮主要領(lǐng)導(dǎo)是否能出席而定，確定會議的長短    會議地點選擇的重點是會場大小適中、地點適中。環(huán)境適中。交通方便，會議設(shè)施齊全    （5）確定會議所需的設(shè)備和工具    （6）確定會議文件的范圍并做好文件的印制工作    （7）確定會議代表的組成    （8）確定會議的經(jīng)費預(yù)算   

4、60;（9）確定會議住宿和餐飲安排    （10）確定會議的籌備機構(gòu)，大型會議需要確定籌備機構(gòu)與人員分工    例：秘書人員應(yīng)根據(jù)會議籌備方案的內(nèi)容，做好會前的（）    答案：abd    （1）確保會議的周密組織    （2）確保會議服務(wù)質(zhì)量和溝通協(xié)調(diào)到位    （3）確保領(lǐng)導(dǎo)意圖得以貫徹執(zhí)行。    （1）電話會

5、議    電話會議是利用程控電話的“會議電話”功能召集不同地方的人員舉行會議。    1）電話會議的交流的特點    a電話會議方便靈活準(zhǔn)備時間短，回復(fù)迅速，是電子通信會議中花費最少的。    b電話會議缺少身體語言，難以進行互動交流，而且缺少文本，難以傳遞大量細(xì)節(jié)信息。    c為了提高電話會議的效率可以搭配使用其他通信方式，增進信息的傳輸與交流。    

6、d電話會議適用于分公司不遠(yuǎn)、規(guī)模不大的企業(yè)    2）電話會議信息工作的要求    a準(zhǔn)確發(fā)出開會信息    b認(rèn)真分發(fā)會議書面信息材料    c合理安排會場信息傳輸設(shè)備    d按時接通電話    e互相通報出席情況。    f做好會議記錄。（用錄音電話系統(tǒng)記錄會議信息）    

7、;（2）視頻會議    視頻會議是利用通信網(wǎng)絡(luò)傳遞圖像和聲音信號的一種現(xiàn)代化會議方式。適用于布置重要工作、宣布重大決定    1）視頻會議的特點（視頻會議屬于同步會議）    c.節(jié)省時間、費用。    e.視頻會議局限，準(zhǔn)備時間較長，投入成本高，交流不夠深入廣泛    2）視頻會議信息工作的要求    f.采用先集中后分散的形式。    （1）遠(yuǎn)程會議具有節(jié)省時間和金錢，與電話服務(wù)機構(gòu)商定使用錄音的形式做永久記錄，交流更加直接與簡短的優(yōu)點。    （2）遠(yuǎn)程會議籌備方案擬定時，應(yīng)先預(yù)先了解提供電信會議服務(wù)公司的服務(wù)要求，并提前將開會內(nèi)容告知電信公司。    （3）會議材料程序必須盡量寄給與會人員    （4）要有專人負(fù)責(zé)檢查遠(yuǎn)程會議設(shè)備    例：1.現(xiàn)代化遠(yuǎn)程會議是建立在高科技的基礎(chǔ)上的。（）&#