OA辦公系統(tǒng)文件傳輸?shù)陌踩珕栴}與管理措施

1、    oa辦公系統(tǒng)文件傳輸?shù)陌踩珕栴}與管理措施    袁元【摘要】 在科學技術飛速發(fā)展的今天，計算機已經廣泛應用于生活與工作中的各個層面，尤其oa辦公系統(tǒng)以其方便、快捷的操作方式已經普遍應用于文件的傳輸和管理之中。本篇論文先對oa辦公系統(tǒng)進行簡單的介紹，再針對目前oa辦公系統(tǒng)文件傳輸存在的安全問題進行分析，最后提出幾點相應的管理措施，希望為加強oa辦公系統(tǒng)文件傳輸?shù)墓芾砟軌蛱峁﹨⒖夹缘慕ㄗh?！娟P鍵詞】 oa辦公系統(tǒng) 文件傳輸 安全問題 管理措施引言：當前已經處于信息化管理的時代，信息的傳輸、儲存與管理決定著當今的辦公效率與能力，也是決定著企業(yè)或單位能否

2、在市場占有一席之地的關鍵因素。oa辦公系統(tǒng)又稱作辦公自動化系統(tǒng)，幾乎所有企事業(yè)單位都已經運用了這種系統(tǒng)，它以操作便捷、傳輸迅速的高效率性能決定著企事業(yè)單位的管理模式與管理能力。oa辦公系統(tǒng)作為一種先進的辦公應用技術，雖然有一定的優(yōu)越性能，但是在很多企事業(yè)單位在應用管理上還存在著很多不足之外，尤其是信息安全管理方面，沒有與信息化進程進行同步管理，由于管理機制不完善，使一些技術方面的管理相對比較落后，文件傳輸方面沒有做好防范措施，存在很多傳輸隱患，當務之急是需要對oa辦公系統(tǒng)文件傳輸加強安全管理。一、oa辦公系統(tǒng)的概述oa辦公系統(tǒng)屬于一種網絡辦公應用系統(tǒng)，可以通過計算機來實現(xiàn)文件的傳輸、儲存與管理

3、，大大提高了日常的工作效率，所需要保存的資料可以通過掃描儀把資料轉為電子信息數(shù)據(jù)，之后存放在相應的網絡平臺上，可以隨時瀏覽自己需要了解的資料信息，還可以下載保存。企事業(yè)單位的各部門之間的信息操作與溝通都可以通過單位內部的局域網來實現(xiàn)，同時各部門之間可以進行文件傳輸、資料復印或者召開網絡會議。如果出差在外，可以使用便攜式筆記本電腦繼續(xù)辦公，比如起草公司的會議內容，之后進行排版、儲存和傳輸，充分體現(xiàn)出oa辦公系統(tǒng)既安全又方便快捷的使用性能。由于oa辦公系統(tǒng)基本應用于windows系統(tǒng)之下，其涉及到的辦公軟件和硬件的應用需要在windows系統(tǒng)內實現(xiàn)，雖然給應用單位帶來方便快捷的操作，但是在文字的編

4、輯與排版，還有在圖片和聲音的處理上，應用軟件是以各種格式來實現(xiàn)的，這就存在著是否兼容的問題。在進行文件轉換時不能完全保證文件的安全性與準確性，經常會遇到格式不兼容、很多文件無法顯示或者文件的格式不準確的情況。除此之外，我國的電子計算機信息技術與西方發(fā)達國家還存在著一定的差距，在oa辦公系統(tǒng)的信息管理上還不夠完善，對病毒和黑客等的影響文件傳輸?shù)陌踩珕栴}采取的防范措施還不到位，并且這些問題隨著網絡信息的發(fā)達，情況也愈發(fā)明顯，發(fā)生的概率也在增加，不能做到及時有效的根除，還需要不斷加強oa辦公系統(tǒng)文件傳輸?shù)陌踩芾?。二、oa辦公系統(tǒng)文件傳輸存在的安全問題2.1病毒感染數(shù)據(jù)丟失計算機信息技術的應用越來

5、越普及與廣泛，但是計算機的病毒爆發(fā)的頻率也越來越高，網絡信息的安全性受到嚴重的影響。據(jù)不完全統(tǒng)計，現(xiàn)在計算機的病毒種類已經達到三萬種之多，并且每個月的病毒種類在不斷的進行更新，對計算機系統(tǒng)具有較強的破壞性，如果計算機的硬盤遭受到病毒的感染，就會使計算機系統(tǒng)無法正常運行，甚至癱瘓，這時候計算機里面儲存的各種信息數(shù)據(jù)就會丟失或者被竊取，導致不同程度的損失發(fā)生，影響了單位的經濟利益。目前的計算機病毒的再生能力比較強，單位中如果有一臺計算機感染上病毒，則會通過互聯(lián)網、局域網迅速漫延傳播，使更多的計算機感染上病毒，病毒在感染其他計算機的同時會入侵到應用程序之內，這時候所造成的損失是無法估量的，并且由于互

6、聯(lián)網或局域網所感染的計算機病毒，需要大量的時間才能修復，損失之嚴重性不言而喻。2.2黑客入侵截取數(shù)據(jù)現(xiàn)在以太網的應用很普及，它是為了實現(xiàn)局域網、廣域網、互聯(lián)網通信而設計的一種技術，由于它的簡單易用，在現(xiàn)行的oa辦公系統(tǒng)網絡大有以太網化的趨勢。在同一個以太網之內任意兩個節(jié)點的數(shù)據(jù)信息傳輸都可以被其他節(jié)點的網卡所接收或截取?，F(xiàn)在很多單位的信息網絡都有外網或互聯(lián)網的出入口，如果外網或互聯(lián)網的黑客入侵到以太網之內的任意一個節(jié)點，就可以截取這個以太網之內的所有數(shù)據(jù)信息，對數(shù)據(jù)進行甄選后獲取有價值的信息。黑客入侵截取數(shù)據(jù)信息，造成單位內部的信息泄露2。2.3其他因素破壞數(shù)據(jù)在oa辦公系統(tǒng)中會遇到各種因素破

7、壞數(shù)據(jù)。破壞數(shù)據(jù)主要表現(xiàn)在刪除或覆蓋原有的數(shù)據(jù)信息、破壞服務器硬盤中的引導區(qū)的數(shù)據(jù)信息、破壞相關的應用程序數(shù)據(jù)信息等等。除此之外還有病毒造成的數(shù)據(jù)破壞，計算機感染病毒后，病毒會感染儲存文件的數(shù)據(jù)區(qū)域，造成文件丟失、刪除、覆蓋或程序代碼丟失等，使儲存文件的數(shù)據(jù)區(qū)域受到破壞，導致文件不可用。另外，還存在由于一些生活、工作中的意外情況而造成的數(shù)據(jù)破壞，比如失誤操作、突然斷電、計算機受到撞擊或者自然災害等都會造成數(shù)據(jù)破壞。出現(xiàn)數(shù)據(jù)破壞時需要浪費大量的人力、物力與財力來進行修復，給單位或企業(yè)造成不同程度的經濟損失。三、oa辦公系統(tǒng)文件傳輸?shù)墓芾泶胧?.1加強網絡道德教育在網絡技術發(fā)達的今天，掌握計算機知

8、識與技術的人才也越來越多，加強網絡道德教育是增強oa辦公系統(tǒng)的安全性的主要管理措施之一，尤其是一些技術水平較高的青少年，要讓他們把所掌握的計算機應用到正常的工作與生活之中，解決工作與生活中的難題，而不要成為黑客而竊取單位或企業(yè)的商業(yè)信息，最后做出違法的事情走上犯罪的道路。在網絡世界也存在著正義與理智的道德觀念，單位與企業(yè)也要加強網絡道德的宣傳與教育，維護網絡信息安全，使每個員工都要清楚的知道，如果不注意網絡信息管理，很容易發(fā)生機密泄露的情況。在經濟、科技與軍事飛速發(fā)展的同時，機密信息越來越引起國外情報機構的關注，為了保護國家與企業(yè)的利益，保持職業(yè)操守，加強信息管理，是每個計算機人員的責任與義務

9、。3.2加強網絡安全管理與防范隨著互聯(lián)網的廣泛應用，防范網絡病毒、保護oa辦公系統(tǒng)安全也面臨著嚴峻的考驗，加強網絡信息技術管理才能有效的預防網絡病毒。提高網絡信息技術的管理效率，加大對網絡信息的監(jiān)管力度，才能實現(xiàn)預防網絡病毒的目的。在網絡信息管理上只有結合監(jiān)管與預防、雙管齊下才能保障oa辦公系統(tǒng)文件傳輸?shù)陌踩?。加強網絡安全管理需要建立完善的操作機制，加強網絡安全防范是保障應用程序能夠安全、正常使用。網絡病毒最主要的特征就是傳播速度比較快，傳播范圍也比較廣，只是加強計算機的管理與防范是遠遠不夠的，消除網絡病毒效果不是很明顯，必須同時也要加強整個網絡的管理與防范。為了保證oa辦公系統(tǒng)的安全性，消

10、除網絡病毒，可以在oa辦公系統(tǒng)中安裝網絡查殺病毒軟件，在計算機系統(tǒng)中安裝反病毒軟件。安裝查殺病毒軟件可以在日常的網絡維護中對所有進出的文件進行掃描，以保障文件的安全性、可靠性。局域網之間、內網與外網之間、互聯(lián)網之間的數(shù)據(jù)傳輸都要經過網絡病毒查殺軟件的檢測與過濾，有效的達到查殺病毒的目的3。3.3控制訪問設置控制訪問設置主要是針對人網訪問和操作權限進行相應的控制，是能夠保證網絡安全的重要措施之一。在網絡信息管理上，管理人員要對用戶的使用時間和方式采取一定的手段進行控制，網絡管理人員對各個用戶的賬戶設立用戶口令，在用戶登陸賬戶時需要提交口令才能進行登陸訪問。如果用戶在登錄時出現(xiàn)多次口令錯誤，系統(tǒng)則

11、顯示預警提示，同時系統(tǒng)可以按非法用戶顯示口令驗證次數(shù)。在用戶通過驗證登陸賬戶后，網絡管理人員在系統(tǒng)設置檢測功能，對用戶賬戶的使用權限進行檢測，根據(jù)用戶的操作級別給予相應的操作權限，網絡管理人員還可以對用戶和用戶組所能夠訪問的資源進行設置，在網絡服務器上的具體操作類型都進行相應的控制，以保障網絡信息傳輸?shù)陌踩浴?.4提高數(shù)據(jù)恢復效率oa辦公系統(tǒng)在遭受病毒感染或者黑客入侵，系統(tǒng)內部文件受到破壞后，為了減少損失需要盡快進行數(shù)據(jù)恢復，使用數(shù)據(jù)備方案份可以大大提高數(shù)據(jù)恢復的效率。進行數(shù)據(jù)備份可以在數(shù)據(jù)受到破壞后，快速地全面恢復計算機原始的數(shù)據(jù)信息以及資料。現(xiàn)在可以選擇的oa辦公系統(tǒng)備份方案有很多種，比

12、如對系統(tǒng)應用設備的備份、場點外數(shù)據(jù)的備份、場點內大容量高速度自動的數(shù)據(jù)備份，在備份后都可以進行相應的存儲與恢復。使用數(shù)據(jù)備份方案可以在出現(xiàn)技術故障或者人為失誤操作時快速恢復原有數(shù)據(jù)，并在受到病毒感染或黑客攻擊時能夠對網絡系統(tǒng)內的信息進行有效的保護4。3.5加強郵件傳輸管理在oa辦公系統(tǒng)的應用中，很多文件與信息都是通過郵件來進行傳輸?shù)摹，F(xiàn)在隨著網絡信息傳遞便利的同時，垃圾郵件也越來越多，甚至有很多郵件是病毒郵件，嚴重影響了網絡安全，所以需要加強郵件的傳輸管理，才能有效的提高oa辦公系統(tǒng)文件傳輸?shù)陌踩浴Ｊ紫纫獙τ脩羝占熬W絡安全常識，提高用戶使用郵件傳輸?shù)陌踩庾R，加強郵件的防御，對于來源不明的郵件或者郵件中的附件不要輕易打開，對于陌生人的郵件賬號可以進行屏蔽、過濾處理。另外，還要對郵件的收發(fā)進行加密處理，現(xiàn)在很多單位與企業(yè)的商業(yè)信息和活動都是通過郵件傳輸來完成的，甚至一些機密文件也都是通過郵件傳輸，為了保證郵件的信息不被他人竊取或泄露，所以，加強郵件傳輸?shù)闹匾芾泶胧┚褪且o郵件進行加密，可以提高郵件傳輸?shù)陌踩?，是一種非常有效的安全防范措施，可以根據(jù)郵件的重要性采取不同的加密算法。針對病毒郵件可以采取反病毒保護。結語：oa辦公系統(tǒng)為單位與企業(yè)提供先進的工作管理模式，同時，為了保障文件傳輸?shù)陌踩?，要不斷加強與完善信息安全管理，提高管理人員的技術水平